集團(tuán)電腦電話管理辦法

集團(tuán)電腦電話管理辦法?一、引言在當(dāng)今數(shù)字化辦公的時代，電腦和電話作為集團(tuán)日常運營中不可或缺的辦公設(shè)備，其合理使用和有效管理對于提高工作效率、保障信息安全以及降低運營成本至關(guān)重要。本管理辦法旨在規(guī)范集團(tuán)內(nèi)部電腦和電話的使用、維護(hù)、采購等各個環(huán)節(jié)，確保設(shè)備的正常運行和合理配置，以適應(yīng)集團(tuán)業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。本辦法依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定，適用于集團(tuán)總部及各下屬子公司、分公司。二、適用范圍本辦法適用于集團(tuán)內(nèi)所有部門、員工使用的電腦（包括臺式電腦、筆記本電腦）和電話（包括固定電話、移動電話）設(shè)備。涵蓋設(shè)備的采購、使用、維護(hù)、報廢等全生命周期管理。三、管理職責(zé)劃分（一）信息技術(shù)部門1.負(fù)責(zé)集團(tuán)電腦設(shè)備的技術(shù)支持和維護(hù)，包括系統(tǒng)安裝、軟件配置、硬件故障排除等。2.制定電腦設(shè)備的安全策略，如防火墻設(shè)置、病毒防護(hù)等，保障集團(tuán)信息安全。3.對電腦設(shè)備的采購提供技術(shù)建議，參與采購選型過程。4.定期對電腦設(shè)備進(jìn)行巡檢，確保設(shè)備正常運行。（二）行政部門1.負(fù)責(zé)電話設(shè)備的采購、安裝和日常管理。2.制定電話費用的報銷標(biāo)準(zhǔn)和流程，監(jiān)控電話費用的使用情況。3.協(xié)調(diào)電腦和電話設(shè)備的辦公場地分配和布局。（三）各使用部門1.負(fù)責(zé)本部門電腦和電話設(shè)備的日常使用和保管，確保設(shè)備的安全和完整。2.及時向信息技術(shù)部門或行政部門反饋設(shè)備故障和問題。3.遵守集團(tuán)關(guān)于電腦和電話設(shè)備的使用規(guī)定，教育本部門員工正確使用設(shè)備。（四）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核電腦和電話設(shè)備的采購預(yù)算和費用報銷。2.對設(shè)備的資產(chǎn)進(jìn)行核算和管理，定期進(jìn)行資產(chǎn)盤點。四、電腦設(shè)備管理（一）采購管理1.需求申請：各部門根據(jù)工作需要，填寫《電腦設(shè)備采購申請表》，詳細(xì)說明采購的理由、設(shè)備配置要求等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報信息技術(shù)部門和行政部門會簽。2.選型評估：信息技術(shù)部門根據(jù)各部門的需求，對市場上的電腦設(shè)備進(jìn)行調(diào)研和評估，提出選型建議。行政部門負(fù)責(zé)對供應(yīng)商進(jìn)行篩選和談判，確定采購價格和服務(wù)條款。3.采購審批：采購申請經(jīng)信息技術(shù)部門、行政部門和財務(wù)部門審核后，報集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由行政部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購合同。4.驗收交付：電腦設(shè)備到貨后，信息技術(shù)部門和行政部門共同進(jìn)行驗收，檢查設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否符合合同要求。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)，并交付使用部門。（二）使用管理1.設(shè)備分配：行政部門根據(jù)各部門的工作需要和人員編制，合理分配電腦設(shè)備。使用部門負(fù)責(zé)將設(shè)備分配到具體的使用人員，并建立設(shè)備使用臺賬。2.使用規(guī)范-員工應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用電腦設(shè)備，不得擅自更改系統(tǒng)設(shè)置和安裝未經(jīng)授權(quán)的軟件。-不得利用電腦設(shè)備從事與工作無關(guān)的活動，如玩游戲、看視頻、炒股等。-不得在電腦設(shè)備上存儲、傳播非法、有害或涉密信息。3.安全管理-員工應(yīng)設(shè)置強密碼，并定期更換。不得將密碼告知他人。