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單位電腦打印機(jī)管理辦法一、引言在當(dāng)今數(shù)字化辦公的時(shí)代,電腦和打印機(jī)已成為我們?nèi)粘9ぷ髦胁豢苫蛉钡墓ぞ?。它們的高效運(yùn)行對(duì)于保障各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展起著至關(guān)重要的作用。為了確保單位電腦和打印機(jī)得到妥善的管理與合理的使用,提高設(shè)備的使用壽命和辦公效率,同時(shí)遵循相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合本公司實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況,特制定本管理辦法。希望大家能夠認(rèn)真學(xué)習(xí)并遵守本辦法,共同營(yíng)造一個(gè)良好的辦公環(huán)境,讓這些設(shè)備更好地為我們的工作服務(wù)。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有部門(mén)及員工所使用的單位配備的電腦和打印機(jī)設(shè)備。無(wú)論是辦公室日常辦公,還是各項(xiàng)目組在工作過(guò)程中使用的相關(guān)設(shè)備,均在此管理范疇內(nèi)。三、管理職責(zé)(一)行政管理部門(mén)1.全面負(fù)責(zé)單位電腦和打印機(jī)設(shè)備的統(tǒng)籌管理工作。包括設(shè)備的采購(gòu)規(guī)劃、選型評(píng)估等前期工作,確保所采購(gòu)的設(shè)備能夠滿足公司各部門(mén)的實(shí)際工作需求,同時(shí)在性能和質(zhì)量上達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)。2.制定并完善電腦和打印機(jī)的管理制度,并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。定期對(duì)制度進(jìn)行審查,根據(jù)實(shí)際使用情況和行業(yè)發(fā)展進(jìn)行修訂和更新,以保證制度的有效性和適應(yīng)性。3.協(xié)調(diào)解決電腦和打印機(jī)在使用過(guò)程中出現(xiàn)的各類問(wèn)題,如跨部門(mén)設(shè)備調(diào)配、重大故障處理等。當(dāng)遇到設(shè)備沖突或資源緊張的情況時(shí),要合理安排,最大限度地滿足工作需要。4.組織對(duì)員工進(jìn)行電腦和打印機(jī)使用相關(guān)的培訓(xùn),包括新設(shè)備的操作方法、常見(jiàn)故障的簡(jiǎn)單處理、安全使用規(guī)范等內(nèi)容。我們鼓勵(lì)行政管理部門(mén)根據(jù)員工的實(shí)際需求,制定多樣化、實(shí)用性強(qiáng)的培訓(xùn)課程,提高員工的設(shè)備使用技能。(二)信息技術(shù)部門(mén)1.承擔(dān)單位電腦和打印機(jī)的技術(shù)支持與維護(hù)工作。負(fù)責(zé)設(shè)備的安裝調(diào)試、系統(tǒng)配置、網(wǎng)絡(luò)連接等技術(shù)工作,確保設(shè)備能夠正常投入使用。對(duì)于新采購(gòu)的設(shè)備,要及時(shí)進(jìn)行檢測(cè)和安裝,保證其迅速融入辦公環(huán)境。2.定期對(duì)電腦和打印機(jī)進(jìn)行巡檢,及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理潛在的硬件故障和軟件問(wèn)題。建立設(shè)備維護(hù)檔案,詳細(xì)記錄設(shè)備的維修歷史、更換部件等信息,為后續(xù)的維護(hù)和管理提供參考依據(jù)。希望信息技術(shù)部門(mén)能夠加強(qiáng)巡檢的力度和頻率,盡可能將問(wèn)題扼殺在萌芽狀態(tài),減少對(duì)工作的影響。3.為員工提供電腦和打印機(jī)使用過(guò)程中的技術(shù)咨詢服務(wù),解答員工在操作、軟件使用等方面遇到的疑問(wèn)。