物業(yè)管理公司財務管理制度.doc

物業(yè)管理公司財務管理制度1.基本任務管理處財務管理的基本任務是:物業(yè)管理處的財務管理為獨立運作及核算，與物業(yè)管理公司分開?；I集和管理物業(yè)管理處的資金和資產(chǎn)，組織日常財產(chǎn)運作和會計核算，協(xié)調(diào)財務開支，真實地、系統(tǒng)地、全面地反映公司的經(jīng)營狀況，監(jiān)督各項財務計劃的執(zhí)行情況。1會計制度1.1管理處的業(yè)務范圍，所屬國內(nèi)行業(yè)，執(zhí)行其所屬行業(yè)之會計制度。1.2執(zhí)行公司統(tǒng)一規(guī)定的會計制度。2會計年度2.1為了符合國內(nèi)會計法要求，管理處需按國內(nèi)規(guī)定的會計年度，即自公歷1月1日起至12月31日止，編制一套符合國內(nèi)要求的會計報告。3記帳本位幣管理處記帳以人民幣為單位。4收入和費用的確認管理處正確劃分資本性支出和權益性支出，對各項收入和費用的確認采用權責發(fā)生制原則。2.公司內(nèi)部財務管理的基本工作2.1財務匯報流程1.財務匯報流程1.1管理處財務每月定期向項目中心物管部報告。1.2物管部財務每月定期向項目中心財務部報告。2.財務匯報格式2.1為統(tǒng)一口徑、便于匯總，管理處統(tǒng)一使用公司總部規(guī)定的財務報告格式。3.財務報告分類3.1月報、季報和年報4.財務報告組成及內(nèi)容4.1財務報告組成按公司總部統(tǒng)一規(guī)定編報，其主要報告有：4.1.1資產(chǎn)負債表；4.1.2損益表；4.1.3現(xiàn)金流量表;4.1.4其他報表（包括但不限于固定資產(chǎn)，應收賬，應付賬，收入明細賬等）。4.2財務報告中管理處核算或反映的內(nèi)容按公司總部統(tǒng)一規(guī)定執(zhí)行。5.財務報告提交與審批時間5.1季報應于每月5日以前、年報應于年度終了10日內(nèi)，報公司總部物業(yè)經(jīng)理審批。5.2公司總部物業(yè)經(jīng)理應在收到管理處財務報告次日起3日內(nèi)審完，并將財務報告返還各管理處。6.對外公布資料：按廣州市物業(yè)管理辦法每季公布收支表給業(yè)戶查看。2.2預算及審批預算流程1.預算制度1.1管理處的一切財務收支活動都要按財務預算執(zhí)行，受財務預算的制約；1.2管理處的財務預算由年度財務預算、季度財務預算組成；1.3管理處的財務預算要樹立全局觀念，搞好綜合平衡，做到統(tǒng)籌兼顧；1.4財務預算需經(jīng)地區(qū)總監(jiān)審批后才能執(zhí)行；1.5預算編制禁止巧立名目，弄虛作假。2.預算編制根據(jù)2.1管理處業(yè)務范圍及工作方式；2.2管理處所在地區(qū)生活及工資水平；2.3由管理處付薪的員工人數(shù)；2.4管理處擁有或控制的固定資產(chǎn)的構成及數(shù)量、價值等；2.5租賃的房屋、設施等的數(shù)量及價格；2.6其他3.預算編制、審批及撥款流程3.1前季度第二個月月末各管理處部門向財務提供預算所需數(shù)據(jù)，然后財務部按總部統(tǒng)一規(guī)定之預算格式編制。3.2管理處在前季度第三個月第一個星期，將預算報物業(yè)經(jīng)理審批。3.3物業(yè)經(jīng)理收到各管理處預算，在10日內(nèi)審批完成。3.4審批完畢后，交地區(qū)總監(jiān)最后審批，審批于5日內(nèi)完成。3.5審批后的財務預算，及時回復各管理處并通知公司總部（項目中心）財務部。3.6公司總部財務部根據(jù)審批后的管理處預算的撥款金額、撥款時間等，及時為各管理處撥款。4.預算與實際對比4.1各管理處的財務報告，要有反映預算數(shù)與實際完成數(shù)對比資料；4.2實際完成數(shù)大于預算5%以上時，要有文字說明；4.3實際完成數(shù)小于預算10%以上時，要有文字說明；2.3審批管理1.營運開支審批1.1范圍:非業(yè)主,住客按金/基金等的物業(yè)管理處營運開支,一般多于RMB500。