檔案工作規(guī)范化標準化的三個關鍵因素.doc

檔案工作規(guī)范化標準化的三個關鍵因素溫州市青少年活動中心 陳冬青2008年10月28日內容摘要：檔案工作規(guī)范化、標準化是實現檔案管理現代化的基礎。本文結合檔案管理工作中所遇的實際，對檔案管理意識、檔案管理技能和檔案管理制度這三個管理環(huán)節(jié)進行了分析，認為抓好這三個環(huán)節(jié)是實現檔案管理規(guī)范化、標準化的關鍵因素。關鍵詞：檔案管理 規(guī)范化 標準化 進入21世紀，隨著改革的不斷深化，各項事業(yè)和工作對檔案管理工作提出的要求會越來越高，任務也越來越重。面對新時期檔案工作的需要，如何做好檔案管理工作，本人結合工作實際，談談對檔案的規(guī)范化、標準化管理的一些認識和看法。一、增強全體人員檔案意識，是檔案管理規(guī)范化、標準化的前提（一）增強領導和教職工的檔案意識。過去，我中心檔案管理工作存在的問題主要表現在以下幾個方面：一是，檔案工作開展并未形成完整的制度。二是，各部室沒有把檔案工作納入部門職責范圍，導致部分檔案信息的流失。三是，在日常活動中形成的大量檔案均分散保存，檔案散失情況比較嚴重。四是，檔案室硬件設施配置不全，使中心檔案資料存放、保管的安全得不到保證。如我們中心在參加浙江省宮協(xié)（省青少年宮協(xié)會）等級評估時材料整理工作的費時費力，材料質量的不確保性，其實已對我們敲了一次警鐘。實踐證明，領導檔案管理意識強與弱，思想認識深與淺，直接關系到單位檔案工作是否到位,領導檔案意識不夠強，對檔案工作重要性認識欠到位，沒有認識到檔案的重要性及作用。還沒有把檔案工作列入工作計劃和工作目標考核內容，擺上議事日程，檔案法制觀念也不夠強。在一定程度上影響中心檔案工作。1加強領導，重視檔案工作。檔案工作是一項既對歷史負責又對現實負責的實質性工作。隨著社會的發(fā)展，檔案工作越來越顯示著它獨特的價值。檔案工作是我中心工作的一個重要組成部分。校外教育部門的各級領導，要重視檔案工作，切實加強領導，做到兩個到位：一是思想認識到位。首先，認真學習貫徹檔案法，提高法制觀念和法制意識，走依法治檔的路子，真正從思想上提高認識；二是措施落實到位。分管領導分工要明確，中心各部室要把在本中心各項工作和活動中形成的書面材料及時交給檔案室歸檔，統(tǒng)一管理，切不能把它作為私人財產只為已用，尤其是分管組織人事的領導要及時把檔案資料交給檔案室統(tǒng)一歸檔，防止工作調動時發(fā)生檔案資料丟失的事故。同時注意及時解決檔案工作所出現的各類實際問題。搞好檔案工作，使檔案更好地為中心領導決策提供依據，為我市校外教育文化事業(yè)發(fā)展服務。2要加大宣傳力度，增強檔案意識。增強檔案意識，就是要提高中心教職工對檔案工作重要性的認識，大家形成共識，主動配合，加強管理。首先要運用各種形式組織中心全體教職工學習檔案法，進一步利用各種載體，開展檔案效率事例宣傳，以促進中心檔案的長效管理，進一步增強廣大教職工對檔案是重要歷史憑證和法律依據的認識，充分認識檔案工作對校外教育事業(yè)發(fā)展的巨大促進作用。進一步強化檔案意識，形成大家共同關心、支持、參與檔案工作的氛圍。其次是中心領導要把檔案工作列入中心工作計劃和議事日程，及時解決檔案工作中存在的困難和問題，把檔案工作作為促進規(guī)范管理的一項基礎工作來抓。再次是建立責任制，把檔案材料的收集整理工作列入相關人員的職責范圍，作為年終考核評優(yōu)的依據。3穩(wěn)定檔案人員隊伍，創(chuàng)造條件使其能安心檔案管理工作。要提高中心檔案管理工作的規(guī)范化、制度化 、現代化管理水平，必須穩(wěn)定檔案人員隊伍，提供較好的工作條件和環(huán)境，使其能安心檔案管理工作。中心檔案工作一般都是由教職工兼任的，由于檔案工作專業(yè)性較強，如果檔案人員經常變動，隨便應付，沒有責任心，要做好檔案工作是不可能的。因此，保持檔案人員相對穩(wěn)定是至關重要的。中心或校外教育主管部門要組織檔案人員進行不定期的業(yè)務培訓，不斷提高檔案人員的業(yè)務水平。中心要適當提高檔案人員的待遇，使檔案人員能安心檔案工作，同時也要適當調整檔案人員工作，不能兼職過多，保證其有一定的時間和精力學習檔案業(yè)務知識，做檔案工作。兼職檔案人員要敬業(yè)愛崗，要從思想上牢固樹立做好檔案工作的責任意識，發(fā)揚奉獻精神，認真地做好文件資料的收集整理工作，進行統(tǒng)一保管，以便查找和利用。二、提高檔案人員業(yè)務素質和專業(yè)技能是檔案管理規(guī)范化、標準化的基礎（一）加強繼續(xù)教育，提高認識水平。發(fā)展繼續(xù)教育需要解決的問題很多，首先，要解決思想認識問題。要充分認識到檔案人員繼續(xù)教育在檔案事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義，認識檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案服務質量的提高，其根本出路在于檔案人員整體素質的不斷提高；其次，21世紀的檔案管理工作者的機遇挑戰(zhàn)并存，必須真正啟動檔案人才工程，培養(yǎng)世紀人才，將檔案管理工作者的繼續(xù)教育列入重要的議事日程。（二）加強制度建設，建立相關運行機制?？梢哉f，加強制度建設，建立良性運行機制是開展檔案工作者繼續(xù)教育的關鍵和保證。