履約保證金管理暫行辦法

履約保證金管理暫行辦法一、引言大家好！我在這個行業(yè)摸爬滾打已經(jīng)二十年啦，深知履約保證金管理對于咱們公司的重要性。履約保證金就像是一把雙刃劍，管理得好，能保障咱們業(yè)務的順利開展，維護公司的利益；管理不好，就可能給公司帶來不必要的風險和損失。所以呀，咱們制定這份《履約保證金管理暫行辦法》，就是希望能給大家提供一個清晰、明確的操作指南，讓咱們在履約保證金的管理上更加規(guī)范、有序。二、適用范圍本辦法適用于公司所有涉及履約保證金收付的業(yè)務活動。不管是工程項目、采購合同，還是其他需要繳納履約保證金的業(yè)務，都要按照這個辦法來執(zhí)行。希望大家在開展相關(guān)業(yè)務時，時刻牢記這個適用范圍，確保每一筆履約保證金都能得到妥善管理。三、定義與目的（一）定義履約保證金是指在合同簽訂時，為保證合同的順利履行，由合同一方（通常是供應商、承包商等）向另一方（即本公司）繳納的一定金額的款項。這筆錢就像是一份“保險”，當對方不能按照合同約定履行義務時，咱們公司就有權(quán)動用這筆保證金來彌補損失。（二）目的咱們收取履約保證金的主要目的有兩個：一是保證合同的順利履行，促使對方嚴格按照合同約定的條款和要求執(zhí)行；二是在對方違約時，能夠及時獲得經(jīng)濟補償，減少公司的損失。所以，大家在工作中一定要重視履約保證金的管理，充分發(fā)揮它的作用。四、職責分工（一）業(yè)務部門業(yè)務部門是履約保證金管理的第一責任人。在簽訂合同前，業(yè)務部門要負責與對方協(xié)商確定履約保證金的金額、繳納方式和退還條件等條款，并將相關(guān)信息準確無誤地寫入合同中。在合同執(zhí)行過程中，業(yè)務部門要密切關(guān)注對方的履約情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決可能出現(xiàn)的問題。當合同履行完畢，業(yè)務部門要負責確認對方是否完全履行了合同義務，并提出履約保證金退還的申請。（二）財務部門財務部門負責履約保證金的收付、核算和管理工作。在收到對方繳納的履約保證金后，財務部門要及時進行賬務處理，確保資金的安全和準確記錄。同時，財務部門要定期對履約保證金進行清查和核對，確保賬實相符。在業(yè)務部門提出退還申請后，財務部門要按照規(guī)定的流程進行審核和辦理退還手續(xù)。（三）法務部門法務部門負責對合同中涉及履約保證金的條款進行合法性審查，確保合同條款符合法律法規(guī)的要求。在合同執(zhí)行過程中，如果出現(xiàn)糾紛或爭議，法務部門要提供法律咨詢和支持，協(xié)助業(yè)務部門和財務部門妥善處理相關(guān)問題。（四）審計部門審計部門負責對履約保證金的管理情況進行審計和監(jiān)督。定期對履約保證金的收付、核算和退還等環(huán)節(jié)進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改建議，確保履約保證金的管理規(guī)范、透明。五、履約保證金的收取（一）收取標準履約保證金的收取標準要根據(jù)合同的性質(zhì)、金額和風險程度等因素來確定。一般來說，履約保證金的金額不超過合同總金額的[X]%。具體的收取標準由業(yè)務部門根據(jù)實際情況與對方協(xié)商確定，并報公司領(lǐng)導批準后執(zhí)行。我們鼓勵業(yè)務部門在確定收取標準時，充分考慮合同的實際情況和風險，既要保證能夠有效約束對方履行合同義務，又要避免給對方造成過大的負擔。（二）繳納方式對方可以選擇以銀行轉(zhuǎn)賬、支票、匯票等方式繳納履約保證金。業(yè)務部門要在合同中明確規(guī)定繳納方式和繳納期限，并督促對方按時足額繳納。財務部門在收到履約保證金后，要及時開具收款憑證，并將相關(guān)信息反饋給業(yè)務部門。（三）入賬管理財務部門要按照公司的財務管理制度，對收到的履約保證金進行準確的賬務處理。