從采購作業(yè)來談降低成本(PPT 65頁).ppt

1、VMTA,健峰管理技術(shù)研究院,請(qǐng)多指教,從采購作業(yè)來談降低成本,1.成本結(jié)構(gòu) 2.采購作業(yè)流程 3.從內(nèi)稽內(nèi)控看采購 4.從采購作業(yè)來談降低成本.,從采購作業(yè)來談降低成本 - 主題4,成本制度建立的步驟8,(一)確定生產(chǎn)流程 (二)確定采用分批或分步成本 (三)確定成本 責(zé)任 中心 (四)產(chǎn)品分類 (五)產(chǎn)量統(tǒng)計(jì) (六)用料統(tǒng)計(jì) (七)人工統(tǒng)計(jì) (八)制造費(fèi)用統(tǒng)計(jì).,成本標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)定,1.標(biāo)準(zhǔn)的定義: 在最理想的作業(yè)情況下, 所設(shè)定之最經(jīng)濟(jì)、最高效率下的最低成本。 2.成本標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)按成本要素材料、人工及制造費(fèi)用三類分別訂定。,制造成本三要素,(一)直接原料成本 (二)直接人工成本 (三)制造費(fèi)用成

2、本,制造成本比例,(一)直接原料成本 (二)直接人工成本 (三)制造費(fèi)用成本,65%,15%,25%,成本差異發(fā)生原因之追查7,1.材料用量差異原因 2.材料價(jià)格差異 3.人工工作時(shí)間差異 4.工資率差異 5.制造費(fèi)用預(yù)算差異:系實(shí)際費(fèi)用與實(shí)際工作時(shí)間下與標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)用間的差異。 6.制造費(fèi)用能量差異:系由于生產(chǎn)設(shè)備未能充分利用引起。 7.制造費(fèi)用效率差異: 系由于工作時(shí)間不符標(biāo)準(zhǔn)所引起, 與直接人工成正比, 故其差異原因同人工工作時(shí)間差異。.,直接原料成本,降低庫存 減少浪費(fèi)及報(bào)廢 降低進(jìn)料價(jià)格.,流程圖,采購管理作業(yè)范圍,企業(yè)使用之材料請(qǐng)購、采購有關(guān)之作業(yè)、采購方式之設(shè)訂、作業(yè)方法、供應(yīng)廠商選定

3、、 調(diào)查/評(píng)鑒/考核、采購記錄、詢價(jià)、議價(jià)、訂購、進(jìn)度控制等。,供應(yīng)廠商的選定與撤銷和資料建立4-1,(一)供應(yīng)廠商資料來源大致可從電話簿、工廠名錄、報(bào)章雜志、工會(huì)名冊(cè)中查得, 必要時(shí)也可從外貿(mào)協(xié)會(huì)或其它相關(guān)機(jī)構(gòu)中洽詢。 (二)各項(xiàng)材料設(shè)定之供應(yīng)廠商至少應(yīng)有三家(特殊狀況如獨(dú)家供應(yīng)或總代理除外)之資料, 采購部門登載于供應(yīng)廠商資料卡, 經(jīng)采購部經(jīng)理核準(zhǔn)后列入詢購對(duì)象。,供應(yīng)廠商的選定與撤銷和資料建立4-2,(三)內(nèi)購供貨商之選定, 由采購人員會(huì)同生管 品管 技術(shù)部門人員實(shí)地了解廠商生產(chǎn)設(shè)備制程、產(chǎn)能、品質(zhì)水準(zhǔn)、品管情形, 填報(bào)協(xié)立廠商設(shè)定評(píng)核表, 經(jīng)篩選后, 呈（并附供應(yīng)廠商資料卡）總經(jīng)理核準(zhǔn)

4、后列入采購對(duì)象。 (四)已設(shè)定之供應(yīng)廠商, 因交貨品質(zhì)不良、交期無法配合需要、停止?fàn)I業(yè)或由復(fù)查廠商作業(yè)中發(fā)現(xiàn)重大異常等因素, 應(yīng)予撤銷, 由采購人員以簽呈記明具體異常原因呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后撤銷設(shè)定。,商業(yè)談判,在商業(yè)談判上要獲得最佳結(jié)果，最有效的策略并非強(qiáng)硬的態(tài)度，而是要求對(duì)方提出更好的條件。,談判技巧14-1,1.帶一點(diǎn)瘋狂酌量情勢(shì)； 2.高目標(biāo)達(dá)成要求； 3.裝得小氣一點(diǎn)讓步要慢； 4.不以大權(quán)在握的口吻進(jìn)行談判；,談判技巧14-2,5.不要輕易亮出底牌； 6.運(yùn)用競(jìng)爭的力量； 7.伺機(jī)喊暫停； 8.當(dāng)心快速成交談判進(jìn)行太快；,談判技巧14-3,9.出奇不意在過程中改變方法、論點(diǎn)或步驟； 10

