證券機構(gòu)印章管理辦法

證券機構(gòu)印章管理辦法一、前言親愛的各位同事，在我們證券機構(gòu)的日常運營中，印章雖小，卻意義重大。它代表著公司的意志和權(quán)威，每一次蓋章，都如同我們向市場、向客戶立下的承諾。隨著證券行業(yè)的快速發(fā)展，業(yè)務不斷拓展，印章的使用場景日益復雜多樣。為了確保印章使用的安全性、合規(guī)性，保障公司和客戶的合法權(quán)益，結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準，我們制定了本《證券機構(gòu)印章管理辦法》。希望大家認真學習并嚴格遵守，共同維護公司的穩(wěn)健運營。二、適用范圍本辦法適用于公司總部各部門、各分支機構(gòu)以及所有以公司名義開展業(yè)務活動中涉及印章使用、保管、制作等相關(guān)事宜。無論是日常的文件簽署，還是重大項目的合同簽訂，只要涉及公司印章，都需按照本辦法執(zhí)行。三、印章分類及用途1.公章：這是我們公司最重要的印章，代表公司的整體形象和法人意志。主要用于各類重要文件、合同、協(xié)議，以及向政府部門、監(jiān)管機構(gòu)報送的文件等。比如與大型企業(yè)簽訂戰(zhàn)略合作協(xié)議，就需要蓋上公章，彰顯協(xié)議的嚴肅性和有效性。2.法人章：通常與公章配套使用，用于特定的財務、法律等手續(xù)，比如銀行賬戶相關(guān)業(yè)務辦理、一些需要法人授權(quán)的特定文件簽署等。法人章等同于法人的簽名，具有極高的法律效力。3.合同專用章：專門用于簽訂各類業(yè)務合同。我們在與客戶簽署證券交易委托合同、投資顧問服務合同等業(yè)務合同時，就要使用合同專用章。它明確了該印章僅用于合同簽訂，提高了合同管理的專業(yè)性和規(guī)范性。4.財務專用章：主要用于財務往來的結(jié)算、票據(jù)處理等財務相關(guān)事務。像開具發(fā)票、支票蓋章、銀行票據(jù)背書等，都離不開財務專用章。它是保障公司財務管理有序進行的重要印章。5.業(yè)務專用章：根據(jù)不同業(yè)務需求設置，如開戶專用章、交割專用章等。開戶專用章用于客戶證券賬戶開戶業(yè)務中的相關(guān)文件確認，交割專用章用于證券交易交割憑證蓋章。這些業(yè)務專用章提高了業(yè)務辦理的效率和辨識度。四、印章的制作與啟用1.制作申請：當公司因業(yè)務需要新刻印章時，相關(guān)部門應填寫《印章制作申請表》。表中要詳細說明申請制作印章的名稱、種類、用途、預計使用范圍等信息。例如，新設立的分支機構(gòu)申請制作公章，就要在申請表中注明分支機構(gòu)名稱、地址以及未來開展業(yè)務的大致范圍等。申請需由部門負責人簽字審核，并提交至公司行政管理部門。2.審核審批：行政管理部門收到申請后，要對申請內(nèi)容進行嚴格審核。包括核對申請事項是否符合公司業(yè)務發(fā)展規(guī)劃，印章用途是否明確合理等。審核通過后，提交公司管理層審批。如果是重要的印章，如公章、法人章的制作申請，可能還需要經(jīng)過更高層級的領(lǐng)導審批，確保印章制作的必要性和合規(guī)性。3.制作流程：經(jīng)審批同意后，由行政管理部門統(tǒng)一安排印章制作。印章制作必須選擇公安機關(guān)指定的具有資質(zhì)的印章制作單位，以確保印章質(zhì)量和安全性。制作單位要嚴格按照國家規(guī)定的印章規(guī)格、樣式和材質(zhì)進行制作。例如，公章的形狀、尺寸、字體、圖案等都有明確的法定標準，必須嚴格遵守。4.印章備案：印章制作完成后，行政管理部門要及時到公安機關(guān)進行印章備案登記。這是法定要求，也是保障印章合法使用的重要環(huán)節(jié)。同時，要將印章印模、備案文件等資料進行歸檔保存，以備后續(xù)查詢和核對。5.印章啟用：新印章啟用前，行政管理部門要發(fā)布《印章啟用通知》。通知要明確印章的名稱、種類、啟用日期、使用范圍以及相關(guān)管理要求等內(nèi)容，并在公司內(nèi)部顯著位置張貼，或通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布，讓全體員工知曉。希望大家在收到通知后，能夠清晰了解新印章的相關(guān)信息，避免在業(yè)務中出現(xiàn)誤用的情況。