同時(shí),協(xié)助員工解決一些較為復(fù)雜的技術(shù)問(wèn)題,確保員工能夠順利開(kāi)展工作。我們鼓勵(lì)信息技術(shù)部門(mén)建立便捷的溝通渠道,如在線咨詢平臺(tái)、技術(shù)支持熱線等,方便員工隨時(shí)獲取幫助。4.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和技術(shù)更新的需要,提出電腦和打印機(jī)設(shè)備的升級(jí)和更新建議。關(guān)注行業(yè)最新技術(shù)動(dòng)態(tài),評(píng)估新技術(shù)對(duì)公司業(yè)務(wù)的適用性,為公司設(shè)備的合理更新提供專業(yè)的參考意見(jiàn)。(三)各部門(mén)負(fù)責(zé)人1.負(fù)責(zé)本部門(mén)電腦和打印機(jī)設(shè)備的日常使用管理,監(jiān)督本部門(mén)員工按照規(guī)定使用設(shè)備,確保設(shè)備的安全和正常運(yùn)行。引導(dǎo)部門(mén)員工愛(ài)護(hù)設(shè)備,養(yǎng)成良好的使用習(xí)慣,避免因人為因素造成設(shè)備損壞。2.根據(jù)本部門(mén)工作需求,合理安排設(shè)備的使用,提高設(shè)備的使用效率。當(dāng)部門(mén)內(nèi)設(shè)備出現(xiàn)資源緊張的情況時(shí),要進(jìn)行合理調(diào)配,優(yōu)先保障重要工作的開(kāi)展。3.及時(shí)向行政管理部門(mén)和信息技術(shù)部門(mén)反饋本部門(mén)電腦和打印機(jī)在使用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題和需求,協(xié)助相關(guān)部門(mén)做好設(shè)備的維修和管理工作。希望各部門(mén)負(fù)責(zé)人能夠積極與相關(guān)管理部門(mén)溝通,共同解決設(shè)備管理中的難題。(四)員工個(gè)人1.要嚴(yán)格遵守本管理辦法,正確使用和愛(ài)護(hù)所分配的電腦和打印機(jī)設(shè)備。熟悉設(shè)備的操作方法,按照規(guī)范流程進(jìn)行操作,避免因操作不當(dāng)導(dǎo)致設(shè)備損壞或數(shù)據(jù)丟失。我們鼓勵(lì)大家積極學(xué)習(xí)設(shè)備的使用知識(shí),提高自身的操作技能。2.不得擅自拆卸、改裝電腦和打印機(jī)設(shè)備,不得隨意安裝未經(jīng)授權(quán)的軟件。如有特殊需求,需向信息技術(shù)部門(mén)提出申請(qǐng),經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行相關(guān)操作。希望大家能夠理解這是為了保障設(shè)備的穩(wěn)定性和系統(tǒng)安全,共同維護(hù)公司的辦公環(huán)境。3.在使用過(guò)程中,如發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)故障或異常情況,應(yīng)及時(shí)向部門(mén)負(fù)責(zé)人報(bào)告,并配合信息技術(shù)部門(mén)進(jìn)行維修和處理。不得隱瞞設(shè)備故障或強(qiáng)行繼續(xù)使用,以免造成更嚴(yán)重的后果。四、設(shè)備采購(gòu)與配置(一)采購(gòu)流程1.各部門(mén)根據(jù)實(shí)際工作需要,填寫(xiě)《設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)表》,詳細(xì)說(shuō)明所需電腦或打印機(jī)的型號(hào)、配置、數(shù)量等信息,并注明采購(gòu)原因和預(yù)計(jì)使用時(shí)間。申請(qǐng)表需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審核后,提交至行政管理部門(mén)。2.行政管理部門(mén)對(duì)各部門(mén)提交的采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行匯總和初審,結(jié)合公司整體預(yù)算、設(shè)備使用情況以及未來(lái)發(fā)展規(guī)劃,評(píng)估采購(gòu)的必要性和合理性。