5、.兵臨城下的大膽做法，進(jìn)行相逼； 11.柔性哀情戰(zhàn)略； 12.積砂成塔，小利也是利；,談判技巧14-4,13.要有耐心、耐性，不要期望對(duì)方立刻接受你 的新構(gòu)想； 14.不要逼對(duì)方走投無路，總要留點(diǎn)余地；,談判規(guī)則,談判規(guī)則沒有哪一方是失敗者，雙方都是勝利者。 非追求數(shù)學(xué)最小公倍數(shù) ；而是最大公約數(shù)。 中國最大的資料庫下載,部門請(qǐng)購來源如下: 1.來自客戶訂單RUN MRP 2.來自銷售計(jì)劃RUN MRP 3.來自計(jì)劃性用料預(yù)先核算 4.來自研發(fā)試產(chǎn)RUN MRP 5.來自受托加工RUN MRP,請(qǐng)購作業(yè) 提出需求 10-1,請(qǐng)購作業(yè) 提出需求 10-2,部門請(qǐng)購來源如下: 6.來自批號(hào)備料結(jié)轉(zhuǎn)

6、請(qǐng)購單 7.來自不足材料資料維護(hù) 8.來自不足成品(半成品)維護(hù) 9.來自安全存量結(jié)轉(zhuǎn)請(qǐng)購單 10.自行Key-In請(qǐng)購單,控制重點(diǎn),1.物管人員是否依業(yè)務(wù)產(chǎn)銷計(jì)劃，確實(shí)擬定生產(chǎn)企劃表，有無遺漏，所計(jì)算之需求數(shù)量是否正確。 2.訂購單是否經(jīng)權(quán)限主管核準(zhǔn)，修改時(shí)亦同。 3.供貨商之回復(fù)結(jié)果，是否經(jīng)物管人員確認(rèn)無誤。 4.業(yè)務(wù)需求變化時(shí)，是否立即將結(jié)果反應(yīng)于生產(chǎn)企劃表與量產(chǎn)計(jì)劃表與相關(guān)部門。 5.供貨商因故無法準(zhǔn)時(shí)交貨，生企部門有否將結(jié)果反應(yīng)業(yè)務(wù)部門，進(jìn)行協(xié)調(diào)。,依據(jù)資料,供應(yīng)廠商調(diào)查/評(píng)鑒/考核表 生產(chǎn)企劃表 量產(chǎn)計(jì)劃表 請(qǐng)購單 采購單,檢查庫存,一、作業(yè)程序 采購前應(yīng)先檢查請(qǐng)購之商品品名、規(guī)格

7、、廠牌有無庫存品或替代品可替代。 二、控制重點(diǎn) 是否有相同之庫存品未查覺而重購材料造成存貨呆滯。,一般性請(qǐng)購,一、作業(yè)程序 非材料生產(chǎn)為工程用料、零配件、機(jī)器設(shè)備、個(gè)人計(jì)算機(jī)軟硬件等請(qǐng)購，應(yīng)為各部門提出申請(qǐng)，并依申請(qǐng)之品名數(shù)量，相關(guān)計(jì)算機(jī)請(qǐng)購須會(huì)簽IT部門，才能進(jìn)行請(qǐng)購。,一般性請(qǐng)購,二、控制重點(diǎn) 1.一般性請(qǐng)購須權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)，是否須會(huì)簽相關(guān)部門再進(jìn)行采購。 2.是否定期檢討請(qǐng)購單有無延遲采購情形，請(qǐng)購數(shù)量應(yīng)符合經(jīng)濟(jì)采購量要求。 3.緊急采購是否經(jīng)常發(fā)生，事后有無補(bǔ)開請(qǐng)購單，并應(yīng)追究其發(fā)生原因是否合理。,采購作業(yè)查詢供貨商資料2-1,一、作業(yè)程序 1.材料采購：調(diào)閱過去供貨商與采購作業(yè)，并確認(rèn)

