北大總裁EMBA《業(yè)務(wù)流程與工作分析》.ppt

1、工作分析 定義：工作分析明確了各 個(gè)工作所需承擔(dān)的責(zé)任，以及 技術(shù)的資歷要求，還有工作環(huán) 境條件的考量。,工作關(guān)乎國民經(jīng)濟(jì) 工作關(guān)乎企業(yè) 工作關(guān)乎每個(gè)人,為什么進(jìn)行崗位分析？ 崗位評(píng)估人員 各職能經(jīng)理 高層管理人員 在職人員自己,為什么進(jìn)行崗位分析？ 招聘人員 培訓(xùn)師 績(jī)效評(píng)估人員 個(gè)人發(fā)展計(jì)劃 公司規(guī)劃人員,工作分析不是 針對(duì)個(gè)人的分析 針對(duì)員工的分析 績(jī)效評(píng)估,工作分析,崗位與組織戰(zhàn)略、結(jié)構(gòu)和流程,企業(yè)的要求,共同的理解,雙方同意的任務(wù),設(shè)定工作目標(biāo),績(jī)效考核,薪資及福利,組織結(jié)構(gòu)調(diào)整,外部競(jìng)爭(zhēng),組織結(jié)構(gòu),組織戰(zhàn)略,工作崗位,溝通,承諾,激勵(lì),崗位說明書,匹配性,有效性,崗位職責(zé)圖,靜,動(dòng)

2、,崗位與企業(yè)流程管理,流程的概念,企業(yè)的工作流程可以分為經(jīng)營流程、管理流程和業(yè)務(wù)流程。,經(jīng)營流程：價(jià)值、目標(biāo)、 產(chǎn)品定位、資源配置計(jì)劃、 基本流程確定及考評(píng)政策 和原則。,管理流程：人力資源管理流程、 技術(shù)及設(shè)施管理流程、質(zhì)量管理流 程、財(cái)務(wù)管理流程及考評(píng)管理流程。,業(yè)務(wù)流程：市場(chǎng)營銷流程、 設(shè)計(jì)開發(fā)流程、生產(chǎn)工作流程、質(zhì) 量管理流程、銷售管理流程、儲(chǔ)運(yùn) 管理流程、服務(wù)管理流程等。,流程的意義,企業(yè)所有的經(jīng)營管理及業(yè)務(wù)活動(dòng)都是由各種流程組成的。 這些流程最終輸出的是企業(yè)交付給顧客的產(chǎn)品或服務(wù)。 流程必須具備能力和效率，流程質(zhì)量決定企業(yè)經(jīng)營管 理的實(shí)際運(yùn)行效率、效益。 因此，企業(yè)的質(zhì)量管理體系應(yīng)

3、分析顧客需求，設(shè)計(jì)有助于實(shí)現(xiàn)顧客滿意的產(chǎn)品和服務(wù)的工作流程，并保持這些流程得到控制和管理，從而保證企業(yè)的管理質(zhì)量,業(yè)務(wù)流程VS企業(yè)組織結(jié)構(gòu),從多年管理咨詢的實(shí)踐中得知： 1、組織的產(chǎn)生，往往不是企業(yè)理性選擇的結(jié)果2、靜態(tài)的組織不產(chǎn)生任何價(jià)值，只能通過流程創(chuàng)造價(jià)值 3、企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力體現(xiàn)在流程上，而不是組織上4、組織的設(shè)計(jì)應(yīng)該符合流程的需要，而不是相反 5、企業(yè)經(jīng)營業(yè)績(jī)的實(shí)現(xiàn)是通過業(yè)務(wù)流程來實(shí)現(xiàn)的，組織沒有直接的貢獻(xiàn),業(yè)務(wù)流程VS企業(yè)組織結(jié)構(gòu),組織結(jié)構(gòu)之間的流程改進(jìn)這是指發(fā)生在兩個(gè)企業(yè)之間的流程再造，一般多為與供貨商和合作廠商之間的流程再造。通過組織之間的流程再造，企業(yè)與供貨商或合作商之間就會(huì)像一

