財(cái)金集團(tuán)采購(gòu)管理辦法

財(cái)金集團(tuán)采購(gòu)管理辦法一、總則（一）目的親愛的各位同事，我們都知道采購(gòu)工作對(duì)于財(cái)金集團(tuán)的運(yùn)營(yíng)有著至關(guān)重要的作用。一份好的采購(gòu)管理辦法，能夠規(guī)范我們集團(tuán)的采購(gòu)活動(dòng)，保證采購(gòu)工作的公平、公正、公開，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，從而更好地保障集團(tuán)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展。所以，制定本《財(cái)金集團(tuán)采購(gòu)管理辦法》就是為了達(dá)成這些目標(biāo)，希望大家能夠認(rèn)真遵守，共同讓我們的采購(gòu)工作更加有序、高效。（二）適用范圍本辦法適用于財(cái)金集團(tuán)總部及所屬各子公司、分公司的所有采購(gòu)活動(dòng)。無論是日常辦公物資的采購(gòu)，還是重大項(xiàng)目相關(guān)物資與服務(wù)的采購(gòu)，都在本辦法的管理范疇之內(nèi)。這樣全面的覆蓋，是為了確保整個(gè)集團(tuán)采購(gòu)活動(dòng)的一致性和規(guī)范性，避免出現(xiàn)管理漏洞。（三）制定依據(jù)在制定本辦法時(shí)，我們嚴(yán)格參考國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，如《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》及其實(shí)施條例等，同時(shí)結(jié)合金融行業(yè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)以及財(cái)金集團(tuán)的實(shí)際運(yùn)營(yíng)特點(diǎn)和需求。我們要在合法合規(guī)的框架內(nèi)，開展采購(gòu)工作，這不僅是對(duì)集團(tuán)的負(fù)責(zé)，也是對(duì)每一位同事的保障。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)管理委員會(huì)1.組成：采購(gòu)管理委員會(huì)由集團(tuán)總經(jīng)理擔(dān)任主任，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。這些成員來自不同的關(guān)鍵部門，能夠從多個(gè)角度對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行把控和決策。2.職責(zé)：采購(gòu)管理委員會(huì)主要負(fù)責(zé)審議集團(tuán)采購(gòu)管理制度及相關(guān)政策，對(duì)重大采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行決策和審批。重大采購(gòu)項(xiàng)目往往涉及大量資金和重要資源，其決策需要謹(jǐn)慎且全面。委員會(huì)要從集團(tuán)整體戰(zhàn)略和利益出發(fā)，確保采購(gòu)項(xiàng)目符合集團(tuán)的長(zhǎng)期發(fā)展目標(biāo)。例如，對(duì)于涉及新業(yè)務(wù)拓展的采購(gòu)項(xiàng)目，委員會(huì)要綜合評(píng)估市場(chǎng)前景、成本效益等多方面因素后，再做出決策。（二）采購(gòu)部門1.職責(zé)：采購(gòu)部門是采購(gòu)工作的具體執(zhí)行部門。他們需要根據(jù)各部門提交的采購(gòu)需求，制定采購(gòu)計(jì)劃，選擇合適的供應(yīng)商，組織采購(gòu)談判、招標(biāo)等活動(dòng)，并負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的簽訂與執(zhí)行。在這個(gè)過程中，采購(gòu)部門要像一個(gè)精細(xì)的管家，對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)都認(rèn)真負(fù)責(zé)。比如在選擇供應(yīng)商時(shí)，要對(duì)供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格等多方面進(jìn)行考察，篩選出最優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，為集團(tuán)采購(gòu)到性價(jià)比最高的物資和服務(wù)。2.人員要求：采購(gòu)部門的工作人員應(yīng)當(dāng)具備良好的職業(yè)道德、專業(yè)的采購(gòu)知識(shí)和談判技巧。職業(yè)道德保證工作人員在采購(gòu)過程中廉潔奉公，不謀取私利；專業(yè)知識(shí)使他們能夠準(zhǔn)確判斷物資和服務(wù)的質(zhì)量與價(jià)值；談判技巧則有助于為集團(tuán)爭(zhēng)取更有利的采購(gòu)條件。（三）需求部門1.職責(zé)：需求部門要根據(jù)自身業(yè)務(wù)發(fā)展和工作實(shí)際，準(zhǔn)確提出采購(gòu)需求，并參與采購(gòu)項(xiàng)目的技術(shù)論證、驗(yàn)收等工作。比如，業(yè)務(wù)部門因拓展新業(yè)務(wù)需要采購(gòu)一批專業(yè)設(shè)備，那么業(yè)務(wù)部門要清晰地說明設(shè)備的技術(shù)參數(shù)、功能要求等，以便采購(gòu)部門能夠準(zhǔn)確地進(jìn)行采購(gòu)。同時(shí)，在采購(gòu)驗(yàn)收時(shí)，需求部門也要嚴(yán)格把關(guān)，確保采購(gòu)的物資和服務(wù)符合自身需求。