公文概述（補充）

公文概述（補充）一、含義公文，即公務(wù)文書的簡稱，屬于應(yīng)用文。公文有廣義和狹義之分。廣義的公文，是指黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位為處理公務(wù)而形成的文字材料。狹義的公文，是指黨政機關(guān)處理公務(wù)時所使用的公文。二、分類公文按其行文方向，可分為上行文、下行文、平行文。上行文是指下級機關(guān)向上級機關(guān)報送的公文，如請示、報告等。下行文是指上級機關(guān)向所屬下級機關(guān)的行文，如決定、指示、公告、通知、通知、通報等。平行文指同級機關(guān)或不同隸屬機關(guān)之間的行文，如函等。通知、公文紀(jì)要有時也可作為平行文。公文按其時限要求，可分為特急公文、急辦公文、常規(guī)公文。公文內(nèi)容有時限要求，需迅速傳遞辦理的，稱緊急公文。緊急文件可分為特急和急件兩種，緊急公文應(yīng)隨到隨辦，時限要求越高，傳遞、辦理的速度也就要求越快，但要“快中求準(zhǔn)” 。隨著社會的發(fā)展，對公文的時效要求越來越高，即使常規(guī)公文，也應(yīng)隨到隨辦，以提高辦文效率。公文按其機密程度，可分為絕密公文、機密公文、秘密公文、普通公文。絕密、機密、秘密公文又稱保密文件，是指內(nèi)容涉及黨和國家的機密，需要控制知密范圍和知密對象的文件。文件的密級越高，傳達、閱辦、保管的要求也越嚴(yán)。三、公文的行文關(guān)系（1）行文關(guān)系，是各級黨政機關(guān)、各個部門和單位之間的組織關(guān)系和業(yè)務(wù)關(guān)系在公文運行中的體現(xiàn)。機關(guān)部門、單位之間的相互關(guān)系，一般可分為同一系統(tǒng)上下級之間的相互隸屬關(guān)系，同一系統(tǒng)的平級機關(guān)之間以及同一機關(guān)各部門之間的平行關(guān)系，不同系統(tǒng)的機關(guān)、部門之間不相隸屬關(guān)系。行文關(guān)系是根據(jù)行文單位各處的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定的。（2）建立正確的行文關(guān)系，遵守必要的行文規(guī)則，有助于機關(guān)、部門、單位維護正常的領(lǐng)導(dǎo)和管理，避免行文混亂，防止“公文旅行” ，克服文牘主義，提高工作效率。一定的行文關(guān)系，規(guī)定和約束了公文按照一定的方向運行，通稱為行文方向。行文方向是行文關(guān)系的反映。行文方向分為上行文、平行文和下行文。在具體行文中，根據(jù)組織關(guān)系和工作需要，可以采取逐級、多級、越級、直達、直接等不同的行文方式。（3）遵照以下規(guī)則：按照職權(quán)范圍行文、按隸屬關(guān)系行文、一般應(yīng)當(dāng)逐級行文等。（4）行文其他注意事項：主送與抄送應(yīng)準(zhǔn)確得當(dāng)；一般應(yīng)一文一事；準(zhǔn)確把握聯(lián)合行文規(guī)定、公布公文如不另行文，應(yīng)在公布時注明。公文種類公文的種類簡稱文種。根據(jù)國務(wù)院辦公廳 1993 年修訂發(fā)布的國家行政機關(guān)公文處理辦法規(guī)定，公文種類主要包括：命令（令） 、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函、會議紀(jì)要。公文作為傳達和貫徹黨和國家的方針政策、聯(lián)系和處理各級機關(guān)公務(wù)的工具，體現(xiàn)著組織的意志，表達著組織的主張，顯現(xiàn)著組織活動的行為目的。