公文管理制度WORD版

公文管理制度1公文管理制度制定的目的及意義為了規(guī)范公司公文處理流程、統(tǒng)一公司公文格式，保證公文安全、高效、流暢的運(yùn)轉(zhuǎn)，根據(jù)國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法（2012年）的原則，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本制度。2適用范圍本制度適用于集團(tuán)公司及下屬所有子公司。3職責(zé)范圍31集團(tuán)綜合部311集團(tuán)綜合部是公司公文處理的管理部門(mén)。312集團(tuán)綜合部負(fù)責(zé)公文收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷(xiāo)毀等工作。同時(shí)負(fù)責(zé)指導(dǎo)集團(tuán)各部門(mén)和下屬各子公司的文件處理工作。313負(fù)責(zé)建立健全公司文件管理制度，負(fù)責(zé)本制度的制定與修改，同時(shí)負(fù)責(zé)本制度的實(shí)施和監(jiān)督工作。32集團(tuán)其它各部門(mén)、子公司321不得以集團(tuán)名義自行對(duì)外發(fā)布公文。322負(fù)責(zé)按本制度規(guī)定執(zhí)行。4公文處理原則41公文處理包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作。42公文處理應(yīng)按照行文要求和公文處理規(guī)范進(jìn)行，做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密。5公文的種類(lèi)51公文的定義公文是指公司在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中形成的具有管理效力和規(guī)范體式，以紙質(zhì)或電子方式為載體的文書(shū)。52常用的公文種類(lèi)常用的公文種類(lèi)有決議、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等。521決議。適用于會(huì)議討論通過(guò)的重大決策事項(xiàng)。522決定。適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷(xiāo)下級(jí)部門(mén)/機(jī)構(gòu)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。523公告。適用于向公司內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。524通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。525通知。適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)部門(mén)/機(jī)構(gòu)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。526通報(bào)。適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。527報(bào)告。適用于向上級(jí)部門(mén)/機(jī)構(gòu)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)部門(mén)/機(jī)構(gòu)的詢(xún)問(wèn)。528請(qǐng)示。適用于向上級(jí)部門(mén)/機(jī)構(gòu)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。529批復(fù)。適用于答復(fù)下級(jí)部門(mén)/機(jī)構(gòu)請(qǐng)示事項(xiàng)。5210函。適用于不相隸屬部門(mén)/機(jī)構(gòu)之間商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。5211紀(jì)要。適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。53公文按照行文方向分為531上行文是指各下級(jí)單位向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)詢(xún)問(wèn)等所用的公文，文種有“請(qǐng)示、報(bào)告”。請(qǐng)示是就某項(xiàng)工作中的問(wèn)題、明確某項(xiàng)政策界限、審核批準(zhǔn)某事項(xiàng)時(shí)使用的請(qǐng)求性上行公文。報(bào)告是匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、回答上級(jí)詢(xún)問(wèn)等使用的上行公文。532下行文是公司或公司職能管理部門(mén)向各下級(jí)部門(mén)或子公司下發(fā)的文件，通常有“通知、通報(bào)、決定、批復(fù)”等。533平行文是指沒(méi)有行政隸屬關(guān)系或職能管理關(guān)系的各級(jí)部門(mén)或子公司用于聯(lián)系業(yè)務(wù)或往來(lái)活動(dòng)的知照性文件，文種有“函”。6公文格式61公文組成公文一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文部門(mén)/機(jī)構(gòu)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送部門(mén)/機(jī)構(gòu)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文部門(mén)/機(jī)構(gòu)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送部門(mén)/機(jī)構(gòu)、印發(fā)部門(mén)/機(jī)構(gòu)和印發(fā)日期、頁(yè)碼等組成。611份號(hào)。公文印制份數(shù)的順序號(hào)。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)。公文份號(hào)是為了掌握公文的發(fā)放方向，便于公文的保密管理，掌握公文的去向。612密級(jí)和保密期限。公文的秘密等級(jí)和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。613緊急程度。公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”“平急”。614發(fā)文部門(mén)/機(jī)構(gòu)標(biāo)志。由發(fā)文部門(mén)/機(jī)構(gòu)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文部門(mén)/機(jī)構(gòu)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文部門(mén)/機(jī)構(gòu)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文部門(mén)/機(jī)構(gòu)名稱(chēng)，也可以單獨(dú)用主辦部門(mén)/機(jī)構(gòu)名稱(chēng)。