將履約保證金計入“其他應付款——履約保證金”科目，并按照對方單位進行明細核算。同時，要建立履約保證金臺賬，詳細記錄每一筆保證金的收取、退還情況，以便于查詢和管理。六、履約保證金的使用（一）使用條件當對方出現(xiàn)以下情況之一時，公司有權(quán)動用履約保證金：1.未能按照合同約定的時間、質(zhì)量和數(shù)量等要求履行合同義務；2.擅自變更合同條款或解除合同；3.違反合同約定的其他條款，給公司造成損失的。（二）使用流程當出現(xiàn)上述情況時，業(yè)務部門要及時向公司領(lǐng)導報告，并提供相關(guān)的證據(jù)和資料。經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，業(yè)務部門向財務部門提出動用履約保證金的申請。財務部門在收到申請后，要對相關(guān)情況進行審核，確認無誤后，按照規(guī)定的程序辦理資金支付手續(xù)。同時，財務部門要及時調(diào)整履約保證金的賬務記錄，并將相關(guān)情況反饋給業(yè)務部門和法務部門。七、履約保證金的退還（一）退還條件當對方完全履行了合同義務，且在合同約定的質(zhì)保期內(nèi)沒有出現(xiàn)質(zhì)量問題或其他違約情況時，公司應在規(guī)定的時間內(nèi)退還履約保證金。業(yè)務部門要在合同履行完畢后，及時對對方的履約情況進行檢查和確認，并出具書面的履約情況報告。（二）退還流程業(yè)務部門在確認對方符合退還條件后，要填寫《履約保證金退還申請表》，并附上履約情況報告和相關(guān)的證明材料，報公司領(lǐng)導審批。財務部門在收到經(jīng)批準的申請表后，要在[X]個工作日內(nèi)辦理退還手續(xù)。退還方式要與繳納方式一致，確保資金能夠及時、準確地退還到對方賬戶。（三）逾期退還處理如果因特殊原因?qū)е侣募s保證金不能按時退還，業(yè)務部門要及時與對方溝通，并說明原因。同時，要制定詳細的退還計劃，并報公司領(lǐng)導批準后執(zhí)行。我們希望大家盡量避免出現(xiàn)逾期退還的情況，以免給對方造成不必要的困擾，影響公司的信譽。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督各部門要加強對履約保證金管理工作的內(nèi)部監(jiān)督，定期對本部門的工作進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。業(yè)務部門要定期對合同執(zhí)行情況進行檢查，確保對方嚴格履行合同義務；財務部門要定期對履約保證金的賬務進行核對，確保賬實相符；法務部門要對合同條款的合法性進行審查，避免出現(xiàn)法律風險；審計部門要定期對履約保證金的管理情況進行審計，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改建議。（二）外部監(jiān)督公司要積極配合相關(guān)部門的監(jiān)督檢查工作，如稅務、審計等部門的檢查。對于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時進行整改，并將整改情況及時反饋給相關(guān)部門。九、風險防范（一）信用評估在簽訂合同前，業(yè)務部門要對對方的信用狀況進行評估，了解對方的經(jīng)營情況、財務狀況和信譽記錄等。對于信用狀況不佳的對方，要謹慎與其簽訂合同，并適當提高履約保證金的收取標準。（二）合同條款審查法務部門要對合同中涉及履約保證金的條款進行嚴格審查，確保合同條款明確、具體、合法有效。要明確約定履約保證金的金額、繳納方式、退還條件和違約責任等內(nèi)容，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的條款。（三）資金安全管理財務部門要加強對履約保證金的資金安全管理，確保資金的存放和使用符合公司的財務管理制度。要選擇信譽良好的銀行開設履約保證金專用賬戶，并定期對賬戶進行檢查和核對。十、