海南大學合同管理辦法

海南大學合同管理辦法一、引言親愛的各位同事，合同在我們海南大學的各項活動中起著至關重要的作用，它是我們與外界合作交流、開展業(yè)務的重要依據(jù)，關乎學校的合法權益和穩(wěn)健發(fā)展。為了更好地規(guī)范合同管理，確保學校各項工作依法依規(guī)進行，我們制定了本《海南大學合同管理辦法》。希望大家認真學習并嚴格遵守，共同維護學校的利益。二、適用范圍本辦法適用于海南大學以學校名義簽訂的各類合同，包括但不限于教學科研合作合同、物資采購合同、工程建設合同、服務合同等。無論是與企業(yè)、其他院校還是社會組織的合作，只要是以學校名義簽署的合同，都應按照本辦法進行管理。三、合同管理原則1.合法性原則：合同的簽訂、履行和管理必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，確保合同的法律效力。我們鼓勵大家在起草和審核合同時，仔細研讀相關法律法規(guī)，避免出現(xiàn)違法條款。2.審慎性原則：在簽訂合同前，要對合同相對方的主體資格、信用狀況、履約能力等進行充分的調查和評估，審慎做出決策。希望大家秉持嚴謹?shù)膽B(tài)度，不放過任何可能存在風險的細節(jié)。3.歸口管理原則：根據(jù)合同的性質和內容，實行歸口管理。各歸口管理部門負責本部門職責范圍內合同的起草、審核、簽訂、履行等工作，并對合同的真實性、合法性和有效性負責。四、合同管理職責分工（一）學校層面1.校長辦公會：負責審議學校重大合同，對涉及學校重大利益、重大事項的合同進行決策。重大合同一般指金額巨大、影響廣泛、涉及重要權益等合同，如大型科研合作項目合同、重大基礎設施建設合同等。2.法務部門：負責對全校合同進行合法性審查，從法律專業(yè)角度對合同條款的合法性、完整性、準確性等提出意見和建議。參與重大合同的談判和起草工作，為合同簽訂提供法律支持。協(xié)助處理合同糾紛，代表學校參與訴訟、仲裁等法律程序。3.財務部門：負責對合同的財務條款進行審核，包括合同金額、付款方式、發(fā)票要求等，確保合同符合學校財務管理制度。監(jiān)督合同的履行情況，按照合同約定進行款項收付，并做好相關財務記錄。參與涉及財務收支的重大合同的談判和起草工作。（二）歸口管理部門1.負責本部門業(yè)務范圍內合同的前期調研、談判工作：在談判過程中，要充分了解對方的需求和意圖，同時清晰地表達學校的立場和要求，爭取達成對學校有利的合同條款。2.起草合同文本：起草的合同應內容完整、條款明確、邏輯清晰，符合本辦法及相關法律法規(guī)的要求。起草完成后，應進行初步的自我審核。3.組織相關部門對合同進行會簽：根據(jù)合同的具體內容，邀請涉及的其他部門參與會簽，廣泛征求意見，確保合同的全面性和可行性。4.跟蹤合同的履行情況：及時了解合同執(zhí)行過程中的進展，協(xié)調解決出現(xiàn)的問題，確保合同順利履行。如發(fā)現(xiàn)合同履行異常，應及時向學校相關領導和部門報告。（三）使用部門1.提出合同簽訂申請：明確合同簽訂的必要性、目的和主要內容，提交給歸口管理部門。2.協(xié)助歸口管理部門進行合同的談判、起草和會簽工作：提供與合同相關的專業(yè)信息和意見，確保合同符合實際業(yè)務需求。3.具體負責合同的履行工作：按照合同約定，認真履行己方義務，及時反饋履行過程中出現(xiàn)的問題。五、合同簽訂流程1.申請與立項使用部門根據(jù)實際工作需要，填寫《海南大學合同簽訂申請表》，詳細說明合同的名稱、對方單位、合同標的、金額、主要條款等內容，并提交相關項目立項文件或依據(jù)。歸口管理部門對申請進行初步審核，判斷合同是否符合本部門業(yè)務范圍和學校相關規(guī)定，如符合則簽署意見并提交給相關校領導審批。