4、個(gè)公司一樣運(yùn)轉(zhuǎn)，簡(jiǎn)化工作流程，與其供貨商之間也能夠?qū)崿F(xiàn)良好的信息互動(dòng)，保證了供貨及時(shí)率。,業(yè)務(wù)流程VS企業(yè)組織結(jié)構(gòu),部門、崗位職能的調(diào)整在傳統(tǒng)組織中，職能部門更多的是發(fā)揮指導(dǎo)和監(jiān)督的作用。在流程改進(jìn)之后，明確了各部門在價(jià)值創(chuàng)造的地位和作用，樹立了以“顧客”為中心的指導(dǎo)思想，部門的職能將更主要是提供服務(wù)。,業(yè)務(wù)流程VS企業(yè)組織結(jié)構(gòu),建立合理的考核激勵(lì)機(jī)制流程調(diào)整之后，組織中的部門、崗位及其職能職責(zé)均發(fā)生了變化，相應(yīng)的考核激勵(lì)辦法也需要?jiǎng)?chuàng)新。這套考核激勵(lì)機(jī)制要能調(diào)動(dòng)每個(gè)部門、崗位和個(gè)人的積極性，既要能有利于提高單個(gè)業(yè)務(wù)流程的效率和效益，又要有利于保證整體流程的順暢運(yùn)行。,業(yè)務(wù)流程VS企業(yè)組織結(jié)構(gòu),

5、建立合理的考核激勵(lì)機(jī)制績(jī)效考核的重點(diǎn)應(yīng)該是流程的KPI而不是組織的KPI，并以此推動(dòng)流程的持續(xù)性改進(jìn)，使企業(yè)獲取或創(chuàng)造更多的價(jià)值。,崗位分析三大原則 1、分析，而不是列清單； analysis,not lists 2、分析工作，而不是在職人； jobs, not people 3、分析實(shí)際工作，而不是做主觀臆斷。 Facts, not judgements,崗位分析的方法,工作日志法 觀察法 問卷調(diào)查法 面談法,各種方法的優(yōu)、缺點(diǎn)？,設(shè)計(jì)崗位分析問卷 應(yīng)包括的主要內(nèi)容？,崗位分析面談,崗位分析面談的步驟 面談前 面談開始 面談中 面談結(jié)束以后,如何撰寫崗位說明書？ How to Write a

6、 Job Description? 上級(jí)主管 崗位分析員 在職人員,誰完成職位說明書？ 辦法一、被分析崗位的直接主管； 辦法二、崗位分析專員。,崗位說明書 Job descriptions,什么是職位說明書？ 職位說明書又稱職位描述，職位界定，崗位說明等，用來定義，辨別和描述一個(gè)職位的最重要特征。它僅描述職位本身，而與從事或即將從事此工作的人員無關(guān)。 通俗地講，就是通過對(duì)職位的工作內(nèi)容，責(zé)任范圍等的分析，給工作崗位畫像、照相。,為什么要制定職位說明書？ 編制職位說明書是企業(yè)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)，也是各級(jí)主管的一項(xiàng)基本職責(zé)。它可以使主管對(duì)下屬的工作要求有清晰的了解，以便提供必要的輔導(dǎo)，作出恰當(dāng)?shù)脑u(píng)估。

7、另外，職位說明書為公司的許多項(xiàng)目（例如招聘，薪酬調(diào)查，技能差距分析，績(jī)效考核和級(jí)別確定等）提供必要的信息。,為什么要制定職位說明書？ 便于理解組織機(jī)構(gòu)和工作關(guān)系； 是職位評(píng)估進(jìn)而評(píng)定各職位薪酬，級(jí)別， 薪酬調(diào)查的基本依據(jù)； 使員工充分了解自己在組織中的作用，相 應(yīng)的責(zé)任和職權(quán)；同時(shí)便于各級(jí)主管有效 地管理下屬的工作； 是各部門績(jī)效管理的依據(jù)之一。既便于各 級(jí)主管進(jìn)行有效的績(jī)效考核，又為員工提 供自我評(píng)定的參考標(biāo)準(zhǔn)；,為什么要制定職位說明書？ 為招聘選材提供客觀依據(jù)。公司可根據(jù)工 作內(nèi)容和技能要素，進(jìn)行招聘工作； 便于制定個(gè)人工作計(jì)劃和部門工作計(jì)劃； 便于各級(jí)主管為下屬制定培訓(xùn)，晉升，公 司內(nèi)崗