8、記錄是否更新與最正確價(jià)格。 2.一般性采購： (1)調(diào)閱供貨商資料，了解過去采購及詢價(jià)記錄。 (2)進(jìn)行詢價(jià)與議價(jià)。 3.重要采購合約簽訂前須經(jīng)法律專家同意對(duì)公司無不良之影響。,采購作業(yè)查詢供貨商資料 2-2,二、 控制重點(diǎn) 1.材料采購：承辦人員備妥資料及預(yù)擬訂購廠商數(shù)量、型號(hào)須經(jīng)主管核準(zhǔn)，并確認(rèn)資料是否完整，供應(yīng)、數(shù)量、價(jià)格是否考慮周詳。 2. 一般性采購： (1)無采購記錄或有二家以上不同報(bào)價(jià)是否須征詢公司相關(guān)單位。 (2)請(qǐng)購之?dāng)?shù)量、金額是否有權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)。 3.是否建立可完全配合之協(xié)力廠商。,采購方式,一、作業(yè)程序 依材料管理辦法，決定應(yīng)用下列何種方式購買： 1.訪價(jià)： 金額較小，不

9、需書面比價(jià)，但仍以訪價(jià)方式向最低價(jià)廠商購買。 2.議價(jià)、 比價(jià)：依議價(jià)、比價(jià)程序辦理，并召開議價(jià)會(huì)議。 二、控制重點(diǎn) 1.依議價(jià)、比價(jià)辦法辦理，于召開議價(jià)會(huì)議時(shí)，應(yīng)有會(huì)計(jì)或稽核人員在場(chǎng)。,決定訂購事項(xiàng),一、作業(yè)程序 1.由承辦人員備妥資料及預(yù)擬訂購廠商數(shù)量、辦法等經(jīng)主管核準(zhǔn)后采購。 二、控制重點(diǎn) 1.查詢供貨商記錄是否詳實(shí)。 2.價(jià)格資料收集是否完整。 3.預(yù)擬訂購廠商數(shù)量及價(jià)格考慮是否周詳。,更新記錄,一、作業(yè)程序 1. 將不同購買方式之訂購及詢價(jià)資料鍵入供貨商資料中。 二、控制重點(diǎn) 1.請(qǐng)購單是否確實(shí)經(jīng)核準(zhǔn)。 2.采購人員應(yīng)建立完整之采購及廠商資料。 3.常備物品則在合約期限終止前，可先詢

10、價(jià)。 4.新料品之詢價(jià)對(duì)象以現(xiàn)有供應(yīng)廠商為優(yōu)先考慮。 5.為便于管理，應(yīng)建立可完全配合之協(xié)力廠商。,進(jìn)口作業(yè),需結(jié)匯者 申請(qǐng)信用狀 準(zhǔn)備提貨 結(jié)匯還款 提貨 記帳,需結(jié)匯者,一、作業(yè)程序 1.由采購單位計(jì)算結(jié)匯所需金額，并將所需金額申請(qǐng)表及各類憑證一并送交主管人員核準(zhǔn)。 2.預(yù)付外購款依訂單號(hào)碼或L/C號(hào)碼逐案控制。 二、控制重點(diǎn) 1.預(yù)付費(fèi)用入帳、轉(zhuǎn)銷、收回及調(diào)整時(shí)所應(yīng)附之原始憑證是否經(jīng)核準(zhǔn)、內(nèi)容是否合理。 2.應(yīng)將進(jìn)口結(jié)匯之有關(guān)原始文件、合約、憑證，核對(duì)無誤后始簽付支票。 3.己付款原憑證是否蓋付訖章，付款憑單是否有領(lǐng)款人簽章，以免重復(fù)付款或冒領(lǐng)情事發(fā)生。,申請(qǐng)信用狀,一、作業(yè)程序6-1

11、1.準(zhǔn)備相關(guān)文件向銀行申請(qǐng)開立信用狀。 2.銷售者須提供PROFORMA INVOICE。 3.依采購條件，是否有進(jìn)口保險(xiǎn)單。 4.開發(fā)信用狀應(yīng)避免下列條款： (1)開立保兌(CONFIRM)信用狀。 (2)押匯手續(xù)由買方負(fù)擔(dān)。 (3)可裝運(yùn)于甲板板上。 (4)信用狀可轉(zhuǎn)讓。 (5)指定開狀銀行或押匯銀行。 (6)可憑倉庫收據(jù)(尚未裝船)押匯等。,申請(qǐng)信用狀,一、作業(yè)程序6-2 5.應(yīng)以采購要求及銀行合約開立信用狀。 6.上述手續(xù)無誤且無超過銀行之授信額度等。,準(zhǔn)備提貨2-1,一、作業(yè)程序 1.進(jìn)出口于接獲預(yù)定到港通知后，通知報(bào)關(guān)行。 2.進(jìn)出口接獲到貨日期、品名、數(shù)量后，預(yù)先安排人員搬運(yùn)人員

