如何提高會(huì)議效率.ppt

1、如何提高會(huì)議效率,前言,在現(xiàn)代化管理中，利用開(kāi)會(huì)的方式互通信息，進(jìn)行安排、協(xié)調(diào)、咨詢、決策等工作，是一種必要的、提高工作效率的好方式。 但是如果濫用會(huì)議，或者掌握不當(dāng)、會(huì)議成災(zāi)，必然會(huì)走向反面，反而降低工作效率。,目錄,一、現(xiàn)狀分析 二、開(kāi)會(huì)常見(jiàn)弊病 三、會(huì)議成本 四、如何提高會(huì)議效率 五、結(jié)束語(yǔ),公司會(huì)議現(xiàn)狀,在我們公司，都會(huì)看到很多會(huì)議安排，特別是各級(jí)管理人員，會(huì)議更頻繁，有時(shí)候甚至是“趕場(chǎng)”連續(xù)開(kāi)兩三個(gè)會(huì)并不很罕見(jiàn)。（見(jiàn)公司會(huì)議登記表）,開(kāi)會(huì)常見(jiàn)弊病,1.與會(huì)人數(shù)太多，還得一個(gè)一個(gè)輪流報(bào)告。 2.事先準(zhǔn)備工作不足，沒(méi)有備妥所需資料。 3.會(huì)議多半有點(diǎn)強(qiáng)迫性質(zhì)，能自主決定是否參加的很少。

2、4.會(huì)議沒(méi)有明確目標(biāo)，只說(shuō)要開(kāi)會(huì)，到場(chǎng)才開(kāi)始思考要講什么。 5.開(kāi)會(huì)時(shí)間過(guò)于長(zhǎng)，氣氛沉悶、令人想睡覺(jué)。 6.開(kāi)會(huì)空間給人不舒服的感覺(jué)，有的地方太小，有的氣氛冰冷。 7.會(huì)議結(jié)束了，卻沒(méi)有得到具體結(jié)論。,會(huì)議成本,這么多會(huì)，到底花了多少的管理成本？,會(huì)議成本,會(huì)議成本=人均小時(shí)工資的3倍2開(kāi)會(huì)人數(shù)會(huì)議時(shí)間（小時(shí)）。 公式中人均工資乘3，是因?yàn)閯趧?dòng)產(chǎn)值高于平均工資；乘2是因?yàn)閰⒓訒?huì)議要中斷經(jīng)常性工作，損失要以2倍來(lái)計(jì)算。因此，參加會(huì)議的人越多，成本越高。有了成本分析，大家開(kāi)會(huì)態(tài)度就會(huì)慎重，會(huì)議效果也十分明顯。,會(huì)議成本,例：如公司50位管理層人員每周平均參加3個(gè)小時(shí)會(huì)議，管理層人均小時(shí)工資約45元

3、。那這周管理層人員的會(huì)議成本就是45*3*2*50*3=40500元 那么一個(gè)月就是40500*4=162000元，一年是162000*12=1944000元 以上計(jì)算的成本還不包含直接成本（如場(chǎng)地 設(shè)備會(huì)議資料等） 所以提高會(huì)議效率也是降低公司成本的一個(gè)重要方面！,會(huì)議成本,每次會(huì)議希望我們能夠做到： 在開(kāi)會(huì)之前，用這個(gè)公式核算一下會(huì)議的成本，并將其寫在會(huì)議醒目處，讓大家有一個(gè)明確的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)提高會(huì)議效率的意識(shí)，達(dá)到少說(shuō)廢話、開(kāi)短會(huì)、開(kāi)高效率會(huì)的目的。,如何提高會(huì)議效率,第一，作好充分的會(huì)前準(zhǔn)備 第二，不邀請(qǐng)與會(huì)議無(wú)關(guān)的人參會(huì) 第三，準(zhǔn)時(shí)召開(kāi)會(huì)議 第四，會(huì)議議題不能安排過(guò)多 第五，會(huì)議的時(shí)間

4、不宜過(guò)長(zhǎng) 第六，試試站著開(kāi)會(huì) 第七，會(huì)議盡量安排在下班之前召開(kāi) 第八，控制每個(gè)人發(fā)言的時(shí)間 第九，安排專人跟進(jìn)會(huì)議決議的落實(shí)情況,作好充分的會(huì)前準(zhǔn)備,會(huì)議負(fù)責(zé)應(yīng)在會(huì)前花充分的時(shí)間進(jìn)行會(huì)議議題和會(huì)議內(nèi)容、材料的準(zhǔn)備，則會(huì)在很大程度上保證會(huì)議的順利進(jìn)行 會(huì)議負(fù)責(zé)人或主持人應(yīng)該將會(huì)議相關(guān)材料提前分發(fā)給與會(huì)者，以便讓與會(huì)者能有足夠的時(shí)間在會(huì)前閱讀和消化這些材料并形成自己初步的意見(jiàn)和結(jié)論。這樣，正式會(huì)議討論時(shí)，大家就能快速、完整地將事先準(zhǔn)備好的意見(jiàn)和建議闡述出來(lái)，從而加快會(huì)議的進(jìn)程，提高會(huì)議的效率。,不邀請(qǐng)與會(huì)議無(wú)關(guān)的人參會(huì),邀請(qǐng)與會(huì)議無(wú)關(guān)的人參加會(huì)議，是一種極大的浪費(fèi)，也是毫無(wú)意義的做法。我們經(jīng)?？吹?/p>

