企業(yè)采購(gòu)目的與流程56頁(yè).ppt

1、學(xué)習(xí)目標(biāo),認(rèn)識(shí)企業(yè)採(cǎi)購(gòu)目的與流程 明暸企業(yè)採(cǎi)購(gòu)流程中的主要活動(dòng) 理解企業(yè)採(cǎi)購(gòu)部門與其他部門之聯(lián)繫 明暸ERP系統(tǒng)中之採(cǎi)購(gòu)流程 瞭解ERP系統(tǒng)採(cǎi)購(gòu)模組以及與其他模組之關(guān)連性,精品資料網(wǎng) http:/www. cnshu. cn,內(nèi)容大綱,採(cǎi)購(gòu)管理導(dǎo)論 企業(yè)採(cǎi)購(gòu)活動(dòng) 採(cǎi)購(gòu)部門與其他部門之關(guān)係 採(cǎi)購(gòu)部門的任務(wù) ERP系統(tǒng)之採(cǎi)購(gòu)模組,企業(yè)採(cǎi)購(gòu)目標(biāo),短期目標(biāo) 適時(shí)向最恰當(dāng)供應(yīng)商購(gòu)買正確數(shù)量且符合品質(zhì)規(guī)格要求的產(chǎn)品運(yùn)送到正確的地點(diǎn)給組織內(nèi)請(qǐng)購(gòu)者 中期目標(biāo) 協(xié)助組織達(dá)成營(yíng)運(yùn)目標(biāo)、有效管理採(cǎi)購(gòu)部門、與其他部門維持密切聯(lián)繫 長(zhǎng)期目標(biāo) 發(fā)展企業(yè)整合性之採(cǎi)購(gòu)策略，以協(xié)助企業(yè)整體營(yíng)運(yùn)策略及終極目標(biāo)之實(shí)現(xiàn),採(cǎi)購(gòu)對(duì)企業(yè)之

2、重要性,降低製造成本 加速原物料運(yùn)送時(shí)間 縮短產(chǎn)品製造（發(fā)展）週期 改善產(chǎn)品品質(zhì),企業(yè)採(cǎi)購(gòu)之發(fā)展趨勢(shì),科技變化快速 全球性的市場(chǎng)導(dǎo)致全球競(jìng)爭(zhēng)，故規(guī)劃週期縮短且不確定性增高 全球產(chǎn)品週期縮短 採(cǎi)購(gòu)方式改變：全球資料網(wǎng)路(International data network)與WWW(via intranet),傳統(tǒng)採(cǎi)購(gòu)流程,點(diǎn)對(duì)點(diǎn)採(cǎi)購(gòu)流程,企業(yè)採(cǎi)購(gòu)活動(dòng),壹採(cǎi)購(gòu)流程與活動(dòng) 貳庫(kù)存追蹤與控管 參交通工具分析與評(píng)估 肆以物付款合約管理 伍內(nèi)製或外購(gòu)決策分析 陸採(cǎi)購(gòu)研究與物料需求預(yù)測(cè),壹企業(yè)採(cǎi)購(gòu)流程與活動(dòng),一、原物料需求辨認(rèn),原物料需求來(lái)源 自動(dòng)補(bǔ)貨系統(tǒng) 根據(jù)預(yù)定之參數(shù)，如安全庫(kù)存量、需求預(yù)測(cè)、交貨所需

3、時(shí)間、系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算出應(yīng)補(bǔ)貨時(shí)間點(diǎn)及應(yīng)補(bǔ)貨數(shù)量 倉(cāng)庫(kù)盤點(diǎn) 定期盤點(diǎn)存貨時(shí)，一旦發(fā)現(xiàn)低於安全庫(kù)存量，便須補(bǔ)貨 跨部門小組 研發(fā)新產(chǎn)品時(shí)在產(chǎn)品設(shè)計(jì)及雛型建構(gòu)，提供原物料需求資訊 部門請(qǐng)購(gòu) 部門根據(jù)需求請(qǐng)購(gòu),電子化採(cǎi)購(gòu),降低文件處理的數(shù)量、時(shí)間、人力 降低採(cǎi)購(gòu)文件傳送及接收所需時(shí)間 提昇企業(yè)與供應(yīng)商之溝通時(shí)效與溝通品質(zhì) 降低買賣雙方文書(shū)來(lái)往可能之錯(cuò)誤率 降低採(cǎi)購(gòu)原物料所需的行政費(fèi)用 降低採(cǎi)購(gòu)成本,採(cǎi)購(gòu)流程產(chǎn)生之相關(guān)文件(1/2),請(qǐng)購(gòu)單(Purchase Requisition) 包含貨品描述、數(shù)量、請(qǐng)購(gòu)單位、交貨處、聯(lián)絡(luò)人、單價(jià)、建議供應(yīng)商、以及是否可有替代品等 詢（報(bào)）價(jià)單(Request for

