第10章 公司招聘文檔處理：綜合辦公實例應(yīng)用.ppt

1、第10章辦公自動化綜合應(yīng)用情景實例,本章目錄,10.1 本章任務(wù)的問題情景分析 10.2 招聘計劃階段的辦公應(yīng)用 10.3 招聘實施階段的辦公應(yīng)用 10.4 招聘評價階段的辦公應(yīng)用,10.1 本章任務(wù)的問題情景分析,10.1.1 任務(wù)描述,某公司是我國一家大型民營企業(yè)，根據(jù)發(fā)展需要，今年上半年準(zhǔn)備招聘各類技術(shù)和管理人員100名，招聘所采用的方式有校園招聘、社會招聘、獵頭公司推薦等，公司整體確定的面向社會人員的招聘流程如圖10-1所示（面向應(yīng)屆畢業(yè)生的校園招聘略有不同）。 問題：在伴隨著圖10-1所進(jìn)行的招聘活動中，都需要同步作好哪些相關(guān)文檔的處理？,10.1.1 任務(wù)描述,圖10-1 人員招聘

2、工作流程圖,10.1.2 問題分析,作為公司人力資源部中負(fù)責(zé)招聘工作的辦公人員，以下是他們需要思考的重要內(nèi)容： （1）為了在下半年圓滿地完成招聘任務(wù)，都需要作好哪些辦公處理工作？ （2）這些工作的順利完成，分別需要使用什么樣的辦公設(shè)備和辦公軟件？ （3）各個任務(wù)的工作成果應(yīng)該是什么樣的文檔形式？它們各自為誰所用？ （4）以上各種工作成果，在整個招聘工作活動流程中起到什么重要作用？ （5）各工作完成順序如何確定？哪些必須自己完成？哪些可從外部獲??？,10.1.3 工作概況,1招聘計劃階段,1. 各部門分析本部門內(nèi)部的人員需求情況，填表后上報人力資源部。 2匯總各部門的人員需求情況，得到公司目前總

3、的人員需求情況。 3對匯總的人員需求計劃，上報公司高層，待同意后擬定招聘職位設(shè)置表。 4將招聘計劃報送勞動部門審批，待批準(zhǔn)后，才能正式公開進(jìn)行招聘。,10.1.3 工作概況,5制作招聘簡章，說明招聘安排，如招聘職位、招聘時間、應(yīng)聘方式、招聘流程、錄用待遇、聯(lián)系方式等。 6制定校園招聘的整體策劃方案 7制作報名登記表（供社會人員用） 8制作求職簡歷表（供在校學(xué)生用） 9制作招聘工作整體流程圖,2. 招聘實施階段,10.1.3 工作概況,1設(shè)計制作匯總表，用來記錄到各個學(xué)校招聘時記錄各類報名人員的信息。 2面試試題的準(zhǔn)備 3面試情況的記錄表 4對各個崗位報名人員，進(jìn)行最終的成績計算和順序排名。 5

4、向最終錄用人員發(fā)去錄用通知 6向進(jìn)入最終的復(fù)式階段，但未錄用者發(fā)去人員辭謝通知單，以表示感謝。 7錄用人員的結(jié)果公示,10.1.3 工作概況,8簽訂相關(guān)的協(xié)議 9簽訂人員錄用合同,3.招聘評價階段,1進(jìn)行招聘成本計算與分析 2招聘評估：計算人均招聘成本、招聘完成率、錄用比率、應(yīng)聘者比率等。 3制作整個招聘工作的工作總結(jié) 4將相關(guān)的文檔進(jìn)行歸檔處理,10.2 招聘計劃階段的辦公應(yīng)用,10.2.1 人員補充申請表,該表格樣式如表10-1所示，由人力資源部做成一個Excel模板文件，放置到公司內(nèi)網(wǎng)。然后，各用人部門從網(wǎng)上下載空的表格，將內(nèi)容填寫完成后，交給人力資源部匯總。,表10-1 人員補充申請表