對(duì)于不合理的采購(gòu)申請(qǐng),行政管理部門(mén)應(yīng)與申請(qǐng)部門(mén)進(jìn)行溝通,協(xié)商調(diào)整采購(gòu)方案。3.初審?fù)ㄟ^(guò)后,行政管理部門(mén)將采購(gòu)申請(qǐng)?zhí)峤恢凉竟芾韺訉徟?。?jīng)管理層批準(zhǔn)后,行政管理部門(mén)會(huì)同信息技術(shù)部門(mén)進(jìn)行設(shè)備的選型工作。信息技術(shù)部門(mén)根據(jù)專業(yè)知識(shí)和公司實(shí)際需求,提供設(shè)備的技術(shù)參數(shù)和推薦品牌型號(hào)等信息,行政管理部門(mén)綜合考慮價(jià)格、性能、售后服務(wù)等因素,確定最終的采購(gòu)方案。4.行政管理部門(mén)按照公司采購(gòu)制度,通過(guò)正規(guī)渠道選擇供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。在采購(gòu)過(guò)程中,要簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同,明確設(shè)備的規(guī)格、價(jià)格、交貨時(shí)間、售后服務(wù)等條款,確保采購(gòu)的設(shè)備符合公司要求,并保障公司的合法權(quán)益。(二)配置原則1.電腦配置應(yīng)根據(jù)不同崗位的工作需求進(jìn)行合理配置。對(duì)于以文字處理、日常辦公軟件使用為主的崗位,配置能夠滿足基本辦公需求的電腦即可;對(duì)于需要處理圖形圖像、視頻編輯等對(duì)性能要求較高的崗位,應(yīng)配備相應(yīng)高性能的電腦設(shè)備。我們希望通過(guò)合理配置,既能滿足工作需要,又能避免資源浪費(fèi)。2.打印機(jī)配置應(yīng)結(jié)合部門(mén)打印量和打印需求進(jìn)行選擇。對(duì)于打印量較小的部門(mén),可配備普通的噴墨或激光打印機(jī);對(duì)于打印量較大且有雙面打印、網(wǎng)絡(luò)打印等需求的部門(mén),應(yīng)考慮配置功能更強(qiáng)大的一體機(jī)設(shè)備。同時(shí),要考慮打印機(jī)的耗材成本和后期維護(hù)費(fèi)用,選擇性價(jià)比高的設(shè)備。3.在設(shè)備配置過(guò)程中,要充分考慮設(shè)備的兼容性和可擴(kuò)展性。電腦操作系統(tǒng)、辦公軟件等要與公司現(xiàn)有系統(tǒng)和軟件兼容,打印機(jī)要能與電腦及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境良好適配。此外,為適應(yīng)未來(lái)業(yè)務(wù)發(fā)展的需要,設(shè)備應(yīng)具備一定的可擴(kuò)展性,便于進(jìn)行升級(jí)和維護(hù)。五、設(shè)備使用與管理(一)電腦使用規(guī)范1.員工在使用電腦時(shí),應(yīng)設(shè)置個(gè)人專用賬號(hào)和密碼,并妥善保管。密碼應(yīng)具有一定的強(qiáng)度,避免使用簡(jiǎn)單易猜的字符組合,防止賬號(hào)被盜用。這不僅是保護(hù)個(gè)人工作數(shù)據(jù)的需要,也是保障公司信息安全的重要措施,希望大家高度重視。2.不得在辦公電腦上安裝與工作無(wú)關(guān)的軟件,如游戲軟件、影視播放軟件等。如有特殊軟件需求,需向信息技術(shù)部門(mén)提出申請(qǐng),經(jīng)審核批準(zhǔn)后,由信息技術(shù)部門(mén)統(tǒng)一安裝。這樣做可以避免因安裝未經(jīng)授權(quán)的軟件導(dǎo)致系統(tǒng)不穩(wěn)定或感染病毒,影響正常工作。3.在使用電腦過(guò)程中,要養(yǎng)成定期備份重要數(shù)據(jù)的習(xí)慣??