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公司合同管理制度第一章 總 則第一條 為了維護(hù)公司的合法權(quán)益,加強(qiáng)公司的合同管理,確保合同依法簽訂和嚴(yán)格履行,根據(jù)中華人民共和國(guó)合同法及相關(guān)法律、法規(guī),結(jié)合公司實(shí)際,制定本制度。第二條 本制度所稱合同是指公司與法人、其他組織和自然人設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。簽約各方協(xié)商同意的有關(guān)修改合同的信件、數(shù)據(jù)電文(包括電報(bào)、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件等)也是合同的組成部分。第三條 公司合同管理要遵循以事前防范法律風(fēng)險(xiǎn)、事中法律控制為主,事后補(bǔ)救為輔的基本原則。第四條 以公司名義對(duì)外訂立的合同適用本制度。第二章 合同的訂立第五條 訂立合同必須遵守法律、法規(guī),尊重社會(huì)公德,遵循平等、自愿、公平、誠(chéng)實(shí)信用原則。第六條 訂立合同時(shí)要審查對(duì)方當(dāng)事人主體資格與履行能力,包括是否具備簽約的法律資格,資信情況,代理人的代理資格等。不得與不能獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任或沒(méi)有履行能力的單位訂立合同。合同標(biāo)的額5萬(wàn)元及以上的原材料及輔助材料采購(gòu)合同、產(chǎn)品外委加工合同、固定資產(chǎn)采購(gòu)合同、建安與大修(項(xiàng)修)工程合同必須按審批單要求審批后執(zhí)行(見(jiàn)附表)。第七條 合同內(nèi)容應(yīng)合法、完備、準(zhǔn)確、具體,責(zé)任明確,附件齊全,一般包括以下主要條款:一、同名稱、當(dāng)事人的姓名和住所,聯(lián)系方法;二、標(biāo)的;三、數(shù)量;四、質(zhì)量;五、價(jià)款或報(bào)酬;六、履行期限、地點(diǎn)和方式;七、違約責(zé)任;八、解決責(zé)任及糾紛的方法;九、根據(jù)法律規(guī)定和合同性質(zhì)應(yīng)具備的其他條款。第八條 擬定合同條款應(yīng)當(dāng)注意的事項(xiàng):一、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或具體的技術(shù)要求,如有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的,應(yīng)約定采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),沒(méi)有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的,當(dāng)事人應(yīng)約定其他具體的標(biāo)準(zhǔn);二、合同的價(jià)款或報(bào)酬及其他費(fèi)用的約定要具體明確,價(jià)款或報(bào)酬為分次支付的,應(yīng)當(dāng)明確每次支付的數(shù)額、比例、期限及方式等;三、合同中約定的履行期限及地點(diǎn),如果是分批分次交付的,應(yīng)具體規(guī)定每批每次的履行期限及交貨數(shù)量、交貨方式及具體的交貨地點(diǎn)等;四、合同約定履行方式為自提、代辦運(yùn)輸或其他履行方式的,應(yīng)規(guī)定具體的驗(yàn)收地點(diǎn)及期限、標(biāo)準(zhǔn)、方法,異議期限;五、施工現(xiàn)場(chǎng)安全措施協(xié)議書內(nèi)容:施工必須按公司技安、防火規(guī)章制度的規(guī)定,及時(shí)辦理高空作業(yè)及明火作業(yè)證,特種作業(yè)人員必須持證上崗,手持電動(dòng)工具必須使用漏電保護(hù)器,勞動(dòng)保護(hù)用品乙方自備,嚴(yán)禁占道(確需占道必須先辦理占道手續(xù)),必須經(jīng)常進(jìn)行安全檢查。工程竣工后應(yīng)通知公司召集技安、消防代表進(jìn)行驗(yàn)收。第九條 訂立合同應(yīng)注意簽好違約責(zé)任和爭(zhēng)議解決條款,違約責(zé)任條款要具有可操作性,爭(zhēng)議解決條款一般采用約定管轄,將公司所在地作為訴訟地或仲裁地。第十條 訂立合同應(yīng)按中華人民共和國(guó)擔(dān)保法的規(guī)定,注意運(yùn)用定金、保證、抵押、留置等擔(dān)保措施。重大合同必要時(shí)應(yīng)另行訂立擔(dān)保合同。第十一條 重大合同的訂立,合同承辦部門應(yīng)通知經(jīng)營(yíng)財(cái)會(huì)部、綜合管理部法律事務(wù)人員參加并提供法律意見(jiàn)。 第十二條 訂立合同一律采用書面形式。多頁(yè)合同簽訂人應(yīng)在每頁(yè)邊緣上簽字或蓋章。