615發(fā)文字號(hào)。由發(fā)文部門(mén)/機(jī)構(gòu)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦部門(mén)/機(jī)構(gòu)的發(fā)文字號(hào)。616簽發(fā)人。上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。617標(biāo)題。由發(fā)文部門(mén)/機(jī)構(gòu)名稱(chēng)、事由和文種組成。618主送部門(mén)/機(jī)構(gòu)。公文的主要受理部門(mén)/機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)使用部門(mén)/機(jī)構(gòu)全稱(chēng)、規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)或者同類(lèi)型部門(mén)/機(jī)構(gòu)統(tǒng)稱(chēng)。619正文。公文的主體，用來(lái)表述公文的內(nèi)容。6110附件說(shuō)明。公文附件的順序號(hào)和名稱(chēng)。6111發(fā)文部門(mén)/機(jī)構(gòu)署名。署發(fā)文部門(mén)/機(jī)構(gòu)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。6112成文日期。署會(huì)議通過(guò)或者發(fā)文部門(mén)/機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)部門(mén)/機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。6113印章。公文中有發(fā)文部門(mén)/機(jī)構(gòu)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文部門(mén)/機(jī)構(gòu)印章，并與署名部門(mén)/機(jī)構(gòu)相符。有特定發(fā)文部門(mén)/機(jī)構(gòu)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。6114附注。公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說(shuō)明的事項(xiàng)。6115附件。公文正文的說(shuō)明、補(bǔ)充或者參考資料。6116抄送部門(mén)/機(jī)構(gòu)。除主送部門(mén)/機(jī)構(gòu)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他部門(mén)/機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)使用部門(mén)/機(jī)構(gòu)全稱(chēng)、規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)或者同類(lèi)型部門(mén)/機(jī)構(gòu)統(tǒng)稱(chēng)。6117印發(fā)部門(mén)/機(jī)構(gòu)和印發(fā)日期。公文的送印部門(mén)/機(jī)構(gòu)和送印日期。6118頁(yè)碼。公文頁(yè)數(shù)順序號(hào)。62公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等，按照有關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。民族自治地方的公文，可以并用漢字和當(dāng)?shù)赝ㄓ玫纳贁?shù)民族文字。63公文用紙幅面尺寸公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙張，其成品幅面尺寸為210MM297MM。特殊形式的公文用紙幅面，根據(jù)實(shí)際需要確定。64版面641頁(yè)邊與版心尺寸公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37MM1MM，公文用紙訂口（左白邊）為28MM1MM，版心尺寸為156MM225MM。642字體和字號(hào)無(wú)特殊要求，公文格式各要素一般用3號(hào)仿宋體字。特定情況可以做適當(dāng)調(diào)整。643行數(shù)和字?jǐn)?shù)一般每面排22行，每行排28個(gè)字，并撐滿(mǎn)版心。特定情況可以做適當(dāng)調(diào)整。644文字的顏色如無(wú)特殊說(shuō)明，公文中文字的顏色均為黑色。65公文的版式及具體格式要求參照按照黨政機(jī)關(guān)公文格式（BG/T97042012）國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。7行文規(guī)則71行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實(shí)效，注重針對(duì)性和可操作性。72行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級(jí)行文，特殊情況需要越級(jí)行文的，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過(guò)的部門(mén)/機(jī)構(gòu)。73向上級(jí)部門(mén)/機(jī)構(gòu)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則731原則上主送一個(gè)上級(jí)，根據(jù)需要同時(shí)抄送相關(guān)上級(jí)部門(mén)/機(jī)構(gòu)和同級(jí)部門(mén)/機(jī)構(gòu)，不抄送下級(jí)部門(mén)/機(jī)構(gòu)。732下級(jí)部門(mén)/機(jī)構(gòu)的請(qǐng)示事項(xiàng)，如需以本部門(mén)/機(jī)構(gòu)名義向上級(jí)部門(mén)/機(jī)構(gòu)請(qǐng)示，應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見(jiàn)后上報(bào)，不得原文轉(zhuǎn)報(bào)上級(jí)部門(mén)/機(jī)構(gòu)。733請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報(bào)告等非請(qǐng)示性公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。