項目內(nèi)部合同管理辦法

項目內(nèi)部合同管理辦法一、前言在咱們公司，項目的順利推進離不開有效的合同管理。隨著業(yè)務(wù)的不斷拓展，項目數(shù)量日益增多，涉及的合同種類也越發(fā)繁雜。為了確保每個項目都能按照計劃有序進行，保障公司的合法權(quán)益，同時提升團隊協(xié)作效率，咱們制定了這份《項目內(nèi)部合同管理辦法》。希望大家認真學習并遵守，讓我們攜手把項目合同管理工作做得更加出色。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有項目相關(guān)合同的管理，包括但不限于工程建設(shè)項目合同、產(chǎn)品銷售項目合同、服務(wù)提供項目合同等。無論是與外部客戶簽訂的合同，還是公司內(nèi)部不同部門之間因項目協(xié)作而簽訂的合同，都應(yīng)遵循本辦法的規(guī)定。三、合同管理原則1.合法性原則：所有合同的簽訂、履行、變更及終止等活動都必須符合國家法律法規(guī)的要求。咱們在擬定和執(zhí)行合同的過程中，一定要嚴格審查合同條款，確保不觸碰法律紅線。只有合法合規(guī)，公司的權(quán)益才能得到切實保障，項目才能順利開展。2.全面性原則：合同管理應(yīng)涵蓋合同從起草、談判、簽訂、履行到歸檔的全過程。每個環(huán)節(jié)都至關(guān)重要，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)疏漏，都可能給項目帶來風險。所以，大家在日常工作中，要注重合同管理的全面性，不能只關(guān)注某一個階段。3.權(quán)責明確原則：明確各部門在合同管理中的職責和權(quán)限，避免出現(xiàn)職責不清、相互推諉的情況。每個部門、每個崗位在合同管理中都有自己的任務(wù)，大家要各司其職，共同協(xié)作，確保合同管理工作的順暢進行。4.風險防控原則：要樹立風險意識，對合同可能存在的風險進行提前識別、評估和防控。在合同簽訂前，充分考慮各種可能出現(xiàn)的情況，制定相應(yīng)的應(yīng)對措施，將風險降到最低。這不僅能保障公司的利益，也有助于項目的穩(wěn)定推進。四、合同管理職責分工（一）合同管理部門1.制度制定與修訂：負責制定、修訂公司項目內(nèi)部合同管理制度，并組織相關(guān)培訓，確保公司員工熟悉合同管理流程和要求。希望合同管理部門能定期審視制度的適用性，根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和法律法規(guī)變化及時調(diào)整，為大家提供清晰、有效的管理指引。2.合同審核：對各類項目合同進行合法性、合規(guī)性審核，重點審查合同條款是否符合法律法規(guī)、公司政策以及行業(yè)慣例，確保合同的嚴謹性和完整性。在審核過程中，要認真細致，不放過任何一個可能存在風險的條款，為公司把好合同審核關(guān)。3.合同編號與臺賬管理：為每份合同分配唯一的編號，并建立合同臺賬，記錄合同的基本信息、簽訂時間、履行情況等。通過合同編號和臺賬管理，方便公司對合同進行統(tǒng)一管理和查詢，隨時掌握合同的動態(tài)。合同管理部門要確保臺賬信息的及時更新和準確無誤。4.監(jiān)督檢查：定期對公司合同管理工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。通過監(jiān)督檢查，促進各部門不斷提高合同管理水平，保障公司合同管理工作的規(guī)范運行。（二）業(yè)務(wù)部門1.合同起草：根據(jù)項目實際需求，負責起草項目合同初稿。在起草過程中，要充分考慮項目的具體情況和雙方的權(quán)利義務(wù)，確保合同條款清晰、明確、合理。業(yè)務(wù)部門作為項目的直接參與方，對項目情況最為了解，希望大家能認真對待合同起草工作，為后續(xù)的合同審核和簽訂打下良好基礎(chǔ)。2.合同談判：組織與合同相對方進行合同談判，就合同條款達成一致意見。談判過程中，要充分了解對方的需求和關(guān)注點，在維護公司利益的前提下，尋求雙方都能接受的解決方案。業(yè)務(wù)部門要提前做好談判準備，制定合理的談判策略，爭取在談判中占據(jù)有利地位。3.合同履行跟蹤：負責跟蹤合同的履行情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。如遇合同變更、違約等情況，要及時向合同管理部門報告，并按照相關(guān)規(guī)定處理。