常用公文寫作和公文處理基本知識.ppt

1、長沙，湖南聯(lián)通綜合部，2005年8月，常用公文寫作與公文處理基礎(chǔ)知識，目錄，第一類公文基礎(chǔ)知識，第二類公文存在的問題，第三類公文格式，第四類公文處理，第五類公文，第一類公文基礎(chǔ)知識，第一，學(xué)習(xí)目的，了解公文寫作的概念，特點和基本要求，寫作規(guī)則的基本內(nèi)容，寫作標(biāo)準(zhǔn)和程序，掌握公文寫作的一般方法。第二，什么是正式文件？公文，簡稱公文，是人類在治理社會和國家的官方實踐中使用的具有法律權(quán)威和標(biāo)準(zhǔn)格式的應(yīng)用文，是一種特殊而規(guī)范的文體。公文可以分為廣義和狹義。廣義的公文是指黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位在行政和業(yè)務(wù)管理過程中形成的具有法律效力和規(guī)范樣式的文件，是實施管理和開展公務(wù)活動的重要工具。狹義的公文

2、是指黨政機關(guān)辦理公務(wù)時使用的公文。第三，公文的分類是按照發(fā)文機關(guān)來劃分的：黨、政府、軍隊、司法、企業(yè)、事業(yè)單位和社會團體是按照行文關(guān)系來劃分的：可以分為上行文、下行文和平行行文；根據(jù)保密程度：國家秘密(絕密、機密、秘密)；企業(yè)商業(yè)秘密(企業(yè)秘密、企業(yè)秘密)；根據(jù)工期要求：特殊緊急部位、緊急部位和平坦部位；根據(jù)使用范圍：一般公文和特殊公文；根據(jù)文件類型：決議、決定和通知；根據(jù)傳輸媒介：紙張和電子(辦公室網(wǎng)絡(luò)和電子郵件)；按照類別，公文可以分為行政公文、一般公文、商務(wù)公文、社交禮儀公文和外事公文。向上書寫是指下級機關(guān)向上級機關(guān)提交的正式文件，如指示和報告。向下書寫是指上級機關(guān)對下級機關(guān)的書寫，如決

3、定、指示、公告、通知、通告、通告等。平行文本是指同一層級或不同下屬機構(gòu)之間的文本，如信函。官方文件的通知和摘要有時可用作平行文本。什么是上、下、平行？中共中央文件規(guī)定(中辦發(fā)199614號)列出了14種：決議、決定、指示、意見、通知、通知、公報、報告、請示、答復(fù)、規(guī)定、規(guī)則、信函和會議紀要。國家行政機關(guān)公文處理辦法(國發(fā)200023)共有13種：命令(令)、決定、公告、通知、通知、提案、報告、請示、答復(fù)、意見、信函和會議紀要。中國聯(lián)通湖南分公司公文處理暫行辦法(聯(lián)通湘中字第200118號)列出了10種，即10種一般公文：決議、決定、通知、通知、報告、請示、答復(fù)、意見和信函。其他特殊正式文件：公

4、告(MSS系統(tǒng))、會議紀要、批準(zhǔn)文件、ISO9000質(zhì)量管理體系文件(包括特殊批準(zhǔn)表格)。一般公文：是指內(nèi)容重要、格式完整、眉上有發(fā)文單位紅色標(biāo)識的公文。電子一般公文的版式應(yīng)與紙質(zhì)一般公文的版式一致。特殊公文：指在一定范圍內(nèi)使用的具有特定文件格式和處理程序的文件。一般公文和特殊公文，公文寫作的基本要求和政治要求：1。觀點必須正確；2.內(nèi)容必須是現(xiàn)實的；3.政策理念應(yīng)該是一致的。技術(shù)要求：1 .結(jié)構(gòu)嚴謹，層次分明，邏輯性強；2.句子流暢，語言準(zhǔn)確、生動、形象；3.文字簡潔，標(biāo)點符號使用正確；4、引文、數(shù)字、人名、地名、機關(guān)單位名稱、事物名稱是否準(zhǔn)確。1.文件標(biāo)題的基本結(jié)構(gòu)：“關(guān)于發(fā)行單位的主題類

