時(shí)間管理四象限法則.ppt

1、時(shí)間管理之 四象限原理,你是否有時(shí)間管理不良的征兆？看看一下這些問題。 你是否同時(shí)在進(jìn)行幾個(gè)方案，但似乎無法全部完成？ 你是否因?yàn)轭檻]其它的事情，而無法集中精力來做目前的事？ 如果工作被中斷，你是否特別生氣？ 你是否每天回家的時(shí)候都是筋疲力盡，有覺得好像沒做什么事情？ 你是否覺得老是沒有什么時(shí)間做運(yùn)動(dòng)或者是休閑，甚至是只是隨便玩玩都沒有時(shí)間？ 對(duì)于以上的這些問題，只要有兩個(gè)回答是“是”的話 那你的時(shí)間管理就有問題了。,我們經(jīng)常遇到這樣的問題？ 1、電話又響了，有急事的、請(qǐng)示的、投訴的、朋友聊天的等等都是不得不接的電話。可是，手頭上正在寫一個(gè)計(jì)劃，一個(gè)上午了，還沒寫幾個(gè)字 2、最近領(lǐng)導(dǎo)分配了好多

2、事情需要做，一起堆進(jìn)來，我都不知道怎么辦，這個(gè)也說馬上要交，那個(gè)也說馬上要交，我有不是三頭六臂。 3、整天就像救火，哪里有火情就往哪里趕，可是天天忙救火，就沒有時(shí)間靜下來想想，“火災(zāi)”從哪里來？,斯蒂芬科維（Stephen Covey）說： 時(shí)間是把殺豬刀！,重要性,緊迫程度,二：重要但不緊急,一：重要而且緊急,四：不重要且不緊急,三：不重要但緊急,重要性,緊迫程度,二：重要但不緊急 1、準(zhǔn)備工作、編制計(jì)劃、維持關(guān)系。 2、去拜訪VIP客戶。 3、計(jì)劃給員工進(jìn)行培訓(xùn)。 4、回訪客戶。,一：重要而且緊急 1、緊急狀況、迫切問題、限期完成。 2、一會(huì)兒要參加重要會(huì)議。 3、與客戶溝通要做合同。 4

3、、準(zhǔn)備事項(xiàng)。,四：不重要且不緊急 1、處理一般性文件。 2、看電視消磨時(shí)光。 3、歸檔本周所有文件。,三：不重要但緊急 1、造成干擾的緊急事件。 2、打若干個(gè)溝通的電話。 3、幫助客戶解決一個(gè)難題。,第一象限：沒什么好說的，立即去做！ 我們工作中的主要壓力來自于第一象限，其實(shí)第一象 限80%的事務(wù)來自于第二象限（重要但不緊急）沒有 被處理好的事情，也就是說這個(gè)壓力和危機(jī)是自己給 自己的。所以關(guān)鍵是盡可能解決多的來自第二象限的 事情 才能是的壓力減緩。,很多重要的事都是因?yàn)橐煌显偻匣蚴虑皽?zhǔn)備不足，而變成迫在眉睫。 該象限的本質(zhì)是缺乏有效的工作計(jì)劃導(dǎo)致本處于“重要但不緊急”第二象限的事情轉(zhuǎn)變過來的

4、，這也是傳統(tǒng)思維狀態(tài)下的管理者的通常狀況，就是“忙”。,第二象限：有計(jì)劃去做！ 不能因?yàn)椴痪o急就不去解決它。我們應(yīng)該第一時(shí)間將任務(wù)進(jìn)行分 解，然后一個(gè)一個(gè)解決，并制定時(shí)間表，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成就不 會(huì)讓第二象限的事情偷溜到第一象限中去。,荒廢這個(gè)領(lǐng)域?qū)⑹沟谝幌笙奕找鏀U(kuò)大，使我們陷入更大的壓力，在危機(jī)中疲于應(yīng)付。反之，多投入一些時(shí)間在這個(gè)領(lǐng)域有利于提高實(shí)踐能力，縮小第一象限的范圍。 做好事先的規(guī)劃、準(zhǔn)備與預(yù)防措施，很多急事將無從產(chǎn)生。這個(gè)領(lǐng)域的事情不會(huì)對(duì)我們?cè)斐纱叽倭α?，所以必須主?dòng)去做，這是發(fā)揮個(gè)人領(lǐng)導(dǎo)力的領(lǐng)域。 這更是傳統(tǒng)低效管理者與高效卓越管理者的重要區(qū)別標(biāo)志，建議管理者要把80%的精力投

