第3章+辦公中文檔的高級應(yīng)用.ppt

1、1,第三章,辦公中文檔的高級應(yīng)用,2,本章主要內(nèi)容,長文檔的編排 郵件合并及域的使用 文檔審閱與修訂,3,第一節(jié)、長文檔的制作,在高級辦公應(yīng)用中，往往會遇到一些論文、課題以及著作等長文檔的編排。 本實例為一篇論文的制作，從這篇論文的制作過程中我們可以學(xué)習(xí)長文檔的編排特點和制作方法。 實例效果如圖所示。,4,5,操作步驟（1）,利用大綱視圖設(shè)置小標(biāo)題的多級編號 選擇“視圖”/“大綱視圖”命令，將文檔切換到大綱視圖下， 在出現(xiàn)一個“大綱”工具欄中設(shè)置各個標(biāo)題的級別。 選中所有標(biāo)題，為其添加多級編號。 使用樣式修改小標(biāo)題文字的格式 打開“樣式和格式”任務(wù)窗格。 直接修改標(biāo)題1、標(biāo)題2等的樣式。,6,

2、輸入論文的內(nèi)容設(shè)置字體格式：在標(biāo)題下直接輸入即可。 插入頁碼和腳注 選擇“插入”“引用”/“腳注和尾注”命令，在打開“腳注和尾注”對話框選擇“腳注”，在編號方式處選擇“每頁重新編號”，單擊“插入”即可插入相應(yīng)的腳注。,操作步驟（2）,7,操作步驟（3）,論文中目錄的制作 首先插入一個空白頁，并用分節(jié)符和后面的內(nèi)容分開 選擇“插入”“引用”/“索引和目錄”命令，在打開的“索引和目錄”對話框中選擇“目錄”選項卡，選擇三級目錄，確定即可。,8,主要知識點（1）,文檔結(jié)構(gòu)圖的使用 文檔結(jié)構(gòu)圖是一個獨立的窗格，能夠顯示文檔的標(biāo)題列表，使用文檔結(jié)構(gòu)圖可以對整個文檔快速瀏覽，同時還能跟蹤標(biāo)題在文檔中的位置。

3、 選擇“視圖”/“文檔結(jié)構(gòu)圖” 命令，打開“文檔結(jié)構(gòu)圖”窗格。 公式的制作 啟動公式編輯器 編輯公式。,9,主要知識點（2）,大綱視圖的使用 大綱視圖可以將文件按標(biāo)題的層次進(jìn)行顯示，它在長文檔的組織和維護(hù)時非常方便。在大綱視圖中，可以查看文檔的結(jié)構(gòu)，通過鼠標(biāo)拖動來移動、復(fù)制和重新組織文本。 腳注與尾注 論文頁碼下端經(jīng)常需要說明文中有關(guān)引用資料的來源（腳注），最后還要列出論文撰寫時的主要參考文獻(xiàn)（尾注）。它們雖然不是論文的正文，但仍然是論文的一個組成部分，它們主要是起補充、解釋、說明的作用，并且也是對原著人員知識產(chǎn)權(quán)的尊重。,10,主要知識點（3）,樣式的使用查找文本 直接套用樣式 新建樣式 奇

4、偶頁不同的頁眉頁腳設(shè)置 首先在“頁面設(shè)置”對話框的“版式”選項卡中選中 “頁眉頁腳”區(qū)域的“首頁不同” 。 然后選擇“視圖”“頁眉和頁腳”命令，對論文正文設(shè)置奇偶頁不同的頁眉和頁腳 。,11,第二節(jié)、郵件合并及域的使用,在辦公過程中，辦公人員有時要做大批量格式相同的信封或邀請函，如果逐個的制作，既浪費時間又容易出錯，可能利用Word中的郵件合并功能實現(xiàn)制作多份多份格式相同的文件。 本節(jié)通過實例來說明郵件合并的使用方法。 本節(jié)實例是某公司為客戶制作的會議邀請函和相應(yīng)的信封。 實例效果如圖所示。,12,13,操作步驟（1）,創(chuàng)建數(shù)據(jù)源 批量制作邀請函的前提是有一個客戶信息表，也就是數(shù)據(jù)源。利用Wo