5、型五、文件處理的目標(biāo)是實現(xiàn)“三個轉(zhuǎn)變”。標(biāo)準(zhǔn)化意味著文件處理的每一個程序和操作都必須遵循一定的規(guī)則、方法和要求，其結(jié)果必須符合一定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范；制度化是指標(biāo)準(zhǔn)化在一定程度上上升到法制化或規(guī)范化，在公文處理中建立并實施一整套處理制度；科學(xué)是指文件處理的標(biāo)準(zhǔn)和體系應(yīng)以科學(xué)為基礎(chǔ)，符合文件處理操作的規(guī)律和實踐。其含義的外延包括現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在文檔處理中的應(yīng)用，如湖南聯(lián)通的MSS自動辦公系統(tǒng)。根據(jù)2001年省公司修訂的中國聯(lián)通湖南分公司公文處理暫行辦法，湖南聯(lián)通的公文處理類型可分為十大類：公文類型：1。決議2。決定3。注意4。第5號通知。報告6。請求指示。答復(fù)8。意見9。信10。會議記錄。1.決心。經(jīng)會

6、議討論通過的決議：決議是對重大問題作出的決定，將在更大范圍內(nèi)對黨的工作和生活產(chǎn)生重大影響。權(quán)威性：決議是在黨的高級領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)會議上經(jīng)過研究和討論后形成的，代表了發(fā)布機關(guān)的意志。它一經(jīng)發(fā)布，所屬黨組織和黨員必須嚴格遵守，認真執(zhí)行，不得違反。它有很強的權(quán)威性。嚴格的程序性：決議必須經(jīng)過會議討論和表決才能形成，具有嚴格的程序性。決議的特點，二。決定、決定：“適用于重大事項或重大行動的部署，對有關(guān)單位和人員的獎懲。改變或者撤銷下級機關(guān)的不適當(dāng)?shù)臎Q定”。決策由具有約束、規(guī)范和引導(dǎo)功能的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)發(fā)布。1、決策認可：這種知情決策，即決策被簡單地傳達給相關(guān)單位，很少有具體的實施意見。它的內(nèi)容相對簡單，主要是基于

7、決定和決定，即使有一個電話或一個令人鼓舞的結(jié)局，它也很短。在寫作中，我們傾向于開門見山，直接陳述，段落結(jié)合段落，使陳述簡潔生動。處罰決定的書寫是不同的，應(yīng)該包括被處罰人的身份、錯誤的事實、錯誤的性質(zhì)、根本原因、我對錯誤的態(tài)度、處罰內(nèi)容等。3、重大行動或重要事項決定的書面決定。這種決策被用來安排大范圍內(nèi)的重大行動或重要事項。一旦發(fā)行，它們就會受到極大的震動。如國務(wù)院關(guān)于全面推進依法行政的決定(國發(fā)(1999)23號)等。這些決定中的大部分已經(jīng)在某些會議上討論和通過。它的寫作強調(diào)把事實搞得清楚透徹，以便盡可能地統(tǒng)一認識，增強執(zhí)行決策的意識。國務(wù)院關(guān)于表彰全國勞動模范和先進工作者的決定自1995年召

8、開全國勞動模范和先進工作者表彰大會以來，各行各業(yè)、各條戰(zhàn)線涌現(xiàn)出一大批先進模范人物。為表彰他們對國家和人民的突出貢獻，發(fā)揚他們的先進思想和模范事跡，國務(wù)院決定授予1931名全國勞動模范和1015名全國先進工作者榮譽稱號。國務(wù)院號召全國廣大工人、農(nóng)民、知識分子和各級工作人員學(xué)習(xí)全國勞動模范和先進工作者的榜樣，學(xué)習(xí)他們熱愛本職工作、勇于創(chuàng)新的工作精神，努力把中國建設(shè)成為富強、民主、文明的社會主義現(xiàn)代化國家。2002年4月28日，它描述了決定的基礎(chǔ)和要決定的事項，呼吁或鼓勵，決定的寫作贊揚了寫一個案件的決定。1990年4月4日，第七屆全國人民代表大會第三次會議通過。根據(jù)中華人民共和國憲法第三十一條和