4、 Quotation, RFQ) 包含貨品描述、數(shù)量、交貨日期、交貨處、聯(lián)絡(luò)人、單價(jià)、以及是否可有替代品等資訊。一般而言，至少需有三家報(bào)價(jià)單 採(cǎi)購(gòu)單(Purchase Order, PO) 一旦確定供應(yīng)商後，採(cǎi)購(gòu)單便產(chǎn)生。內(nèi)容所載包括採(cǎi)購(gòu)單號(hào)、採(cǎi)購(gòu)品明確規(guī)格、數(shù)量、品質(zhì)需求、價(jià)格、交貨日期、交貨方式、以及交貨地點(diǎn)等資訊，若無(wú)採(cǎi)購(gòu)系統(tǒng)，通常需七至九份副本一式，分送各單位。 採(cǎi)購(gòu)單有其法律上效力，簽署時(shí)應(yīng)注意用詞。,採(cǎi)購(gòu)流程產(chǎn)生之相關(guān)文件(2/2),定期採(cǎi)購(gòu)單(Blanket Purchase Order) 在一定期限內(nèi)（1年）需重複採(cǎi)購(gòu)物品 可省去每次採(cǎi)購(gòu)均需下採(cǎi)購(gòu)單的繁瑣流程 買賣雙方已談妥採(cǎi)

5、購(gòu)價(jià)格與數(shù)量等 已廣為企業(yè)採(cǎi)用 裝箱單(Material Packing Slip) 由供應(yīng)商準(zhǔn)備，隨實(shí)際運(yùn)送交貨的貨物清單 提貨單(Bill of Lading, 載貨證券) 隨配送貨物的工具，在送抵時(shí)交付企業(yè)簽收,資料來(lái)源： Monczka, Trent, and Handfield (2002). “Purchasing and supply chain management”,資料來(lái)源： Monczka, Trent, and Handfield (2002). “Purchasing and supply chain management”,資料來(lái)源： Monczka, Trent,

6、 and Handfield (2002). “Purchasing and supply chain management”,資料來(lái)源： Monczka, Trent, and Handfield (2002). “Purchasing and supply chain management”,資料來(lái)源： accessed: 02/10/2008,採(cǎi)購(gòu)類型(1/3),原料類採(cǎi)購(gòu) 需要再加工成為可販?zhǔn)鄣漠a(chǎn)品 例：石油、煤、鋼礦砂、木材 原料的價(jià)格與供應(yīng)情況會(huì)有較大的波動(dòng) 例：石油易受全球政局左右、農(nóng)產(chǎn)品易受氣候左右 2008年初大陸雪災(zāi) 半成品採(cǎi)購(gòu) 採(cǎi)購(gòu)半成品零件生成最終產(chǎn)品 例：採(cǎi)購(gòu)輪胎、引

7、擎、座椅最後組成汽車 當(dāng)今主要趨勢(shì)：與供應(yīng)商組成策略聯(lián)盟或是外包,採(cǎi)購(gòu)類型(2/3),維修與作業(yè)所需的採(cǎi)購(gòu)(MRO) 如辦公文具、清潔用品、機(jī)器備用零件 特性：採(cǎi)購(gòu)次數(shù)頻繁但採(cǎi)購(gòu)數(shù)量低 如何有效管理控制MRO 集中採(cǎi)購(gòu)、與供應(yīng)商簽訂定期採(cǎi)購(gòu)契約 支持生產(chǎn)所需的採(cǎi)購(gòu) 支援生產(chǎn)製造所需的採(cǎi)購(gòu)，例如裝箱所須之紙箱、捆帶、儲(chǔ)藏盒,採(cǎi)購(gòu)類型(3/3),服務(wù)之採(cǎi)購(gòu) 企業(yè)多少均需要其他企業(yè)提供某些服務(wù)，例如水電、空調(diào)服務(wù) 資本設(shè)備之採(cǎi)購(gòu) 採(cǎi)購(gòu)非流動(dòng)性資產(chǎn)供長(zhǎng)期經(jīng)營(yíng)之用 資本設(shè)備採(cǎi)購(gòu)的特性 一旦購(gòu)入可長(zhǎng)期使用 採(cǎi)購(gòu)金額通常龐大，會(huì)計(jì)作帳分年提列分?jǐn)?配送 安排原物料購(gòu)入或產(chǎn)品輸出的交通配送安排,採(cǎi)購(gòu)流程與活動(dòng)