梢岳霉咎峁┑木W(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)設(shè)備或外部存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份,避免因電腦故障、病毒感染等原因造成數(shù)據(jù)丟失。我們鼓勵(lì)大家制定合理的數(shù)據(jù)備份計(jì)劃,確保重要數(shù)據(jù)的安全性和完整性。4.禁止在辦公電腦上瀏覽非法網(wǎng)站、下載非法文件或傳播有害信息。遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司的信息安全政策,維護(hù)公司的良好形象和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為,公司將嚴(yán)肅處理。5.長(zhǎng)時(shí)間不使用電腦時(shí),應(yīng)及時(shí)關(guān)閉電腦或設(shè)置為待機(jī)、休眠狀態(tài),以節(jié)約能源。離開(kāi)座位時(shí),應(yīng)鎖定電腦屏幕,防止他人未經(jīng)授權(quán)訪問(wèn)電腦中的數(shù)據(jù)。這不僅是環(huán)保意識(shí)的體現(xiàn),也是保護(hù)工作信息安全的必要操作,希望大家自覺(jué)遵守。(二)打印機(jī)使用規(guī)范1.員工應(yīng)熟悉打印機(jī)的操作方法,按照打印機(jī)的使用說(shuō)明進(jìn)行操作。在打印前,要仔細(xì)核對(duì)打印內(nèi)容、紙張規(guī)格、打印份數(shù)等信息,避免因錯(cuò)誤操作造成紙張浪費(fèi)。對(duì)于不熟悉的打印功能,可向信息技術(shù)部門(mén)咨詢或?qū)で髱椭?.提倡雙面打印和共享打印,以節(jié)約紙張資源。在非必要情況下,盡量采用雙面打印方式進(jìn)行文件打印。同時(shí),對(duì)于多人需要打印相同文件的情況,鼓勵(lì)大家通過(guò)共享打印的方式,減少打印份數(shù)。這是我們踐行環(huán)保理念,降低辦公成本的重要舉措,希望大家積極響應(yīng)。3.嚴(yán)禁使用打印機(jī)打印與工作無(wú)關(guān)的資料,如個(gè)人文件、學(xué)習(xí)資料等。公司的打印機(jī)資源是為了滿足工作需要而配備的,希望大家能夠自覺(jué)遵守這一規(guī)定,共同維護(hù)設(shè)備的合理使用。4.如發(fā)現(xiàn)打印機(jī)出現(xiàn)卡紙、缺紙、墨水或碳粉不足等常見(jiàn)故障,應(yīng)按照打印機(jī)操作指南進(jìn)行簡(jiǎn)單處理。如無(wú)法解決,應(yīng)及時(shí)向信息技術(shù)部門(mén)報(bào)告,并在打印機(jī)上張貼故障標(biāo)識(shí),避免其他員工繼續(xù)使用造成更嚴(yán)重的損壞。(三)設(shè)備借用與調(diào)配1.因工作需要,員工之間需借用電腦或打印機(jī)設(shè)備時(shí),應(yīng)填寫(xiě)《設(shè)備借用申請(qǐng)表》,注明借用設(shè)備的名稱、型號(hào)、借用時(shí)間、借用原因等信息,經(jīng)借用人和出借人雙方部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后,方可借用。借用期間,借用人應(yīng)妥善保管和使用設(shè)備,如有損壞應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.公司根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和工作調(diào)整的需要,可能會(huì)對(duì)電腦和打印機(jī)設(shè)備進(jìn)行跨部門(mén)調(diào)配。行政管理部門(mén)在進(jìn)行設(shè)備調(diào)配時(shí),會(huì)提前與相關(guān)部門(mén)溝通協(xié)調(diào),確保調(diào)配工作的順利進(jìn)行。各部門(mén)應(yīng)積極配合,按照要求及時(shí)移交設(shè)備,并做好相關(guān)的交接記錄。六、設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)(一)日常維護(hù)1.