734除上級(jí)部門(mén)/機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人直接交辦事項(xiàng)外，不得以本部門(mén)/機(jī)構(gòu)名義向上級(jí)部門(mén)/機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人報(bào)送公文，不得以本部門(mén)/機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人名義向上級(jí)部門(mén)/機(jī)構(gòu)報(bào)送公文。735受雙重領(lǐng)導(dǎo)的部門(mén)/機(jī)構(gòu)向一個(gè)上級(jí)部門(mén)/機(jī)構(gòu)行文，必要時(shí)抄送另一個(gè)上級(jí)部門(mén)/機(jī)構(gòu)。74向下級(jí)機(jī)構(gòu)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則741主送受理部門(mén)/機(jī)構(gòu)，根據(jù)需要抄送相關(guān)部門(mén)/機(jī)構(gòu)。重要行文應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送發(fā)文部門(mén)/機(jī)構(gòu)的直接上級(jí)部門(mén)/機(jī)構(gòu)。742涉及多個(gè)部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門(mén)之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級(jí)部門(mén)/機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)責(zé)令其糾正或者撤銷(xiāo)。743上級(jí)部門(mén)/機(jī)構(gòu)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)構(gòu)行文，必要時(shí)抄送該下級(jí)部門(mén)/機(jī)構(gòu)的另一個(gè)上級(jí)部門(mén)/機(jī)構(gòu)。75除集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，不得以公司名義向上級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見(jiàn)”和“報(bào)告”。8文件編號(hào)81每份文件都必須設(shè)置編號(hào)，不得重復(fù)或遺漏。811紅頭文件紅頭文件的編號(hào)按國(guó)家公文編號(hào)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。812會(huì)議紀(jì)要按年度順序編“XXX集會(huì)紀(jì)2號(hào)”。813函件編號(hào)按年度順序編“XXX集函2號(hào)”。814其他類(lèi)型的文件公司其他文件，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和管理的需要，另行確定。9公文擬制91發(fā)文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。92公文起草應(yīng)當(dāng)做到921符合國(guó)家法律法規(guī)和公司的方針政策，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文部門(mén)/單位意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。922一切從實(shí)際出發(fā)，分析問(wèn)題實(shí)事求是，所提措施和辦法切實(shí)可行。923內(nèi)容簡(jiǎn)潔，主題突出，觀點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條例清楚，表述準(zhǔn)確，文字精煉。924文種正確，標(biāo)點(diǎn)正確，格式規(guī)范。925深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽(tīng)取意見(jiàn)。926公文涉及其他單位或者部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，起草部門(mén)/單位必須征求相關(guān)地區(qū)或者部門(mén)意見(jiàn)，力求達(dá)成一致。93公文文稿簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由發(fā)文機(jī)構(gòu)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是931行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。932內(nèi)容是否符合國(guó)家法律法規(guī)和公司的路線方針政策；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實(shí)可行。933涉及有關(guān)部門(mén)或者子公司職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過(guò)充分協(xié)商并達(dá)成一致意見(jiàn)。934文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等用法是否規(guī)范。935其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。94公文擬制通過(guò)OA系統(tǒng)流程執(zhí)行。10公文辦理101行政管理中心負(fù)責(zé)公司外來(lái)文件以及各部門(mén)報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)的文件的處理。各部門(mén)各子公司負(fù)責(zé)本部門(mén)或本公司外來(lái)文件以及公司下發(fā)文件的處理。102公文辦理的每一階段，均要求辦理的時(shí)效性。其中，普通件辦理控制在72小時(shí)內(nèi)，急件辦理控制在24小時(shí)內(nèi)，特急件應(yīng)立即辦理。各責(zé)任人應(yīng)在相應(yīng)時(shí)間范圍內(nèi)向公司領(lǐng)導(dǎo)、行政管理中心反饋辦理情況。11公文立卷、歸檔和銷(xiāo)毀111公文辦理完畢，承辦人或者主管人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文立卷、歸檔的有關(guān)規(guī)定，將定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。公文立卷，應(yīng)當(dāng)以文件的自然形成規(guī)律和保持文件之間的歷史聯(lián)系為原則。靈活運(yùn)用問(wèn)題、名稱(chēng)、通訊者、時(shí)間、作者、地區(qū)六個(gè)特征和保存價(jià)值，進(jìn)行立卷，使案卷正確地反映公司的主要工作情況，便于保管、查找和利用。公文