1.2申請程序1.3未經(jīng)批準和有效報銷前的支出當個人借款處理1.4審批權1.4.1物業(yè)管理處主管可簽批支付每單不多于RMB500。1.4.2物業(yè)管理公司物業(yè)經(jīng)理可簽批支付每單RMB3000或以下。1.4.3物業(yè)管理公司財務總監(jiān)（即項目中心財務總監(jiān)）加簽每單RMB3,000至RMB30,000。1.4.4物業(yè)管理公司總經(jīng)理（即項目中心地區(qū)總監(jiān)）加簽每單RMB以上。1.4.5有效合同或預算。1.5復核2.備用現(xiàn)金開支審批2.1最高存放金額:RMB5,000；申請現(xiàn)金補充備用現(xiàn)金金額:RMB500；存款應付約一星期需要。2.2備用現(xiàn)金適用范圍：難以用支票形式支付的小額支出，一般不多于RMB200。2.3申請程序。2.4未經(jīng)批準和有效報銷前的支出當個人借款處理。2.5審批權2.5.1物業(yè)管理處主管可簽批支付每單不多于RMB3002.5.2物業(yè)管理公司物業(yè)經(jīng)理可簽批支付每單RMB300以上3.合同方面3.1如已有合同之約束，及既定協(xié)議之金額，則由物業(yè)經(jīng)理簽批后便完成審批。3.2未有合同,則按如下情況3.2.1對外簽約(備預算)3.2.1.1預算金額30,000元或以上審批:總經(jīng)理3.2.1.2預算金額3,000-30,000元或以下審批:財務總監(jiān)3.2.1.3預算金額3,000元以下審批:物業(yè)經(jīng)理3.貨幣資金及往來帳項管理3.1現(xiàn)金管理1.現(xiàn)金處理1.1管理處的現(xiàn)金管理由現(xiàn)金出納和會計負責，現(xiàn)金出納，應每天登記當天的現(xiàn)金收支記錄及整理有關憑證資料，管理處負責人可以隨時監(jiān)督檢查。1.2管理處辦公室應儲存適量現(xiàn)金，現(xiàn)暫定500元，足夠3-5天內(nèi)的日常零星開支?，F(xiàn)金存量在規(guī)定的限額內(nèi)。當現(xiàn)金余額到達現(xiàn)金存量下限時,由出納通知會計，并準備支票由物業(yè)經(jīng)理簽署后提取現(xiàn)金。1.3現(xiàn)金出納根據(jù)管理處開支情況，提出現(xiàn)金存量上下限報總部物業(yè)經(jīng)理批準。1.4辦公室應把現(xiàn)金儲存于保險箱內(nèi)。1.5保險箱密碼與保險箱鎖匙由二人分別持有管理，未得物業(yè)經(jīng)理批準不得移交第三者。1.6出納與會計每周末及月末下班前進行現(xiàn)金盤點；由出納填寫現(xiàn)金盤點登記表兩人共同簽字。月末盤點，會計核對現(xiàn)金帳無誤后，再由會計及出納共同簽署確認帳物相符。管理處負責人可以隨時進行監(jiān)督盤點。出納每日必須登記現(xiàn)金日記帳，保證賬目與現(xiàn)金數(shù)額相符，并每月與會計對帳。2.現(xiàn)金提款2.1管理處每月的用款由項目的專用帳戶開支。2.2管理處現(xiàn)金儲存量在規(guī)定限額內(nèi)（現(xiàn)暫定在不超過5，000元。每當現(xiàn)金余額到達現(xiàn)金存量下限（500元）時，出納要通知會計，并準備轉(zhuǎn)帳支票預約簽署。財務部要每月咨詢管理處主管，建議財務部主管修訂現(xiàn)金存量上下限。2.3每次提款由出納負責安排，管理處派員與出納一同提款。3.2按金管理1.退還裝修押金及裝修工作證押金程序1.1裝修后3個月內(nèi)，管理處對已裝修單位驗收合格后，填寫裝修按金發(fā)還申請表，并附上文件憑證.1.2管理處經(jīng)理簽名同意后可予以退還裝修押金及工作證押金。1.3財務核實發(fā)還申請表后才發(fā)放款項。3.3支出報銷流程1.支出簡化流程1.1各部門需指定一人與財務部對口辦理有關支出報銷管理工作。（其他人員支出報銷亦統(tǒng)一由部門與財務部對口）1.2部門任何支出，先向財務部索取付款申請表，填好后連同有關單據(jù)合格、發(fā)票等并作背書，經(jīng)部門負責人核實簽字。1.3管理處經(jīng)理簽批后，再交財務部核對。