五、印章的保管1.專人負責：每一枚印章都必須指定專人負責保管，明確保管責任人。保管責任人要具備高度的責任心和保密意識，確保印章的安全。例如，公章一般由公司行政辦公室負責人或其指定的專人保管；財務專用章由財務部門指定的會計人員保管。保管責任人一旦確定，不得隨意變更。如因特殊情況需要變更，要經(jīng)過嚴格的審批流程。2.保管設施：印章保管要配備專門的保管設施，如保險柜、鐵皮柜等，確保印章存放安全。保管設施要具備防火、防潮、防盜等功能。同時，要將印章放置在固定的位置，便于查找和使用。比如，將公章放在保險柜的特定格子里，并做好標記。希望保管責任人定期檢查保管設施的安全性，如檢查保險柜的鎖具是否正常、鐵皮柜是否有損壞等，發(fā)現(xiàn)問題及時報告處理。3.保管場所：印章保管場所要選擇安全、可靠的地方，一般應在公司辦公區(qū)域內(nèi)。非保管人員未經(jīng)許可不得進入印章保管場所。例如，財務專用章的保管場所應在財務部門內(nèi)部的專門房間，其他人員如需進入，必須經(jīng)過財務負責人同意。同時，要保持保管場所的整潔和干燥，防止印章因環(huán)境因素受損。4.交接手續(xù)：當保管責任人因工作調(diào)動、離職等原因需要更換時，必須辦理嚴格的印章交接手續(xù)。交接雙方要填寫《印章交接登記表》，詳細記錄印章的名稱、種類、交接日期、交接雙方姓名等信息。交接過程要有監(jiān)交人在場，監(jiān)交人一般由上級主管領(lǐng)導或行政管理部門指定人員擔任。交接完成后，交接雙方和監(jiān)交人都要在登記表上簽字確認。這樣做可以明確責任，避免因交接不清出現(xiàn)問題。希望大家在印章交接過程中，務必認真對待，確保交接工作準確無誤。六、印章的使用1.使用申請：員工因業(yè)務需要使用印章時，應首先填寫《印章使用申請表》。申請表中要詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印日期等信息。如果是合同用印，還要附上合同文本；如果是對外報送文件用印，要附上文件草稿。例如，業(yè)務部門要與客戶簽訂一份金額較大的投資咨詢服務合同，在申請用印時，就要將合同文本一并附上，并在申請表中注明合同的主要條款、服務期限、收費標準等關(guān)鍵信息。申請需由部門負責人簽字審核，表明對用印事項的真實性、合法性負責。2.審核審批：行政管理部門收到《印章使用申請表》后，要對申請事項進行全面審核。審核內(nèi)容包括用印事項是否符合公司業(yè)務范圍和相關(guān)規(guī)定，用印文件的內(nèi)容是否合規(guī)、準確，簽字手續(xù)是否完備等。如果是重大事項用印，如涉及金額巨大的合同簽訂、重要的對外公告等，還需要提交公司管理層審批。審核審批通過后，方可安排印章使用。希望大家在提交用印申請前，一定要仔細核對相關(guān)信息，確保申請內(nèi)容準確無誤，這樣可以提高審核審批的效率，避免因信息不準確導致延誤業(yè)務。3.使用登記：印章保管人員在為員工辦理印章使用時，要進行詳細的使用登記。登記內(nèi)容包括用印日期、用印部門、用印人姓名、用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、印章名稱等。使用登記可以采用紙質(zhì)登記簿或電子登記系統(tǒng)的方式進行。例如，使用紙質(zhì)登記簿時，每次用印都要如實填寫相關(guān)信息，并由用印人簽字確認；使用電子登記系統(tǒng)時，要及時錄入信息，并設定權(quán)限，確保登記信息的安全和可追溯。通過使用登記，我們可以清晰地了解印章的使用情況，便于日后的查詢和審計。希望保管人員認真做好用印登記工作，確保登記信息完整、準確。4.現(xiàn)場用?。涸瓌t上，印章應在公司辦公場所內(nèi)使用，由保管人員親自蓋章。特殊情況下，如因業(yè)務緊急需要將印章帶出公司使用，必須經(jīng)過公司管理層特別批準。帶出使用時，要安排兩名以上工作人員共同負責，確保印章安全。帶回后，要及時向行政管理部門報告用印情況，并補充完善相關(guān)使用登記。例如，因項目需要到客戶現(xiàn)場簽訂合同并蓋章，在獲得批準后，由兩名業(yè)務人員攜帶印章前往現(xiàn)場。用印完成后，要詳細記錄用印的時間、地點、合同內(nèi)容等信息，向行政管理部門匯報。