員工在日常使用電腦和打印機(jī)時(shí),應(yīng)保持設(shè)備的清潔。定期使用干凈柔軟的布擦拭電腦屏幕、主機(jī)外殼、打印機(jī)機(jī)身等部位,避免灰塵積累影響設(shè)備性能。對(duì)于打印機(jī)的內(nèi)部部件,如硒鼓、墨盒等,如需清潔,應(yīng)按照操作說(shuō)明或在信息技術(shù)部門(mén)的指導(dǎo)下進(jìn)行,避免因不當(dāng)操作造成損壞。2.電腦和打印機(jī)周圍應(yīng)保持良好的通風(fēng)環(huán)境,避免在高溫、潮濕或灰塵較多的環(huán)境中使用設(shè)備。同時(shí),要注意電源的穩(wěn)定,避免因突然停電或電壓波動(dòng)對(duì)設(shè)備造成損害。有條件的情況下,可以為設(shè)備配備不間斷電源(UPS),以保障在停電時(shí)設(shè)備能夠正常關(guān)閉,保護(hù)數(shù)據(jù)安全。3.定期更新電腦操作系統(tǒng)的補(bǔ)丁程序、殺毒軟件的病毒庫(kù)以及打印機(jī)的驅(qū)動(dòng)程序等,以提高設(shè)備的安全性和穩(wěn)定性。信息技術(shù)部門(mén)會(huì)定期發(fā)布相關(guān)的更新信息和操作指南,希望大家及時(shí)關(guān)注并按照要求進(jìn)行更新。(二)定期巡檢與維護(hù)1.信息技術(shù)部門(mén)應(yīng)制定詳細(xì)的電腦和打印機(jī)設(shè)備巡檢計(jì)劃,定期對(duì)公司內(nèi)的設(shè)備進(jìn)行全面檢查。巡檢內(nèi)容包括設(shè)備的硬件運(yùn)行情況、軟件系統(tǒng)狀態(tài)、網(wǎng)絡(luò)連接狀況等,及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理潛在的問(wèn)題。每次巡檢后,要填寫(xiě)《設(shè)備巡檢記錄表》,詳細(xì)記錄巡檢情況和發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。2.根據(jù)設(shè)備的使用情況和維護(hù)需求,信息技術(shù)部門(mén)定期對(duì)電腦進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化,如清理磁盤(pán)空間、優(yōu)化開(kāi)機(jī)啟動(dòng)項(xiàng)、修復(fù)系統(tǒng)漏洞等。對(duì)于打印機(jī),要定期進(jìn)行打印頭校準(zhǔn)、墨盒或硒鼓的清潔保養(yǎng)等工作,確保打印機(jī)的打印質(zhì)量和性能。3.在設(shè)備使用一定年限后,信息技術(shù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)設(shè)備的性能和運(yùn)行狀況,提出設(shè)備的維護(hù)升級(jí)建議。對(duì)于一些關(guān)鍵部件老化、性能下降嚴(yán)重的設(shè)備,可考慮進(jìn)行部件更換或整體升級(jí),以延長(zhǎng)設(shè)備的使用壽命,滿足工作需求。(三)故障維修1.當(dāng)電腦或打印機(jī)出現(xiàn)故障時(shí),使用人應(yīng)及時(shí)向信息技術(shù)部門(mén)報(bào)修,并描述故障現(xiàn)象和出現(xiàn)故障前的操作情況。信息技術(shù)部門(mén)接到報(bào)修后,應(yīng)及時(shí)響應(yīng),根據(jù)故障的嚴(yán)重程度和影響范圍,安排維修人員進(jìn)行處理。2.對(duì)于一些簡(jiǎn)單的故障,信息技術(shù)部門(mén)維修人員可通過(guò)遠(yuǎn)程協(xié)助或電話指導(dǎo)的方式,幫助使用人解決問(wèn)題。對(duì)于需要現(xiàn)場(chǎng)維修的故障,維修人員應(yīng)盡快到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行檢測(cè)和維修。在維修過(guò)程中,要盡量縮短維修時(shí)間,減少對(duì)工作的影響。3.