-定期對電腦設(shè)備進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)更新，確保設(shè)備的安全。-涉及集團(tuán)機密信息的電腦設(shè)備應(yīng)采取加密措施，如設(shè)置硬盤加密、文件加密等。（三）維護(hù)管理1.日常維護(hù)：使用人員負(fù)責(zé)電腦設(shè)備的日常清潔和保養(yǎng)，保持設(shè)備的整潔和良好運行狀態(tài)。2.故障維修：當(dāng)電腦設(shè)備出現(xiàn)故障時，使用人員應(yīng)及時向信息技術(shù)部門報修。信息技術(shù)部門應(yīng)在接到報修后及時響應(yīng)，盡快排除故障。對于無法自行修復(fù)的故障，應(yīng)聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行維修。3.軟件升級：信息技術(shù)部門根據(jù)軟件的更新情況和集團(tuán)的實際需求，定期對電腦設(shè)備的操作系統(tǒng)、辦公軟件等進(jìn)行升級。（四）報廢管理1.報廢鑒定：當(dāng)電腦設(shè)備達(dá)到使用年限或出現(xiàn)嚴(yán)重故障無法修復(fù)時，使用部門應(yīng)填寫《電腦設(shè)備報廢申請表》，經(jīng)信息技術(shù)部門鑒定后，報行政部門和財務(wù)部門審核。2.報廢處理：經(jīng)審核同意報廢的電腦設(shè)備，由行政部門負(fù)責(zé)進(jìn)行處理。可以采取捐贈、變賣、銷毀等方式，但應(yīng)確保設(shè)備中的數(shù)據(jù)得到安全清除。五、電話設(shè)備管理（一）采購管理1.需求申請：各部門根據(jù)工作需要，填寫《電話設(shè)備采購申請表》，說明采購的數(shù)量、型號等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報行政部門。2.選型采購：行政部門根據(jù)各部門的需求，對市場上的電話設(shè)備進(jìn)行選型，選擇性價比高的產(chǎn)品進(jìn)行采購。采購過程中應(yīng)簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.安裝調(diào)試：電話設(shè)備到貨后，行政部門負(fù)責(zé)組織安裝和調(diào)試，確保設(shè)備正常使用。（二）使用管理1.設(shè)備分配：行政部門根據(jù)各部門的辦公位置和工作需要，合理分配電話設(shè)備。使用部門負(fù)責(zé)將設(shè)備分配到具體的使用人員。2.使用規(guī)范-員工應(yīng)使用電話設(shè)備進(jìn)行與工作相關(guān)的業(yè)務(wù)溝通，不得利用電話設(shè)備進(jìn)行私人通話或聊天。-不得隨意撥打聲訊臺、國際長途等費用較高的電話。-保持電話設(shè)備的清潔和完好，不得故意損壞。3.費用管理-行政部門制定電話費用的報銷標(biāo)準(zhǔn)和流程，員工應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行費用報銷。-行政部門定期對電話費用進(jìn)行統(tǒng)計和分析，對于費用異常的部門和個人進(jìn)行調(diào)查和處理。（三）維護(hù)管理1.日常維護(hù)：使用人員負(fù)責(zé)電話設(shè)備的日常清潔和保養(yǎng)，如擦拭聽筒、清理按鍵等。2.故障維修：當(dāng)電話設(shè)備出現(xiàn)故障時，使用人員應(yīng)及時向行政部門報修。行政部門應(yīng)及時聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行維修。（四）報廢管理1.報廢鑒定：當(dāng)電話設(shè)備達(dá)到使用年限或出現(xiàn)嚴(yán)重故障無法修復(fù)時，使用部門應(yīng)填寫《電話設(shè)備報廢申請表》，經(jīng)行政部門鑒定后，報財務(wù)部門審核。2.報廢處理：經(jīng)審核同意報廢的電話設(shè)備，由行政部門負(fù)責(zé)進(jìn)行處理?？梢圆扇【栀洝⒆冑u等方式。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門和信息技術(shù)部門應(yīng)定期對集團(tuán)各部門的電腦和電話設(shè)備使用情況進(jìn)行檢查，包括設(shè)備的使用規(guī)范、安全管理、費用控制等方面。2.財務(wù)部門應(yīng)定期對設(shè)備的資產(chǎn)進(jìn)行盤點，確保資產(chǎn)的賬實相符。（二）考核獎懲1.對于遵守本管理辦法，合理使用和管理電腦和電話設(shè)備的部門和個人，集團(tuán)將給予表彰和獎勵。