學(xué)生干部項目管理能力提升課件(PPT 59頁).ppt

1、學(xué)生干部項目管理能力提升,翟麗 副教授 復(fù)旦大學(xué)管理學(xué)院 2016年8月25日,1. 你周圍的項目？ 2. 什么是項目？ 3. 項目實施中的常見問題？ 4. 項目管理過程？ 5. 如何制定項目計劃？ 6. 如何控制項目的實施？ 7 . 如何提高項目領(lǐng)導(dǎo)力？,目錄,校（院）運動會 校園10大歌手比賽 12.9紅歌會 大學(xué)生才藝大賽 大學(xué)生創(chuàng)業(yè)大賽 舉辦學(xué)術(shù)會議、系列講座 XX志愿者招募項目 “曦園”（“莙政”，“望道”）項目 ,1、你周圍的項目？,2. 什么是項目？,項目：是一種臨時性的努力，旨在創(chuàng)造一種獨特的產(chǎn)品、服務(wù)或結(jié)果。 (A Project is a Temporary Endeavo

2、ur Undertaken to Create a Unique Product, Service, or Result- PMBOK 2012) 項目特點：問題導(dǎo)向(Problem oriented)、目的性(Goal directed)、臨時性(Temporary)、唯一性(Unique) 事件(events)型項目 “事件”的特點：耗資巨大、發(fā)生在較短的時間內(nèi)、需要長期的精心策劃、一般只發(fā)生一次（e.g. festivals, conferences）,什么是項目？,項目“鐵三角”,6,3. 項目實施中的常見問題？,項目的范圍界定不清楚 項目目標(biāo)不明確 項目預(yù)算超支 實施過程中的不可預(yù)見

3、因素 項目組成員總覺得時間不夠用 項目的進(jìn)度難以控制，計劃不如變化 項目組成員職責(zé)不明確 項目組成員之間的溝通不暢 ,項目實施中的常見問題？,啟動(Initiating) 計劃(Planning) 實施(Executing) 監(jiān)督和控制(Monitoring and Controlling) 收尾(Closing),4. 項目管理過程,項目管理是在一定的時間及有限的資源限制條件下為實現(xiàn)某種目的而對項目進(jìn)行的計劃、組織、實施、控制活動,“Planning the work” and “working the plan”,項目生命周期,Identification of a need, probl

4、em, or opportunity,(RFP),Submission of a proposal,Different types of resources are utilized Results in the accomplishment of the project objective,Perform close-out activities Evaluate performance Invite customer feedback,項目建議書是遞交給相關(guān)部門（顧客）、用于對項目進(jìn)行評價的一套文檔 可以很簡潔，也可以包含較廣泛的內(nèi)容 可以是組織內(nèi)部的，也可以是提交給外部顧客的 項目建議書

5、之前的相關(guān)文檔： RFP: Request for Proposal TPF: Technical Proposal Requirements,項目建議書（Project Proposal）,遵循TPR或RFP的指南要求 執(zhí)行摘要（Executive summary）: 摘要說明所建議項目的基本要點及期望收益 封面信函（Cover letter）: 用于營銷宣傳的文檔,項目建議書的格式,應(yīng)包括但不限于如下內(nèi)容: 問題及解決問題的途徑 項目目標(biāo)及項目范圍 項目實施計劃，包括里程碑、進(jìn)度安排和預(yù)算 項目后勤支持及行政管理計劃 項目團(tuán)隊成員介紹,項目建議書的內(nèi)容,目標(biāo)（Goal）: 說明該項目要達(dá)到

6、什么樣的結(jié)果。 項目目標(biāo)應(yīng)該滿足 SMART原則 Specific & Clear Measurable Agreed Realistic and Achievable Time & Cost Target,項目目標(biāo),就是定義管理項目的工作邊界，確定項目的目標(biāo)及項目的可交付成果。簡單地說就是為項目界定一個界限，確定哪些是屬于項目應(yīng)該做的，而哪些不應(yīng)該包括在項目內(nèi),項目范圍的確定,案例:上?？萍拣^“深海潛能”影像展及環(huán)保教育志愿者項目,項目目標(biāo),通過各個媒體及高校網(wǎng)絡(luò)，完成對志愿者招募和甄選，為本次展覽服務(wù)； 志愿者人數(shù)要求在75人到100人，個人總計服務(wù)時間三天以上，所有志愿者服務(wù)時間應(yīng)能夠覆