首先，要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計、考核、評估、獎勵制度；其次，要建立繼續(xù)教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續(xù)教育，更新知識，提高業(yè)務能力和水平。比如，檔案管理工作者上崗前和輪崗后的崗位培訓，檔案專業(yè)技術人員獲得的專業(yè)技術職務職稱可由終身有效改為動態(tài)管理，這樣，便可以激勵檔案工作者增強參加繼續(xù)教育的主動性和積極性。（三）明確繼續(xù)教育的原則，選好課程內容。相對于正規(guī)學校教育而言，繼續(xù)教育具有更直接的目的性、現實性和時效性。繼續(xù)教育應從實際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式的進行。堅持“學用結合、按需施教、重視實效”的方針，切實遵守學以致用的原則。第一，檔案專業(yè)知識。繼續(xù)教育應給檔案專業(yè)人員提供全面系統(tǒng)學習檔案專業(yè)知識的機會，盡快提高其專業(yè)水平。給檔案專業(yè)人員提高吸收、補充檔案學新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足；第二，相關學科知識。檔案工作融會了許多相關學科知識，如哲學、歷史學、心理學、行為學、公共關系學等，檔案工作者的繼續(xù)教育應注重對相關學科知識的補充和更新；第三，現代科技知識?，F代科學技術的廣泛應用是檔案工作的特征之一，也是檔案現代化的標志之一，檔案工作者應加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習，為此，繼續(xù)教育肩負著更為重要的職責。三、完善和落實管理制度，是檔案管理規(guī)范化、標準化的保障檔案管理工作連續(xù)性較強，人員素質的提高、工作人員的相對穩(wěn)定、管理方案、管理制度的相對完善，是文書檔案規(guī)范化管理的保障。（一）完善檔案制度。建章立制，規(guī)范行為，沒有規(guī)矩不成方圓。檔案工作規(guī)范化必須有完善的檔案制度作為保障。檔案工作由于工作要求高，涉及部門廣，很多人員都是兼職，要想把檔案完全管理起來，必須制訂嚴格可行的相關制度，讓各項工作具體化、程序化。應根據檔案法及檔案法實施辦法和工作實際，制定文書檔案管理歸檔制度、文書資料分類制度、文書檔案利用制度、檔案材料的移交制度，以便于檔案的收集整理和移交；同時針對檔案入庫后的管理，制定檔案保管制度、檔案借閱制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案保密制度、檔案庫房管理制度等；針對檔案人員的本職工作要求，要制定檔案室工作職責、檔案人員崗位責任制，找到了文書檔案管理的出發(fā)點和落腳點，也就約束和規(guī)范了文書工作人員的管理行為，同時也為各項工作的順利開展奠定了基礎，從制度上保證了文書檔案管理工作規(guī)范化、標準化進行。（二）執(zhí)行檔案制度。檔案規(guī)范化、標準化管理是一項長期的、繁碎的工作，不是一日之功，更不能一蹴而就，只有堅持長效管理，執(zhí)行檔案制度，才能使活動中心檔案管理真正規(guī)范起來。1從源頭抓起，杜絕隨意性。在立卷前，在選材、檢查、整理等一些環(huán)節(jié)中，工作人員處理時存在著很大的隨意性，這是導致卷宗不規(guī)范的主要原因，如在制作文書時對多一字或少一字現象滿不在乎，文書錯了就在上面任意刮擦、涂改；裝訂的卷宗不是無目錄，就是無頁碼為此，立卷時必須認真把形成卷宗的各個環(huán)節(jié)抓好，從檔案形成的源頭抓起，杜絕各種隨意性的事件發(fā)生，扼制檔案不規(guī)范因素的出現。2加強對檔案的日常管理。檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全。 這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經破損的檔案，要及時搶救。不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實體安全，也要保證檔案內容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。檔案保管工作的任務是艱巨的，也是光榮的，這是一項重要的基礎工作，檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質基礎。（三）加大檔案管理工作的硬件設施建設。中心成立以來，對檔案管理工作的硬件設施投入相對不足，基礎設施比較簡陋。按中華人民共和國檔案法第十三條規(guī)定“配置必要的設施；確保檔案的安全；采用先進技術，實現檔案管理的現代化?！币虼耍行囊哟髾n案管理工作的硬件設施建設。一是完善安全硬件設施。配置鐵制密集架、全宗目錄柜、防磁柜等，并安裝了防盜門、滅火機、溫濕度控制儀、空調、防爆燈、除濕器，使檔案管理達到八防要求。二是實現檔案電腦化管理。配備電腦，安裝多媒體圖文檔案管理系統(tǒng)軟件，將檔案資料輸入電腦，提高檔案工作的管理水平。三是為了便于查閱，檔案室應配有檔案檢索指南，使檔案工作逐漸走向正規(guī)化、信息化、規(guī)范化的要求。 總之，不斷深化的檔案工作實踐證明，領導和檔案管理人員的檔案意識強弱、專