2.調查與談判經校領導審批同意后，歸口管理部門組織相關人員對合同相對方進行調查，了解其主體資格、信用狀況、履約能力等情況。可以通過查詢企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、向相關單位咨詢、實地考察等方式進行調查。與合同相對方進行談判，就合同的主要條款進行協(xié)商，包括但不限于合同標的、數(shù)量、質量、價格、履行期限、地點、方式、違約責任等。談判過程中要做好記錄，形成《合同談判記錄》。3.起草與審核歸口管理部門根據(jù)談判結果，組織起草合同文本。起草時應優(yōu)先使用國家或行業(yè)推薦的合同示范文本，如無合適的示范文本，應確保合同條款完整、明確、合法。合同起草完成后，由歸口管理部門進行內部審核，審核通過后提交法務部門進行合法性審查。法務部門應在規(guī)定時間內完成審查，并出具書面審查意見。財務部門對涉及財務條款的合同進行財務審核，提出財務方面的意見和建議。其他相關部門根據(jù)合同具體內容進行會簽審核，從各自專業(yè)角度提出意見。4.簽署與蓋章經各部門審核通過后的合同，由歸口管理部門按照學校規(guī)定的審批流程，報相關校領導審批。校領導審批同意后，由法定代表人或其授權代理人簽署合同。合同簽署后，由學校辦公室負責加蓋學校公章或合同專用章。蓋章前，要對合同內容、簽署情況等進行再次核對，確保無誤。六、合同的履行與變更1.履行合同生效后，使用部門和歸口管理部門應按照合同約定全面履行各自的義務。希望大家樹立強烈的契約精神，嚴格按照合同條款執(zhí)行。在合同履行過程中，要建立健全合同履行臺賬，詳細記錄合同履行的時間、進度、質量、款項收付等情況，做到有據(jù)可查。如對方未按照合同約定履行義務，應及時以書面形式通知對方，要求其履行，并保留相關證據(jù)。2.變更合同履行過程中，如確需變更合同內容，應由提出變更的一方提出書面申請，說明變更的原因、內容和對合同履行的影響等。歸口管理部門組織相關部門對變更申請進行評估和審核，經各部門同意并報校領導審批后，與合同相對方協(xié)商簽訂變更協(xié)議。變更協(xié)議的簽訂流程與原合同簽訂流程相同。七、合同糾紛處理1.協(xié)商：合同發(fā)生糾紛時，首先應通過友好協(xié)商解決。歸口管理部門應及時與合同相對方進行溝通，了解對方的意見和訴求，尋求雙方都能接受的解決方案。在協(xié)商過程中，要保持冷靜和理性，以維護學校利益為出發(fā)點。2.調解：如協(xié)商不成，可以邀請有關部門或第三方調解機構進行調解。調解應遵循自愿、合法、公正的原則，爭取通過調解解決糾紛，避免進入訴訟或仲裁程序，減少學校的時間和精力消耗。3.仲裁或訴訟：經協(xié)商和調解仍無法解決糾紛的，應根據(jù)合同約定的爭議解決方式，及時向仲裁機構申請仲裁或向人民法院提起訴訟。法務部門應負責具體的仲裁或訴訟工作，組織相關證據(jù)，代表學校參加仲裁或訴訟活動。在仲裁或訴訟過程中，要積極維護學校的合法權益，嚴格按照法律程序進行。八、合同的歸檔與保管1.歸檔：合同履行完畢或終止后，歸口管理部門應及時將合同及相關資料整理歸檔。歸檔的資料包括合同文本、合同簽訂申請表、談判記錄、審核意見、履行臺賬、變更協(xié)議、糾紛處理記錄等。希望大家重視合同資料的收集和整理，確保歸檔資料的完整性。2.保管：學校檔案管理部門負責合同檔案的統(tǒng)一保管。檔案管理部門應建立健全合同檔案管理制度，對合同檔案進行分類存放、編號管理，確保檔案的安全和便于查閱。合同檔案的保管期限按照國家有關規(guī)定執(zhí)行。九、監(jiān)督與檢查1.定期檢查：學校將定期對合同管理工作進行檢查，檢查內容