5、一些會(huì)議，整個(gè)會(huì)議過(guò)程中有些人一言不發(fā)，其實(shí)這些一言不發(fā)的人，大部分是與會(huì)議無(wú)關(guān)的人。因此，作為會(huì)議負(fù)責(zé)人或會(huì)議主持人，一定要事先確定好哪些人需要且必須參加會(huì)議，一些參加也可不參加也可的人員，盡量不要邀請(qǐng)他們與會(huì)。,準(zhǔn)時(shí)召開(kāi)會(huì)議,很明顯，會(huì)議延遲召開(kāi)是對(duì)時(shí)間和成本的浪費(fèi)，其實(shí)這樣的會(huì)議在我們?nèi)粘９ぷ髦蟹浅３Ｒ?jiàn)。杜絕會(huì)議延遲召開(kāi)的辦法是：給會(huì)議遲到者適當(dāng)?shù)膽土P、時(shí)間一到即召開(kāi)會(huì)議。,會(huì)議議題不能安排過(guò)多,我們知道，目標(biāo)太多，就等于沒(méi)有目標(biāo)。因?yàn)槟繕?biāo)太多就無(wú)法抓住工作的重點(diǎn)。 會(huì)議也是如此。每次會(huì)議，會(huì)議的議題不宜安排過(guò)多，一般一到兩個(gè)議題為宜，盡量不要超過(guò)三個(gè)議題。如果議題太多，則大家討論時(shí)的注

6、意力很可能會(huì)分散（因?yàn)槊總€(gè)人所重點(diǎn)關(guān)心的議題可能會(huì)不同），這樣就會(huì)影響結(jié)論的達(dá)成速度，從而影響到會(huì)議效率；另外，議題過(guò)多，勢(shì)必導(dǎo)致會(huì)議時(shí)間拉長(zhǎng)，而過(guò)長(zhǎng)的會(huì)議會(huì)讓與會(huì)者感到疲倦，從而也影響到會(huì)議效率。,會(huì)議的時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng),我們知道，一個(gè)成年人能聚精會(huì)神投入工作的時(shí)長(zhǎng)大約是兩小時(shí)左右。因此，我們舉行會(huì)議時(shí)，會(huì)議的時(shí)間也不應(yīng)該安排過(guò)長(zhǎng)（實(shí)際上這也與安排的會(huì)議議題多少有關(guān)），會(huì)議的時(shí)長(zhǎng)一般需要計(jì)劃和控制在半小時(shí)到兩小時(shí)之間。會(huì)議時(shí)間太短不利于大家充分溝通并達(dá)成最佳結(jié)論，會(huì)議時(shí)間太長(zhǎng)則會(huì)讓與會(huì)者“身心疲憊”從而影響會(huì)議效率。,試試站著開(kāi)會(huì),為了避免在不知不覺(jué)中延長(zhǎng)會(huì)議，不妨試一試站著開(kāi)會(huì)，這樣就會(huì)營(yíng)造出

7、時(shí)間比較緊急，盡快想辦法結(jié)束會(huì)議的壓力。日本企業(yè)的會(huì)議室大多都十分簡(jiǎn)陋，不但無(wú)煙無(wú)茶，甚至沒(méi)有椅子，開(kāi)會(huì)的人都只能站著。這似乎有點(diǎn)不近人情的味道，但對(duì)壓縮會(huì)議時(shí)間、提高效率卻非常有效。,會(huì)議盡量安排在下班之前召開(kāi),我們知道，有些與會(huì)者時(shí)間觀念不是很強(qiáng)或因?yàn)閭€(gè)性使然，他們往往不到會(huì)議最后很難果斷、明白地表達(dá)出自己的觀點(diǎn)，這種情況極易導(dǎo)致會(huì)議的拖延。解決這一問(wèn)題比較有效的措施是，將會(huì)議安排在上午或下午下班前的時(shí)段。 如會(huì)議的計(jì)劃時(shí)長(zhǎng)為一小時(shí)，則可以安排在上午11：00舉行（假如12：00下班）或下午4：00舉行（假如5：00下班）。安排在這樣的時(shí)段，實(shí)際上已經(jīng)給出了明確的時(shí)間期限，大家也就會(huì)盡快表達(dá)自己的觀點(diǎn)和看法，從而有效地提高了會(huì)議的效率。,控制每個(gè)人發(fā)言的時(shí)間,有些與會(huì)者發(fā)言時(shí)口若懸河滔滔不絕，完全沒(méi)有時(shí)間觀念。 解決這一問(wèn)題的有效辦法是：會(huì)議正式召開(kāi)之前就和與會(huì)者約定好發(fā)言的時(shí)長(zhǎng)，讓大家在發(fā)言之前都做到“心中有數(shù)”。,安排專人跟進(jìn)會(huì)議決議的落實(shí)情況,有些會(huì)議，雖然有會(huì)議紀(jì)要，但沒(méi)有跟進(jìn)會(huì)議決定是否被執(zhí)行的相關(guān)辦法和措施，這樣導(dǎo)致了會(huì)議“決而不行”，使會(huì)議沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有的效果。 解決這一問(wèn)題的有效辦法是：安排專人跟進(jìn)會(huì)議