8、位調(diào)動(dòng)計(jì)劃。,職位概括 職位名稱 指公司內(nèi)部的工作崗位頭銜.它應(yīng)該能反映此職位的主要功能。如會(huì)計(jì)，銷售經(jīng)理。 部門名稱 指各部門，辦公室。例如，人事部、財(cái)務(wù)部、維修部，如果是分公司，請(qǐng)注明名稱后，再同時(shí)寫明部門名稱。 分支部門 指各職能，各大部門下屬的分支機(jī)構(gòu)或部門。如果沒有，該欄目可以省略。,職位概括 直接主管 直接上級(jí)主管的工作頭銜. 直接主管簽字和任職人簽字 在職位說明書編制完成之后，或新的任職者就任之前，直接主管將說明書交給下屬，雙方簽字確認(rèn)。 職位說明書撰寫/修改人姓名 職位說明書撰寫/修改日期,總體工作目標(biāo) 請(qǐng)使用一兩句簡(jiǎn)捷概括的話，準(zhǔn)確說明該崗 位存在的原因是什么。 通常情況下一

9、兩句話就足以說明，除非該崗 位是由一個(gè)任職人同時(shí)完成著兩個(gè)或更多的 不同的工作。 此部分的撰寫目的主要是從公司整體的角度 看待該崗位的總體重要性，或者是該崗位對(duì) 公司業(yè)務(wù)的獨(dú)特貢獻(xiàn)。 通常以一個(gè)動(dòng)詞開始總體工作目標(biāo)的撰寫， 如計(jì)劃，指導(dǎo)，監(jiān)督，協(xié)調(diào)等。,總體工作目標(biāo) 例如：銷售經(jīng)理 計(jì)劃，組織并控制銷售的動(dòng)作以完成銷售額，達(dá)成銷售利潤，同時(shí)降低銷售費(fèi)用。 干什么？計(jì)劃組織并控制 影響什么？銷售的運(yùn)作 這樣做的目的？在降低銷售費(fèi)用的同時(shí)，完成銷售額，達(dá)成銷售利潤。,匯報(bào)及聯(lián)絡(luò)關(guān)系 下屬人數(shù) 指可以支配和管理的人數(shù)。是直接管理和間接管理的全部員工數(shù)之和。 內(nèi)部關(guān)聯(lián) 在完成工作時(shí)，該崗位會(huì)同公司內(nèi)什

10、么樣的主管上級(jí)/同部門同事/其它部門發(fā)生工作關(guān)系；也可以說是對(duì)該職位有或受該職位影響的單位或個(gè)體有哪些。 外部關(guān)聯(lián) 指因完成該崗位工作而必須發(fā)生聯(lián)系的所有公司以外的機(jī)構(gòu)，包括供應(yīng)商，客戶，上級(jí)單位，關(guān)系單位，政府機(jī)關(guān)等。,工作性質(zhì)及范圍 用一段或兩段話概括說明該職位的主要工作內(nèi)容，以描繪該職位是如何融匯到企業(yè)當(dāng)中。說明該職位在完成工作過程中主要需處理的問題和所面臨的挑戰(zhàn)，同時(shí)說明該崗位所能夠作出的決定或建議是什么。例如： 在完成工作過程中主要需處理的問題和所面臨 的挑戰(zhàn)是什么？ 其自行作出的決定是什么？ 在工作中要向其上級(jí)主管作出的建議是什么？,主要工作職責(zé) 這一部分是職位說明書的核心部分。

