辦公室事務管理3

1、接打電話、前臺接待,辦公室事務管理3,一、接聽與撥打電話,（一）接聽電話： 正確 有效 禮貌,秘書接聽電話的原則與要求：,自報家門 尊重親切 表述清晰 講求實效 靈活處理,接聽電話程序：,電話鈴響兩遍以后，四五遍以內就應接聽電話。 接聽電話首先應說“您好”，緊接著自報家門，再說“請講”。 做好電話記錄。應記清對方單位、姓名、回電號碼、內容要點、來電時間、接話人簽名六個要素 。,電話記錄單,（二）打出電話的原則與要求,1.做好準備（熟悉號碼；列出要點，數(shù)據(jù)核實，資料在旁；考慮時間、時差） 2. 先問好，自報單位、姓名，要請誰接電話等。重要內容提請對方記錄，復述核實。 3.如果要求的通話人不在或不

2、便接電話，簡單事項可請接聽人記下轉告，或者請轉告回電或另約時間再打。通話結束，應說“謝謝”或“再見”，方可掛斷。,很難對付的電話,1.有的人講話聽不清或很難懂，應在通話開始時就向其說明。 2.有的人喜歡在電話里大發(fā)脾氣?？梢赃m當?shù)刈寣Ψ桨l(fā)泄心中的怒氣?；卦捜说恼Z調要安詳，沉穩(wěn)。 3.有的人東拉西扯，談不到點子上。應有禮貌地把問題引上正題。 4.有的人像牛皮糖，很纏人。他總是在電話里說個沒完，或三番五次地打電話來。 對他們說話要直截了當，不能過于婉轉，可以說，自己正在忙，有空便回電話。比如說：“謝謝你多次來電話，只是我們已經選好了辦公用品的供應商”。,秘書接聽電話用語范例1 :,秘書：您好客戶：

3、您好，麻煩您轉一下孫總。秘書：請稍等孫總的電話沒人接?？赡艹鋈チ?，要不您下午再打一下?？蛻簦汉冒?，我下午再打一遍。秘書：好的，再見?？蛻簦涸僖?秘書接聽電話用語范例2.,如果知道上司何時回來，可以告訴對方到時再打過來。如：“很抱歉，劉海先生正巧不在，您過一會兒再打來好嗎?估計他9點鐘左右回來?！?可請對方留下姓名和電話號碼，等上司回來后再同他聯(lián)系。如：“請您留下電話號碼好嗎?這樣劉經理可以給您回電話?！?可詢問對方是否愿意與其他人通話，但要告知對方你要轉給人員部門，并征求對方同意。如：“關于合同一事，你想同其他人談一談嗎?我們銷售部的馬經理正在辦公室，要不要我把你的電話轉過去?”,思考討論：秘

4、書怎樣接打電話？,1.秘書張葉知道上司經理劉海出去辦事，9點鐘左右回來。這時有一客戶來電話談合同一事。 2.秘書張葉想和銷售部王濤談談分配方案的事宜，需要一刻鐘左右時間。,課程實踐活動：,情景模擬要求：分組合作完成。 考查項目： 1. 接打電話準備工作。 2. 接打電話的語言。 3.接打電話的程序。 4.做好電話記錄。,情景模擬材料：,情境一： 方正公司的錢經理正在召開工作例會，公司的合作伙伴華茂公司的楊總來了電話要找錢經理，請演示秘書小張接電話的情景。 情境二： 方正公司的秘書張葉接到東風貿易公司吳總電話說航班延誤，下午才能到機場，到時想直接去展銷會現(xiàn)場，但不知道怎么坐車，請張秘書告訴他。,

5、秘書該怎樣處理？,情境三： 下午接到一位客戶的投訴電話，抱怨他買的公司產品手機品質不好，給他增加了很多麻煩，他情緒激動，非常惱火，言語有些過激。 情境四： 一位客戶打來電話，抱怨你的一位同事，說她態(tài)度不好，答應提供服務卻未能兌現(xiàn)。你既要保護同事和公司的信譽，又要使客戶得到安慰和幫助。,二、秘書前臺接待工作,所需素質與能力：,1.個人氣質、形象；真誠、溫馨甜美的微笑 。 2.分析性思維很重要，經常需要對自己的工作進行輕重緩急的判斷。 3.辦公軟件、設備的掌握:比如excel的使用，打印文件,收發(fā)傳真之類的。,前臺接待工作內容與職責,1.轉接電話，做好來電咨詢工作。2.接待來訪客人，并負責基本咨詢

6、、引領或通報相關部門與人員；3. 收發(fā)文件、傳真、信件和報刊； 4. 打印、復印辦公文件，制作辦公表格等；5.組織公司辦公用品的購買、管理和發(fā)放工作； 6.更新和管理員工通訊地址和電話號碼等聯(lián)系方式；7.協(xié)助組織公司活動（生日會、年會等）；8.完成上級領導臨時指派的其他工作任務及協(xié)助其他部門完成相關工作。,接待來訪客人：服務規(guī)范,（一）致以問候或歡迎辭。客戶或來訪者進門，前臺馬上起身接待，并致以問候或歡迎辭。 “先生，您好！” “小姐，早上好！” “您好！歡迎來到XX公司?！?“您好！先生，我記得您前不久（以前）來過我們公司，今天光臨，再次表示歡迎！,（二）引領工作：,1. 引導客戶或來訪者到

7、咨詢廳就座，遞上茶水，送上公司營銷宣傳資料； 2. 當場解答或電話通知相關業(yè)務接待人員出現(xiàn)，介紹時先介紹主人，后介紹客人； 3. 引領客戶或來訪者接觸相關人員，行走時走在客戶或來訪者側前位置，并隨時用手示意。途中與同事相遇，點頭行禮，表示致意； 4. 進入房間，要先輕輕敲門，聽到回應再進。進入后，回手關門； 5. 介紹雙方，退出。如相關人員抽不開身回應，則安撫客戶或來訪者稍等，退出。,（三）接打電話,“您好，這里是XX公司！” 接著迅速判斷出來電有何需求，回話： 例1.咨詢家裝業(yè)務： 先生（小姐），關于這方面情況，讓我們公司客戶顧問X先生為您服務吧，他可以全面、專業(yè)地解釋您所想了解的問題，我把電話轉過去，請稍等。 例2.聯(lián)系業(yè)務： 與本公司關聯(lián)的業(yè)務則轉接相關部門相關人員；無關聯(lián)業(yè)務，則直接回答：先生（小姐），我們公司現(xiàn)在沒有這方面需要，請您聯(lián)系其他公司吧，謝謝！,例3.找人： 先生（小姐），您找的X先生（小姐）名字叫什么？您跟他（她）預約了嗎？請您稍等。（然后接通本公司X先生的電話，詢問轉接與否