12、及存置位置。 3.財(cái)務(wù)單位于知悉預(yù)定結(jié)匯還款日后，安排調(diào)度各項(xiàng)財(cái)務(wù)資源，準(zhǔn)備結(jié)匯。,準(zhǔn)備提貨 2-2,二、控制重點(diǎn) 1.提貨時(shí)物品若有損壞或短少，有無立刻請(qǐng)公證機(jī)構(gòu)公證。 2.倉庫、財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)或采購單位彼此聯(lián)系是否良好。,結(jié)匯還款,一、作業(yè)程序 1.檢核利息計(jì)算是否正確。 2.結(jié)匯費(fèi)用是否依銀行之收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。 二、控制重點(diǎn) 1.是否有結(jié)匯費(fèi)用不符規(guī)定者或金額不符之情形。 2. 浮動(dòng)匯率發(fā)生溢繳時(shí)，余款是否辦妥繳還。,提貨,一、作業(yè)程序及控制重點(diǎn) 1.每一項(xiàng)費(fèi)用是否有合理憑證；額外項(xiàng)目應(yīng)查核原因是否合理。 2.核算各項(xiàng)計(jì)算方式是否合理，計(jì)算起迄日期是否正確。 3.實(shí)收數(shù)量少于裝運(yùn)數(shù)量，注意有無辦理

13、索賠；實(shí)收數(shù)量少于公證數(shù)量時(shí)，有無向貨運(yùn)公司提出索賠。 4.應(yīng)將同一進(jìn)口采購案之有關(guān)原始文件、合約、憑證等逐案匯集歸檔。,記帳,一、作業(yè)程序 1.請(qǐng)款條件審核無誤后，制作傳票記入臺(tái)帳。 2.傳票及有關(guān)憑證交由出納開立支票；支票經(jīng)簽章后交由負(fù)責(zé)人申請(qǐng)開立信用狀。 二、控制重點(diǎn) 1.原始文件、憑證、合約核證無誤后始簽付支票。 2.預(yù)付帳款(本國幣部份)之支付應(yīng)規(guī)定以支票;美金部份應(yīng)以電匯或美金支票為主要支付方式，但受款人必須以訂單上之出售人為限。 3.支付傳票是否有領(lǐng)款人簽章。,驗(yàn)收作業(yè)廠商交貨,一、作業(yè)程序 廠商于交貨日備妥送貨資料、發(fā)票于指定地點(diǎn)交貨。,點(diǎn)收,一、作業(yè)程序 1.卸貨完畢后，倉儲(chǔ)

14、人員應(yīng)依過秤單核對(duì)其重量或依計(jì)數(shù)方式核對(duì)數(shù)量。 2.點(diǎn)收無誤后，應(yīng)將收貨資料鍵入計(jì)算機(jī)。,檢驗(yàn),一、作業(yè)程序 1.收料后，倉運(yùn)人員通知檢驗(yàn)部門辦理檢驗(yàn)，非生產(chǎn)性材料應(yīng)通知使用部門檢驗(yàn)。 2.材料檢驗(yàn)規(guī)范應(yīng)包括：取樣樣品數(shù)、依材料使用性質(zhì)之重要性列出檢驗(yàn)項(xiàng)目、各檢驗(yàn)項(xiàng)目之品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)及可接受范圍。 3.檢驗(yàn)稍形加以說明，做為收用與否之參考。 二、控制重點(diǎn) 1.貨品依性質(zhì)決定是否需檢驗(yàn)。 2.需經(jīng)試車驗(yàn)收者依合約書行之。,入庫記錄,一、作業(yè)程序 檢驗(yàn)合格時(shí)，檢驗(yàn)部門應(yīng)將檢驗(yàn)結(jié)果鍵入計(jì)算機(jī)，并由倉儲(chǔ)辦理入庫。,請(qǐng)款,一、作業(yè)程序 1.檢驗(yàn)合格時(shí)，檢驗(yàn)部門應(yīng)將檢驗(yàn)結(jié)果通知倉儲(chǔ)。倉儲(chǔ)應(yīng)將驗(yàn)收單、發(fā)票等轉(zhuǎn)送采

