南京市備案管理暫行辦法

南京市備案管理暫行辦法一、引言在南京這片充滿活力與機(jī)遇的土地上，各類企業(yè)與組織蓬勃發(fā)展。隨著經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的日益頻繁和多元化，為了確保各項(xiàng)工作有序開展，保障社會公共利益和企業(yè)合法權(quán)益，一套科學(xué)、合理且有效的備案管理制度應(yīng)運(yùn)而生。本《南京市備案管理暫行辦法》旨在為在南京地區(qū)運(yùn)營的各類公司及組織提供明確、規(guī)范的備案指導(dǎo)，幫助大家更好地適應(yīng)城市發(fā)展的節(jié)奏，融入城市建設(shè)的大格局。希望大家能夠認(rèn)真研讀本辦法，積極配合，共同營造良好的市場秩序和發(fā)展環(huán)境。二、適用范圍本暫行辦法適用于在南京市行政區(qū)域內(nèi)從事各類經(jīng)營、服務(wù)、社會活動(dòng)等的公司、企業(yè)、社會組織以及其他相關(guān)機(jī)構(gòu)（以下統(tǒng)稱“組織”）。無論是本地注冊長期經(jīng)營的老牌企業(yè)，還是初來乍到充滿創(chuàng)新活力的新興組織，都需遵循本辦法進(jìn)行相關(guān)備案操作。這不僅是對自身運(yùn)營合規(guī)性的保障，也是對整個(gè)南京市場有序發(fā)展的貢獻(xiàn)。三、備案類別（一）設(shè)立備案1.組織信息備案：當(dāng)一個(gè)新的組織在南京落地生根時(shí)，需要向相關(guān)部門提交詳細(xì)的組織信息。這包括組織的名稱、法定代表人（負(fù)責(zé)人）姓名、聯(lián)系方式、注冊地址、經(jīng)營范圍等基礎(chǔ)信息。我們鼓勵(lì)組織在提交信息時(shí)務(wù)必確保準(zhǔn)確無誤，因?yàn)檫@些信息將成為后續(xù)管理和服務(wù)的重要依據(jù)。比如，清晰準(zhǔn)確的地址信息能夠方便政府部門及時(shí)傳達(dá)重要政策和通知，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致溝通不暢。2.公司章程（組織章程）備案：一份完善的章程是組織運(yùn)營的基石，它規(guī)定了組織的架構(gòu)、決策機(jī)制、成員權(quán)利義務(wù)等關(guān)鍵內(nèi)容。組織應(yīng)將經(jīng)過合法程序制定的章程提交備案，以便相關(guān)部門了解組織的運(yùn)行規(guī)則，同時(shí)也為組織自身解決內(nèi)部爭議、規(guī)范運(yùn)營提供有力支撐。希望大家重視章程的制定和備案工作，打造健康、有序的內(nèi)部治理體系。（二）變更備案1.基本信息變更：組織在運(yùn)營過程中，可能會出現(xiàn)名稱、地址、經(jīng)營范圍等基本信息的變更。當(dāng)此類情況發(fā)生時(shí)，請及時(shí)向備案部門提交變更備案申請。例如，因業(yè)務(wù)拓展需要擴(kuò)大經(jīng)營范圍，或者因辦公場地調(diào)整變更了地址，都應(yīng)在合理時(shí)間內(nèi)完成備案變更手續(xù)。這樣可以保證公眾和相關(guān)部門獲取到最新、準(zhǔn)確的組織信息，維持良好的市場秩序。2.高層人員變更：組織的法定代表人、主要負(fù)責(zé)人等高層人員的變動(dòng)，也需要進(jìn)行備案。這些關(guān)鍵人員的變動(dòng)可能會對組織的決策方向和運(yùn)營產(chǎn)生重大影響，及時(shí)備案有助于相關(guān)部門掌握組織的動(dòng)態(tài)情況，確保組織運(yùn)營的穩(wěn)定性和連續(xù)性。（三）年度備案1.經(jīng)營情況備案：每年，組織需向備案部門提交上一年度的經(jīng)營情況報(bào)告。內(nèi)容涵蓋營業(yè)收入、利潤、納稅情況等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，以及業(yè)務(wù)開展情況、市場份額變化等運(yùn)營信息。