8、,二評(píng)估原物料可能供應(yīng)來(lái)源,根據(jù)過(guò)去交貨紀(jì)錄及績(jī)效，建立特定供應(yīng)商表，以幫助評(píng)估選擇適當(dāng)?shù)墓?yīng)商 評(píng)估供應(yīng)商的指標(biāo)項(xiàng)目： 交貨情況與交貨品質(zhì) 財(cái)務(wù)狀況 供應(yīng)商製造成本與定價(jià) 技術(shù)能力、配合能力 管理能力、管理人員專業(yè)能力與流動(dòng)率 人員技能、素質(zhì)、流動(dòng)率、應(yīng)變能力、態(tài)度與士氣 全球化採(cǎi)購(gòu)趨勢(shì)下，應(yīng)以全球可能供應(yīng)商為採(cǎi)購(gòu)來(lái)源,採(cǎi)購(gòu)流程與活動(dòng),三選擇原物料供應(yīng)來(lái)源(1/2),選擇供應(yīng)商 競(jìng)標(biāo) 利用招標(biāo)方式由最低價(jià)之供應(yīng)商得標(biāo) 適用情況 採(cǎi)購(gòu)數(shù)量大、原物料規(guī)格與樣式非常明確、有足夠的供應(yīng)商可供選擇等 價(jià)格是影響採(cǎi)購(gòu)之主要因素,三選擇原物料供應(yīng)來(lái)源(2/2),協(xié)議方式 價(jià)格非主要考量因素 開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品時(shí)，

9、所需採(cǎi)購(gòu)的原物料規(guī)格條件或原物料規(guī)格不明確等 一般而言這種採(cǎi)購(gòu)方式較費(fèi)時(shí)，且採(cǎi)購(gòu)過(guò)程較複雜,採(cǎi)購(gòu)流程與活動(dòng),四採(cǎi)購(gòu)單下達(dá)與收貨,利用網(wǎng)路傳送電子資料 降低文件旅行時(shí)間 避免資料重複輸入 造成時(shí)間浪費(fèi) 提高採(cǎi)購(gòu)文件正確性 降低採(cǎi)購(gòu)成本 從組織文化而言，可開(kāi)啟採(cǎi)購(gòu)端與供應(yīng)端組織合作的機(jī)制,採(cǎi)購(gòu)流程與活動(dòng),五供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估 (1/2),供應(yīng)商數(shù)目多寡與供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)間的消長(zhǎng)關(guān)係 數(shù)目較少但較高競(jìng)爭(zhēng)力的供應(yīng)商群 透過(guò)長(zhǎng)期連續(xù)的評(píng)估程序，剔除競(jìng)爭(zhēng)力較弱的供應(yīng)商：供應(yīng)商群之最佳化策略 優(yōu)點(diǎn)：向最優(yōu)良的供應(yīng)商採(cǎi)購(gòu)、降低採(cǎi)購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)、降低供應(yīng)商維護(hù)成本、製造成本、複雜採(cǎi)購(gòu)策略實(shí)施可能性 缺點(diǎn)：對(duì)供應(yīng)商過(guò)分依賴、缺乏競(jìng)爭(zhēng)

10、、供應(yīng)商干擾、供應(yīng)商數(shù)目過(guò)少，一旦採(cǎi)購(gòu)需求變化，恐無(wú)法配合,五供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估 (2/2),評(píng)估方式 類別法：將評(píng)估項(xiàng)目列舉並評(píng)分，最後加總各項(xiàng)得分而成 加權(quán)法：依各項(xiàng)類別之重要程度給予不同權(quán)重 成本法： 績(jī)效指標(biāo) （採(cǎi)購(gòu)成本 非績(jī)效成本）/ 採(cǎi)購(gòu)成本,採(cǎi)購(gòu)部門與其他部門之聯(lián)繫,採(cǎi)購(gòu)部門與組織內(nèi)各部門之關(guān)係,生產(chǎn)製造部門 關(guān)係緊密，可能為從屬關(guān)係 市場(chǎng)行銷部門 屬間接關(guān)係，行銷部門開(kāi)發(fā)促銷方案前，須與生產(chǎn)製造採(cǎi)購(gòu)部門確認(rèn)存貨與生產(chǎn)產(chǎn)品量 品管部門 關(guān)係緊密，須提供最新資訊，以掌握現(xiàn)有供應(yīng)商之供貨品質(zhì) 工程研發(fā)部門 關(guān)係最為關(guān)鍵，在產(chǎn)品設(shè)計(jì)與原物料選擇上密切合作，以縮短產(chǎn)品開(kāi)發(fā)週期並降低成本 財(cái)務(wù)