如設(shè)備故障較為嚴(yán)重,需要更換部件或送外維修,信息技術(shù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門(mén)溝通,說(shuō)明情況,并協(xié)調(diào)做好工作安排。對(duì)于送外維修的設(shè)備,要選擇正規(guī)的維修機(jī)構(gòu),并簽訂維修協(xié)議,確保設(shè)備維修后的質(zhì)量和數(shù)據(jù)安全。維修完成后,要對(duì)設(shè)備進(jìn)行測(cè)試,確認(rèn)故障已排除,設(shè)備能夠正常使用。七、設(shè)備報(bào)廢與處置(一)報(bào)廢條件1.電腦和打印機(jī)設(shè)備達(dá)到規(guī)定的使用年限,且設(shè)備性能嚴(yán)重下降,無(wú)法通過(guò)維修和升級(jí)滿足工作需要的,可以申請(qǐng)報(bào)廢。具體使用年限可根據(jù)設(shè)備的類型、品牌和實(shí)際使用情況,由信息技術(shù)部門(mén)和行政管理部門(mén)共同確定。2.設(shè)備因意外事故、自然災(zāi)害等原因造成嚴(yán)重?fù)p壞,維修成本過(guò)高,且維修后仍無(wú)法正常使用或性能無(wú)法滿足工作要求的,可申請(qǐng)報(bào)廢。3.因技術(shù)更新?lián)Q代,設(shè)備已被淘汰,且無(wú)使用價(jià)值和改造升級(jí)意義的,可申請(qǐng)報(bào)廢。(二)報(bào)廢流程1.設(shè)備使用部門(mén)填寫(xiě)《設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》,詳細(xì)說(shuō)明設(shè)備的名稱、型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息,并附上相關(guān)的證明材料,如設(shè)備損壞照片、維修報(bào)告等。申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審核后,提交至行政管理部門(mén)。2.行政管理部門(mén)會(huì)同信息技術(shù)部門(mén)對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行鑒定和審核。信息技術(shù)部門(mén)對(duì)設(shè)備進(jìn)行技術(shù)評(píng)估,確認(rèn)設(shè)備是否符合報(bào)廢條件;行政管理部門(mén)對(duì)設(shè)備的資產(chǎn)情況進(jìn)行核實(shí),確保設(shè)備的報(bào)廢處理符合公司資產(chǎn)管理規(guī)定。3.經(jīng)審核通過(guò)的報(bào)廢申請(qǐng),提交至公司管理層審批。管理層根據(jù)公司的整體情況和設(shè)備報(bào)廢的必要性,做出最終的審批決定。4.對(duì)于批準(zhǔn)報(bào)廢的設(shè)備,行政管理部門(mén)應(yīng)按照公司的資產(chǎn)處置規(guī)定進(jìn)行處理??梢圆扇【栀?zèng)、拆解、出售給有資質(zhì)的回收公司等方式,確保設(shè)備的合理處置,避免造成環(huán)境污染和資源浪費(fèi)。同時(shí),要做好相關(guān)的資產(chǎn)核銷工作,更新公司的固定資產(chǎn)臺(tái)賬。八、監(jiān)督與考核1.行政管理部門(mén)和信息技術(shù)部門(mén)將定期對(duì)各部門(mén)電腦和打印機(jī)的使用管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括設(shè)備的使用規(guī)范、維護(hù)保養(yǎng)情況、設(shè)備借用與調(diào)配記錄等方面。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,及時(shí)向相關(guān)部門(mén)反饋,并要求限期整改。2.將電腦和打印機(jī)的使用管理情況納入部門(mén)和員工的績(jī)效考核體系。對(duì)于嚴(yán)格遵守本管理辦法,設(shè)備使用和管理良好的部門(mén)和個(gè)人,公司將給

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