通過年度經(jīng)營情況備案，一方面，相關(guān)部門能夠全面了解組織的發(fā)展?fàn)顩r，為制定針對性的扶持政策提供數(shù)據(jù)支持；另一方面，組織自身也可以借此對過去一年的經(jīng)營進(jìn)行總結(jié)反思，為新一年的發(fā)展制定更合理的規(guī)劃。希望大家認(rèn)真對待年度經(jīng)營情況備案，如實(shí)提供相關(guān)數(shù)據(jù)和信息。2.合規(guī)情況備案：組織應(yīng)報(bào)告過去一年在遵守法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范等方面的情況。包括是否存在違法違規(guī)行為、受到何種處罰及整改措施等內(nèi)容。合規(guī)經(jīng)營是組織長遠(yuǎn)發(fā)展的底線，通過年度合規(guī)情況備案，不僅能讓相關(guān)部門監(jiān)督組織的合規(guī)情況，也促使組織自覺強(qiáng)化內(nèi)部管理，提升合規(guī)意識。我們鼓勵(lì)各組織積極踐行合規(guī)經(jīng)營理念，共同維護(hù)南京良好的市場法治環(huán)境。（四）特殊事項(xiàng)備案1.重大項(xiàng)目備案：組織若開展重大投資項(xiàng)目、合作項(xiàng)目等，需向相關(guān)部門進(jìn)行備案。比如大型建設(shè)項(xiàng)目、涉及巨額資金的合作項(xiàng)目等。重大項(xiàng)目往往對地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會影響較大，通過備案，相關(guān)部門可以對項(xiàng)目進(jìn)行必要的指導(dǎo)和監(jiān)管，確保項(xiàng)目順利實(shí)施，同時(shí)也為組織提供政策咨詢、協(xié)調(diào)資源等方面的支持。希望組織在啟動(dòng)重大項(xiàng)目前，主動(dòng)了解備案要求并按規(guī)定完成備案流程。2.突發(fā)事件備案：當(dāng)組織遭遇重大突發(fā)事件，如安全生產(chǎn)事故、重大輿情事件等，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行備案。及時(shí)備案有助于相關(guān)部門迅速掌握情況，協(xié)調(diào)各方資源進(jìn)行應(yīng)對處置，最大限度降低事件對組織和社會的負(fù)面影響。組織要建立健全突發(fā)事件應(yīng)急處理機(jī)制，同時(shí)嚴(yán)格遵守突發(fā)事件備案規(guī)定。四、備案流程（一）申請準(zhǔn)備1.材料收集：根據(jù)不同的備案類別，組織需收集并準(zhǔn)備相應(yīng)的申請材料。例如，設(shè)立備案可能需要提供營業(yè)執(zhí)照、章程、法定代表人身份證明等材料；變更備案則需提交變更申請書、相關(guān)變更證明文件等。我們建議組織在準(zhǔn)備材料過程中，仔細(xì)對照備案指南要求，確保材料齊全、真實(shí)有效。可以建立專門的檔案管理機(jī)制，方便整理和保存各類備案材料。2.表格填寫：前往備案部門官方網(wǎng)站或指定地點(diǎn)獲取備案申請表，并按照要求如實(shí)填寫。在填寫過程中，注意字跡清晰、內(nèi)容完整，避免出現(xiàn)涂改、錯(cuò)誤等情況。如果對表格填寫有疑問，可隨時(shí)向備案部門咨詢，不要盲目填寫，以免影響備案進(jìn)度。（二）提交申請1.線上提交：為了方便組織辦事，提高備案效率，多數(shù)備案事項(xiàng)支持線上提交申請。組織可登錄南京市備案管理信息系統(tǒng)，按照系統(tǒng)提示上傳申請材料和申請表。上傳材料時(shí)，要確保文件格式符合要求，清晰度足夠，以便備案部門審核。希望大家充分利用線上辦理渠道，節(jié)省時(shí)間和精力。2.線下提交：對于部分因特殊原因無法進(jìn)行線上提交的情況，組織也可前往備案部門指定的線下窗口提交申請材料。在前往窗口前，建議提前電話咨詢所需材料、辦公時(shí)間等信息，避免白跑一趟。到達(dá)窗口后，要遵守辦事秩序，配合工作人員的指引和要求。（三）審核反饋1.初步審核：備案部門在收到申請后，將進(jìn)行初步審核。主要審查申請材料是否齊全、格式是否規(guī)范等。