因此，公文的種類和體式取決于公文的性質(zhì)和公務(wù)活動的內(nèi)容與方式。不同的文種反映著公文不同的內(nèi)容與作用。各機關(guān)在擬制公文時，必須從實際需要出發(fā)，根據(jù)本機關(guān)的職權(quán)范圍、所處地位與發(fā)文目的，正確使用文種。在機關(guān)單位，除了應(yīng)用公文之外，經(jīng)常用到的還有常用文書。常用文書包括：計劃類、總結(jié)類、講話類和信息類等。制作公文，是推行公務(wù)必要的工具，如何將處理公務(wù)的意思，表現(xiàn)出來，是初任公職者最頭痛的問題；現(xiàn)職者可以翻閱檔案，可以請教同僚；甚至于經(jīng)由主管的修改，揣摩公文制作的道理，久而久之，自然成為案牘老手 。由于時代的進步，未來利用網(wǎng)絡(luò)傳遞公文，乃必然的趨勢。因此，凡在網(wǎng)絡(luò)傳送上，可能產(chǎn)生捍格之處，必須所有調(diào)整。身為現(xiàn)代的公務(wù)員，除了要掌握撰擬公文的原則及要領(lǐng)外，也要對網(wǎng)絡(luò)傳遞、排版技巧、檔案運用等相關(guān)計算機常識，所有認(rèn)識，才能讓公文成為提高行政效能的工具。茲先將公文的基本概念，分述如下：一、公文的意義：公文程序條例第 1 條規(guī)定：稱公文者，謂處理公務(wù)之文書。 由此得知，公文必須具備以下兩個條件：1、實質(zhì)條件：須為處理公務(wù)所制作的文書，才能稱之為公文2、形式條件：處理公務(wù)所制作的文書，必須具備公文程序條例所規(guī)定的程序與格式。二、公文的類別：公文程序條例第 2 條規(guī)定，公文分為 6 類：1、令：公布法律、任免、獎懲官員，總統(tǒng)、軍事機關(guān)、部隊發(fā)布命令時用之。2、呈：對總統(tǒng)有所呈請或報告時用之。3、咨：總統(tǒng)與國民大會、立法院、監(jiān)察院公文往復(fù)時用之。4、函：各機關(guān)間公文往復(fù)，或人民與機關(guān)間之申請與答復(fù)時用之。5、公告：各機關(guān)對公眾有所宣布時用之。6、其它公文。三、公文的區(qū)分：為了印信的使用及彼此稱謂與用語，公文仍有必要依照發(fā)文者與受文者之間的關(guān)系，區(qū)分為上行文 、 平行文 、 下行文三種。1、上行文：下級機關(guān)對上級機關(guān)有所請求或報告時所使用。2、平行文：同級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)間行文時所使用。3、下行文：上級機關(guān)對所屬下級機關(guān)有所指示、交辦、批復(fù)時所使用。四、文書處理程序：事務(wù)管理規(guī)則第 10 條規(guī)定，文書處理程序分為下列各步驟：1、收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。2、文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定。3、文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行。4、發(fā)文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、封發(fā)、送達。5、歸檔管理：依檔案法及其相關(guān)規(guī)定辦理。五、制作公文的基本原則：公文程序條例第 8 條規(guī)定：公文文字應(yīng)簡淺明確，并加具標(biāo)點符號。 