11、會(huì)計(jì)部門 提供資料以計(jì)算某採(cǎi)購(gòu)物件之成本,貳庫(kù)存追蹤與控管,追蹤各地每日庫(kù)存 庫(kù)存追蹤與控管已漸由採(cǎi)購(gòu)部門交使用者部門 因各部門績(jī)效評(píng)估壓力，需對(duì)自己的庫(kù)存負(fù)責(zé)，因此使用者將對(duì)採(cǎi)購(gòu)單與庫(kù)存更為謹(jǐn)慎 追蹤供應(yīng)商逾交之訂貨 與供應(yīng)商直接聯(lián)繫即將到期或逾期的訂貨,參配送工具分析與評(píng)估,運(yùn)送採(cǎi)購(gòu)品或產(chǎn)品所需之配送工具其成本分析及選擇 水運(yùn)、陸運(yùn)（鐵路與公路）、空運(yùn) 影響選擇配送工具的因素 成本：配送成本與總成本（含庫(kù)存成本、倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用、關(guān)稅與報(bào)關(guān)行政費(fèi)） 速度：從送出到收貨的所需時(shí)間，與所運(yùn)送貨物特質(zhì)有關(guān) 可靠度：依時(shí)安全抵達(dá)的機(jī)率 運(yùn)能：需特殊運(yùn)送設(shè)備，如化學(xué)藥劑、危險(xiǎn)物質(zhì) 可到達(dá)性：能否一路到底，抑

12、或需換不同運(yùn)送工具,肆抵銷貿(mào)易合約之管理,國(guó)際採(cǎi)購(gòu)案中，基於貿(mào)易平衡的考量 易貨貿(mào)易(barter) 最基本且最古老，買賣雙方在過(guò)程中以物易物，完全沒(méi)有牽涉到貨幣進(jìn)出 償付(offset) 賣方同意在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向買方所在國(guó)家的任何產(chǎn)業(yè)之任何公司，購(gòu)買當(dāng)初買方採(cǎi)購(gòu)金額之一定比例的貨品，以作為賣方對(duì)買方之償付 抵銷採(cǎi)購(gòu) (counter-purchase) 賣方同意在買方完成採(cǎi)購(gòu)並付清款項(xiàng)後，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向買方指定項(xiàng)目清單中購(gòu)買指定金額的貨品,伍內(nèi)製/外購(gòu)決策分析(1/2),自1973至1987美國(guó)企業(yè)其境外採(cǎi)購(gòu)由21%-71% 境外採(cǎi)購(gòu)考慮因素及風(fēng)險(xiǎn)： 成本、品質(zhì)、技術(shù)、供應(yīng)商配合度 匯兌、關(guān)稅

13、、航期、保險(xiǎn)、通關(guān)、兵險(xiǎn) 影響內(nèi)製的成本因素 作業(yè)成本 工廠營(yíng)運(yùn)成本 整體作業(yè)成本 主管薪資福利、公共關(guān)係、法律服務(wù)費(fèi)（專利、機(jī)器折舊攤提、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、間接人力、行政費(fèi)等 適合採(cǎi)購(gòu)品為獨(dú)佔(zhàn)或控制性，可以垂直整合方式為之,伍內(nèi)製/外購(gòu)決策分析(2/2),內(nèi)製缺點(diǎn) 機(jī)器、人事固定成本偏高，須以增加產(chǎn)量之經(jīng)濟(jì)規(guī)模攤平 不利現(xiàn)金週轉(zhuǎn) 不適市場(chǎng)規(guī)模尚待開(kāi)發(fā)情況 影響外購(gòu)的成本因素 運(yùn)送、購(gòu)買、儲(chǔ)放成本 處理採(cǎi)購(gòu)之人事與行政作業(yè)成本 庫(kù)存成本 流動(dòng)資金 外購(gòu)缺點(diǎn) 易喪失對(duì)採(cǎi)購(gòu)品之獨(dú)佔(zhàn)性或控制權(quán) 選擇供應(yīng)商時(shí)有風(fēng)險(xiǎn) 須較長(zhǎng)前置時(shí)間,如何分析採(cǎi)購(gòu)品之價(jià)值,三種方法提昇物品之價(jià)值 不降低物件品質(zhì)前提下，降低物件成