2.溝通協(xié)作：需求部門應(yīng)與采購(gòu)部門保持密切溝通，及時(shí)提供準(zhǔn)確的需求信息，協(xié)助采購(gòu)部門解決采購(gòu)過程中出現(xiàn)的技術(shù)問題等。良好的溝通協(xié)作是保障采購(gòu)工作順利進(jìn)行的關(guān)鍵。需求部門不要等到急需時(shí)才提出采購(gòu)需求，而應(yīng)提前規(guī)劃，與采購(gòu)部門共同制定合理的采購(gòu)計(jì)劃。（四）其他相關(guān)部門1.財(cái)務(wù)部門：財(cái)務(wù)部門要對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目資金進(jìn)行預(yù)算編制、審核和支付管理。在預(yù)算編制階段，要結(jié)合采購(gòu)計(jì)劃和市場(chǎng)價(jià)格，合理安排資金；在審核環(huán)節(jié)，要確保采購(gòu)資金的使用符合集團(tuán)財(cái)務(wù)規(guī)定；支付管理則要保證資金及時(shí)、準(zhǔn)確地支付給供應(yīng)商，維護(hù)集團(tuán)良好的商業(yè)信譽(yù)。2.法務(wù)部門：法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行法律審核，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。比如審查合同條款是否符合法律法規(guī)，是否存在潛在的法律糾紛等。法務(wù)部門的專業(yè)審核能為集團(tuán)的采購(gòu)活動(dòng)保駕護(hù)航，避免因合同漏洞而遭受損失。三、采購(gòu)方式（一）招標(biāo)采購(gòu)1.適用范圍：?jiǎn)雾?xiàng)采購(gòu)金額達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)，或者雖未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)但屬于集團(tuán)規(guī)定的重大采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)采購(gòu)方式。招標(biāo)采購(gòu)能夠通過公開競(jìng)爭(zhēng)的方式，吸引眾多供應(yīng)商參與，為集團(tuán)提供更多選擇，從而獲得更優(yōu)質(zhì)的物資和服務(wù)，同時(shí)也能保證采購(gòu)過程的公平、公正、公開。2.招標(biāo)流程：首先要編制招標(biāo)文件，明確招標(biāo)項(xiàng)目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。然后發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)符合條件的供應(yīng)商參與投標(biāo)。接著組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)，由評(píng)標(biāo)委員會(huì)按照既定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，確定中標(biāo)候選人。最后根據(jù)評(píng)標(biāo)結(jié)果，發(fā)出中標(biāo)通知書，簽訂采購(gòu)合同。在整個(gè)招標(biāo)過程中，要嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)，確保每一個(gè)環(huán)節(jié)都合法合規(guī)。（二）競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)1.適用范圍：當(dāng)采購(gòu)項(xiàng)目技術(shù)復(fù)雜、性質(zhì)特殊，不能詳細(xì)確定規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)，或者招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)、重新招標(biāo)未能成立的，可以采用競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)方式。這種方式相對(duì)靈活，能夠在一些特殊情況下滿足集團(tuán)的采購(gòu)需求。2.談判流程：成立談判小組，制定談判文件，明確談判程序、內(nèi)容、合同草案條款以及評(píng)定成交的標(biāo)準(zhǔn)等。邀請(qǐng)供應(yīng)商參與談判，談判小組與各供應(yīng)商分別進(jìn)行談判，在談判過程中可以對(duì)談判文件進(jìn)行必要的澄清和修改。最后，從符合要求的供應(yīng)商中確定成交供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同。（三）詢價(jià)采購(gòu)1.適用范圍：采購(gòu)的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購(gòu)項(xiàng)目，適合采用詢價(jià)采購(gòu)方式。這種方式操作簡(jiǎn)單、效率較高，能夠快速滿足集團(tuán)對(duì)一些常規(guī)物資的采購(gòu)需求。2.詢價(jià)流程：采購(gòu)部門向不少于三家的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供報(bào)價(jià)。對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較和分析，選擇報(bào)價(jià)合理且滿足采購(gòu)需求的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同。