會計核對后，將付款申請書及有關單據(jù)交財務部出納。1.4出納登記現(xiàn)金日記帳，將簽署后的付款申請書與發(fā)票、原始憑證等交會計。1.5財務部會計入帳，制作憑證。1.6若要開支票，會計負責準確支票并安排蓋章。1.7遇到物業(yè)經(jīng)理審批權限以外，需要總部審批的支出，由物業(yè)經(jīng)理與有關高層預約時間審批。2.支出報銷時限2.1由管理處負責人確定每周的某段時間天為報銷日期，非特殊情況，其他時間不審批報銷。2.2管理處人員有因工預借款項，應在完成業(yè)務返回管理處后3日內(nèi)報銷結(jié)帳，對有特殊情況的其清帳日期亦不得超過30天。出差前領款亦不可以早于出差前3天領款。3.現(xiàn)金預支3.1管理處貨品購買，盡可能地使用非現(xiàn)金結(jié)算方式。3.2預借現(xiàn)金必須填寫借支單，經(jīng)管理處主管簽字后，向出納領款，副本留在出納處，正本予會計入帳，但出納及會計要在副本上簽署確認。預借現(xiàn)金必須在借出日起3日以內(nèi)歸還/清帳。清賬前，借款人需個人承擔借款責任；每次借款不得越過人民幣3000元，若部門總借款共3次而未清賬時，共3000元便不可再預借款項。3.3員工使用現(xiàn)金應取得原始憑證/合格方案并背書，填付款申請表，本人簽字后，交管理處經(jīng)理批準簽字，會計審核，向出納領款。有預借現(xiàn)金者，應同時還清所借現(xiàn)金。3.4若有特殊情況不能取得原始憑證/合格方案，用款人應以書面形式說明原因，并得到部門主管核實批準，財務部審核，作為自制憑證入帳。注：凡采購辦公用品及各種設備、物料，要經(jīng)行政部辦理入倉出倉手續(xù)，并簽字核實。3.4帳戶管理1.戶口分類物業(yè)管理公司物業(yè)管理處戶口類別負責人用途戶口類別負責人用途1、基本戶口財務總監(jiān)作收支費用1、小額戶口物業(yè)經(jīng)理支付日常支出（儲備額不超過10,000元）（3000元以下）2、大額戶口財務總監(jiān)處理日常收款及轉(zhuǎn)帳至小額戶3、按金戶口財務總監(jiān)收取裝修按金、管理費按金4、基金戶口財務總監(jiān)收取資產(chǎn)儲備金注：每個管理處均開設以上類別戶口2.戶口運作1.小額戶1.1支付RMB3,000或以下物業(yè)管理處營運開支。1.2小額戶運作類似備用金運作模式,資金不足時以實報實銷的形式大額戶轉(zhuǎn)入。1.3小額戶不收管理費和其他物業(yè)管理處的收入。1.4戶口簽名人除管理物業(yè)管理公司的地區(qū)總監(jiān)與財務總監(jiān)外，物業(yè)管理公司主管（KKLEUNG）可單獨執(zhí)行。2.大額戶2.1主要支付RMB3,000以上的物業(yè)管理處營運收入。2.2大額戶運作類似公司的基本戶運作模式，資金不足時以實報實銷形式大額戶調(diào)入。2.3大額戶收管理費和其他物業(yè)管理處的營運開支。2.4資金不足由所屬物業(yè)管理公司免息借入補足，一些非一般支出經(jīng)特定審批程序或會由基金戶撥入應付。2.5戶口簽名人參考廣州項目中心下屬公司銀行戶運作模式，物業(yè)管理公司主管（KKLEUNG）可單獨簽RMB3000可以下的支票。3.按金戶3.1專門收支物業(yè)管理處客戶的各類按金。3.2戶口簽名人參考廣州項口管理中心下屬公司銀行戶運作模式,物業(yè)管理公司主管(KKLEUNG)要單獨簽RMB3000或以下的支票。4.基金戶4.1專門收支物業(yè)管理處客戶的各類基金。4.2一些非一般支出經(jīng)特定審批程序或會由基金戶調(diào)撥至大額戶應付。4.3戶口簽名人參考廣州項目中心下屬公司銀行戶運作模式,物業(yè)管理公司主管(KKLEUNG)可單獨簽RMB3000或以下的支票。4.固定資產(chǎn)的管理4.1計價方法1.資產(chǎn)計價采用歷史成本原則。2.凡單位價值2，000元以上，使用期限在一年以上的，并在使用中保持原來物質(zhì)形態(tài)的資產(chǎn)，列為固定資產(chǎn)。3.設備或物品要作報廢,填寫物品報廢申請表4.2折舊1.折舊按照建時的成本價及預期可使用年限，以直線法每月計算，不預計殘值和清理費用。