工業(yè)資料歸檔管理辦法

工業(yè)資料歸檔管理辦法總則目的為了加強工業(yè)資料的科學管理，規(guī)范工業(yè)資料的歸檔工作，確保工業(yè)資料的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮工業(yè)資料在工業(yè)生產(chǎn)、科研、管理等各項活動中的作用，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本公司實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司各部門、各下屬單位在工業(yè)生產(chǎn)、科研、管理等活動中形成的各種載體形式的工業(yè)資料的歸檔管理工作。定義本辦法所稱工業(yè)資料，是指公司在工業(yè)生產(chǎn)、科研、管理等活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式和載體的歷史記錄，包括但不限于設計文件、工藝文件、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗報告、科研報告、設備檔案、合同協(xié)議等。管理原則工業(yè)資料歸檔管理工作應遵循統(tǒng)一領導、分級管理、集中保存、便于利用的原則，確保工業(yè)資料的有效管理和合理利用。管理機構與職責管理機構公司設立工業(yè)資料歸檔管理領導小組，由公司主管領導任組長，各相關部門負責人為成員，負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司工業(yè)資料歸檔管理工作。領導小組下設工業(yè)資料歸檔管理辦公室，設在公司綜合管理部門，負責工業(yè)資料歸檔管理的日常工作。職責分工工業(yè)資料歸檔管理領導小組職責1.貫徹執(zhí)行國家有關工業(yè)資料歸檔管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司工業(yè)資料歸檔管理工作的發(fā)展規(guī)劃和年度計劃。2.研究解決工業(yè)資料歸檔管理工作中的重大問題，協(xié)調(diào)各部門之間的工作關系，確保工業(yè)資料歸檔管理工作的順利進行。3.審批公司工業(yè)資料歸檔管理的規(guī)章制度和重要文件。4.對公司工業(yè)資料歸檔管理工作進行監(jiān)督檢查和考核評價。工業(yè)資料歸檔管理辦公室職責1.負責組織實施公司工業(yè)資料歸檔管理工作的發(fā)展規(guī)劃和年度計劃。2.制定和完善公司工業(yè)資料歸檔管理的規(guī)章制度和工作流程，并組織實施。3.指導和監(jiān)督各部門、各下屬單位的工業(yè)資料歸檔工作，開展業(yè)務培訓和交流活動。4.負責接收、整理、保管和提供利用公司的工業(yè)資料，建立工業(yè)資料數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)工業(yè)資料的信息化管理。5.定期對公司工業(yè)資料的保管狀況進行檢查，采取有效措施確保工業(yè)資料的安全。6.組織開展工業(yè)資料的鑒定和銷毀工作。各部門、各下屬單位職責1.負責本部門、本單位工業(yè)資料的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保工業(yè)資料的完整、準確和及時歸檔。2.按照公司的要求，定期向工業(yè)資料歸檔管理辦公室移交本部門、本單位的工業(yè)資料。3.建立本部門、本單位的工業(yè)資料管理臺賬，對工業(yè)資料的形成、積累、歸檔和利用情況進行記錄和統(tǒng)計。4.配合工業(yè)資料歸檔管理辦公室做好工業(yè)資料的鑒定、銷毀等工作。工業(yè)資料的收集與整理收集范圍公司各部門、各下屬單位應按照以下范圍收集工業(yè)資料：1.工業(yè)生產(chǎn)方面：包括生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)調(diào)度記錄、生產(chǎn)報表、生產(chǎn)工藝文件、操作規(guī)程、質(zhì)量檢驗記錄、設備運行記錄、安全生產(chǎn)記錄等。2.科研方面：包括科研項目立項報告、科研計劃、實驗數(shù)據(jù)、科研報告、科研成果鑒定文件、專利文件等。3.技術改造方面：包括技術改造項目可行性研究報告、設計文件、施工圖紙、施工記錄、竣工驗收報告等。4.設備管理方面：包括設備采購合同、設備說明書、設備安裝調(diào)試記錄、設備維修保養(yǎng)記錄、設備運行故障記錄等。5.質(zhì)量管理方面：包括質(zhì)量體系文件、質(zhì)量認證文件、質(zhì)量檢驗標準、質(zhì)量統(tǒng)計報表、質(zhì)量分析報告等。6.物資管理方面：包括物資采購合同、物資入庫單、物資出庫單、物資盤點記錄等。7.財務管理方面：包括財務報表、會計憑證、會計賬簿、審計報告等。8.人力資源管理方面：包括員工檔案、勞動合同、培訓記錄、績效考核記錄等。9.行政管理方面：包括公司文件、會議紀要、規(guī)章制度、工作匯報等。10.其他方面：包括與公司工業(yè)生產(chǎn)、科研、管理等活動相關的各種文件、資料、記錄等。收集要求1.各部門、各下屬單位應明確專人負責工業(yè)資料的收集工作，確保工業(yè)資料的收集工作及時、準確、全面。2.工業(yè)資料的收集應遵循“誰形成、誰收集”的原則，確保工業(yè)資料的形成與收集同步進行。3.對紙質(zhì)工業(yè)資料，應保證其字跡清晰、簽字蓋章齊全；對電子工業(yè)資料，應保證其數(shù)據(jù)準確、格式規(guī)范、存儲安全。4.對重要的工業(yè)資料，應同時收集紙質(zhì)和電子兩種載體形式的資料。整理方法1.工業(yè)資料的整理應按照文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，進行分類、組卷、編目。2.