9、第六十二條第十三項，第七屆全國人民代表大會第三次會議決定自1999年7月1日起設(shè)立香港特別行政區(qū)2.香港特別行政區(qū)包括香港島、九龍半島、其管轄的島嶼和毗鄰海域。香港特別行政區(qū)的行政地圖由國務(wù)院另行公布。會議通過了決定依據(jù)，并對決定事項進行了說明。標(biāo)題：單位由理由決定，決定的文字由重要事項決定。3.通知、通知：是上級機關(guān)向下級機關(guān)傳達指示、批準(zhǔn)下級機關(guān)的公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不隸屬于上級機關(guān)的公文、安排工作和重大事項的向下公文。有時，它也是一份平行文件，向相關(guān)單位通報需要了解或共同執(zhí)行的事項。通知是使用最廣泛的，因此使用頻率很高。通知具有使用范圍廣、語言表述性強、寫作方向不確定的特點。1.如何寫標(biāo)

10、題？一般來說，它包括兩個部分：原因和類型。只有一個介詞“大約”，加上原因和注意，應(yīng)該使用，標(biāo)題應(yīng)該寫得簡潔。如關(guān)于印發(fā)2005年國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃要點的通知。此外，我們還應(yīng)注意，除了引用法律、法規(guī)和行政規(guī)章外，標(biāo)題中一般不加標(biāo)點符號。2、規(guī)章制度通知的發(fā)布方式。規(guī)章制度文件由相關(guān)部門制定后以通知形式發(fā)布。這種通知的正文一般包括四個方面：一是文件的來源；第二，文件名；第三是希望和需求；第四，依戀。3、工作通知的布置。上級單位對下級單位某項工作的安排、要求和意見往往以通知的形式傳達。這種通知是強制性的，必須是有基礎(chǔ)的、有目的的、面向任務(wù)的和必需的(符合“六項要求”)。4、通信通知的書寫。這種通

11、知具有指示性和規(guī)范性，主要用于上級和下級之間、職能部門和相關(guān)部門之間。通知中的有關(guān)精神必須按照辦理和執(zhí)行。在寫作中，我們通常先解釋問題的來龍去脈，然后談相關(guān)的說明、意見和規(guī)定，最后談希望或要求。通知的書寫、通知的書寫和轉(zhuǎn)發(fā)通知的書寫。上級或同級的通知需要以通知的形式傳達給下級單位執(zhí)行，這種形式稱為發(fā)改通知。通常有兩種方式來寫：一種是照原樣復(fù)制。其次，除了轉(zhuǎn)發(fā)文件外，還根據(jù)地區(qū)和部門的具體情況提出了一些具體的要求和希望。6、會議通知的撰寫。要求用非常簡短的文字說明會議的名稱、目的、日期、時間、地點和與會者。即上級機關(guān)需要通知被任命人員的任免和聘用。部分行政機關(guān)負責(zé)人的任免除通知規(guī)定范圍外，還應(yīng)當(dāng)

12、向社會公布。關(guān)于印發(fā)中國聯(lián)通湖南分公司車輛及駕駛員管理辦法的通知：為加強全省車輛及駕駛員管理，充分發(fā)揮機動車在公司生產(chǎn)、接待和生活中的服務(wù)作用，特制定中國聯(lián)通湖南分公司車輛及駕駛員管理辦法，現(xiàn)予印發(fā)。請仔細組織你的學(xué)習(xí)。并遵守它。附件：中國聯(lián)通湖南分公司車輛及駕駛員管理辦法(暫行)2005年6月21日，下發(fā)了通知的編寫方式，并編寫了規(guī)章制度通知。標(biāo)題：關(guān)于文件名、文件來源、文件名、希望要求、文件附件、2002年防汛通信保障的通知：為認真貫徹落實信息產(chǎn)業(yè)部關(guān)于2002年防汛通信保障的通知(信字第200239號)的要求，切實做好2002年防汛通信保障工作，現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：一、各省(自治區(qū)、直

