工會獎品采購管理辦法

工會獎品采購管理辦法總則目的為規(guī)范本工會獎品采購行為，加強工會經(jīng)費管理，提高工會經(jīng)費使用效益，確保所采購獎品符合工會活動需求，維護會員的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國工會法》《中國工會章程》以及相關(guān)財務(wù)管理制度，結(jié)合本工會實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本工會組織的各類活動所需獎品的采購管理，包括但不限于節(jié)日慰問獎品、競賽活動獎品、表彰獎勵獎品等。采購原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和工會相關(guān)財務(wù)制度，確保采購行為合法合規(guī)。2.實用性原則：根據(jù)活動的性質(zhì)和會員的實際需求，采購具有實用價值的獎品。3.經(jīng)濟性原則：在保證獎品質(zhì)量的前提下，充分考慮成本效益，合理控制采購預(yù)算。4.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開透明，接受會員和相關(guān)部門的監(jiān)督。組織與職責(zé)采購管理小組本工會成立獎品采購管理小組，負責(zé)獎品采購的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實施和監(jiān)督管理。采購管理小組由工會主席擔任組長，工會委員、財務(wù)人員和會員代表組成。職責(zé)分工1.工會主席：全面領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)獎品采購工作，審批采購計劃和采購合同。2.工會委員：參與采購計劃的制定和審核，協(xié)助組織采購活動。3.財務(wù)人員：負責(zé)采購資金的預(yù)算編制、資金支付和財務(wù)核算，對采購活動進行財務(wù)監(jiān)督。4.會員代表：參與采購過程的監(jiān)督，反映會員的意見和建議。采購計劃管理計劃制定每年年初，各部門根據(jù)本部門年度活動安排，提出獎品采購需求，報工會辦公室匯總。工會辦公室結(jié)合工會年度工作計劃和經(jīng)費預(yù)算，編制年度獎品采購計劃草案，提交采購管理小組審議。計劃審核采購管理小組對年度獎品采購計劃草案進行審議，重點審核采購項目的必要性、合理性和預(yù)算安排。審議通過后，報工會主席審批。計劃調(diào)整年度獎品采購計劃一經(jīng)批準，原則上不得隨意調(diào)整。如因特殊情況需要調(diào)整的，需由相關(guān)部門提出書面申請，說明調(diào)整原因和調(diào)整內(nèi)容，經(jīng)采購管理小組審核，報工會主席批準后方可調(diào)整。采購方式及流程采購方式根據(jù)采購金額和采購項目的特點，獎品采購可采用以下方式：1.集中采購：對于采購金額較大、通用性強的獎品，由工會辦公室統(tǒng)一組織集中采購。2.分散采購：對于采購金額較小、專業(yè)性強的獎品，可由相關(guān)部門在工會辦公室的指導(dǎo)下自行組織采購。3.定點采購：對于經(jīng)常性采購的獎品，可通過招標等方式確定定點供應(yīng)商，簽訂定點采購協(xié)議，在協(xié)議有效期內(nèi)進行采購。采購流程1.采購申請：各部門根據(jù)活動需要，填寫《獎品采購申請表》，注明采購項目名稱、數(shù)量、預(yù)算金額等信息，經(jīng)部門負責(zé)人簽字后，報工會辦公室審核。2.供應(yīng)商選擇：采購管理小組根據(jù)采購項目的特點和要求，通過市場調(diào)研、招標、詢價等方式選擇合適的供應(yīng)商。選擇供應(yīng)商時，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等因素。3.采購合同簽訂：確定供應(yīng)商后，工會辦公室與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)包括采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、付款方式等條款。4.采購實施：供應(yīng)商按照采購合同的要求按時、按質(zhì)、按量提供獎品。采購人員應(yīng)及時對獎品進行驗收，驗收合格后，辦理入庫手續(xù)。5.資金支付：財務(wù)人員根據(jù)采購合同和驗收單，辦理資金支付手續(xù)。支付方式應(yīng)符合財務(wù)管理制度的要求。采購驗收與保管驗收標準采購的獎品應(yīng)符合國家相關(guān)標準和采購合同的要求，具有合格的質(zhì)量證明文件。驗收人員應(yīng)按照采購合同和驗收標準，對獎品的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進行逐一檢查。驗收流程1.采購人員在收到獎品后，應(yīng)及時通知驗收人員進行驗收。2.驗收人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)對獎品進行驗收，并填寫《獎品驗收單》。3.驗收合格的獎品，由倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的獎品，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退換貨手續(xù)。保管要求1.倉庫管理人員應(yīng)建立獎品保管臺賬，對獎品的入庫、出庫、庫存等情況進行詳細記錄。2.獎品應(yīng)分類存放，妥善保管，防止損壞、丟失。3.定期對獎品進行盤點，確保賬實相符。采購監(jiān)督與審計內(nèi)部監(jiān)督采購管理小組應(yīng)定期對獎品采購活動進行檢查和監(jiān)督，重點檢查采購計劃的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購合同的履行情況等。發(fā)現(xiàn)問題及時整改。會員監(jiān)督工會應(yīng)通過公開采購信息、設(shè)立意見箱等方式，接受會員的監(jiān)督。會員對采購活動有意見和建議的，可向工會辦公室反映。審計監(jiān)督工會財務(wù)人員應(yīng)定期對獎品采購資金的使用情況進行審計，審計結(jié)果報工會主席和采購管理小組。責(zé)任追究違規(guī)行為界定在獎品采購活動中，有下列行為之一的，屬于違規(guī)行為：1.未按照采購計劃進行采購的；2.未按照采購流程進行采購的；3.與供應(yīng)商串通，謀取不正當利益的；4.接受供應(yīng)商賄賂或其他不正當利益的；5.其他違反法律法規(guī)和工會相關(guān)制度的行為。責(zé)任追究措施對于違規(guī)行為，視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的處理：1.