小額資產(chǎn)交易管理辦法

小額資產(chǎn)交易管理辦法一、前言親愛的同事們，在我們?nèi)粘５臉I(yè)務運營過程中，小額資產(chǎn)交易是頻繁發(fā)生且相當重要的環(huán)節(jié)。隨著公司業(yè)務的不斷拓展，小額資產(chǎn)交易的數(shù)量和復雜程度也在日益增加。為了確保這些交易能夠規(guī)范、有序、安全地進行，既保障公司的利益，也維護每一位參與人員的權益，我們制定了本《小額資產(chǎn)交易管理辦法》。希望大家認真閱讀并嚴格遵守，共同營造一個良好、健康的交易環(huán)境。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及金額相對較小的資產(chǎn)交易活動。這里所指的小額資產(chǎn)，通常是指單項交易金額在[X]元以下的各類資產(chǎn)，包括但不限于辦公用品、小型設備、低值易耗品等實物資產(chǎn)，以及一些簡單的服務類交易。無論是采購、出售，還是內(nèi)部調(diào)配等交易行為，只要符合小額資產(chǎn)的界定標準，都應遵循本辦法的相關規(guī)定。三、基本原則（一）合法合規(guī)原則所有的小額資產(chǎn)交易必須嚴格遵守國家相關法律法規(guī)以及行業(yè)標準。我們不能觸碰法律紅線，這不僅是對公司負責，也是對每一位同事負責。希望大家在日常交易中，時刻保持法律意識，確保每一個交易行為都經(jīng)得起法律的檢驗。（二）公平公正原則在小額資產(chǎn)交易過程中，要確保交易的公平性和公正性。無論是與外部供應商合作，還是內(nèi)部部門之間的交易，都不應存在偏袒、歧視等行為。我們鼓勵大家以客觀、公正的態(tài)度對待每一筆交易，為公司營造一個公平競爭的環(huán)境。（三）效益優(yōu)先原則雖然是小額資產(chǎn)交易，但我們也要注重效益。在滿足業(yè)務需求的前提下，盡量降低采購成本，提高資產(chǎn)使用效率，實現(xiàn)資產(chǎn)的合理配置。希望大家在交易過程中，多思考、多比較，為公司節(jié)約每一分錢。（四）風險可控原則要充分認識到小額資產(chǎn)交易過程中可能存在的各種風險，如質(zhì)量風險、價格風險、交付風險等。我們應采取有效的措施對風險進行識別、評估和控制，將風險降低到可接受的水平。四、職責分工（一）需求部門1.需求提出：需求部門應根據(jù)實際業(yè)務需要，準確提出小額資產(chǎn)的需求。在提出需求時，要詳細說明資產(chǎn)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等信息，確保采購或交易的資產(chǎn)能夠滿足工作需求。2.參與采購：在采購過程中，需求部門可以參與供應商的選擇、談判等環(huán)節(jié)，提供專業(yè)的意見和建議。但要注意遵循公司的相關采購流程，不得擅自決定交易事項。3.驗收使用：資產(chǎn)交付后，需求部門負責對資產(chǎn)進行驗收。驗收合格后，要及時投入使用，并做好日常的維護和管理工作。（二）采購部門1.供應商管理：采購部門負責建立和維護小額資產(chǎn)供應商庫。對供應商進行定期評估和考核，篩選出優(yōu)質(zhì)、可靠的供應商。我們鼓勵采購部門積極拓展供應商渠道，引入更多的競爭，以獲取更好的采購價格和服務。2.采購執(zhí)行：根據(jù)需求部門提交的采購申請，采購部門按照公司的采購流程，組織實施小額資產(chǎn)的采購工作。在采購過程中，要確保采購價格合理、質(zhì)量符合要求、交付及時。3.合同管理：負責起草、審核和簽訂小額資產(chǎn)采購合同。在合同簽訂過程中，要明確雙方的權利和義務，特別是質(zhì)量、價格、交付、售后服務等關鍵條款，避免出現(xiàn)合同糾紛。（三）財務部門1.預算控制：財務部門負責制定小額資產(chǎn)交易的預算，并對預算執(zhí)行情況進行監(jiān)控。各部門在進行小額資產(chǎn)交易前，應確保交易金額在預算范圍內(nèi)。如有超預算情況，需按照規(guī)定的流程進行審批。2.賬務處理：負責對小額資產(chǎn)交易進行準確的賬務處理。及時記錄資產(chǎn)的采購、入庫、折舊、處置等信息，確保公司財務數(shù)據(jù)的真實、準確。3.費用審核：對小額資產(chǎn)交易涉及的費用進行審核，確保費用支出合理、合規(guī)。對于不符合規(guī)定的費用，有權拒絕報銷。（四）審計部門1.監(jiān)督檢查：審計部門定期或不定期對小額資產(chǎn)交易進行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括交易流程的合規(guī)性、供應商選擇的公正性、合同簽訂的規(guī)范性等。