基金公司檔案管理辦法

基金公司檔案管理辦法總則目的與依據(jù)為了加強基金公司檔案管理，有效保護和利用檔案資源，維護公司的合法權(quán)益和歷史真實面貌，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國證券投資基金法》以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合本基金公司實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本基金公司及下屬各部門、分支機構(gòu)的檔案管理工作。檔案定義本辦法所稱檔案，是指基金公司在經(jīng)營管理、投資運作、客戶服務(wù)等各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括但不限于合同協(xié)議、業(yè)務(wù)文件、財務(wù)報表、客戶資料、會議紀(jì)要等。管理原則檔案管理工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、集中保存、方便利用的原則，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。組織管理檔案管理機構(gòu)公司設(shè)立檔案管理委員會，由公司高層管理人員、各部門負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司檔案管理工作，制定檔案管理工作的重大方針政策，審議檔案管理工作規(guī)劃和年度計劃。檔案管理委員會下設(shè)檔案管理辦公室，掛靠在綜合管理部門，負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定和銷毀等具體事務(wù)。各部門職責(zé)各部門是檔案形成的責(zé)任主體，負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動中形成檔案的收集、整理和初步審核工作，并按照規(guī)定的時間和要求向檔案管理辦公室移交檔案。檔案管理人員檔案管理辦公室配備專職檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，遵守檔案管理工作紀(jì)律，保守公司機密。檔案的收集與整理收集范圍1.行政管理檔案：包括公司各類規(guī)章制度、會議文件、人事檔案、行政事務(wù)文件等。2.業(yè)務(wù)運營檔案：涵蓋基金產(chǎn)品設(shè)計、銷售、投資管理、風(fēng)險管理等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)形成的文件資料，如基金合同、招募說明書、投資研究報告、交易記錄等。3.財務(wù)會計檔案：包含會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、審計報告等財務(wù)資料。4.客戶服務(wù)檔案：涉及客戶開戶資料、交易記錄、投訴處理記錄等客戶相關(guān)信息。5.其他檔案：如知識產(chǎn)權(quán)檔案、訴訟檔案、榮譽檔案等。收集要求1.各部門應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案收集應(yīng)當(dāng)及時、全面，對業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件資料，應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的時間內(nèi)進行收集整理。3.對于電子檔案，應(yīng)當(dāng)確保其存儲格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并采取必要的安全防護措施。整理方法1.檔案整理應(yīng)當(dāng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)當(dāng)按照分類、編號、裝訂等步驟進行整理，建立檔案目錄。3.電子檔案應(yīng)當(dāng)按照存儲格式、主題、時間等進行分類存儲，并建立電子檔案索引。檔案的保管保管設(shè)施檔案管理辦公室應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、密集架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防盜報警設(shè)備等，確保檔案的安全保管。保管要求1.檔案庫房應(yīng)當(dāng)保持適宜的溫濕度環(huán)境，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案應(yīng)當(dāng)按照類別、年度等進行分類存放，排列整齊，便于查找和管理。3.對重要檔案和珍貴檔案應(yīng)當(dāng)采取特殊的保管措施，如單獨存放、加密存儲等。4.定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。電子檔案保管1.電子檔案應(yīng)當(dāng)采用存儲介質(zhì)備份和網(wǎng)絡(luò)存儲相結(jié)合的方式進行保管，定期進行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)測試，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。2.建立電子檔案訪問控制機制，對不同級別的用戶設(shè)置不同的訪問權(quán)限，防止電子檔案被非法訪問、篡改和刪除。檔案的利用利用原則檔案利用應(yīng)當(dāng)遵循合法、合規(guī)、安全、方便的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為公司的經(jīng)營管理、決策制定、業(yè)務(wù)發(fā)展等提供服務(wù)。利用程序1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)當(dāng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，到檔案管理辦公室辦理查閱手續(xù)。2.外部單位或個人因工作需要查閱公司檔案，應(yīng)當(dāng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進行查閱。3.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對查閱人員進行登記，并對查閱過程進行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。檔案復(fù)制與借閱1.因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)當(dāng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)檔案管理辦公室負(fù)責(zé)人審核同意后，按照規(guī)定的程序進行復(fù)制。2.檔案一般不得外借，確因工作需要外借檔案，應(yīng)當(dāng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)，并按照規(guī)定的時間歸還。檔案的鑒定與銷毀鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理委員會成員、檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成，負(fù)責(zé)對檔案的保存價值進行鑒定。鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定應(yīng)當(dāng)依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，對檔案的保存價值進行全面、客觀的評估。對失去保存價值的檔案，應(yīng)當(dāng)進行銷毀處理。銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行審核，提出銷毀意見，形成《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理辦公室負(fù)責(zé)組織銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)當(dāng)由兩名以上人員進行監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實性和合法性。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)當(dāng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。檔案的保密與安全保密制度1.加強檔案保密工作，建立健全檔案保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、客戶隱私等重要檔案信息進行嚴(yán)格保密。2.檔案管理人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容，對在工作中知悉的檔案信息予以保密。3.對保密檔案應(yīng)當(dāng)采取特殊的保管和利用措施，限制查閱范圍和使用權(quán)限。安全防范1.加強檔案庫房的安全管理，建立健全安全防范制度，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，防止檔案遭受火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊、破壞等災(zāi)害事故。2.加強檔案信息系統(tǒng)的安全防護，采取防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，防止電子檔案信息被非法獲取、篡改和傳播。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進行應(yīng)急演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查檔案管理委員會定期對公司檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理情況、檔案保管利用情況等?？己嗽u價將檔案管理工作納入公司績效考核體系，對各部門和檔案管理人員的檔案管理工作進行考核評價，考