15、購部門辦理請(qǐng)款。 二、控制重點(diǎn) 1.如屬分批收料時(shí)，儲(chǔ)運(yùn)人員應(yīng)在訂購單上注明分批收料日期、數(shù)量。 2.發(fā)票之品名、規(guī)格、數(shù)量、金額與送貨單及驗(yàn)收單及訂單應(yīng)相符。 3.非原料性驗(yàn)收時(shí)應(yīng)會(huì)同請(qǐng)購部門及相關(guān)部門辦理。,索賠,一、作業(yè)程序 若檢驗(yàn)不合格，則依規(guī)定辦理退換貨、扣款或索賠之手續(xù)。 二、控制重點(diǎn) 自國外購進(jìn)之貨品抵港時(shí)，若數(shù)量不符或有損壞事項(xiàng)，應(yīng)請(qǐng)公證行出具證明以辦理索賠。,與合約不符作業(yè),一、控制重點(diǎn)7-1 1.各項(xiàng)違約是否依規(guī)定處理。 2.所交貨品如因檢驗(yàn)不合格退回更換者，則其交貨日期應(yīng)以調(diào)換補(bǔ)送到達(dá)日期為準(zhǔn)。 3.非因人力所能抗拒之災(zāi)害而申請(qǐng)逾期免罰者，是否事后立即檢具之認(rèn)可證件。 4

16、.申請(qǐng)延期交貨，其原合約有保證人者，是否征得保證人之同意。,與合約不符作業(yè),一、控制重點(diǎn)7-2 5.依事實(shí)不能依購合約所訂裁決者，其違約案件，是否經(jīng)適當(dāng)批準(zhǔn)。 6.所交貨品之品質(zhì)、規(guī)格與合約不符，但可使用者，如因急需勉予驗(yàn)收使用，應(yīng)經(jīng)權(quán)責(zé)主管事前認(rèn)可，按規(guī)定扣款或減價(jià)處理。 7.如因檢驗(yàn)不合格退回更換，或因故申請(qǐng)延期交貨，必須事前報(bào)請(qǐng)公司相關(guān)主管同意，并確定逾期罰款或其它處理辦法。,付款作業(yè),請(qǐng)款 核對(duì) 入帳 開立支票 蓋印 領(lǐng)款,請(qǐng)款2,一、作業(yè)程序 1.倉儲(chǔ)部門于辦理收料手續(xù)完妥并經(jīng)驗(yàn)收合格后，應(yīng)將驗(yàn)收單及發(fā)票轉(zhuǎn)送采購部門請(qǐng)款。 2.采購部門收到倉儲(chǔ)轉(zhuǎn)來之請(qǐng)款憑證，查核無誤后，即按付款之條

17、件填妥支出憑證黏存單，經(jīng)主管簽核后轉(zhuǎn)會(huì)計(jì)部門審核。,請(qǐng)款2,二、控制重點(diǎn) 1.國內(nèi)采購案是否于辦妥驗(yàn)收手續(xù)后，檢齊憑證申請(qǐng)付款。 2.付款時(shí)，是否經(jīng)過事前審核，審核條件相符后，方簽付入帳。 3. 對(duì)交貨延期罰款及品質(zhì)不良扣款之列計(jì)，是否經(jīng)詳細(xì)核對(duì)，確認(rèn)合理。,核對(duì),一、作業(yè)程序 會(huì)計(jì)部門經(jīng)上述審核程序后，若有不合規(guī)定或異常之情事者，應(yīng)反應(yīng)之。 二、控制重點(diǎn) 依會(huì)計(jì)事務(wù)處理辦法處理,入帳2-1,一、作業(yè)程序 1.請(qǐng)款程序無誤后，制作傳票。 2.于每月固定日期整理貨款單據(jù)交由出納開立支票。,入帳2-2,二、控制重點(diǎn) 1.確定有關(guān)核準(zhǔn)付款之內(nèi)部控制是否執(zhí)行良善。 2.是否定期復(fù)核應(yīng)付帳款明細(xì)表之沖銷

18、情形，如有已屆支付期限而未付款或性質(zhì)不明者，應(yīng)追查其原因。 3.應(yīng)付帳款如有借方余額時(shí)，應(yīng)予追查其原因。 4.應(yīng)付帳款之支付應(yīng)規(guī)定以支票。 5.是否定期調(diào)節(jié)應(yīng)付帳款明細(xì)帳與總帳。 6. 月底結(jié)帳前進(jìn)貨待驗(yàn)或正進(jìn)行驗(yàn)收中，帳入暫估應(yīng)付款者，應(yīng)密切注意期后沖帳情形。,開立支票,一、作業(yè)程序 1.出納收到支出傳票后應(yīng)注意其支付程序是否齊全。 2.支票送蓋印鑒章時(shí)，應(yīng)在支出傳票上注明銀行帳戶、支票號(hào)碼及日期。 3.支票之到期日應(yīng)配合付款條件。,蓋印,一、作業(yè)程序 1.將填妥支票送權(quán)限主管審核后交印鑒保管人員蓋章。 2.需先審核各項(xiàng)憑證是否經(jīng)主管簽核，始可蓋章。,領(lǐng)款2-1,一、作業(yè)程序 1.付款之時(shí)間出納