如發(fā)現(xiàn)材料不齊或存在問題，備案部門會及時(shí)通過電話、短信或系統(tǒng)反饋等方式告知組織，并說明需要補(bǔ)充或修改的內(nèi)容。希望組織在接到反饋后，能盡快按照要求進(jìn)行補(bǔ)充和修改，重新提交審核。2.實(shí)質(zhì)審核：初步審核通過后，進(jìn)入實(shí)質(zhì)審核階段。備案部門會對申請事項(xiàng)的合法性、合規(guī)性等進(jìn)行深入審查。對于一些復(fù)雜的備案事項(xiàng)，可能需要組織提供進(jìn)一步的說明或補(bǔ)充材料。在實(shí)質(zhì)審核過程中，組織要積極配合備案部門的工作，及時(shí)提供相關(guān)信息，共同推動(dòng)審核工作順利進(jìn)行。3.審核結(jié)果通知：審核結(jié)束后，備案部門將通過線上系統(tǒng)反饋、短信通知或電話告知等方式，將審核結(jié)果通知組織。如果審核通過，組織可按照相關(guān)指引獲取備案證明文件；若審核不通過，備案部門會詳細(xì)說明原因，組織可根據(jù)原因進(jìn)行調(diào)整和整改后再次提交申請。（四）獲取備案證明1.線上獲?。簩τ诓糠謧浒甘马?xiàng)，審核通過后，組織可直接在備案管理信息系統(tǒng)下載打印備案證明文件。這種方式便捷高效，組織可以隨時(shí)獲取和使用備案證明。希望大家熟悉線上獲取流程，充分利用信息化帶來的便利。2.線下領(lǐng)取：對于一些需要紙質(zhì)備案證明且不支持線上獲取的情況，組織需前往備案部門指定地點(diǎn)領(lǐng)取。在領(lǐng)取時(shí)，要攜帶有效身份證明等相關(guān)材料，按照規(guī)定的流程和要求辦理領(lǐng)取手續(xù)。五、備案時(shí)間要求（一）設(shè)立備案組織應(yīng)在取得營業(yè)執(zhí)照或相關(guān)設(shè)立批準(zhǔn)文件后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，完成設(shè)立備案手續(xù)。新成立的組織往往面臨諸多事務(wù)需要處理，但設(shè)立備案是非常重要的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，關(guān)乎組織后續(xù)的合法運(yùn)營和享受相關(guān)政策服務(wù)。希望大家合理安排時(shí)間，盡早完成設(shè)立備案，為組織的順利發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。（二）變更備案組織發(fā)生需備案的變更事項(xiàng)后，應(yīng)在變更決議或決定作出之日起[X]個(gè)工作日內(nèi)提交變更備案申請。及時(shí)進(jìn)行變更備案，能保證組織信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，避免因信息滯后給自身和相關(guān)方帶來不必要的麻煩。比如，地址變更未及時(shí)備案可能導(dǎo)致重要信件無法送達(dá)，影響組織正常業(yè)務(wù)開展。（三）年度備案年度備案應(yīng)在每年的[具體日期]前完成提交。這是對組織上一年度運(yùn)營情況的全面梳理和總結(jié)，也是相關(guān)部門了解組織發(fā)展動(dòng)態(tài)、制定政策的重要依據(jù)。希望各組織提前做好準(zhǔn)備，按時(shí)完成年度備案工作，為自己和整個(gè)市場的發(fā)展提供有力的數(shù)據(jù)支撐。（四）特殊事項(xiàng)備案1.重大項(xiàng)目備案：組織應(yīng)在重大項(xiàng)目立項(xiàng)或啟動(dòng)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行備案。重大項(xiàng)目的順利實(shí)施對于地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有重要意義，及時(shí)備案有利于相關(guān)部門提前介入，提供必要的支持和指導(dǎo)，確保項(xiàng)目按計(jì)劃推進(jìn)。2.