茲分述如下：1、簡：就是簡單之意，公文應(yīng)力求言簡意賅，切忌累贅繁瑣、言不及義，甚至于能用一段完成者，不必硬分為2 段、3 段，能用一個字者，絕不用兩個字；能用一句話者，絕不用兩句話。2、淺：就是淺顯之意，公文應(yīng)力求簡淺易懂，切忌舞文弄墨、艱深費解。3、明：就是清楚之意，公文應(yīng)力求正確清晰，切忌偏差歪曲、文義晦澀。4、確：就是肯定之意，公文應(yīng)力求語氣堅定，切忌模棱兩可、似是而非。5、現(xiàn)代公文應(yīng)正確使用標(biāo)點符號，以免受文者曲解文義，貽務(wù)公務(wù)。附記：公文雖分為令、呈、咨、函、公告、其它公文 6 種，但一般機關(guān)極少用呈及咨 2 種公文；再者，其它公文中也僅常用簽及書函 2 種。六、公文用語及用詞（一）語詞：1、條文中如僅有一連接詞時，須用及字；如有二個連接詞時，則上用與字，下用及字；不用暨字作為連接詞。2、條文中之某某某地政府或某某政府及直轄某地政府用語，均改為某某（某地）政府 。依此體例將某地某地政府改為某地（某地）政府 ；將鄉(xiāng)、鎮(zhèn)公所改為鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）公所 ；將鄉(xiāng)、鎮(zhèn)（某地轄某地）公所改為鄉(xiāng)（鎮(zhèn)、某地）公所 ；將鄉(xiāng)、鎮(zhèn)（某地） 、區(qū)公所改為鄉(xiāng)（鎮(zhèn)、某地、區(qū)）公所 。3、引用他處條文，其條次系連續(xù)者，則用至字代替中間條次，如第三條、第四條、第五條 ，改為第三條至第五條 。項、款、目之引用準(zhǔn)此。4、條文中第*條之規(guī)定字樣，刪除之字，改為第*條規(guī)定 ，項、款、目準(zhǔn)此。（二）標(biāo)點符號：1、標(biāo)題不使用標(biāo)點符號。2、有但書之條文， 但字上之標(biāo)點使用句號。 。3、 及字為連接詞時， 及字上之標(biāo)點刪除。4、 其字為代名詞時，其上用分號； 。如其組織以法律定之 ， 其字上，須用分號； 。（三）法律統(tǒng)一用字及用語：公文亦屬廣義法令的一部分，凡是法律所規(guī)定之事項，公文最好也能加以遵守。依照事務(wù)管理手冊規(guī)定，擬訂法律條文，某些爭議文字及用語，須使用統(tǒng)一用字及統(tǒng)一用語。有關(guān)法律統(tǒng)一用字，請參考法律統(tǒng)一用字表 ；有關(guān)法律統(tǒng)一用語，請參考法律統(tǒng)一用語表 。法律統(tǒng)一用語表用字舉例 統(tǒng)一用字 曾見用字 說明公布、分布、頒布。 布 布 征兵、征稅、稽征。 征 征 部分、身分。 分 份 帳、帳目、帳戶。 帳 賬 韭菜。 韭 韮 礦、礦物、礦藏。 礦 鑛 厘訂、厘定。 厘 厘 使館、領(lǐng)館、圖書館。 館 舘 谷、榖物。 榖 谷 行蹤、失蹤。 蹤 蹤 妨礙、障礙、阻礙。 礙 礙 剩余。 剩 剩 占、占有、獨占。 占 占 抵觸。 抵 抵 雇員、雇主、雇工。 雇 雇 名詞用雇 。雇、雇用、聘雇。 雇 雇 動詞用雇 。贓物。 贓 贓黏貼。 黏 粘 計畫。 畫 劃 名詞用畫 。策劃、規(guī)劃、擘劃。 劃 畫 動詞用劃 。并。 并 并 連接詞聲請。 聲 申 對法院用聲請 。申請。 申 聲 對行政機關(guān)用申請 。關(guān)于、對于。 于 于 給與。 與 予 給與實物。給予、授予。 予 與 給予名位、榮譽等抽象事項。紀(jì)錄。 紀(jì) 記 名詞用紀(jì)錄 。記錄。 記 紀(jì) 動詞用記錄 。事跡、史跡、遺跡。 跡 跡 蹤跡。 跡 跡 糧食。 糧 糧 搜集。 搜 搜 煙葉、煙酒。 煙 煙 盡先、盡量。 盡 盡 麻類、亞麻。 麻 麻 電表、水表。 