業(yè)務(wù)部門要密切關(guān)注合同履行動態(tài)，確保項目按照合同約定順利推進。4.資料收集與整理：負責收集、整理與合同相關(guān)的資料，包括但不限于合同文本、往來函件、驗收報告等，并在合同履行完畢后及時移交合同管理部門歸檔。這些資料是合同管理的重要依據(jù)，業(yè)務(wù)部門要妥善保管，確保資料的完整性和真實性。（三）法務(wù)部門1.法律咨詢：為合同管理工作提供法律咨詢服務(wù)，解答合同管理過程中遇到的法律問題。法務(wù)部門作為公司的法律專業(yè)團隊，要及時為大家提供準確、專業(yè)的法律意見，幫助大家規(guī)避法律風險。2.重大合同審核：參與重大項目合同的審核，從法律角度對合同條款進行把關(guān)，確保合同的法律效力。對于重大合同，法務(wù)部門要進行深入研究和分析，提出切實可行的法律建議，保障公司的合法權(quán)益。3.法律風險防控：協(xié)助合同管理部門識別、評估合同中的法律風險，并制定相應(yīng)的防控措施。法務(wù)部門要結(jié)合公司業(yè)務(wù)特點和法律法規(guī)變化，不斷完善法律風險防控機制，為公司的穩(wěn)健發(fā)展保駕護航。（四）財務(wù)部門1.費用審核：對合同涉及的費用條款進行審核，確保費用計算準確、支付方式合理，并符合公司財務(wù)管理制度。財務(wù)部門要嚴格按照財務(wù)規(guī)定對合同費用進行審核，避免出現(xiàn)費用不合理或支付風險。2.資金安排與支付：根據(jù)合同約定和項目進度，合理安排資金，并按照規(guī)定辦理合同款項的支付手續(xù)。財務(wù)部門要確保資金的及時到位和安全支付，保障項目的順利進行。3.財務(wù)監(jiān)督：對合同履行過程中的財務(wù)情況進行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)異常情況及時向相關(guān)部門通報。通過財務(wù)監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中的財務(wù)問題，防范財務(wù)風險。五、合同簽訂管理（一）合同起草1.模板使用：業(yè)務(wù)部門應(yīng)優(yōu)先使用公司制定的合同模板進行起草。合同模板是經(jīng)過公司多部門共同研究制定的，具有較高的規(guī)范性和通用性，能夠有效降低合同風險。如果項目有特殊情況，需要對模板進行修改，應(yīng)在修改前與合同管理部門和法務(wù)部門溝通，確保修改后的條款符合法律法規(guī)和公司政策。2.條款明確：合同條款應(yīng)明確、具體，避免使用模糊不清或容易產(chǎn)生歧義的表述。要詳細規(guī)定雙方的權(quán)利義務(wù)、項目內(nèi)容、交付時間、質(zhì)量標準、費用結(jié)算方式、違約責任等重要條款。在起草過程中，要充分考慮各種可能出現(xiàn)的情況，確保合同具有可操作性。例如，在規(guī)定交付時間時，要明確具體的日期或時間區(qū)間；在規(guī)定質(zhì)量標準時，要引用相關(guān)的國家標準或行業(yè)標準，或者詳細描述具體的質(zhì)量要求。3.附件完整性：根據(jù)項目實際情況，合同可能需要附帶相關(guān)附件，如技術(shù)協(xié)議、服務(wù)清單、圖紙等。業(yè)務(wù)部門要確保附件內(nèi)容完整、準確，并與合同正文相互呼應(yīng)。附件與合同正文具有同等法律效力，大家要認真對待附件的編制和審核工作。（二）合同審核1.內(nèi)部審核流程：合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)首先進行內(nèi)部審核，確保合同內(nèi)容符合項目要求和部門職責。內(nèi)部審核通過后，將合同提交給合同管理部門進行合法性、合規(guī)性審核。合同管理部門審核通過后，再根據(jù)合同的性質(zhì)和金額，決定是否需要提交法務(wù)部門和財務(wù)部門進行專業(yè)審核。對于重大合同，必須經(jīng)過法務(wù)部門和財務(wù)部門的審核。在審核過程中，各部門要認真負責，按照各自的職責對合同進行全面審查，提出明確的審核意見。2.審核意見反饋與修改：審核部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)將審核意見反饋給業(yè)務(wù)部門。業(yè)務(wù)部門要根據(jù)審核意見對合同進行修改，并將修改后的合同再次提交審核部門確認。