合同條款可簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議并適用于本辦法。第十三條 合同由法定代表人簽訂,也可由法定代表人授權(quán)委托的代理人簽訂。法定代表人授權(quán)委托按哈爾濱東安實(shí)業(yè)發(fā)展有限公司法人授權(quán)委托代理辦法的規(guī)定辦理。第十四條 合同需經(jīng)審查合格并加蓋合同專用章后方可生效。除法律法規(guī)規(guī)定必須使用行政章外,不得以公司行政公章代替合同專用章。第三章 合同訂立過(guò)程中的審查第十五條 合同要經(jīng)過(guò)審查合格方可簽訂。第十六條 重大合同要經(jīng)過(guò)綜合管理部、經(jīng)營(yíng)財(cái)會(huì)部等部門審查;非重大合同由合同承辦部門自行審查;審查要按本辦法規(guī)定的程序和內(nèi)容進(jìn)行。第十七條 審查合同時(shí),合同承辦部門應(yīng)當(dāng)提交下列資料:一、合同文本和合同附件;二、對(duì)方當(dāng)事人的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資信證明、法人授權(quán)委托證書及身份證明(有效復(fù)印件);三、合同審批單;四、需要提交的其他有關(guān)材料。第十八條 建安工程、設(shè)備修理、物資采購(gòu)和設(shè)備采購(gòu)合同的簽訂符合招標(biāo)要求的,按哈爾濱東安實(shí)業(yè)發(fā)展有限公司招標(biāo)投標(biāo)管理辦法執(zhí)行。第十九條 重大合同包括:分立、合并、破產(chǎn)、解散、借款、擔(dān)保、投資、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓、租賃、承包等合同。一、分立、合并、破產(chǎn)、解散、租賃、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓、承包等合同,由合同承辦人員提交經(jīng)營(yíng)財(cái)會(huì)部審查簽字,經(jīng)公司總經(jīng)理審批后,經(jīng)營(yíng)財(cái)會(huì)部加蓋合同專用章。二、借款、擔(dān)保、投資等合同,經(jīng)公司董事會(huì)批準(zhǔn)后,由合同承辦人員提交經(jīng)營(yíng)財(cái)會(huì)部審查簽字,經(jīng)公司總經(jīng)理審批后,經(jīng)營(yíng)財(cái)會(huì)部加蓋合同專用章。第二十條 合同審查的程序和內(nèi)容:一、 合同承辦部門審查:(一)合同承辦人負(fù)責(zé)對(duì)對(duì)方當(dāng)事人主體資格和履行能力的真實(shí)性進(jìn)行審查;(二)合同管理員負(fù)責(zé)對(duì)合同條款的完備性、及對(duì)方當(dāng)事人證明資料的齊全性進(jìn)行審查;(三)經(jīng)營(yíng)財(cái)會(huì)部負(fù)責(zé)對(duì)合同的價(jià)款、對(duì)付期限及結(jié)算方式進(jìn)行審查;(四)委托代理人負(fù)責(zé)對(duì)合同條款進(jìn)行全面嚴(yán)格審查,對(duì)所簽合同全面負(fù)責(zé);(五) 合同承辦部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對(duì)合同可行性進(jìn)行審查。二、綜合管理部門審查:(一)公司法律事務(wù)人員負(fù)責(zé)對(duì)合同的平等性、合法性、完備性進(jìn)行審查;(二)公司經(jīng)營(yíng)財(cái)會(huì)部負(fù)責(zé)對(duì)合同的價(jià)款、支付期限及結(jié)算方式進(jìn)行審查;(三) 經(jīng)營(yíng)財(cái)會(huì)部負(fù)責(zé)合同招投標(biāo)的合法性。三、公司主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對(duì)合同的可行性進(jìn)行審查。第二十一條 審查合同時(shí)必須在合同審批單上簽署意見(jiàn)并簽字(蓋章)。第四章 合同履行過(guò)程中的監(jiān)控第二十二條 合同履行應(yīng)貫徹誠(chéng)實(shí)信用原則和全面履行原則,合同承辦部門負(fù)責(zé)監(jiān)控并及時(shí)處理合同履行過(guò)程中遇到的問(wèn)題,防范履行風(fēng)險(xiǎn)。第二十三條 合同履行中的監(jiān)控事項(xiàng):一、對(duì)方當(dāng)事人負(fù)有先履行義務(wù)是否已經(jīng)履行;二、對(duì)方當(dāng)事人履行行為是否為不適當(dāng)履行或者惡意履行;三、對(duì)方當(dāng)事人是否存在經(jīng)營(yíng)情況惡化、轉(zhuǎn)移財(cái)產(chǎn)、抽逃資金、喪失商業(yè)信譽(yù)的情況;四、對(duì)方當(dāng)事人是否存在怠于行使對(duì)第三人的到期債權(quán)而損害公司利益的情況;五、對(duì)方當(dāng)事人是否存在放棄到期債權(quán)、無(wú)償轉(zhuǎn)讓財(cái)產(chǎn)的情況;六、對(duì)方當(dāng)事人是否有表明或以自已的行為表明不履行合同義務(wù)的情況;七、可能存在的損害公司利益的其他情況。