徐州企業(yè)采購管理辦法

徐州企業(yè)采購管理辦法總則目的為規(guī)范徐州企業(yè)的采購行為，加強采購管理，提高采購效率和質(zhì)量，降低采購成本，保障企業(yè)的合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合徐州企業(yè)實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于徐州地區(qū)各類企業(yè)的采購活動，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)采購等。采購原則企業(yè)采購活動應(yīng)遵循公開、公平、公正、誠實信用和效益優(yōu)先的原則，確保采購過程透明、規(guī)范，采購結(jié)果合理、有效。采購管理機構(gòu)與職責采購管理委員會企業(yè)應(yīng)設(shè)立采購管理委員會，作為采購管理的決策機構(gòu)。采購管理委員會由企業(yè)高層管理人員、財務(wù)人員、技術(shù)人員等組成，其主要職責包括：1.制定和修訂企業(yè)采購政策、制度和流程；2.審定年度采購計劃和預算；3.審批重大采購項目和采購合同；4.協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題；5.監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況。采購部門采購部門是企業(yè)采購活動的執(zhí)行機構(gòu)，其主要職責包括：1.負責編制和執(zhí)行采購計劃；2.尋找和評估供應(yīng)商，建立和維護供應(yīng)商檔案；3.組織采購招標、談判等活動；4.簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況；5.處理采購過程中的日常事務(wù)，如采購訂單的下達、催貨、驗收等。其他相關(guān)部門企業(yè)的其他相關(guān)部門，如生產(chǎn)部門、技術(shù)部門、財務(wù)部門等，應(yīng)在采購活動中發(fā)揮相應(yīng)的作用，具體職責如下：1.生產(chǎn)部門：提出采購需求，參與采購技術(shù)規(guī)格的制定，協(xié)助采購部門進行驗收工作；2.技術(shù)部門：提供采購技術(shù)支持，參與采購技術(shù)方案的評審，對采購物資和服務(wù)的質(zhì)量進行技術(shù)把關(guān)；3.財務(wù)部門：參與采購預算的編制和審核，負責采購資金的支付和管理，對采購成本進行核算和控制。采購計劃與預算管理采購計劃的編制采購部門應(yīng)根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營計劃、市場需求預測等因素，編制年度采購計劃。年度采購計劃應(yīng)包括采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、采購時間、采購預算等內(nèi)容。采購計劃應(yīng)按照企業(yè)內(nèi)部審批程序進行審批，經(jīng)批準后執(zhí)行。采購預算的編制財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購計劃和企業(yè)的財務(wù)狀況，編制采購預算。采購預算應(yīng)包括采購物資和服務(wù)的采購成本、運輸成本、保險成本等各項費用。采購預算應(yīng)按照企業(yè)內(nèi)部審批程序進行審批，經(jīng)批準后作為采購資金支付的依據(jù)。采購計劃和預算的調(diào)整在采購計劃和預算執(zhí)行過程中，如因市場變化、企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃調(diào)整等原因需要調(diào)整采購計劃和預算的，應(yīng)按照企業(yè)內(nèi)部審批程序進行審批。經(jīng)批準后，采購部門應(yīng)及時調(diào)整采購計劃和預算，并通知相關(guān)部門。供應(yīng)商管理供應(yīng)商的選擇采購部門應(yīng)通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，并對其進行評估和篩選。供應(yīng)商評估的內(nèi)容應(yīng)包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、質(zhì)量保證體系、價格水平、售后服務(wù)等方面。采購部門應(yīng)根據(jù)評估結(jié)果，選擇符合企業(yè)要求的供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商的考核采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進行考核，考核內(nèi)容包括供應(yīng)商的交貨期、交貨質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面?？己私Y(jié)果應(yīng)作為供應(yīng)商繼續(xù)合作、調(diào)整采購份額、淘汰等的依據(jù)。供應(yīng)商的淘汰對于考核不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時與其終止合作關(guān)系，并從供應(yīng)商檔案中刪除其相關(guān)信息。同時，采購部門應(yīng)及時尋找新的供應(yīng)商，以保證企業(yè)采購活動的正常進行。采購方式與程序采購方式企業(yè)采購活動可采用招標采購、競爭性談判采購、詢價采購、單一來源采購等方式。具體采購方式的選擇應(yīng)根據(jù)采購物資和服務(wù)的性質(zhì)、金額大小、市場供應(yīng)情況等因素確定。招標采購程序1.招標公告發(fā)布：采購部門應(yīng)在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)站、相關(guān)媒體等渠道發(fā)布招標公告，招標公告應(yīng)包括招標項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、投標截止時間、開標時間等內(nèi)容。2.招標文件的編制和發(fā)放：采購部門應(yīng)根據(jù)招標項目的要求，編制招標文件，并發(fā)放給潛在投標人。