突發(fā)事件備案：組織在發(fā)生突發(fā)事件后的[X]小時(shí)內(nèi)，應(yīng)向備案部門進(jìn)行報(bào)告?zhèn)浒浮Ｍ话l(fā)事件具有緊迫性和不確定性，及時(shí)備案能讓相關(guān)部門迅速做出反應(yīng)，協(xié)調(diào)各方資源進(jìn)行應(yīng)對，將損失和影響降到最低限度。組織要嚴(yán)格遵守突發(fā)事件備案的時(shí)間要求，不得拖延、隱瞞。六、備案管理部門職責(zé)（一）綜合協(xié)調(diào)備案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全市的備案管理工作，制定和完善備案管理制度、流程及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保全市備案管理工作的一致性和規(guī)范性。通過定期召開協(xié)調(diào)會議、組織培訓(xùn)交流等方式，加強(qiáng)各部門之間的溝通協(xié)作，形成工作合力，共同為組織提供優(yōu)質(zhì)高效的備案服務(wù)。（二）審核監(jiān)督1.審核把關(guān)：認(rèn)真審核組織提交的備案申請材料，對材料的真實(shí)性、合法性、完整性進(jìn)行嚴(yán)格審查，確保備案信息真實(shí)可靠。在審核過程中，充分運(yùn)用專業(yè)知識和經(jīng)驗(yàn)，對申請事項(xiàng)進(jìn)行全面評估，防止不符合要求的備案申請通過審核。2.監(jiān)督檢查：定期或不定期對已備案組織進(jìn)行監(jiān)督檢查，核實(shí)其實(shí)際運(yùn)營情況與備案信息是否相符。對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)督促組織整改，對違法違規(guī)行為依法進(jìn)行處理。通過加強(qiáng)監(jiān)督檢查，維護(hù)備案管理工作的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，保障市場秩序的穩(wěn)定。（三）服務(wù)指導(dǎo)1.政策宣傳：積極宣傳備案管理相關(guān)的法律法規(guī)、政策文件和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，通過舉辦政策解讀會、發(fā)布宣傳資料、開展線上培訓(xùn)等多種方式，讓組織了解備案的重要性、要求和流程，提高組織的備案意識和能力。2.咨詢解答：設(shè)立專門的咨詢服務(wù)渠道，如咨詢電話、電子郵箱、在線客服等，及時(shí)解答組織在備案過程中遇到的疑問。針對組織反映的共性問題，及時(shí)整理發(fā)布常見問題解答，為組織提供便利。同時(shí)，深入組織開展調(diào)研走訪，主動(dòng)了解組織需求，提供個(gè)性化的服務(wù)指導(dǎo)。七、法律責(zé)任（一）組織責(zé)任1.虛假備案責(zé)任：若組織在備案過程中提供虛假材料、隱瞞真實(shí)情況，一經(jīng)查實(shí)，備案管理部門將撤銷相關(guān)備案，并依法給予相應(yīng)的行政處罰。虛假備案不僅損害了市場公平競爭環(huán)境，也可能給其他合法經(jīng)營者和社會公眾帶來誤導(dǎo)和損失。希望各組織樹立誠信意識，嚴(yán)格遵守備案規(guī)定，如實(shí)提供備案信息。2.逾期備案責(zé)任：組織未按照本辦法規(guī)定的時(shí)間要求進(jìn)行備案的，備案管理部門將責(zé)令限期改正；逾期仍不改正的，將依法予以處罰。逾期備案可能導(dǎo)致相關(guān)信息滯后，影響政府部門的管理決策和公共服務(wù)提供，對組織自身發(fā)展也可能產(chǎn)生不利影響，如無法及時(shí)享受相關(guān)政策支持等。因此，組織務(wù)必重視備案時(shí)間要求，按時(shí)完成備案工作。（二）管理部門責(zé)任備案管理部門工作人員在備案管理工作中，若存在濫用職權(quán)、玩忽職守、徇私舞弊等行為，將依法給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。備案管理工作關(guān)乎組織的合法權(quán)益和市場的正常秩序，管理部門工作人員要嚴(yán)格依法履行職責(zé)，秉持公正、公平、公