如果業(yè)務(wù)部門對審核意見有不同看法，應(yīng)及時與審核部門溝通，共同協(xié)商解決。通過反復(fù)溝通和修改，確保合同條款既能滿足項目需求，又符合公司的管理要求和法律法規(guī)規(guī)定。3.審核記錄保存：合同管理部門要對合同審核過程進行記錄，包括審核部門、審核意見、修改情況等。這些記錄是合同管理的重要檔案，有助于追溯合同審核的全過程，也為后續(xù)的合同管理工作提供參考。（三）合同簽訂1.簽訂權(quán)限：合同簽訂應(yīng)嚴格按照公司規(guī)定的授權(quán)范圍進行。一般情況下，法定代表人或其授權(quán)代表有權(quán)簽訂合同。對于超出授權(quán)范圍的合同，必須經(jīng)過特別授權(quán)。業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，要確認簽訂人的授權(quán)情況，避免出現(xiàn)無權(quán)代理或越權(quán)代理的情況。2.簽訂形式：合同應(yīng)采用書面形式簽訂，并加蓋公司公章或合同專用章。在簽訂合同前，要仔細核對合同文本的內(nèi)容，確保與審核通過的版本一致。簽訂時，雙方簽字蓋章要清晰、完整，注明簽訂日期。對于多頁合同，要加蓋騎縫章，防止合同內(nèi)容被篡改。3.合同份數(shù)：根據(jù)合同履行的需要，確定合同的簽訂份數(shù)。一般情況下，合同雙方各執(zhí)一份，公司內(nèi)部合同管理部門、業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門也應(yīng)留存一份。合同份數(shù)要合理確定，既要滿足各方履行合同和管理的需要，又要避免不必要的浪費。六、合同履行管理（一）履行跟蹤1.定期報告：業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負責合同履行的跟蹤工作，并定期向部門負責人和合同管理部門報告合同履行情況。報告內(nèi)容包括項目進展、交付情況、款項支付情況、存在的問題等。通過定期報告，公司管理層和相關(guān)部門能夠及時了解合同履行動態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題并及時解決。2.動態(tài)監(jiān)控：合同管理部門要對合同履行情況進行動態(tài)監(jiān)控，通過查閱業(yè)務(wù)部門的報告、與相關(guān)人員溝通等方式，掌握合同履行的整體情況。對于重點項目合同，要加大監(jiān)控力度，確保項目按計劃推進。如果發(fā)現(xiàn)合同履行出現(xiàn)異常情況，合同管理部門要及時督促業(yè)務(wù)部門采取措施解決。（二）變更管理1.變更申請：在合同履行過程中，如果需要對合同內(nèi)容進行變更，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提出書面變更申請，說明變更的原因、內(nèi)容、對項目進度和費用的影響等。變更申請必須經(jīng)過相關(guān)部門的審核和批準，重大變更還需經(jīng)過公司管理層的決策。業(yè)務(wù)部門在提出變更申請前，要充分評估變更對項目的影響，確保變更后的合同仍然能夠滿足項目需求。2.變更協(xié)議簽訂：變更申請批準后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與合同相對方協(xié)商簽訂變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的具體內(nèi)容、雙方的權(quán)利義務(wù)調(diào)整、費用變更等事項。變更協(xié)議的簽訂程序與原合同簽訂程序相同，必須經(jīng)過審核、簽字蓋章等環(huán)節(jié)。變更協(xié)議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。3.變更通知與執(zhí)行：變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門要及時將變更內(nèi)容通知相關(guān)部門和人員，確保大家了解合同變更情況，并按照變更后的要求執(zhí)行。同時，業(yè)務(wù)部門要跟蹤變更協(xié)議的執(zhí)行情況，確保變更內(nèi)容得到有效落實。（三）違約處理1.