（四）單一來源采購(gòu)1.適用范圍：只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)，或者發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)，以及必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)等特殊情況，可采用單一來源采購(gòu)方式。雖然這種方式選擇范圍有限，但在特定情況下，能夠及時(shí)滿足集團(tuán)的緊急或特殊需求。2.審批程序：采用單一來源采購(gòu)方式，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序。需求部門要詳細(xì)說明采用單一來源采購(gòu)的原因和必要性，經(jīng)采購(gòu)管理委員會(huì)審議通過后，方可實(shí)施采購(gòu)。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商的選擇1.選擇原則：我們鼓勵(lì)選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商。信譽(yù)是供應(yīng)商合作的基礎(chǔ)，質(zhì)量是采購(gòu)物資和服務(wù)的核心，價(jià)格影響成本效益，售后服務(wù)則關(guān)系到后續(xù)使用的便利性和穩(wěn)定性。2.選擇流程：采購(gòu)部門要通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)查詢、行業(yè)推薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，剔除明顯不符合要求的供應(yīng)商。然后對(duì)符合基本條件的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或者要求供應(yīng)商提供相關(guān)證明材料，進(jìn)一步了解供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、管理水平、質(zhì)量控制體系等情況。最后，根據(jù)考察結(jié)果和綜合評(píng)估，確定合格供應(yīng)商名單。（二）供應(yīng)商的評(píng)價(jià)與考核1.評(píng)價(jià)指標(biāo)：建立科學(xué)合理的供應(yīng)商評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。產(chǎn)品質(zhì)量方面，要考察物資和服務(wù)是否符合采購(gòu)要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；交貨期關(guān)注供應(yīng)商能否按時(shí)交貨；價(jià)格要與市場(chǎng)行情對(duì)比是否合理；售后服務(wù)查看供應(yīng)商在產(chǎn)品使用過程中能否及時(shí)響應(yīng)并解決問題。2.考核周期：定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，一般以年度為考核周期。在考核過程中，要收集各需求部門、采購(gòu)部門等相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商的反饋意見，綜合評(píng)估供應(yīng)商在過去一年的表現(xiàn)。3.考核結(jié)果應(yīng)用：根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，我們可以給予更多的合作機(jī)會(huì)、優(yōu)先付款等獎(jiǎng)勵(lì)措施；對(duì)于表現(xiàn)一般的供應(yīng)商，要提出改進(jìn)意見，督促其提高；對(duì)于表現(xiàn)差的供應(yīng)商，要堅(jiān)決淘汰，取消其合格供應(yīng)商資格。（三）供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)1.溝通機(jī)制：建立與供應(yīng)商的定期溝通機(jī)制，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、產(chǎn)品價(jià)格變動(dòng)等信息，同時(shí)也向供應(yīng)商反饋集團(tuán)的采購(gòu)需求和對(duì)其產(chǎn)品與服務(wù)的意見建議。通過良好的溝通，增進(jìn)雙方的了解與信任，促進(jìn)合作的順利進(jìn)行。2.合作發(fā)展：我們希望與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，共同發(fā)展。對(duì)于一些重要的戰(zhàn)略供應(yīng)商，集團(tuán)可以與他們開展深度合作，如共同研發(fā)新產(chǎn)品、優(yōu)化供應(yīng)鏈等，實(shí)現(xiàn)互利共贏。五、采購(gòu)合同管理（一）合同的簽訂1.簽訂流程：采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)談判或招標(biāo)結(jié)果，起草采購(gòu)合同。合同條款要明確雙方的權(quán)利義務(wù)、采購(gòu)物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。合同起草完成后，提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審核，財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)條款審核。