辦公室自動化和字的處理方式

1、辦公室自動化和字處理的概念展望中的辦公室自動化每年白領(lǐng)工人都有較大的工作強度；然而，僅在最近強調(diào)利用計算機以來才使他們眼前的工作環(huán)境變得更有實際效果。白領(lǐng)工人的工作效率還沒有趕上監(jiān)領(lǐng)工人的生產(chǎn)效率。意想不到的是，專業(yè)人員費了他們時刻的10% 75%在書寫工作上，而文書人員則多費了10%50%的時刻在專門容易就能實現(xiàn)自動化的工作上。具有專職秘書的任一公司或辦公室都能證明，購買計算機和支援軟件是合算的。辦公室自動化，特不是數(shù)據(jù)處理，在許多辦公環(huán)境里大大地提高了辦公效率。在辦公室自動化方面，投資的回收周期通常不超過兩年的時刻。行政首腦和文書人員都能同等地認識到辦公室自動化的效益。例如，按照慣例，秘書

2、要用打字機印出由經(jīng)理通過口述或手寫的文件。 而現(xiàn)在， 秘書能夠利用字處理設(shè)備來簡化那個抄錄過程；而且，經(jīng)理能在視頻顯示器(VDU)上產(chǎn)生較短的修改稿，這比起向秘書講明修改稿的內(nèi)容來要更快。然而，要希望提高50%的打字效率， 即使不提及輸出質(zhì)量要有同等的提高，也不是一件過分樂觀的事。什么是辦公室自動化和字處理字處理 ( 即 WP)那個術(shù)語是由 IBM公司在 60 年代中期提出的，而且適合該公司的磁卡片和帶打印機產(chǎn)品的應(yīng)用范圍。字處理那個術(shù)語在 70 年代中期就成了特不流行的術(shù)語，那時專門用于正文處理的小型計算機已在商業(yè)上得到了應(yīng)用。辦公室自動化在最近 10 年中得到了進展，總起來講，它指的確實是

3、涉及一般辦公室工作的計算機應(yīng)用。 盡管字處理和辦公室自動化這兩個術(shù)語常能夠交換使用，然而字處理是包含辦公室自動化的一部分內(nèi)容。實際上，關(guān)于信息服務(wù)人員、用戶治理人員和文書人員來講，這兩個術(shù)語所指的范圍和意義一直是混淆不清的。 辦公室自動化包括像字處理、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)輸入、電子郵件、傳真和聲音處理等如此的一些方面的應(yīng)用。假定這些應(yīng)用準確地反映了辦公室自動化的范圍， 那么人們可能會問， 什么緣故所有這一切會引起辦公室自動化的注意呢?實際上，辦公室自動化只只是是采納了計算機系統(tǒng)的另一應(yīng)用領(lǐng)域。制造這兩個術(shù)語是為了銷售支持辦公室自動化的獨立硬件，然而，字處理和辦公室自動化都只是是信息服務(wù)業(yè)務(wù)的延伸。辦

4、公室自動化是計算機的一種有效的、而且成本合理的應(yīng)用，然而它會過量出售( 被貨商 ) 、廉價出售 ( 被信息服務(wù)部門 ) 、以及錯賣 ( 被所有人 ) 給業(yè)務(wù)領(lǐng)域的治理人員。辦公室自動化的應(yīng)用1. 字處理字處理是辦公室自動化的基礎(chǔ)。因此，后面專門論述字處理那個應(yīng)用方面。 字處理指的是利用計算機來輸入正文；把正文存儲在磁存儲介質(zhì)上； 在預(yù)備輸出的過程中操縱正文；以及打印輸出正文。正文處理包括像把姓名和地址文件同相應(yīng)的格式信件歸并在一起如此的任務(wù)， 不管如何樣的更復(fù)雜的數(shù)據(jù)操縱都將歸入數(shù)據(jù)處理那個應(yīng)用方面。2. 數(shù)據(jù)處理某些數(shù)據(jù)處理 (DP) 應(yīng)用已與辦公室自動化結(jié)合在一起。最一般的系統(tǒng)包括事務(wù)調(diào)度

5、、日程安排、人事安排、設(shè)施治理、以及旅行安排等。3. 數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)錄入業(yè)務(wù)通常更多的包含在數(shù)據(jù)處理或信息系統(tǒng)的內(nèi)部，然而由于它是一種傳統(tǒng)的辦公業(yè)務(wù)，因此數(shù)據(jù)錄入多少總與辦公室自動化聯(lián)系在一起。4. 電子郵件在電子郵件應(yīng)用方面， 通過計算機就能把文電發(fā)送給公司內(nèi)部的人；在某些情況下，能發(fā)送給公司不處的人。5. 傳真?zhèn)髡嬖O(shè)備能夠把影像( 硬拷貝資料 ) 經(jīng)由電話線路傳遞給另一個辦公室。 這些傳真設(shè)備能夠獨立于字處理或數(shù)據(jù)處理計算機而工作。6. 聲音處理聲音處理包括進行電信會議和聲音信息轉(zhuǎn)換。進行電信會議的聲音和影像是電話網(wǎng)絡(luò)支持傳遞的。除不能得到硬拷貝之外，聲音信息轉(zhuǎn)接 ( 一種能存儲并遞送的 “聲音郵箱” 系統(tǒng) ) 達到了像數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)接或電子郵件一樣的目的。把發(fā)送人的聲音數(shù)