表 表 擦刮。 刮 括 拆除。 拆 撤 磷、硫化磷。 磷 磷 貫徹。 徹 澈 澈底。 澈 徹 祗。 祗 只 副詞（四）公文用語是制作公文的基礎(chǔ)，除須按規(guī)定使用外，如何運用，茲分述如下：1、期望用語：期望用語就是發(fā)文者對受文者表達期望的用語，依規(guī)定，期望用語以用在主旨為宜，不在說明 、辦法內(nèi)重復(fù)加以使用。期望用語是由請 、 希兩字，配合查照 、 鑒核(核示)、 備查(核備)、 照辦 、 辦理見(惠)復(fù) 、 轉(zhuǎn)行照辦等交叉匯編而成。包含以下 12 個期望用語： 請查照：表示發(fā)文者行文給受文者，請受文者查明后依文中所述辦理，此一用語多在平行文。 請照辦：表示發(fā)文者行文受文者，請受文者依文照辦，此一用語多用在下行文。 請辦理惠復(fù)：表示發(fā)文者行文受文者，請受文者辦妥后回復(fù)發(fā)文者，此一用語多用在平行文或上行文。 請辦理見復(fù)：表示發(fā)文者行文受文者，請受文者辦妥后務(wù)必回復(fù)發(fā)文者，此一用語多用在下行文或平行文。 請核示：表示發(fā)文者行文受文者，請受文者核定，以便發(fā)文者依核示事項辦理，此一用語多用在上行文。 請鑒核：與請核示意思相同。 請核備：表示發(fā)文者為尊重受文者的關(guān)系，在決定從事某項事情之前，行文受文者報備，受文者同意后，再進行工作，此一用語多用在上行文。 請備查：表示發(fā)文者為尊重受文者的關(guān)系，在決定從事某項事情之前或同時，行文受文者報備，此一用語多用在平行文或下行文。 請轉(zhuǎn)行照理：表示發(fā)文者請受文者轉(zhuǎn)行其所屬之單位辦理，此一用語多用在平行文或下行文。 希照辦：表示發(fā)文者行文受文者，希受文者依文照辦，此一用語多用在下行文。希辦理見復(fù)：表示發(fā)文者行文受文者，希受文者辦妥后務(wù)必回復(fù)發(fā)文者，此一用語多用在下行文。 希轉(zhuǎn)行照辦：表示發(fā)文者希受文者轉(zhuǎn)行其所屬之單位照辦，此一用語多用在下行文。2、稱謂用語：(1)直接稱謂用語：表示發(fā)文者行文受文者，如何稱呼受文者，又如何自稱。 有隸屬關(guān)系之機關(guān)：上級對下級稱貴 ；下級對上級稱鈞 ；自稱本 。例如：考試院對銓敘部稱貴部 ，自稱本院 ；銓敘部對考試院稱鈞院 ；自稱本部 。 對無隸屬關(guān)系之機關(guān)：上級對下級稱貴 ；下級對上級稱大 ；平行稱貴 ；自稱本 。例如：考試院對內(nèi)政部稱貴部 ，自稱本院 ；內(nèi)政部對考試院稱大院 ；自稱本部 。又如：考試院對行政院稱貴院 ，自稱本院 ；內(nèi)政部對考選部稱貴部 ；自稱為本部 。 對機關(guān)首長間：上級對下級稱貴長 ，自稱本長 ；下級對上級稱鈞長 ；自稱為職 。例如：行政院院長對內(nèi)政部部長稱貴部長 ，自稱本院長 ；內(nèi)政部部長對行政院院長稱鈞長 ；自稱職 。 機關(guān)(或首長)對屬員稱臺端 。例如：局長對本局職員稱臺端 ，自稱本局長 ；職員對某地長稱鈞長 ；自稱職 。 機關(guān)對人民稱先生 、 女士或通稱為君 、臺端 。機關(guān)致民眾公文，男性稱先生 ，女性稱女士 ；來文所署姓名無法分辨性別時，稱君 。至于本文內(nèi)無論男女，均可稱之為臺端 。 機關(guān)對對團體稱貴 ；自稱本 。例如：某地政府對消基會稱貴會 ，自稱本府 ；消基會對某地政府稱貴府 ；自稱本會 。(2)間接稱謂用語：所謂間接稱謂用語 ，就是發(fā)文者行文受文者，文中提及第三者(機關(guān)或個人)時，如何稱呼第三者。 對機關(guān)、團體稱全銜或簡銜 ，如一再提及，必要時得稱該 。例如：行政院