11、主要工作內(nèi)容（按重要性順序排列） 每個(gè)職位都有若干項(xiàng)職責(zé)，最多不超過10項(xiàng)，最少不能少于4項(xiàng)，一般為6至8項(xiàng)。每項(xiàng)職責(zé)都有一個(gè)概括，用幾個(gè)關(guān)鍵字來概括說明該項(xiàng)工作內(nèi)容，然后再具體描述怎么干，有什么限制條件，所要達(dá)成什么結(jié)果。,主要工作職責(zé) 例如：某行政助理的第4項(xiàng)工作是負(fù)責(zé)公司車 輛管理，可以寫成： “4.車輛管理按照車輛管理規(guī)定，審批用車申請(qǐng)，監(jiān)督駕駛員按照規(guī)定保養(yǎng)與駕駛車輛，并進(jìn)行日?？己恕！?又例：財(cái)務(wù)部某職位，其第三項(xiàng)職責(zé)是： “3.流動(dòng)資金管理.預(yù)測(cè)和估計(jì)債務(wù)人和債權(quán)人的短期和長期的資本需求，保持足夠的流動(dòng)現(xiàn)金和獲得最高的回報(bào)?！?主要工作職責(zé) 再例：人力資源部某經(jīng)理的職責(zé)之一是招聘

12、 員工，可以寫成： “1.招聘.辨別，選擇，面試，推薦，聘請(qǐng)合格的人選，在時(shí)間，成本和素質(zhì)上滿足用人部門的要求。 公式：用動(dòng)詞表示反應(yīng)或行動(dòng)+行為對(duì)象+限制條件+要達(dá)到的結(jié)果+考核標(biāo)準(zhǔn),注意要點(diǎn)： 使用簡(jiǎn)短而明確的詞語。如果可能，請(qǐng)使用 只有一種含義的詞。 要注意語言的簡(jiǎn)練和準(zhǔn)確，具有概括性，不 要寫成每日的工作流程。切忌寫成流水帳。 在描述時(shí)，要將具有相同特征的事項(xiàng)歸類， 總結(jié)為一項(xiàng)工作。 避免使用不必要的詞語。,注意要點(diǎn)： 盡量用通用語言以替代獨(dú)特名詞。 著重強(qiáng)調(diào)能帶來某一最終結(jié)果的行動(dòng)。最 好能便于衡量。 建議使用動(dòng)詞詞組：主要活動(dòng)帶來的最 終結(jié)果。例如：“在計(jì)劃的費(fèi)用內(nèi)，領(lǐng)導(dǎo)， 控制銷

13、售活動(dòng)以取得預(yù)期的銷售額?！?要包括應(yīng)做的和希望它做的工作。 不要遷就現(xiàn)在的任職者。,影響范圍 財(cái)務(wù)數(shù)字： 預(yù)算（計(jì)劃/實(shí)際發(fā)生/未來預(yù)測(cè)），項(xiàng)目費(fèi)用，銷售目標(biāo)，營業(yè)額，工資總額，費(fèi)用支出，客戶數(shù)目，定單數(shù)目，供貨商數(shù)目等。 財(cái)務(wù)權(quán)限: 指根據(jù)公司有關(guān)財(cái)務(wù)規(guī)章制度而賦予該崗位的最高財(cái)務(wù)批準(zhǔn)權(quán)限。 人員數(shù)量： （包括直接主管和間接主管的人數(shù)）,影響范圍 描述該職位說明書范圍的有關(guān)數(shù)字。 以相關(guān)數(shù)字和/或事實(shí)說明該崗位會(huì)影響 到的工作活動(dòng)的范圍和程度。 該崗位直接或間接影響到的重要的數(shù)字。 該數(shù)字可以年度/年度/月份/不固定期限 為單位（視具體工作崗位及具體工作職 責(zé)而定）。,衡量標(biāo)準(zhǔn) 包括數(shù)量，