14、本 不增加該物件成本前提下，提昇物件功能 相對(duì)於所增加之成本，大幅增進(jìn)物件之功能 物件之現(xiàn)有功能與特色之必要性 市場(chǎng)有較低價(jià)格或較高品質(zhì)物件可取代 物件之製造流程是否適當(dāng) 有無(wú)標(biāo)準(zhǔn)零件可取代現(xiàn)有客製化之零件 有無(wú)較低成本之供應(yīng)來(lái)源 有無(wú)較簡(jiǎn)單之設(shè)計(jì)以方便使用、組裝、或成本較低,陸採(cǎi)購(gòu)研究/原物料需求預(yù)測(cè),研究供應(yīng)市場(chǎng)物料價(jià)格短中長(zhǎng)期發(fā)展趨勢(shì) 發(fā)展採(cǎi)購(gòu)策略 訂定採(cǎi)購(gòu)計(jì)畫 明定採(cǎi)購(gòu)部門任務(wù) 針對(duì)重要採(cǎi)購(gòu)案組成跨部門小組,ERP系統(tǒng)-採(cǎi)購(gòu)模組,採(cǎi)購(gòu)屬於物料管理模組(MM module) 物料管理模組與其他模組關(guān)聯(lián),MM 模組的範(fàn)圍(1/2),MM 模組的範(fàn)圍(2/2),採(cǎi)購(gòu)流程(1/2),請(qǐng)購(gòu)作業(yè)

15、採(cǎi)購(gòu)作業(yè) 採(cǎi)購(gòu)品到貨作業(yè) 發(fā)票資料處理,採(cǎi)購(gòu)流程(2/2),請(qǐng)購(gòu)作業(yè)(1/2),請(qǐng)購(gòu)部門向採(cǎi)購(gòu)部門提出請(qǐng)購(gòu)需求 需在何時(shí)獲得多少數(shù)量的某項(xiàng)物品或服務(wù) 請(qǐng)購(gòu)來(lái)源可為系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生或由人工輸入,請(qǐng)購(gòu)作業(yè)(2/2),採(cǎi)購(gòu)-決定採(cǎi)購(gòu)之供應(yīng)來(lái)源,採(cǎi)購(gòu)來(lái)源可以為內(nèi)部或外部 可以用供應(yīng)商來(lái)源清單或報(bào)價(jià)清單以管理更新供應(yīng)商來(lái)源,採(cǎi)購(gòu)詢價(jià)與報(bào)價(jià),採(cǎi)購(gòu)-詢價(jià)處理模式,採(cǎi)購(gòu)單結(jié)構(gòu),採(cǎi)購(gòu)採(cǎi)購(gòu)單樣例,採(cǎi)購(gòu)契約類別,價(jià)值型契約 ：契約中載明此次採(cǎi)購(gòu)的貨物價(jià)值 數(shù)量型契約 ：契約中載明此次採(cǎi)購(gòu)的貨物或服務(wù)總數(shù)量,採(cǎi)購(gòu)品到貨作業(yè)-貨物收訖,貨物收訖與採(cǎi)購(gòu)單核對(duì) 貨物收訖匯入採(cǎi)購(gòu)單 優(yōu)點(diǎn)： 貨物收訖之相關(guān)資料同時(shí)在採(cǎi)購(gòu)單與供應(yīng)商資料中更新 供應(yīng)商發(fā)貨單中之到貨數(shù)量與採(cǎi)購(gòu)單之採(cǎi)購(gòu)數(shù)量可以確認(rèn) 簡(jiǎn)化資料重複輸入並有效管理到貨數(shù)量,發(fā)票驗(yàn)證,發(fā)票資料處理 數(shù)量驗(yàn)證 價(jià)格驗(yàn)證 資料拋轉(zhuǎn)相關(guān)模組 更新歷史資料檔