招標文件應(yīng)包括投標須知、技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標標準等內(nèi)容。3.投標文件的接收和評審：采購部門應(yīng)在投標截止時間前接收投標人的投標文件，并組織相關(guān)人員對投標文件進行評審。評審內(nèi)容包括投標文件的符合性、技術(shù)方案的可行性、商務(wù)條款的合理性等方面。4.中標候選人的確定和公示：采購部門應(yīng)根據(jù)評標結(jié)果，確定中標候選人，并在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)站、相關(guān)媒體等渠道進行公示。公示期不少于3個工作日。5.中標通知書的發(fā)放和合同簽訂：采購部門應(yīng)在公示期結(jié)束后，向中標人發(fā)放中標通知書，并與中標人簽訂采購合同。競爭性談判采購程序1.談判小組的組成：采購部門應(yīng)組成談判小組，談判小組由采購部門代表、技術(shù)人員、財務(wù)人員等組成，人數(shù)不少于3人。2.談判文件的編制和發(fā)放：采購部門應(yīng)根據(jù)采購項目的要求，編制談判文件，并發(fā)放給潛在供應(yīng)商。談判文件應(yīng)包括談判須知、技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、談判程序等內(nèi)容。3.談判的組織和進行：談判小組應(yīng)與潛在供應(yīng)商進行談判，談判內(nèi)容包括采購物資和服務(wù)的價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面。談判應(yīng)進行多輪，直至達成一致意見。4.成交供應(yīng)商的確定和合同簽訂：談判小組應(yīng)根據(jù)談判結(jié)果，確定成交供應(yīng)商，并與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。詢價采購程序1.詢價小組的組成：采購部門應(yīng)組成詢價小組，詢價小組由采購部門代表、技術(shù)人員等組成，人數(shù)不少于3人。2.詢價文件的編制和發(fā)放：采購部門應(yīng)根據(jù)采購項目的要求，編制詢價文件，并發(fā)放給潛在供應(yīng)商。詢價文件應(yīng)包括詢價須知、技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款等內(nèi)容。3.報價的接收和比較：詢價小組應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)接收潛在供應(yīng)商的報價，并對報價進行比較。比較內(nèi)容包括報價的高低、交貨期、質(zhì)量保證等方面。4.成交供應(yīng)商的確定和合同簽訂：詢價小組應(yīng)根據(jù)比較結(jié)果，確定成交供應(yīng)商，并與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。單一來源采購程序1.單一來源采購的審批：對于符合單一來源采購條件的采購項目，采購部門應(yīng)按照企業(yè)內(nèi)部審批程序進行審批。經(jīng)批準后，采購部門方可采用單一來源采購方式。2.談判和合同簽訂：采購部門應(yīng)與單一來源供應(yīng)商進行談判，談判內(nèi)容包括采購物資和服務(wù)的價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面。談判達成一致意見后，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同管理采購合同的簽訂采購部門應(yīng)在采購活動結(jié)束后，及時與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)采用書面形式，合同內(nèi)容應(yīng)包括采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、違約責任等條款。采購合同應(yīng)按照企業(yè)內(nèi)部審批程序進行審批，經(jīng)批準后生效。采購合同的履行采購部門應(yīng)按照采購合同的約定，及時向供應(yīng)商下達采購訂單，并跟蹤合同執(zhí)行情況。供應(yīng)商應(yīng)按照采購合同的約定，按時、按質(zhì)、按量交貨。采購部門應(yīng)在收到貨物后，及時組織相關(guān)人員進行驗收。驗收合格后，采購部門應(yīng)按照采購合同的約定，及時支付采購資金。采購合同的變更和解除在采購合同履行過程中，如因市場變化、企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃調(diào)整等原因需要變更或解除采購合同的，應(yīng)按照企業(yè)內(nèi)部審批程序進行審批。經(jīng)批準后，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商變更或解除采購合同的相關(guān)事宜，并簽訂變更或解除協(xié)議。采購風險管理采購風險的識別采購部門應(yīng)定期對采購活動進行風險評估，識別可能存在的采購風險，如市場風險、供應(yīng)商風險、質(zhì)量風險、合同風險等。采購風險的評估采購部門應(yīng)采用定性和定量相結(jié)合的方法，對識別出的采購風險進行評估，確定采購風險的等級和影響程度。采購風險的應(yīng)對采購部門應(yīng)根據(jù)采購風險的等級和影響程度，制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施，如風險規(guī)避、風險降低、風險轉(zhuǎn)移、風險接受等。同時，采購部門應(yīng)定期對采購風險應(yīng)對措施的執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時調(diào)整風險應(yīng)對措施。采購監(jiān)督與審計采購監(jiān)督企業(yè)應(yīng)建立健全采購監(jiān)督機制，加強對采購活動的監(jiān)督。采購監(jiān)督的內(nèi)容包括采購計劃和預算的執(zhí)行情況、采購方式和程序的合規(guī)性、采購合同的簽訂和履行情況、采購資金的支付和管理情況