5、 申請部門 ： （蓋章） 填表日期：,10.2.2 人員需求匯總表,該表格樣式如教程表10-3所示，由人力資源部匯總各部門上報的人員補充申請而得到。匯總時，可以按照需求人員的相關(guān)屬性進(jìn)行分類處理（例如下面的表格按人員層次進(jìn)行了分類匯總）。該匯總表完成之后，要交公司高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審閱，通過后才能正式下達(dá)計劃。,10.2.3 招聘職位設(shè)置表,招聘職位設(shè)置表，是對領(lǐng)導(dǎo)審閱后的用人需求匯總計劃，按照工作部門和崗位進(jìn)行分類處理，列出各個招聘職位的基本信息，包括職位名稱、數(shù)量、部門聯(lián)系人以及電話等。,10.2.4 招聘計劃審批表,招聘計劃確定好之后，還需要報送勞動部門審批，待正式批準(zhǔn)后，才能正式進(jìn)行公開招聘

6、，該工作目前在很多省市都可以通過網(wǎng)上進(jìn)行，所以這里不再給出具體的文檔樣式。,10.2.5 招聘簡章的編制,招聘簡章用來詳細(xì)說明招聘的相關(guān)安排，例如招聘職位、招聘時間、應(yīng)聘方式、招聘流程、錄用待遇等。它可以以打印方式張貼到學(xué)校的廣告欄中，或者寄送到相關(guān)平面媒體（報紙、雜志）進(jìn)行宣傳，或者做成網(wǎng)絡(luò)版樣式，放到公司內(nèi)部網(wǎng)站和專門的人才網(wǎng)站上。,10.2.6 校園招聘方案的確定,校園招聘有與社會招聘不一樣的地方，面向的學(xué)生較多，需要為他們進(jìn)行更多的公司背景以及相關(guān)待遇的詳細(xì)介紹，以便吸引更多的學(xué)生應(yīng)聘；當(dāng)時，同時其人員篩選的工作量比較大，為此必須事先設(shè)計好校園招聘的總體方案，以便到時候能夠穩(wěn)定、有序進(jìn)

7、行各個流程，確保校園招聘獲得應(yīng)有的效果。,10.2.7 報名登記表,社會人員要參加應(yīng)聘的話，需要為他們準(zhǔn)備好如教程表10-5所示樣式的報名登記表。,10.2.8 個人求職簡歷表,在校園招聘活動中，需要為大學(xué)生準(zhǔn)備好如教程表10-6所示樣式的個人求職簡歷表。,10.3 招聘實施階段的辦公應(yīng)用,10.3.1 報名人員匯總表,為了對報表人員信息進(jìn)行匯總處理，需要利用Excel制作教程表10-7所示的報名人員信息匯總表。對在該表中輸入的報名人員信息，還可以進(jìn)行快速的排序、篩選、查詢等操作。,10.3.2 面試試題的準(zhǔn)備,在面試階段，需要設(shè)置許多題目。如教程P284-P285，就是為市場營銷人員面試設(shè)置

8、的題目。,10.3.3 面試成績評判表,在面試階段，考官要為選手表現(xiàn)打分，為此需要制作教程表10-8所示的面試成績評判表。,10.3.4 綜合成績排序表,一般來說應(yīng)聘人員需要經(jīng)過層層篩選，最后按照筆試和面試的成績進(jìn)行綜合加權(quán)計算，計算綜合成績，然后進(jìn)行成績排序，為此需要用Excel事先制作教程表10-9所示的綜合成績排序表，其中相關(guān)單元格的計算公式需要事先設(shè)計好，如教程表10-9中第3行所示（其實如果更嚴(yán)謹(jǐn)起見，應(yīng)該考慮在還沒有輸入數(shù)字時候的，對相關(guān)公式設(shè)置IF函數(shù)進(jìn)行計算的控制，使得只有在輸入相關(guān)應(yīng)聘人選信息以及筆試和面試成績后，再進(jìn)行公式計算）。另外，該表格的設(shè)計中，應(yīng)盡可能減少數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)