通過監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題并及時提出改進建議。2.風險評估：對小額資產(chǎn)交易過程中的風險進行評估，識別潛在的風險點，并提出相應的風險防控措施。幫助公司完善內(nèi)部控制制度，提高風險防范能力。五、交易流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)業(yè)務需求，填寫《小額資產(chǎn)采購申請表》。在申請表中，要詳細注明資產(chǎn)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預計采購金額、需求時間等信息。同時，需說明采購的必要性和合理性。2.《小額資產(chǎn)采購申請表》提交給部門負責人進行審核。部門負責人要對需求的真實性、合理性進行把關，確認無誤后簽字批準。（二）采購審批1.經(jīng)部門負責人審核通過的《小額資產(chǎn)采購申請表》，提交給采購部門。采購部門對申請表中的內(nèi)容進行復核，重點審核采購金額、規(guī)格要求等是否符合公司規(guī)定。2.如果采購金額在[X1]元以下，由采購部門負責人直接審批；如果采購金額在[X1]元[X2]元之間，需提交給分管領導進行審批；如果采購金額超過[X2]元，按照公司大額資產(chǎn)采購流程進行審批。（三）供應商選擇1.采購部門根據(jù)采購需求，從供應商庫中選擇合適的供應商。如果供應商庫中沒有合適的供應商，可以通過網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦等方式拓展新的供應商。2.對擬選擇的供應商進行調(diào)查和評估。評估內(nèi)容包括供應商的信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務等方面?？梢酝ㄟ^查閱供應商資料、實地考察、參考其他客戶評價等方式進行評估。3.選擇至少兩家以上的供應商進行報價。采購部門要求供應商提供詳細的報價單，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、價格、交貨期、付款方式等信息。（四）采購談判1.采購部門組織需求部門等相關人員與供應商進行采購談判。談判內(nèi)容主要包括價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務、付款方式等關鍵條款。2.在談判過程中，要保持公正、客觀的態(tài)度，爭取獲得最優(yōu)的采購條件。同時，要注意記錄談判過程和結果，形成談判紀要。（五）合同簽訂1.根據(jù)談判結果，采購部門起草采購合同。合同內(nèi)容應符合法律法規(guī)要求，明確雙方的權利和義務。特別是質(zhì)量標準、價格、交貨地點、交貨期、付款方式、違約責任等條款，要表述清晰、準確。2.合同起草完成后，提交給公司的法務部門進行審核。法務部門主要審核合同的合法性、合規(guī)性，避免合同存在法律漏洞。3.經(jīng)法務部門審核通過的合同，由采購部門負責人、分管領導簽字批準后，與供應商正式簽訂合同。合同簽訂后，要及時將合同副本分發(fā)給需求部門、財務部門等相關部門。（六）資產(chǎn)驗收1.供應商按照合同約定的交貨期將資產(chǎn)交付到指定地點。需求部門組織相關人員對資產(chǎn)進行驗收。驗收內(nèi)容包括資產(chǎn)的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量、外觀等方面。2.驗收人員根據(jù)合同要求，對資產(chǎn)進行逐一核對。如果發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)存在數(shù)量短缺、質(zhì)量問題等不符合合同約定的情況，應及時與供應商溝通，要求供應商采取補救措施，如補貨、換貨、維修等。3.驗收合格后，驗收人員填寫《小額資產(chǎn)驗收單》，并簽字確認?！缎☆~資產(chǎn)驗收單》作為資產(chǎn)入庫和付款的重要依據(jù)。（七）資產(chǎn)入庫1.資產(chǎn)驗收合格后，由倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)。倉庫管理人員根據(jù)《小額資產(chǎn)驗收單》，核對資產(chǎn)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，無誤后將資產(chǎn)入庫，并登記庫存臺賬。2.對于一些特殊的小額資產(chǎn)，如軟件、服務等，按照公司的相關規(guī)定進行入庫管理或登記。