5、rd或Excel制作數(shù)據(jù)源都可以，本例中使用Word中的表格制作一份客戶信息表。 制作邀請函 新建一個Word文檔，輸入邀請函的基本內(nèi)容并做基本排版 打開“郵件合并”工具欄，單擊“打開數(shù)據(jù)源”按鈕，之前創(chuàng)建的數(shù)據(jù)源。,14,操作步驟（2）,在光標(biāo)定位處單擊工具欄上“插入域”按鈕，打開“插入合并域”對話框，選擇插入“姓名”域， 在姓名后插入稱呼。單擊工具欄上“插入Word域”按鈕，在打開的下拉菜單中選擇“IfThenElse”命令，本例中性別如果為“男”則是“先生”，否則是“女士” 查看合并數(shù)據(jù)，如果無誤，則選擇“合并到文檔”或“合并到打印機”即可。,15,操作步驟（3）,使用中文向?qū)е谱餍欧?

6、打開信封制作向?qū)А＿x擇信封的樣式，生成信封模板。 單擊“郵件合并”工具欄上的“打開數(shù)據(jù)源”按鈕，打開 “客戶信息表”。 單擊“查看合并域”按鈕，合并有效的域。 在信封的右下角插入發(fā)信人地址和郵編。 合并到新文檔。,16,主要知識點（1）,郵件合并 什么是“郵件合并” 數(shù)據(jù)源文件 郵件合并工具欄使用的基本過程 使用“郵件合并”向?qū)?17,主要知識點（2）,窗體的使用 窗體（又稱窗體域）是包含可以輸入信息的空白區(qū)域或選項的Word文檔元素。利用窗體可以制作聯(lián)機電子文檔等類型的文檔。 Word中共有3種窗體：文字型窗體域、下拉型窗體域和復(fù)選框型窗體域。 文字型窗體域可以限制輸入內(nèi)容的類型，如文本的長

7、度、日期、數(shù)字格式甚至是計算公式，這樣就可以減少輸入錯誤； 復(fù)選框型窗體域和下拉型窗體域可以方便選擇使用內(nèi)容；,18,第三節(jié)、文檔審閱與修訂,在審閱別人的文檔時，如果想對文檔進(jìn)行修訂，但又不想破壞原文檔的內(nèi)容或者結(jié)構(gòu)，可以使用Word中提供的修訂工具，它可以使多位審閱者對同一篇文檔進(jìn)行修訂，作者只需要瀏覽每個審閱者的每一條修訂內(nèi)容，決定接受或拒絕修訂的內(nèi)容即可。 修訂內(nèi)容包括正文、文本框、腳注和尾注以及頁眉和頁腳等的格式，可以添加新內(nèi)容，也可以刪除原有的內(nèi)容。為了保留文檔的版式，Word在文檔的文本中只顯示一些標(biāo)記元素，而其它元素則顯示在頁邊距上的批注框中。,19,本節(jié)實例,本實例是兩位審閱者

8、對同一篇文檔進(jìn)行審閱和修訂，通過這個實例可以掌握文檔審閱和修訂的方法。 經(jīng)過審閱后的效果圖如下：,20,21,操作步驟,設(shè)置用戶信息 選擇“工具”/“選項”命令，在打開的對話框里選擇“用戶信息”選項卡。 在“姓名”框內(nèi)輸入“王飛”、“縮寫”為“W”，單擊“確定”按鈕即可。 審閱與修訂 打開“審閱”工具欄 ：單擊工具欄上的“修訂”按鈕，文檔才處于修訂狀態(tài)。 對文章進(jìn)行修訂和插入批注 接受/拒絕修訂 ：單擊“接受所選修訂”按鈕 進(jìn)行接受修訂，單擊“拒絕所選修訂”按鈕 拒絕所選修訂。,22,主要知識點（1）,按審閱者查看修訂內(nèi)容 作者可以按審閱者來查詢和瀏覽修訂的內(nèi)容。方法如下： 單擊“審閱”工具欄上的“顯示”下拉菜單，選擇“審閱者”，只需將需要顯示的審閱者前的復(fù)選框選中即可只顯示此審閱者的修訂。,23,主要知識點（2）,審閱窗格 單擊“審閱”工具欄上的“審閱窗格”按鈕，可以在文檔底部打開審閱窗格，審閱窗格中顯示了所有具體的修訂信