9、工作量，比如教程表10-9中的“性別”就設(shè)置了下拉式類標(biāo)選擇輸入，另外像筆試和面試成績也都可以直接鏈接到原來的存儲位置。,10.3.5 人員錄用通知書,對于最終錄用的應(yīng)聘人員，人力資源部要及時以書面方式送出錄用通知書，以免失去合格的錄用者。在現(xiàn)實中，有許多企業(yè)由于工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)，因通知不及時而損失了企業(yè)的人力資源，并影響企業(yè)的外部形象。教程圖10-2所示，就是人員錄用通知書的一個樣式范例。,10.3.6 人員辭謝通知書,對于進(jìn)入到最后的面試環(huán)節(jié)，但是因為某些原因未能錄用的應(yīng)聘者，要發(fā)出辭謝通知。周到的辭謝方式除了能樹立良好的企業(yè)外部形象之外，還可能對今后的招聘產(chǎn)生有利的影響，會在以后吸引更多的人

10、員參與應(yīng)聘。因此，應(yīng)該用同樣禮貌的方式通知未被錄用人員。一種方法，通過電話用委婉的語言通知對方；另一種方法，用正式信函的方法告知對方（切忌用明信片），如教程圖10-3所示，就是公司人員辭謝通知書的一個樣式范例。,10.3.7 錄用結(jié)果公示,對于最終的錄用結(jié)果，可以進(jìn)行結(jié)果公示。在目前的信息化、現(xiàn)代化辦公情況上，把結(jié)果以表格或者文本的方式制作成網(wǎng)頁格式，放置到本單位網(wǎng)站的人才招聘欄目上即可。,10.3.8 相關(guān)協(xié)議的簽訂,對于錄用在校的應(yīng)屆畢業(yè)生，企業(yè)需要與學(xué)生本人、所在學(xué)校簽訂“三方”協(xié)議。這種協(xié)議都有現(xiàn)成的文檔，直接可以從相關(guān)網(wǎng)站下載，供學(xué)生本人和用人單位進(jìn)行填寫。 另外，對于特殊的崗位，特

11、別是有可能獲取企業(yè)商業(yè)秘密和知識產(chǎn)權(quán)的核心技術(shù)和管理人員，還要在進(jìn)行聘用時，簽訂“競業(yè)限制”或者“保密條款”的相關(guān)協(xié)議，以免降低員工流失對企業(yè)造成的影響。,辦公自動化實例教程,10.3.9 勞動合同的簽訂,勞動合同是用人單位和工作人員之間正式簽訂的合同文件，它具有特定的內(nèi)容與格式。各地勞動行政部門一般都設(shè)計勞動合同的示范文本，可以從網(wǎng)上直接下載來使用。,10.4 招聘評價階段的辦公應(yīng)用,10.4.1 招聘成本的核算,招聘活動是需要付出成本的 ，如圖10-2所示，它包括多種不同的項目。,圖10-2 招聘成本的構(gòu)成,10.4.2 招聘工作的評估,招聘活動完成后，需要對其結(jié)果計算出如下的評估指標(biāo)，作為工作績效考核的依據(jù)。 1單位招聘成本 單位招聘成本=招聘總成本錄用人數(shù) 2招聘完成比率 招聘完成比率=錄用員工數(shù)計劃招聘數(shù)l00 3錄用比率 員工錄用比率=實際錄用數(shù)應(yīng)聘者總數(shù)100 4應(yīng)聘者比率 應(yīng)聘者比率=應(yīng)聘者總數(shù)計劃招聘數(shù)100,10.4.3 招聘工作的總結(jié),對于本次招聘活動的整體情況、流程、存在的問題、取得的成績，需要進(jìn)行認(rèn)真的總結(jié)。對于總結(jié)的結(jié)果，可以制成兩種格式的文檔：一種是寫成Word格式的招聘工作總結(jié)報告，打印后上交給公司人力資源部經(jīng)理（或者人力總監(jiān)）和公司總經(jīng)理