13、轄市)分行領(lǐng)導(dǎo)三、認真做好汛期前線路設(shè)備的維護和各項準(zhǔn)備工作，并制定和完善汛期應(yīng)急通信保障計劃。2002年6月11日，通知的寫作被寫成一個案例。標(biāo)題：關(guān)于原因的通知，安排是基于目的、任務(wù)和要求，應(yīng)符合“六物”的書寫。、現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：1 .活動時間(略)2。活動范圍(略)3。活動模式(略)4。分工(略)5。業(yè)務(wù)流程(略)6。新聞宣傳工作(略)2005年1月13日，首先說明問題的來龍去脈，然后談相關(guān)的指示、意見、規(guī)定等。最后，關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)

14、發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)請一并執(zhí)行：第一，總部文件第二條規(guī)定的捐贈金額為省分行規(guī)定的總金額，第二條。 當(dāng)?shù)胤种C構(gòu)對外捐贈(包括資產(chǎn)和現(xiàn)金)，無論金額大小，均須報省公司計劃財務(wù)部，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可實施。2005年1月25日，根據(jù)實際情況，提出了一些具體要求和希望。標(biāo)題：轉(zhuǎn)發(fā)文件名稱通知、通知會議的寫作方法通知案例1:關(guān)于召開湖南聯(lián)通MSS自動化辦公系統(tǒng)培訓(xùn)會議的通知地方分支機構(gòu)和省屬公司各部室：湖南聯(lián)通MSS自動化辦公系統(tǒng)運行培訓(xùn)會議定于6月召開，現(xiàn)將會議有關(guān)事宜通知如下：1 .會

15、議時間和地點。報告時間：每月下午。會議時間：月日。一整天。會議地點：長城飯店(長沙市袁家?guī)X八一路41號)。2.會議內(nèi)容：湖南聯(lián)通MSS自動化辦公系統(tǒng)推廣及操作要求和操作培訓(xùn)。三.參與者：四。相關(guān)事項的要求。五、會議日程安排。通知的書寫會議通知是寫案例2。會議通知定于_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

16、 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _在此通知您。通知的撰寫、任免通知的撰寫、對省屬公司所有分支機構(gòu)和部門的平等解聘通知：經(jīng)研究決定聘任：擔(dān)任分公司總經(jīng)理，任期三年；擔(dān)任分公司副總經(jīng)理三年；擔(dān)任部門經(jīng)理兩年；擔(dān)任部門副經(jīng)理兩年；上述人員自動免于原職，自派遣之日起生效。我特此通知你。4.通知：“適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況?！蓖ㄖ屯▓蠖际切畔⑿院椭笇?dǎo)性的，但通知大多是要求執(zhí)行的，具有一定的約束力，而通報只起到指導(dǎo)、警戒、啟發(fā)、教育和溝通的作用。通知可分為表揚通知、危急通知和情況通知等。1、撰寫表彰通知。用來表彰好人好事，介紹先進典型經(jīng)驗。其內(nèi)容主要包括三個方面：先進事跡(人物、時間、地點、過程、結(jié)果)或經(jīng)驗(單位和客觀條件、主要做法、經(jīng)常性認識等)。)；評價和分析(性質(zhì)、意義、經(jīng)驗和適用條件、經(jīng)驗中的不足及其原因等。)；決定事項(給予有關(guān)單位或個人什么稱號或其他精神、經(jīng)濟獎勵)，提出學(xué)習(xí)先進事跡、吸收典型經(jīng)驗等要求或號召。希望和要求不僅包括對被表彰者的鼓勵和期望，還包括對群眾的號召和希望。2.關(guān)鍵通知：這種通知是通知中最常用的。其內(nèi)容是從通報的事件中吸取教訓(xùn)，用典型事例教育群眾，以