分類應根據(jù)工業(yè)資料的內(nèi)容和性質(zhì)，按照公司的分類方案進行劃分，如生產(chǎn)類、科研類、技術改造類等。3.組卷應將具有密切聯(lián)系的文件材料組合在一起，組成一個保管單位，如一個項目、一個課題、一個產(chǎn)品等可作為一個組卷單位。4.編目應按照一定的格式和要求，對組卷后的工業(yè)資料進行編號、填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表等，以便于查找和利用。工業(yè)資料的歸檔歸檔時間1.公司各部門、各下屬單位應在每年的3月底前，將上一年度形成的工業(yè)資料整理完畢，并向工業(yè)資料歸檔管理辦公室移交。2.對于項目性的工業(yè)資料，應在項目結束后一個月內(nèi)完成歸檔工作。3.對于電子工業(yè)資料，應在形成后及時進行歸檔。歸檔要求1.歸檔的工業(yè)資料應完整、準確、系統(tǒng)，符合公司的歸檔范圍和整理要求。2.歸檔的工業(yè)資料應按照規(guī)定的格式和要求進行裝訂或裝盒，確保其牢固、整齊。3.歸檔的工業(yè)資料應附有詳細的歸檔說明，包括歸檔時間、歸檔部門、歸檔人、資料內(nèi)容簡介等。4.電子工業(yè)資料的歸檔應采用通用的數(shù)據(jù)格式，存儲在符合安全要求的存儲介質(zhì)上，并附有數(shù)據(jù)說明文件。歸檔手續(xù)1.各部門、各下屬單位向工業(yè)資料歸檔管理辦公室移交工業(yè)資料時，應填寫《工業(yè)資料歸檔移交清單》，一式兩份，雙方簽字確認后各執(zhí)一份。2.工業(yè)資料歸檔管理辦公室對移交的工業(yè)資料進行審核，如發(fā)現(xiàn)不符合歸檔要求的，應及時通知移交部門進行整改，直至符合要求為止。工業(yè)資料的保管與利用保管要求1.工業(yè)資料歸檔管理辦公室應建立專門的工業(yè)資料庫房，配備必要的保管設備和設施，如檔案柜、密集架、溫濕度控制設備、消防設備等，確保工業(yè)資料的安全保管。2.工業(yè)資料庫房應保持整潔、通風、干燥，溫度應控制在14℃24℃之間，相對濕度應控制在45%60%之間。3.對不同載體形式的工業(yè)資料應采取不同的保管方法，如紙質(zhì)資料應防止受潮、蟲蛀、霉變；電子資料應定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.工業(yè)資料應按照分類編號的順序進行存放，便于查找和管理。利用原則1.工業(yè)資料的利用應遵循合法、合規(guī)、安全、方便的原則，確保工業(yè)資料的合理利用和保密安全。2.公司內(nèi)部各部門、各下屬單位因工作需要查閱、借閱工業(yè)資料的，應填寫《工業(yè)資料查閱/借閱申請表》，經(jīng)本部門負責人批準后，到工業(yè)資料歸檔管理辦公室辦理相關手續(xù)。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱、借閱公司工業(yè)資料的，應持單位介紹信或相關證明文件，經(jīng)公司主管領導批準后，到工業(yè)資料歸檔管理辦公室辦理相關手續(xù)。利用方式1.查閱：查閱人員可在工業(yè)資料歸檔管理辦公室指定的場所查閱工業(yè)資料，不得將資料帶出查閱場所。如需復制工業(yè)資料，應經(jīng)工業(yè)資料歸檔管理辦公室同意，并按照規(guī)定辦理復制手續(xù)。2.借閱：借閱人員應按照規(guī)定的借閱期限歸還工業(yè)資料，如需延期借閱，應提前辦理延期手續(xù)。借閱期間，借閱人員應妥善保管工業(yè)資料，不得損壞、丟失或泄露資料內(nèi)容。工業(yè)資料的鑒定與銷毀鑒定組織公司成立工業(yè)資料鑒定小組，由工業(yè)資料歸檔管理辦公室、相關業(yè)務部門和技術專家組成，負責對公司工業(yè)資料的保存價值進行鑒定。鑒定標準工業(yè)資料的鑒定應根據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合公司的實際情況，按照以下標準進行：1.永久保存：凡反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司和社會具有長遠利用價值的工業(yè)資料，應永久保存。2.長期保存：凡在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的工業(yè)資料，應長期保存（保存期限為1650年）。3.短期保存：凡在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的工業(yè)資料，應短期保存（保存期限為15年以下）。鑒定程序1.工業(yè)資料歸檔管理辦公室定期對庫存工業(yè)資料進行清理，提出鑒定意見和處理建議。2.工業(yè)資料鑒定小組對工業(yè)資料歸檔管理辦公室提出的鑒定意見和處理建議進行審核，確定工業(yè)資料的保存期限和處理方式。3.對經(jīng)鑒定確無保存價值的工業(yè)資料，應填寫《工業(yè)資料銷毀清冊》，報公司主管領導批準后進行銷毀。銷毀要求1.銷毀工業(yè)資料時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全、保密。2.銷毀紙質(zhì)工業(yè)資料應采用粉碎、焚燒等方式；銷毀電子工業(yè)資料應采用格式化、消磁等方式，確保資料無法恢復。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《工業(yè)資料銷毀清冊》上簽字確認，并將銷毀情況報告公司主管領導。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查工業(yè)資料歸檔管理辦公室應定期對各部門、各下屬單位的工業(yè)資料歸檔管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括工業(yè)資料的收集、整理、歸檔、保管、利用等方面。對發(fā)現(xiàn)