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部門手工印章管理辦法一、引言大家好,我在印章管理相關(guān)領(lǐng)域已經(jīng)工作二十年了。印章雖小,但它代表著公司的權(quán)威和信用,在公司的日常運(yùn)營中起著至關(guān)重要的作用。為了讓我們公司的印章管理更加規(guī)范、安全,減少因印章使用不當(dāng)帶來的風(fēng)險(xiǎn),我們制定了這份部門手工印章管理辦法。希望大家認(rèn)真閱讀并遵守,共同維護(hù)公司的利益和形象。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)各部門使用的所有手工印章。這些印章包括但不限于部門專用章、業(yè)務(wù)章等,無論印章的用途和重要程度如何,都需要按照本辦法進(jìn)行管理。三、印章的刻制(一)刻制申請(qǐng)當(dāng)部門因工作需要刻制新的手工印章時(shí),需要填寫《印章刻制申請(qǐng)表》。在申請(qǐng)表中,要詳細(xì)說明刻制印章的原因、用途、印章的樣式(包括形狀、尺寸、字體等)以及預(yù)計(jì)使用的時(shí)間范圍。例如,如果是因?yàn)樾鲁闪⒘艘粋€(gè)項(xiàng)目小組,需要刻制項(xiàng)目專用章,就要在申請(qǐng)表中寫明項(xiàng)目的名稱、起止時(shí)間等信息。希望大家在填寫申請(qǐng)表時(shí)認(rèn)真負(fù)責(zé),確保信息準(zhǔn)確無誤。(二)審核流程《印章刻制申請(qǐng)表》填寫完成后,需先由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人要對(duì)申請(qǐng)的合理性進(jìn)行評(píng)估,判斷是否真的有必要刻制新的印章。審核通過后,再提交給公司行政部門進(jìn)行復(fù)核。行政部門會(huì)從公司整體管理的角度進(jìn)行審查,確保印章的刻制符合公司的規(guī)定和實(shí)際需求。最后,由公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。經(jīng)過層層審核和審批,才能保證印章刻制的嚴(yán)謹(jǐn)性和必要性。(三)刻制單位選擇印章的刻制必須選擇具有合法資質(zhì)的刻章單位。行政部門會(huì)對(duì)刻章單位進(jìn)行考察和篩選,選擇信譽(yù)良好、技術(shù)可靠的刻章單位進(jìn)行合作。我們鼓勵(lì)大家在選擇刻章單位時(shí)要謹(jǐn)慎,避免選擇不正規(guī)的刻章單位,以免刻制出的印章質(zhì)量不合格或存在安全隱患。(四)備案與存檔新刻制的印章在完成后,要及時(shí)到公安機(jī)關(guān)進(jìn)行備案。同時(shí),行政部門要將印章的相關(guān)信息,如印章樣式、刻制時(shí)間、使用部門等進(jìn)行存檔。這些備案和存檔信息是印章管理的重要依據(jù),方便日后的查詢和管理。四、印章的保管(一)保管人員確定每枚手工印章都要確定專門的保管人員。保管人員一般由部門負(fù)責(zé)人指定,通常是責(zé)任心強(qiáng)、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的員工。保管人員要對(duì)印章的安全和使用負(fù)責(zé),確保印章不被濫用或丟失。希望保管人員能夠認(rèn)識(shí)到自己肩負(fù)的重要責(zé)任,認(rèn)真履行保管職責(zé)。(二)保管環(huán)境要求印章要存放在專門的保險(xiǎn)柜或帶鎖的抽屜中,確保印章的安全。保管環(huán)境要干燥、通風(fēng),避免印章受潮生銹。同時(shí),要定期對(duì)保管環(huán)境進(jìn)行檢查,確保印章的存放條件良好。(三)保管人員職責(zé)保管人員要嚴(yán)格遵守印章保管的相關(guān)規(guī)定,不得擅自將印章帶出保管場(chǎng)所。如果因工作需要必須帶出印章,要經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn),并辦理相關(guān)的借用手續(xù)。在使用印章時(shí),要確保印章的使用符合規(guī)定,不得隨意加蓋印章。保管人員還要定期對(duì)印章進(jìn)行檢查,查看印章是否有損壞或異常情況,如有問題要及時(shí)報(bào)告。(四)交接手續(xù)如果保管人員發(fā)生變更,要辦理詳細(xì)的交接手續(xù)。交接時(shí),要對(duì)印章的外觀、使用情況等進(jìn)行檢查,并在《印章交接登記表》上簽字確認(rèn)。交接手續(xù)的完善可以確保印章的保管責(zé)任得到清晰的轉(zhuǎn)移,避免出現(xiàn)管理漏洞。五、印章的使用(一)使用審批在使用手工印章前,需要填寫《印章使用申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表中要詳細(xì)說明使用印章的文件名稱、用途、份數(shù)等信息。