違約識別：在合同履行過程中，業(yè)務(wù)部門要密切關(guān)注合同相對方的履行情況，及時識別是否存在違約行為。違約行為包括但不限于未按時交付、交付質(zhì)量不符合要求、未按約定支付款項等。一旦發(fā)現(xiàn)違約行為，業(yè)務(wù)部門要立即收集相關(guān)證據(jù)，如往來函件、驗收報告、照片、視頻等，為后續(xù)的違約處理提供依據(jù)。2.協(xié)商解決：發(fā)現(xiàn)違約行為后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)首先嘗試與合同相對方進行協(xié)商，要求其承擔違約責任，采取補救措施。在協(xié)商過程中，要保持理性和克制，以解決問題為出發(fā)點，盡量通過友好協(xié)商達成一致意見。協(xié)商過程要做好記錄，包括協(xié)商時間、地點、參與人員、協(xié)商內(nèi)容、對方的態(tài)度和意見等。3.法律途徑：如果協(xié)商無法解決問題，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向合同管理部門和法務(wù)部門報告，根據(jù)法務(wù)部門的建議，考慮通過法律途徑解決糾紛。在采取法律行動前，要充分評估法律風險和成本，確保采取的措施符合公司的利益。法務(wù)部門要負責具體的法律訴訟或仲裁工作，業(yè)務(wù)部門要積極配合，提供相關(guān)證據(jù)和資料。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.及時整理：合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集、整理與合同相關(guān)的資料，包括合同文本、變更協(xié)議、往來函件、驗收報告、支付憑證等。這些資料是合同履行過程的重要記錄，對于公司的項目管理和后續(xù)可能出現(xiàn)的糾紛處理具有重要意義。業(yè)務(wù)部門要按照檔案管理的要求，對資料進行分類整理，確保資料的完整性和準確性。2.移交歸檔：業(yè)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)將整理好的合同資料移交給合同管理部門歸檔。移交時，要填寫移交清單，注明移交資料的名稱、份數(shù)、日期等信息，并由雙方簽字確認。合同管理部門要對移交的資料進行審核，如發(fā)現(xiàn)資料不完整或不符合要求，應(yīng)及時通知業(yè)務(wù)部門補充或更正。（二）檔案保管1.專人負責：合同管理部門應(yīng)指定專人負責合同檔案的保管工作，確保檔案的安全和完整。檔案保管人員要具備一定的檔案管理知識和技能，熟悉檔案保管的相關(guān)規(guī)定和流程。2.存放要求：合同檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房或文件柜中，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案不受損壞。檔案存放要按照一定的順序進行排列，便于查找和借閱。同時，要建立檔案索引目錄，記錄檔案的基本信息和存放位置。3.電子檔案管理：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，公司應(yīng)逐步推進合同檔案的電子化管理。合同管理部門要將紙質(zhì)合同掃描成電子文檔，并進行分類存儲。電子檔案要設(shè)置訪問權(quán)限，確保檔案的安全性。同時，要定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案借閱1.借閱申請：公司內(nèi)部員工因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱原因、借閱合同名稱、借閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人和合同管理部門負責人批準。借閱申請表要留存?zhèn)洳?，以便跟蹤檔案的借閱情況。2.借閱期限：借閱期限一般不超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向合同管理部門申請。借閱人員要在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，不得逾期。3.借閱紀律：借閱人員要妥善保管借閱的合同檔案，不得涂改、損壞、丟失。歸還檔案時，檔案