（八）付款結算1.財務部門根據(jù)合同約定的付款方式和時間，以及《小額資產(chǎn)驗收單》等相關憑證，辦理付款手續(xù)。在付款前，要對發(fā)票、合同等資料進行審核，確保付款金額準確、合規(guī)。2.如果是分期付款，財務部門要按照合同約定的付款節(jié)點，及時安排付款。同時，要做好付款記錄，跟蹤付款情況。六、資產(chǎn)處置（一）處置申請1.當小額資產(chǎn)因損壞、老化、閑置等原因需要進行處置時，資產(chǎn)使用部門填寫《小額資產(chǎn)處置申請表》。在申請表中，要詳細說明資產(chǎn)的名稱、規(guī)格型號、購置時間、賬面價值、處置原因、擬處置方式等信息。2.《小額資產(chǎn)處置申請表》提交給部門負責人進行審核。部門負責人要對處置的必要性和合理性進行把關，確認無誤后簽字批準。（二）處置審批1.經(jīng)部門負責人審核通過的《小額資產(chǎn)處置申請表》，提交給資產(chǎn)管理部門。資產(chǎn)管理部門對申請表中的內(nèi)容進行復核，重點審核處置方式、處置價格等是否符合公司規(guī)定。2.如果處置金額在[X3]元以下，由資產(chǎn)管理部門負責人直接審批；如果處置金額在[X3]元[X4]元之間，需提交給分管領導進行審批；如果處置金額超過[X4]元，按照公司大額資產(chǎn)處置流程進行審批。（三）處置實施1.根據(jù)審批通過的處置方式，由資產(chǎn)管理部門組織實施小額資產(chǎn)的處置工作。如果是報廢處置，要按照公司的相關規(guī)定進行報廢處理，如填寫報廢單、進行資產(chǎn)核銷等。2.如果是出售處置，資產(chǎn)管理部門要通過合理的方式確定處置價格?？梢酝ㄟ^市場詢價、評估等方式，確保處置價格合理。同時，要選擇合適的交易對象，簽訂出售合同，辦理相關手續(xù)。3.在資產(chǎn)處置過程中，要做好相關記錄，包括處置方式、交易對象、處置價格、收款情況等信息。（四）收入管理1.小額資產(chǎn)處置產(chǎn)生的收入，要及時足額上繳公司財務部門。財務部門按照相關規(guī)定進行賬務處理，確保收入核算準確、規(guī)范。2.對于處置收入低于賬面價值的情況，要分析原因，并按照公司的規(guī)定進行處理。七、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.審計部門每季度對小額資產(chǎn)交易情況進行一次全面檢查。檢查內(nèi)容包括交易流程的執(zhí)行情況、合同簽訂及履行情況、資產(chǎn)驗收及入庫情況、資產(chǎn)處置情況等。2.在檢查過程中，審計部門要查閱相關的文件、合同、憑證等資料，對交易的各個環(huán)節(jié)進行詳細審查。同時，可以與相關人員進行溝通交流，了解交易的實際情況。（二）不定期抽查1.除了定期檢查外，審計部門還將不定期對小額資產(chǎn)交易進行抽查。抽查的重點是交易金額較大、風險較高的項目，以及近期出現(xiàn)過問題的部門或交易類型。2.對于抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門要及時記錄，并要求相關部門進行整改。整改情況要進行跟蹤和復查，確保問題得到徹底解決。（三）問題處理1.對于在監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，要按照公司的相關規(guī)定進行嚴肅處理。對違規(guī)責任人，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等不同程度的處罰。2.如果發(fā)現(xiàn)違法犯罪行為，要及時移交司法機關處理，絕不姑息遷就。同時，要對公司的相關制度和流程進行反思和完善，防止類似問題再次發(fā)生。八、培訓與宣傳（一）培訓計劃1.人力資源部門應制定小額資產(chǎn)交易管理相關的培訓計劃。培訓對象包括需求部門、采購部門、財務部門、審計部門等相關人員。2.培訓內(nèi)容主要包括小額資產(chǎn)交易管理辦法、相關法律法規(guī)、采購技巧、合同管理等方面的知識。培訓方式可以采用內(nèi)部培訓、外部專家講座、案例分析等多種形式。（二）宣傳推廣1.通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、郵件等渠道，對小額資產(chǎn)交易管理辦法進行廣泛宣傳。宣傳內(nèi)容包括管理辦法的主要條款、交易流程、注意事項等，讓每一位員工都了解小額資產(chǎn)交易的規(guī)范要求。2.定期發(fā)布小額資產(chǎn)交易的成功案例和經(jīng)驗分享，引導員工正確、規(guī)