基金公司檔案管理辦法

基金公司檔案管理辦法總則目的與依據(jù)為了加強基金公司檔案管理，有效保護和利用檔案資源，維護公司的合法權益和歷史真實面貌，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國證券投資基金法》以及相關行業(yè)標準和規(guī)定，結合本基金公司實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本基金公司及下屬各部門、分支機構的檔案管理工作。檔案定義本辦法所稱檔案，是指基金公司在經(jīng)營管理、投資運作、客戶服務等各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括但不限于合同協(xié)議、業(yè)務文件、財務報表、客戶資料、會議紀要等。管理原則檔案管理工作遵循統(tǒng)一領導、分級管理、集中保存、方便利用的原則，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。組織管理檔案管理機構公司設立檔案管理委員會，由公司高層管理人員、各部門負責人組成，負責統(tǒng)籌協(xié)調公司檔案管理工作，制定檔案管理工作的重大方針政策，審議檔案管理工作規(guī)劃和年度計劃。檔案管理委員會下設檔案管理辦公室，掛靠在綜合管理部門，負責檔案管理的日常工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定和銷毀等具體事務。各部門職責各部門是檔案形成的責任主體，負責本部門業(yè)務活動中形成檔案的收集、整理和初步審核工作，并按照規(guī)定的時間和要求向檔案管理辦公室移交檔案。檔案管理人員檔案管理辦公室配備專職檔案管理人員，檔案管理人員應當具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，遵守檔案管理工作紀律，保守公司機密。檔案的收集與整理收集范圍1.行政管理檔案：包括公司各類規(guī)章制度、會議文件、人事檔案、行政事務文件等。2.業(yè)務運營檔案：涵蓋基金產(chǎn)品設計、銷售、投資管理、風險管理等業(yè)務環(huán)節(jié)形成的文件資料，如基金合同、招募說明書、投資研究報告、交易記錄等。3.財務會計檔案：包含會計憑證、會計賬簿、財務報表、審計報告等財務資料。4.客戶服務檔案：涉及客戶開戶資料、交易記錄、投訴處理記錄等客戶相關信息。5.其他檔案：如知識產(chǎn)權檔案、訴訟檔案、榮譽檔案等。收集要求1.各部門應當指定專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的完整性和準確性。2.檔案收集應當及時、全面，對業(yè)務活動中形成的各類文件資料，應當在規(guī)定的時間內進行收集整理。3.對于電子檔案，應當確保其存儲格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并采取必要的安全防護措施。整理方法1.檔案整理應當遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.紙質檔案應當按照分類、編號、裝訂等步驟進行整理，建立檔案目錄。3.電子檔案應當按照存儲格式、主題、時間等進行分類存儲，并建立電子檔案索引。檔案的保管保管設施檔案管理辦公室應當設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設施設備，如檔案柜、密集架、溫濕度控制設備、消防設備、防盜報警設備等，確保檔案的安全保管。保管要求1.檔案庫房應當保持適宜的溫濕度環(huán)境，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案應當按照類別、年度等進行分類存放，排列整齊，便于查找和管理。3.對重要檔案和珍貴檔案應當采取特殊的保管措施，如單獨存放、加密存儲等。4.定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。電子檔案保管1.電子檔案應當采用存儲介質備份和網(wǎng)絡存儲相結合的方式進行保管，定期進行數(shù)據(jù)備份和恢復測試，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。2.建立電子檔案訪問控制機制，對不同級別的用戶設置不同的訪問權限，防止電子檔案被非法訪問、篡改和刪除。檔案的利用利用原則檔案利用應當遵循合法、合規(guī)、安全、方便的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為公司的經(jīng)營管理、決策制定、業(yè)務發(fā)展等提供服務。利用程序1.公司內部人員因工作需要查閱檔案，應當填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人審核同意后，到檔案管理辦公室辦理查閱手續(xù)。2.外部單位或個人因工作需要查閱公司檔案，應當持有單位介紹信或相關證明文件，經(jīng)公司領導批準后，按照規(guī)定的程序進行查閱。3.查閱檔案時，檔案管理人員應當對查閱人員進行登記，并對查閱過程進行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。檔案復制與借閱1.因工作需要復制檔案，應當填寫《檔案復制申請表》，經(jīng)檔案管理辦公室負責人審核同意后，按照規(guī)定的程序進行復制。2.檔案一般不得外借，確因工作需要外借檔案，應當填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)公司領導批準后，辦理借閱手續(xù)，并按照規(guī)定的時間歸還。檔案的鑒定與銷毀鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理委員會成員、檔案管理人員、相關業(yè)務部門人員組成，負責對檔案的保存價值進行鑒定。鑒定標準檔案鑒定應當依據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合公司實際情況，對檔案的保存價值進行全面、客觀的評估。對失去保存價值的檔案，應當進行銷毀處理。銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行審核，提出銷毀意見，形成《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司領導批準后，由檔案管理辦公室負責組織銷毀。3.銷毀檔案時，應當由兩名以上人員進行監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實性和合法性。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應當在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。檔案的保密與安全保密制度1.加強檔案保密工作，建立健全檔案保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、客戶隱私等重要檔案信息進行嚴格保密。2.檔案管理人員應當嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內容，對在工作中知悉的檔案信息予以保密。3.對保密檔案應當采取特殊的保管和利用措施，限制查閱范圍和使用權限。安全防范1.加強檔案庫房的安全管理，建立健全安全防范制度，配備必要的安全設施設備，防止檔案遭受火災、水災、盜竊、破壞等災害事故。2.加強檔案信息系統(tǒng)的安全防護，采取防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密等技術手段，防止電子檔案信息被非法獲取、篡改和傳播。3.制定檔案安全應急預案，定期進行應急演練，提高應對突發(fā)事件的能力。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查檔案管理委員會定期對公司檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理情況、檔案保管利用情況等?？己嗽u價將檔案管理工作納入公司績效考核體系，對各部門和檔案管理人員的檔案管理工作進行考核評價，考