14、費(fèi)用，時(shí)限和質(zhì)量四個(gè)方面的要求，如果能全部涵蓋最好，至少也要包括其中的一項(xiàng)： 數(shù)量：利潤率，產(chǎn)量，收入增長，增長率，市場(chǎng)占有率，顧客保有率，新顧客數(shù)，新產(chǎn)品比例，投資回報(bào)率，每股收益等等； 費(fèi)用：?jiǎn)挝怀杀荆A(yù)算與實(shí)際之比，人工成本與銷售額之比等； 時(shí)限：按時(shí)交貨，投放市場(chǎng)時(shí)間，單位生產(chǎn)時(shí)間，客戶響應(yīng)時(shí)間等； 質(zhì)量：準(zhǔn)確率（錯(cuò)誤率，次品率），可靠性等。,任職條件 此部分羅列了任何任職人必須帶到崗位上的，必須符合的，基本的，最低的，必需的知識(shí)、能力等的要求。 知能 本崗位所必需的受教育程度，專業(yè)知識(shí)水平及工作經(jīng)驗(yàn)等。例如：注冊(cè)會(huì)計(jì)師，質(zhì)量審核員證書，高壓電工本，鍋爐工上崗證等。,任職條件 專業(yè)技能

15、 為完成崗位工作，任職人所必備的技能，包括實(shí)用性的，功能性的和技術(shù)性的（例如：存檔，文字處理軟件應(yīng)用，大客戶管理等） 行為素質(zhì)能力 即任職人所必需的個(gè)人的，人際關(guān)系類的和/或管理素質(zhì)及能力（例如：靈活性，承受壓力能力，說服力，團(tuán)隊(duì)合作能力，計(jì)劃能力，激勵(lì)）。,崗位評(píng)估 Job Evaluation,崗位評(píng)估？ 崗位評(píng)估確立了企業(yè)內(nèi)各職位相互之間的重要性。它不直接決定薪酬水平，但它明確了公司內(nèi)所有工作崗位之間邏輯性的排列關(guān)系，并由此而構(gòu)成了工資架構(gòu)的基礎(chǔ)。,崗位評(píng)估的定義,崗位評(píng)估不是一門深?yuàn)W的科學(xué)。而是對(duì)一個(gè)組織內(nèi)部所有崗位的大小以公正、理性的態(tài)度進(jìn)行分析，深思熟慮后所作出的判斷。 比較的過程

16、 分析的過程 判斷的過程 有章可循的過程 以崗位為中心的過程,為什么要進(jìn)行崗位評(píng)估？,為將來的崗位定級(jí)及工資級(jí)別設(shè)定奠定良好公正的基礎(chǔ) 保持評(píng)估公司內(nèi)部崗位相對(duì)大小關(guān)系的一致性 同工同酬只有通過正式的崗位分析評(píng)估而得到體現(xiàn) 正式的崗位評(píng)估為企業(yè)對(duì)未來組織結(jié)構(gòu)和勞動(dòng)力市場(chǎng)變化作出反應(yīng)提供了策略性框架,成員約為5-12人。 由各部門派員參與，通常都為主管級(jí)以上人員,因?yàn)橹鞴茌^能了解全盤作業(yè)。 各部門所派成員人數(shù)必須相當(dāng)。 參與成員必須具備廣泛商務(wù)知識(shí)，明了各工作之間的關(guān)系，以及對(duì)組織的貢獻(xiàn)。 熟悉有關(guān)薪資管理的理論及技術(shù)。,工作評(píng)價(jià) 工作評(píng)價(jià)委員會(huì)的組織及其作用,對(duì)崗位評(píng)估小組的要求,崗位評(píng)估小組