希望大家嚴格遵守印章使用地點的規(guī)定，特殊情況帶出使用一定要經(jīng)過批準，確保印章使用的安全性。5.用印規(guī)范：印章保管人員在用印時，要嚴格按照規(guī)定的程序和要求操作。用印位置要準確、端正，印章要清晰完整，不得模糊、歪斜或重疊。例如，在合同蓋章時，要將印章蓋在合同落款處，確保印章的公司名稱與合同中的公司名稱一致，印章的圖案和文字清晰可辨。同時，要注意用印的份數(shù)與申請用印的份數(shù)一致，不得擅自多蓋或重復蓋章。希望保管人員在蓋章過程中，認真仔細，確保用印規(guī)范。七、印章的停用與銷毀1.停用申請：當印章因磨損、更換、機構(gòu)調(diào)整等原因不再使用時，相關(guān)部門應填寫《印章停用申請表》。表中要詳細說明印章停用的原因、停用時間等信息。例如，因公司名稱變更，原公章需要停用，就要在申請表中說明名稱變更的相關(guān)情況，并附上公司名稱變更的批準文件。申請由部門負責人簽字后，提交至行政管理部門。2.審核審批：行政管理部門收到停用申請后，要對申請內(nèi)容進行審核。主要核實停用原因是否合理，是否符合公司相關(guān)規(guī)定等。審核通過后，提交公司管理層審批。對于重要印章的停用，可能需要經(jīng)過更高級別的審批程序，確保印章停用的決策慎重、合規(guī)。3.印章收繳：經(jīng)審批同意停用的印章，由行政管理部門負責收繳。收繳時，要與印章保管人員辦理交接手續(xù)，填寫《印章收繳登記表》，記錄印章的名稱、種類、收繳日期等信息，雙方簽字確認。希望保管人員在接到印章停用通知后，積極配合行政管理部門做好印章收繳工作。4.印章銷毀：對于決定銷毀的印章，行政管理部門要統(tǒng)一安排銷毀。銷毀方式可以選擇切割、粉碎、熔毀等，確保印章無法恢復使用。銷毀過程要有專人監(jiān)督，并做好記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀印章的名稱、種類、銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)督人員姓名等。同時，要將印章銷毀記錄和相關(guān)審批文件等資料進行歸檔保存。希望大家在印章銷毀過程中，嚴格按照規(guī)定執(zhí)行，確保銷毀工作徹底、安全。八、監(jiān)督與檢查1.定期檢查：公司行政管理部門應定期對各部門、各分支機構(gòu)的印章管理情況進行檢查，每季度至少進行一次全面檢查。檢查內(nèi)容包括印章的保管情況、使用登記情況、用印審批手續(xù)是否完備等。例如，檢查印章保管設施是否安全，登記簿記錄是否及時、準確，用印申請表中的簽字是否齊全等。通過定期檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改，確保印章管理工作規(guī)范有序。2.專項檢查：在公司開展重大業(yè)務活動、財務審計、合規(guī)檢查等特殊情況下，行政管理部門可以組織專項印章管理檢查。專項檢查可以針對特定時期、特定業(yè)務領(lǐng)域的印章使用情況進行深入細致的檢查。例如，在公司進行年度財務審計時，對財務專用章的使用情況進行專項檢查，確保財務用印的合規(guī)性。希望各部門、各分支機構(gòu)積極配合專項檢查工作，如實提供相關(guān)資料和信息。3.問題整改：對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政管理部門要及時下達《整改通知書》，明確整改事項、整改要求和整改期限。相關(guān)部門要認真落實整改措施，按時完成整改任務，并向行政管理部門提交《整改報告》。行政管理部門要對整改情況進行復查，確保問題得到徹底解決。希望大家重視檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，積極主動進行整改，共同提升公司印章管理水平。4.責任追究：如果發(fā)現(xiàn)有違反本印章管理辦法的行為，將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責任人給予批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等不同程度的處罰。因違規(guī)用印給公司造成經(jīng)濟損失或不良影響的，相關(guān)責任人要承擔相應