2.購建的固定資產(chǎn),從次月開始計提折舊；處理的固定資產(chǎn)從次月開始不計折舊。資產(chǎn)預計可使用年限汽車10年電腦及其輔件3年家具5年辦公室儀器5年裝修3年其他報總部批準后執(zhí)行5.費用的管理5.1報銷手續(xù)1.用款申請1.1購買大宗物品（1,000元以上）需做三份報價分析填報報價分析表；在有預算情況下1,000元以下由管理處經(jīng)理審批：1,000元至3,000元由總部物業(yè)經(jīng)理審批；3000元以上由總經(jīng)理或授權物業(yè)經(jīng)理審批。2.報銷手續(xù)2.1持原始憑證（購物發(fā)票）填寫付款申請表，經(jīng)手人按審批單要求填寫后交管理處有關領導簽名。2.2報銷審批單由管理處經(jīng)理或有關領導簽名后，現(xiàn)金開支的結(jié)清余款，有備用金的補足備用金。1000元以下之零星開支費用，由管理處經(jīng)理審批予以報銷。3.備用金3.1各部門主管因公需零星購物的可申請備用金，備用金限額管理處經(jīng)理1,000元，各部門主管300元。3.2申請備用金需填寫借支單由總部物業(yè)經(jīng)理簽名同意，再到財務部領取，作為本部門購物使用。4.車費報銷手續(xù)4.1管理處派員外出辦事，根據(jù)取回的合理憑證填寫付款申請表（車票）貼在后面，經(jīng)手人簽名、交由有關領導審批簽名后結(jié)清余款。5.2工資發(fā)放1.工資發(fā)放1.1財務部于每月2日前將工資發(fā)放資料報總部物業(yè)經(jīng)理審批。1.2物業(yè)經(jīng)理應在每月2日前審批完畢，并將工資發(fā)放資料返回管理處財務部。1.3管理處于每月8日根據(jù)審批后的工資資料發(fā)放工資。1.4財務部負責準備支票及匯款單。1.5人事部負責考勤及核實出席時間5.3應酬費用1.應酬費用1.1所有應酬費用（包括送禮）必須由財務部另冊詳盡列同被接待單位的資料、日期、人數(shù)、地點。1.2與管理處有關的對外單位發(fā)生的應酬費用，管理處人員內(nèi)部的文娛活動費用，應在預算中另列。1.3應酬費用只為管理處部份有業(yè)務上需要的員工而設。各部門員工的應酬費必須事先經(jīng)公司主管經(jīng)理同意。1.4管理處每月應酬費用不得超出預算上限，及每次應酬費用不得超出RMB500元。若管理處主管認為當月需較多應酬或某次應酬將超出標準時，應預先請示物業(yè)經(jīng)理批準后,方能為之。6.營業(yè)收入的管理6.1管理費收取指引涉及部門：管理處管業(yè)部、財務部1.繳交管理費方法1.1繳交現(xiàn)金1.2銀行劃帳2.出管理費單之安排（包括日期、部門跟進）3.追收程序3.1正常發(fā)通知書致業(yè)戶3.2欠費追收特別函件3.3再跟進追收律師信4.每段時間報告4.1每周管理費收取明細4.2每二周管理費收取明細4.3每月管理費收取明細5.表格5.1管理費事宜(表格一)5.2再次催款通知(表格二)5.3最后催繳通知(表格三)5.4管理費收取明細（適用每周，每二周，每月）表格一花園編號：致：居座單元業(yè)主先生/女士：有關：管理費事宜您好！根據(jù)本處記錄，貴單元月份之管理費仍未付清，唯恐閣下公務繁忙，一時遺忘，現(xiàn)特函通知。管理費等必須于每月七日內(nèi)繳付。懇請閣下盡快前來管理處繳交。若閣下已繳付上術款項，請不須理會本通知書。如閣下有疑問，可到管理處或致電管理處查詢，電話：。專此奉達，敬祝商安！物業(yè)管理處年月日表格二花園編號：致：居座單元業(yè)主先生/女士：再次催款通知您好！本處于上次致閣下的專函中提及月份之管理費共人民幣元，至今仍未付清。截至本函日期為止，貴單位之總欠款額為人民幣元。本處唯恐閣下公務繁忙，一時遺忘，現(xiàn)特函通知。懇請閣下盡快前來管理繳納。凡超過7日未付款的，將按月息1.5%的滯納金有為采取有關程序追討。為避免不必要的附加費用之損失，本處懇請閣下早日繳清上述欠款。請鼎力支持為盼！專此奉達，敬祝商安！物業(yè)管理處謹啟年月日花園編號：致：居座單元業(yè)主先生/女士：最后催繳通知您