17、成員應(yīng)做到： 客觀，公正 顧全公司整體 具有良好的分析能力 將崗位需要與具體任職人員條件區(qū)別開來 要高度參與，以小組討論的形式最終達(dá)成共識(shí),工作評(píng)價(jià) 工作評(píng)價(jià)委員會(huì)的組織及其作用 選擇評(píng)價(jià)辦法 區(qū)別及篩選指標(biāo)工作 由薪資部門提供有關(guān)指標(biāo)工作的工作內(nèi)容、資歷要求的職位說明書，以供發(fā)展、篩選及劃定可酬因素之條件定義，相互比重，以及等級(jí)尺表。 評(píng)估指標(biāo)工作，決定各工作之間的相對(duì)價(jià)值，并進(jìn)行其余工作之歸等。 建立薪資架構(gòu)。 發(fā)展合理化薪資制度。,崗位評(píng)估的原則： 崗位評(píng)估針對(duì)的是工作職位，而不是在職人，它不考慮在職人的優(yōu)勢(shì)和弱點(diǎn)； The concern is with jobs not people

18、, the strengths or weaknesses of the individual currently doing the job are disregarded; 評(píng)估各個(gè)職位時(shí)，只是以能夠完全的發(fā)揮該崗位的職能來測(cè)評(píng)其對(duì)公司的價(jià)值，而不是過高地要求，或從寬就低。 The value of the job to the organization is assessed as if it were being carried out in a fully acceptable manner (no more, and no less).,評(píng)估的程序基于以下三點(diǎn)： The proce

19、ss of evaluation is based on: INFORMATION JUDGEMENT METHOD,工作評(píng)價(jià),簡(jiǎn)介HAY HAY方法要求使用者對(duì)所有崗位進(jìn)行描述、評(píng)估、歸類，然后劃分級(jí)別。隨著公司的成長，會(huì)出現(xiàn)許多新的工作崗位。各個(gè)崗位之間互有差別。這樣就很難明確他們相互之間的重要性，進(jìn)而很難決定薪酬水平。Edward Hay研究并開發(fā)了點(diǎn)數(shù)評(píng)估系統(tǒng)，以確保各職位有序地排列。 目前全球大約有9000家公司使用HAY方法。如，花旗銀行，HP，SIA。,職位三因素： 知能：為達(dá)到該職位所要求的績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)而應(yīng)具備的知識(shí)、技能和經(jīng)驗(yàn)。 解決問題能力：當(dāng)在職人應(yīng)用知能去完成工作時(shí)所需的思

20、維之復(fù)雜程度，如分析能力、估測(cè)能力和創(chuàng)造性思維等。 職責(zé)：即對(duì)于某一行動(dòng)以及該行動(dòng)之后所需負(fù)責(zé)的程度?；蛘哒f該職位對(duì)個(gè)人或程序的控制及指導(dǎo)程度、影響范圍及如何影響。,為何選擇因素評(píng)分,將崗位評(píng)估量化，比較精確 操作上可保持一致性 相對(duì)可靠和客觀 可根據(jù)企業(yè)具體情況而確定評(píng)估因素 易被理解，與員工進(jìn)行溝通 但是 . . . 確認(rèn)和定義因素過程較復(fù)雜，耗費(fèi)時(shí)間 評(píng)估過程相對(duì)復(fù)雜，需要一定的培訓(xùn),工作成果,工,作,活,動(dòng),崗,位,職,責(zé),知能,外因,內(nèi)因,公司的規(guī)章制度,對(duì)你有哪些啟示嗎？,慣用的評(píng)估因素,知識(shí)與技能,行動(dòng)后果,解決工作問題能力 行動(dòng)自由度 工作條件,慣用評(píng)估因素祥解（一）,知能 行動(dòng)后果 解決工作問題能力 行動(dòng)自由度 工作條件,該因素旨在評(píng)估通過各種途徑所獲得的所有必備知識(shí)技術(shù)的深度、廣度、多樣性及更新速度，從而更加有效地完成工作任務(wù)。,慣用評(píng)估因素祥解（二）,知能 行動(dòng)后果 解決工作問題能力 行動(dòng)自由度 工作條件,具體行為對(duì)實(shí)現(xiàn)組織、經(jīng)營單位或部門目標(biāo)并最終促成