5、入到該象限的工作，以使第一象限的“急”事無限變少，不再瞎“忙”。,第三象限：盡量別做！ 當(dāng)你疲憊的時(shí)候，可以通過一些不重要的而且不緊急的 事情來調(diào)整戲臺(tái)和身體，但是不要在這個(gè)象限中投入過 多的盡力，否則就是浪費(fèi)生命了。,但我們往往在忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。這部分 范圍倒不見得都是休閑活動(dòng)，因?yàn)檎嬲袆?chuàng)造意義的休閑活動(dòng)是很有價(jià)值的。然而像閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內(nèi)容的電視節(jié)目、辦公室聊天等。這樣的休息不 但不是為了走更長的路，反而是對(duì)身心的毀損，剛開始時(shí)也許有滋有味，到后來你就會(huì)發(fā)現(xiàn)其實(shí)是很空虛的。,第四象限：交給他人去做！ 第四象限的事情是我們忙碌而且盲目的源頭。最

6、好的方 法是放權(quán)交給別人去做，或者通過委婉的拒絕以減少此 類事務(wù)的發(fā)生。,表面看似第一象限，因?yàn)槠惹械暮袈晻?huì)讓我們產(chǎn)生“這件事很重要”的錯(cuò)覺實(shí)際上就算重要也是對(duì)別人而言。我們花很多時(shí)間在這個(gè)里面打轉(zhuǎn)，自以為是在第一象限，其實(shí)不過是在滿足別人的期望與標(biāo)準(zhǔn)。,重要性,緊迫程度,二：重要但不緊急 65%80%,一：重要而且緊急 20%25%,四：不重要且不緊急 1%,三：不重要而且緊急 15%,成功的時(shí)間分配管理,案例： 某人一周的事務(wù)清單： 臨時(shí)參加各部門協(xié)調(diào)會(huì)。 （ ） 解決客人投訴。 （ ） 編寫下個(gè)月部門員工排班。 （ ） 歸檔大堂副理本周所有文件。 （ ） 去拜訪VIP客人。 （） 計(jì)劃給

7、前廳員工及其領(lǐng)班進(jìn)行關(guān)于發(fā)票登記的培訓(xùn)。 （） 陪朋友買手機(jī)。 （） 向上次聯(lián)系的客戶詢問產(chǎn)品使用情況，搜集反饋資料。 （） 核查下午客人信用額度報(bào)表。 （） 發(fā)傳真取消客人預(yù)授權(quán)。（） 打若干個(gè)溝通的電話。（） 核查當(dāng)日所有掛賬賬單及其消費(fèi)小單是否準(zhǔn)備齊全。（） 保安員報(bào)告有兩客人在停車場打架斗毆。（） 去當(dāng)當(dāng)網(wǎng)購買最近很火的一本書杜拉拉升職記 。（） 幫助一名新同事解決系統(tǒng)中一個(gè)遇到的難題。（）,案例： 某人一周的事務(wù)清單： 臨時(shí)參加各部門協(xié)調(diào)會(huì)。 （不重要但緊急） 解決客人投訴。 （重要而且緊急） 編寫下個(gè)月部門員工排班。 （重要但不緊急） 歸檔大堂副理本周所有文件。 （不重要也緊急） 去拜訪VIP客人。 （重要但不緊急） 計(jì)劃給前廳員工及其領(lǐng)班進(jìn)行關(guān)于發(fā)票登記的培訓(xùn)。 （重要但不緊急） 陪朋友買手機(jī)。 （不重要也不緊急） 向上次聯(lián)系的客戶詢問產(chǎn)品使用情況，搜集反饋資料。 （重要但不緊急） 核查下午客人信用額度報(bào)表。