申請(qǐng)先由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批,部門負(fù)責(zé)人要對(duì)使用的合理性進(jìn)行審查。如果涉及重要事項(xiàng)或金額較大的文件,還需要公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。只有經(jīng)過審批同意后,才能使用印章。我們鼓勵(lì)大家在申請(qǐng)使用印章時(shí),要提前做好規(guī)劃,確保申請(qǐng)的內(nèi)容真實(shí)、合理。(二)使用登記每次使用印章時(shí),保管人員要在《印章使用登記表》上進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括使用時(shí)間、使用人、文件名稱、份數(shù)等信息。使用登記可以方便對(duì)印章的使用情況進(jìn)行追溯和查詢,確保印章的使用可查可控。(三)使用規(guī)范在使用印章時(shí),要確保印章清晰、完整地加蓋在文件上。蓋章位置要準(zhǔn)確,一般應(yīng)蓋在文件的落款處或指定的蓋章位置。不得在空白文件上加蓋印章,以免給公司帶來風(fēng)險(xiǎn)。如果需要在多頁文件上加蓋印章,要采用騎縫章的方式,確保文件的完整性和真實(shí)性。(四)特殊情況處理如果遇到緊急情況需要使用印章,但無法及時(shí)辦理審批手續(xù)時(shí),使用人要先電話請(qǐng)示部門負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo),得到同意后可以先使用印章,但事后要及時(shí)補(bǔ)辦審批和登記手續(xù)。我們理解在實(shí)際工作中可能會(huì)遇到一些特殊情況,但希望大家在事后一定要按照規(guī)定完善相關(guān)手續(xù),確保印章管理的規(guī)范性。六、印章的停用與銷毀(一)停用情形當(dāng)出現(xiàn)以下情形時(shí),印章需要停用:部門撤銷或合并,原部門印章不再使用;印章?lián)p壞無法正常使用;印章使用范圍發(fā)生變更,原印章不再適用等。一旦出現(xiàn)這些情況,相關(guān)部門要及時(shí)通知行政部門,辦理印章停用手續(xù)。(二)停用手續(xù)印章停用時(shí),保管人員要將印章交回行政部門。行政部門要對(duì)停用的印章進(jìn)行封存,并在《印章管理臺(tái)賬》上注明停用時(shí)間和原因。停用的印章要妥善保管,以備日后查詢。(三)銷毀流程對(duì)于不再使用且無需保留的印章,要進(jìn)行銷毀處理。銷毀印章要填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》,經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人、行政部門和公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后,由行政部門安排專人將印章送往指定的銷毀單位進(jìn)行銷毀。銷毀過程要進(jìn)行記錄,確保印章被徹底銷毀。我們希望大家在處理停用和銷毀印章時(shí)要認(rèn)真負(fù)責(zé),避免因印章處理不當(dāng)帶來的潛在風(fēng)險(xiǎn)。七、監(jiān)督與檢查(一)定期檢查行政部門要定期對(duì)各部門的印章管理情況進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括印章的保管情況、使用登記情況、審批手續(xù)是否完備等。檢查周期一般為每季度一次,也可以根據(jù)公司的實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。通過定期檢查,可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)印章管理中存在的問題,并采取措施進(jìn)行整改。(二)不定期抽查除了定期檢查外,行政部門還會(huì)進(jìn)行不定期的抽查。不定期抽查可以增加檢查的隨機(jī)性和有效性,讓各部門時(shí)刻保持對(duì)印章管理的重視。如果在檢查或抽查中發(fā)現(xiàn)問題,相關(guān)部門要及時(shí)進(jìn)行整改,并向行政部門提交整改報(bào)告。(三)違規(guī)處理對(duì)于違反本辦法的行為,要視情節(jié)輕重進(jìn)行處理。如果是輕微違規(guī),如未及時(shí)進(jìn)行使用登記等,要對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行批評(píng)教育,并要求其立即改正。如果是嚴(yán)重違規(guī),如擅自刻制印章、濫用印章等,要給予相應(yīng)的紀(jì)律處分,情節(jié)嚴(yán)重的要追究法律責(zé)任。我們希望大家能夠嚴(yán)格遵守本辦法,共同維護(hù)公司的印章管理秩序。八、附則
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