經(jīng)審核無誤后，由集團(tuán)授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。2.簽訂要求：簽訂合同要嚴(yán)肅認(rèn)真，確保合同內(nèi)容準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，雙方簽字蓋章齊全。合同簽訂后，要及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如需求部門、財(cái)務(wù)部門等，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備和執(zhí)行工作。（二）合同的執(zhí)行與跟蹤1.執(zhí)行監(jiān)督：采購(gòu)部門要負(fù)責(zé)合同的執(zhí)行與跟蹤，密切關(guān)注供應(yīng)商的履約情況。在合同執(zhí)行過程中，要求供應(yīng)商按照合同約定按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。如果發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在履約困難或違約行為，要及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，必要時(shí)采取相應(yīng)的法律措施維護(hù)集團(tuán)的合法權(quán)益。2.變更管理：如果由于特殊原因需要對(duì)合同進(jìn)行變更，如采購(gòu)物資數(shù)量、規(guī)格的調(diào)整等，需求部門或采購(gòu)部門要提出變更申請(qǐng)，說明變更原因和內(nèi)容。經(jīng)法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門審核通過，并經(jīng)雙方協(xié)商一致后，簽訂合同變更協(xié)議。變更協(xié)議要作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。（三）合同的驗(yàn)收與結(jié)算1.驗(yàn)收程序：采購(gòu)物資到貨或服務(wù)完成后，由需求部門組織相關(guān)人員按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方式進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。對(duì)于大型設(shè)備或復(fù)雜的服務(wù)項(xiàng)目，必要時(shí)可以邀請(qǐng)專業(yè)機(jī)構(gòu)或?qū)＜覅⑴c驗(yàn)收。2.結(jié)算付款：財(cái)務(wù)部門根據(jù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和采購(gòu)合同，辦理結(jié)算付款手續(xù)。在付款前，要仔細(xì)核對(duì)發(fā)票、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。按照合同約定的付款方式和時(shí)間，及時(shí)向供應(yīng)商支付貨款。六、采購(gòu)監(jiān)督與風(fēng)險(xiǎn)管理（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：集團(tuán)內(nèi)部審計(jì)部門要定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，審查采購(gòu)流程是否合規(guī)、采購(gòu)合同是否有效執(zhí)行、采購(gòu)資金使用是否合理等。同時(shí)，鼓勵(lì)集團(tuán)內(nèi)部員工對(duì)采購(gòu)過程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)于查證屬實(shí)的舉報(bào)，給予舉報(bào)人相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)。2.外部監(jiān)督：主動(dòng)接受上級(jí)主管部門、社會(huì)公眾等外部監(jiān)督。積極配合相關(guān)部門的檢查和審計(jì)工作，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)整改，不斷完善采購(gòu)管理工作。（二）風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別：對(duì)采購(gòu)活動(dòng)中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面識(shí)別，如市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)包括原材料價(jià)格波動(dòng)、市場(chǎng)供應(yīng)短缺等；供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)有供應(yīng)商破產(chǎn)、違約等情況；合同風(fēng)險(xiǎn)體現(xiàn)在合同條款不清晰、法律漏洞等方面。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，可以通過簽訂長(zhǎng)期合同、套期保值等方式降低價(jià)格波動(dòng)影響；對(duì)于供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)，要建立供應(yīng)商備份機(jī)制，降低對(duì)單一供應(yīng)商的依賴，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的考核與監(jiān)督；對(duì)