7、蓋66天展覽所需服務(wù)時間和人次需要，個人出勤率高于60%。 通過66天的展覽活動和志愿者服務(wù)，保障對訪問者的服務(wù)到位，促進(jìn)社會大眾對環(huán)保大使項目的理解和興趣 參與服務(wù)的志愿者和參訪者滿意度達(dá)到9.00以上（滿分為10）。,時間：本次展覽活動志愿者項目始于2013年3月4日設(shè)立活動志愿者上海區(qū)總聯(lián)絡(luò)人開始，終于2013年6月2日“深海潛能”影像展及環(huán)保教育系列活動閉幕。前期準(zhǔn)備25天，運營時間66天。 地點：展覽及開幕式活動地點：上?？萍拣^二樓展廳及一樓開幕式報告廳 項目預(yù)算：XXXX 參與人：復(fù)旦大學(xué)、同濟(jì)大學(xué)、上海交通大學(xué)、上海外國語學(xué)院等高校在校學(xué)生，受招志愿者；T+S途思樂學(xué)工作人員及項

8、目團(tuán)隊；上?？萍拣^服務(wù)人員 項目不包括：超出科技館展覽活動外的科普系列活動，包括：復(fù)旦、交大、上海海事大學(xué)等地的演講活動；暑期AOTE參選者美國圣巴巴拉及斐濟(jì)群島培訓(xùn)活動等后期。,項目范圍,項目立項過程,項目立項之后：項目啟動,項目啟動會議：是在項目正式開始前2到3周，由項目經(jīng)理召集并主持，由項目有關(guān)人員參加的項目準(zhǔn)備會議。,準(zhǔn)備項目有關(guān)文件 與客戶方項目經(jīng)理會面，確定一些共同關(guān)心的問題 制定項目工作計劃 確定項目組成員 創(chuàng)造項目組的工作環(huán)境 準(zhǔn)備項目定位文件包（Project orientation packages）,項目啟動會議之前的準(zhǔn)備活動,項目目標(biāo)文件/項目建議書 項目組織（組織結(jié)構(gòu)

9、圖，項目組成員角色與責(zé)任陳述，明確與項目有關(guān)的關(guān)鍵人物） 項目會議（時間、地點、參加人員、會議日程） 溝通（確定報告的途徑） 問題處理程序（如何報告和處理問題、報告的形式、確定有關(guān)責(zé)任人） 變化控制（程序、表格形式）,項目定位文件包具體內(nèi)容,每周狀況報告約定（項目進(jìn)展情況、存在問題、計劃、時間及成本花費） 行政管理（工作時間規(guī)定、后勤支持、辦公人員的支持、緊急情況的處理規(guī)定、聯(lián)系電話） 文檔管理（文檔的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定）,項目定位文件包具體內(nèi)容（續(xù)）,活動定義 活動排序 活動歷時估算 制定進(jìn)度計劃,5. 如何制定項目進(jìn)度計劃,對完成項目（產(chǎn)生可交付成果）所必須進(jìn)行的具體活動進(jìn)行定義 工作分解結(jié)構(gòu)（W

10、BS） 產(chǎn)生活動清單,5.1 活動定義,25,WBS是項目的一種地圖，是項目在不同細(xì)節(jié)水平上的概述，以層級框架結(jié)構(gòu)來定義項目的所有元素 是實施項目、產(chǎn)生最終產(chǎn)品所必須進(jìn)行的全部活動的一張清單 需要回答：“完成該項目必須完成哪些主要工作任務(wù)？”“要完成這項工作任務(wù)，有哪些具體任務(wù)要完成？”,工作分解結(jié)構(gòu)(WBS),Hierarchical Breakdown of the WBS,是WBS的最低層次的工作 該工作可以分配給另一位PM進(jìn)行計劃和執(zhí)行 可以通過子項目的方式得以完成，這時工作包可進(jìn)一步分解為子項目的WBS或各項活動 這種工作包應(yīng)當(dāng)由唯一一個部門或承包商負(fù)責(zé) 80-Hours Rule,

11、 i.e. 2-Weeks-Rule 完成工作包的時間應(yīng)當(dāng)不超過80小時 在每80小時或少于80小時的期間結(jié)束，只報告該工作包是否完成,工作包,Page 29,例：運動會項目工作分解（前期準(zhǔn)備）,第四組,Page 30,例：運動會項目工作分解（運動會進(jìn)行中）,第四組,消費者市場研究項目的WBS,34,5.2 活動排序,識別與記載活動之間的邏輯關(guān)系 活動與活動之間的四種依賴關(guān)系,S,SS-Start to Start（開始-開始） SF-Start to Finish（開始-完成） FS-Finish to Start（完成-開始） FF-Finish to Finish（完成-完成）,35,活

