水利局檔案管理暫行辦法

水利局檔案管理暫行辦法一、引言親愛(ài)的水利局同事們，檔案管理工作對(duì)于我們水利局的運(yùn)營(yíng)和發(fā)展至關(guān)重要。它記錄著我們?cè)谒こ探ㄔO(shè)、水資源管理、防汛抗旱等各項(xiàng)工作中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，是我們工作成果的重要體現(xiàn)，也是未來(lái)決策和工作開展的重要依據(jù)。在過(guò)去二十年的工作中，我深刻體會(huì)到檔案管理的有序與否，直接影響著整個(gè)水利局的工作效率和質(zhì)量。為了進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，結(jié)合水利局實(shí)際工作情況以及相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本《水利局檔案管理暫行辦法》。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并貫徹執(zhí)行，共同做好我們水利局的檔案管理工作。二、檔案管理的范圍及分類1.檔案管理范圍我們水利局所產(chǎn)生的各類文件、資料、圖表、聲像等不同形式和載體的記錄，只要與水利局的職能活動(dòng)相關(guān)，都在檔案管理的范圍內(nèi)。這涵蓋了從日常辦公文件到重大水利項(xiàng)目的詳細(xì)資料，從內(nèi)部會(huì)議記錄到與外部單位的往來(lái)函件等等。比如，水利工程項(xiàng)目的規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、施工過(guò)程中的各類報(bào)告、水資源監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)等，這些都是我們工作的重要見(jiàn)證，必須妥善管理。2.檔案分類為了便于管理和查找，我們將檔案分為以下幾大類：行政管理類：包括水利局的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、人事檔案等。這些檔案反映了水利局的日常運(yùn)營(yíng)和管理情況。例如，每年制定的年度工作計(jì)劃，記錄了我們一年的工作目標(biāo)和重點(diǎn)，對(duì)于回顧和總結(jié)工作有著重要意義。業(yè)務(wù)工作類：涉及水利工程建設(shè)、水資源管理、防汛抗旱、水土保持等業(yè)務(wù)方面的文件資料。像水利工程的可行性研究報(bào)告、水資源評(píng)估報(bào)告等，都是業(yè)務(wù)工作類檔案的重要組成部分?？萍紮n案類：主要是水利科研項(xiàng)目的相關(guān)資料，包括科研成果報(bào)告、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、專利文件等。這些檔案體現(xiàn)了我們?cè)谒萍碱I(lǐng)域的探索和創(chuàng)新，對(duì)推動(dòng)水利事業(yè)的發(fā)展具有重要價(jià)值。財(cái)務(wù)檔案類：包含財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證、賬簿等財(cái)務(wù)方面的記錄。財(cái)務(wù)檔案是水利局經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要反映，對(duì)于財(cái)務(wù)管理和審計(jì)工作必不可少。聲像檔案類：以照片、錄音、錄像等形式記錄水利局重要活動(dòng)、重大事件、水利工程建設(shè)過(guò)程等的資料。比如，重大水利工程的奠基儀式、防汛搶險(xiǎn)的現(xiàn)場(chǎng)錄像等，這些聲像檔案生動(dòng)直觀地展現(xiàn)了我們的工作場(chǎng)景。三、檔案管理職責(zé)分工1.檔案管理部門我們?cè)O(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)全局檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。檔案管理部門要制定檔案管理工作計(jì)劃和相關(guān)制度，并確保其有效實(shí)施。同時(shí)，負(fù)責(zé)接收、整理、保管全局各類檔案，提供檔案利用服務(wù)，開展檔案鑒定和銷毀工作等。例如，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的安全和完整。希望檔案管理部門的同事們能夠認(rèn)真履行職責(zé)，不斷提升檔案管理的專業(yè)水平。2.各業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門在檔案管理工作中也承擔(dān)著重要責(zé)任。每個(gè)業(yè)務(wù)部門要指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作。在工作過(guò)程中形成的各類文件資料，應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)進(jìn)行整理，確保文件的齊全完整，并定期向檔案管理部門移交。比如，工程項(xiàng)目部門在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，要及時(shí)收集整理各個(gè)環(huán)節(jié)的文件資料，為后續(xù)的檔案移交做好準(zhǔn)備。我們鼓勵(lì)各業(yè)務(wù)部門積極配合檔案管理部門的工作，共同做好檔案管理的基礎(chǔ)工作。3.檔案管理人員檔案管理人員要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能，熟悉檔案管理的各項(xiàng)流程和規(guī)范。負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的分類、編號(hào)、錄入、存儲(chǔ)、檢索等。要嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保檔案的安全保密。同時(shí)，要積極為全局員工提供檔案利用服務(wù)，解答檔案相關(guān)問(wèn)題。希望檔案管理人員能夠不斷學(xué)習(xí)和提升自己的業(yè)務(wù)能力，為水利局的檔案管理工作貢獻(xiàn)更多的力量。四、檔案的收集與整理1.檔案收集收集原則：檔案收集工作要遵循齊全完整、及時(shí)準(zhǔn)確的原則。各部門和個(gè)人在工作活動(dòng)中形成的應(yīng)歸檔文件資料，都要及時(shí)收集，不得私自留存或拒絕歸檔。例如，在一項(xiàng)水利工程完工后，相關(guān)的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖紙等資料必須及時(shí)收集歸檔，確保檔案的完整性。收集時(shí)間：一般情況下，文件資料在辦理完畢后的一個(gè)月內(nèi)，由各部門負(fù)責(zé)收集整理。對(duì)于一些重大項(xiàng)目或緊急事項(xiàng)形成的文件資料，應(yīng)隨辦隨歸。比如，防汛期間形成的各類文件，要在防汛工作結(jié)束后盡快收集歸檔，以便后續(xù)查閱和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。收集方式：各部門通過(guò)定期收集、專項(xiàng)收集等方式，將本部門的文件資料收集齊全。對(duì)于一些分散在個(gè)人手中的重要文件，要及時(shí)督促相關(guān)人員移交。同時(shí)，檔案管理部門要加強(qiáng)與各部門的溝通協(xié)調(diào)，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。2.