12、動排序的工具：網(wǎng)絡(luò)圖,網(wǎng)絡(luò)圖以圖形方式直觀地描述項目中活動的依賴關(guān)系，便于對項目中的活動進(jìn)行有效地管理,開始,結(jié)束,A,D,B,C,E,F,箭線圖法(ADM)、雙代號網(wǎng)絡(luò)圖法(AOA),前導(dǎo)圖法(PDM)、單代號網(wǎng)絡(luò)圖法（AON),38,5.3 活動歷時/成本估計,確定完成項目各項工作任務(wù)所需要的實際工作時間、資源,類比估計：從過去類似項目的經(jīng)驗中提取數(shù)據(jù)，運用比例或替代因素進(jìn)行估計 參數(shù)估計：是一種量化估計方法 分配模型：當(dāng)項目相對較為標(biāo)準(zhǔn)化，且當(dāng)前項目與過去項目在產(chǎn)品特征及成本方面較為相似的情況下適用 模板法：過去項目可用作當(dāng)前項目估計的起點（模版），針對當(dāng)前項目與過去項目的不同點調(diào)整估計

13、值 樂觀悲觀估計法,估計的方法,一個系統(tǒng)開發(fā)項目的分配模型：,100%-兩階段（系統(tǒng)設(shè)計和系統(tǒng)實施）總和 20%-系統(tǒng)設(shè)計階段總和 7%-需求定義和定位 1%-定位 6%-需求定義 13%-系統(tǒng)設(shè)計 5%-外部設(shè)計 8%-內(nèi)部設(shè)計和實施計劃 80%-系統(tǒng)實施階段總和 59%-軟件開發(fā) 12%-詳細(xì)設(shè)計和定位 2%-定位 10%-詳細(xì)設(shè)計 17%-編碼 21%-單位測試 9%-子系統(tǒng)和集成測試 15%-系統(tǒng)測試和演示 6%-用戶文件準(zhǔn)備,a: 某項活動最樂觀估計所需時間 b: 某項活動最悲觀估計所需時間 m: 某項活動最可能估計所需時間 ET：某項活動所需時間的期望值,樂觀悲觀估計法ET=(a+

14、4m+b)/6,42,5.4 制訂進(jìn)度計劃,43,制訂進(jìn)度計劃的方法,LRC（線性責(zé)任圖） CPM(Critical Path Method) 1952，美國杜邦公司開發(fā)，主要適用于大型工程項目 PERT(Program Evaluation&Review Technique) 1958，美國軍方研制北極星導(dǎo)彈項目時提出的方法，主要適用于R&D等不確定性較高、技術(shù)更新頻繁、進(jìn)度風(fēng)險較高的項目。使用概率分布原理確定活動的時間 甘特圖 是項目進(jìn)度計劃的二維表現(xiàn)，活動在縱軸上自上而下排列，時間在橫軸上表現(xiàn)。有利于實際進(jìn)展與作業(yè)計劃相比較 里程碑（Milestone）計劃,LRC Example,消費

15、者調(diào)研項目網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃,消費者調(diào)研項目甘特圖,里程碑計劃,項目里程碑(Project Milestones)是設(shè)立在項目某一階段的目標(biāo)，用來表明項目所取得的進(jìn)展 里程碑是事件，不是任務(wù),項目里程碑,項目計劃的黃金法則,只提前 4-6 個月制定計劃 合理的時間估計，考慮最樂觀及最悲觀的估計 工作量應(yīng)限定在1-2 周之內(nèi) 每周按3.5天來算 假設(shè)重要的決策制定需要 2-3周的時間 把所有重要的里程碑標(biāo)記出來,項目跟蹤：以項目計劃為基線，跟蹤項目實際進(jìn)展，并把實際進(jìn)展與計劃相比較。 項目控制：指所采取的使得項目實際業(yè)績與計劃相一致的糾偏行動 項目控制主要著眼于項目的三個因素 質(zhì)量、成本、時間,6. 如何控制項目的實施？,Monitor: Tracking Gantt Chart,周期性報告: weekly (monthly) status report weekly (monthly) activity report weekly (monthly) performance report 例外報告 特別分析報告,項目跟蹤 : 報告制度,7. 如何提高項目領(lǐng)導(dǎo)力