檔案整理整理要求：檔案整理要遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。整理過(guò)程中要對(duì)文件進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等工作。例如，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將行政管理類文件進(jìn)一步細(xì)分為規(guī)章制度、工作計(jì)劃等不同類別，然后按照時(shí)間順序進(jìn)行排序。分類與編號(hào)：根據(jù)檔案分類方案，對(duì)收集的文件進(jìn)行準(zhǔn)確分類，并賦予每個(gè)檔案實(shí)體唯一的編號(hào)。編號(hào)要簡(jiǎn)潔明了，便于識(shí)別和檢索。比如，以“XZ2023001”表示2023年形成的第一份行政管理類檔案。編目與裝訂：編制檔案目錄，包括卷內(nèi)文件目錄、案卷目錄等，詳細(xì)記錄檔案的基本信息，如文件題名、文號(hào)、日期、頁(yè)數(shù)等。對(duì)于需要裝訂的檔案，要按照規(guī)定的裝訂要求進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊美觀。五、檔案的保管與保護(hù)1.保管設(shè)施我們要為檔案提供適宜的保管環(huán)境，配備必要的檔案保管設(shè)施。檔案庫(kù)房要做到防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等。安裝防火報(bào)警設(shè)備、除濕機(jī)、防蟲藥品投放裝置等，確保檔案的安全。同時(shí)，要定期對(duì)保管設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，保證其正常運(yùn)行。希望大家共同愛(ài)護(hù)檔案保管設(shè)施，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告。2.庫(kù)房管理檔案庫(kù)房要合理規(guī)劃布局，按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分區(qū)存放。設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，便于查找和管理。建立嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。檔案管理人員要定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行巡查，記錄庫(kù)房的溫濕度等環(huán)境參數(shù)，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)采取措施。我們鼓勵(lì)檔案管理人員加強(qiáng)庫(kù)房管理，確保檔案存放有序、安全。3.檔案保護(hù)對(duì)檔案進(jìn)行日常保護(hù)，采取必要的技術(shù)措施延長(zhǎng)檔案的壽命。對(duì)于紙質(zhì)檔案，要注意防止紙張老化、褪色等；對(duì)于聲像檔案，要定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的可讀取性。同時(shí)，要積極采用先進(jìn)的檔案保護(hù)技術(shù)和設(shè)備，提高檔案保護(hù)水平。希望大家在日常工作中，注重對(duì)檔案的保護(hù)，共同為檔案的長(zhǎng)期保存貢獻(xiàn)力量。六、檔案的利用與服務(wù)1.利用原則檔案利用要遵循合法、合理、安全的原則。在確保檔案安全保密的前提下，為水利局的各項(xiàng)工作提供有效的檔案支持。既要滿足工作需要，又要防止檔案信息的泄露和濫用。例如，在提供檔案利用服務(wù)時(shí)，要對(duì)利用者的身份和利用目的進(jìn)行核實(shí)。2.利用方式檔案利用方式主要包括查閱、借閱、復(fù)制等。查閱檔案一般在檔案閱覽室進(jìn)行，利用者需填寫查閱登記表，說(shuō)明查閱目的和查閱內(nèi)容。借閱檔案要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批手續(xù)，填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限和歸還日期。復(fù)制檔案要根據(jù)檔案的密級(jí)和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，確保復(fù)制件的使用符合要求。希望大家在利用檔案時(shí)，嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，愛(ài)護(hù)檔案資料。3.服務(wù)措施檔案管理部門要積極主動(dòng)地為全局員工提供檔案利用服務(wù)，不斷優(yōu)化服務(wù)流程，提高服務(wù)質(zhì)量。建立檔案檢索系統(tǒng)，方便利用者快速查找所需檔案。定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案的利用需求，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。我們鼓勵(lì)檔案管理部門創(chuàng)新服務(wù)方式，更好地滿足大家的檔案利用需求。七、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和是否具有繼續(xù)保存的價(jià)值。成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專家組成。鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、形成時(shí)間、歷史價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估。對(duì)于保管期限已滿且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，提出銷毀意見(jiàn)。希望鑒定小組成員認(rèn)真負(fù)責(zé)，確保鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.銷毀程序?qū)?jīng)鑒定需要銷毀的檔案，要嚴(yán)格按照銷毀程序進(jìn)行處理。編制銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量等信息。銷毀清冊(cè)需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，要指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息的泄露。銷毀工作結(jié)束后，監(jiān)銷人員要在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。希望大家在檔案銷毀過(guò)程中，嚴(yán)格遵守相關(guān)程序，確保檔案銷毀工作的安全規(guī)范。八、檔案管理的監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查檔案管理部門要定期對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)。通過(guò)實(shí)地查看、查閱檔案資料、聽取匯報(bào)等方式，了解各部門檔案管理工作的實(shí)際情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。希望各部門積極配合監(jiān)督檢查工作，不斷改進(jìn)檔案管理工作。2.考核評(píng)價(jià)建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，將檔案管理工作納入各部門和個(gè)人的績(jī)效考核體系