第二十四條 合同履行過(guò)程中發(fā)生合同糾紛時(shí),合同承辦部門應(yīng)與對(duì)方當(dāng)事人積極協(xié)商,同時(shí)向經(jīng)營(yíng)財(cái)會(huì)部及法律事務(wù)人員做書面報(bào)告,公司法律事務(wù)人員會(huì)同承辦部門解決糾紛。第五章 合同的變更、終止第二十五條 雙方當(dāng)事人協(xié)商一致并不損害國(guó)家利益的,可以變更合同。雙方當(dāng)事人對(duì)變更合同未達(dá)成一致意見(jiàn)的,原合同仍然有效。第二十六條 合同變更必須簽訂書面變更協(xié)議,對(duì)于合同發(fā)生重大變更的,應(yīng)履行合同審查程序。第二十七條 發(fā)生法定或約定的解除合同情形時(shí),合同承辦部門應(yīng)及時(shí)行使解除權(quán),主張解除合同的,應(yīng)當(dāng)書面通知書對(duì)方。第二十八條 合同變更或終止后,合同承辦部門要根據(jù)法律法規(guī)規(guī)定或合同約定妥善處理有關(guān)事宜。第六章 合同管理的方式和責(zé)任第二十九條 公司合同管理采取綜合管理部(法律顧問(wèn))歸口管理,經(jīng)營(yíng)財(cái)會(huì)部等部門分業(yè)務(wù)管理,合同承辦部門具體管理的方式。合同承辦單位設(shè)兼(專)職合同承辦人和合同管理員。第三十條 公司業(yè)務(wù)部門的合同管理責(zé)任:一、 經(jīng)營(yíng)財(cái)會(huì)部責(zé)任(一)負(fù)責(zé)擬訂公司合同管理規(guī)章制度;(二)組織公司重大合同的招投標(biāo);(三)負(fù)責(zé)公司合同的審查、審批;(四)負(fù)責(zé)公司年度更新改造和大修理計(jì)劃項(xiàng)目的合同簽訂與管理;(五)負(fù)責(zé)公司實(shí)施的設(shè)備大修、國(guó)內(nèi)設(shè)備采購(gòu)合同的簽訂與管理;(六)負(fù)責(zé)公司分立、合并、破產(chǎn)、解散、投資、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓、租賃、承包等合同的簽訂與管理;(七)負(fù)責(zé)對(duì)合同價(jià)款、支付期限及結(jié)算方式進(jìn)行審查、監(jiān)督;(八)參與公司重大合同的招投標(biāo);(九)負(fù)責(zé)管理公司各類合同文本,并隨財(cái)務(wù)檔案一并按期歸檔。負(fù)責(zé)繳納有關(guān)稅費(fèi);(十)負(fù)責(zé)對(duì)公司有關(guān)合同的審查、審批;(十一)負(fù)責(zé)公司借款、擔(dān)保、融資合同的簽訂與管理;(十二)負(fù)責(zé)公司合同專用章的使用和管理。二、綜合管理部的責(zé)任(一)負(fù)責(zé)監(jiān)制、修改各類合同范本和規(guī)范格式合同文本;(二)負(fù)責(zé)組織監(jiān)督檢查合同的簽訂、履行、管理等情況,向公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告紀(jì)檢監(jiān)督及法律審查;(三)負(fù)責(zé)合同的管理、法律審查,參加公司重大合同的談判,提供法律意見(jiàn);(四)負(fù)責(zé)授權(quán)委托證書的制作、發(fā)放、管理;(五)負(fù)責(zé)授權(quán)委托代理人、合同管理員、合同承辦人員的法律培訓(xùn)及考核;(六)負(fù)責(zé)合同承辦部門處理合同糾紛,受法定代表人委托進(jìn)行有關(guān)協(xié)商、調(diào)解、仲裁和訴訟活動(dòng);(七)負(fù)責(zé)“守合同重信用”供應(yīng)商的申報(bào);(八)負(fù)責(zé)組織有關(guān)人員進(jìn)行法律、法規(guī)知識(shí)的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)工作。第三十一條 合同承辦部門、合同承辦人、合同管理員合同管理的責(zé)任:一、 合同承辦部門的責(zé)任(一)負(fù)責(zé)承辦合同的談判、起草;(二)負(fù)責(zé)合同的審查;(三)負(fù)責(zé)合同履行情況的檢查、監(jiān)控和上報(bào);(四)負(fù)責(zé)合同檔案的建檔、管理和歸檔。二、合同管理員的責(zé)任(一)建立合同臺(tái)帳、檔案,負(fù)責(zé)本部門合同文本、合同檔案的管理;(二)負(fù)責(zé)合同簽訂、履行情況的匯總統(tǒng)計(jì)上報(bào);(三)負(fù)責(zé)合同條款的完備性、對(duì)方當(dāng)事人證明資料的齊全性的審查;(四)發(fā)生合同糾紛時(shí),提供證據(jù)等有關(guān)資料,需要時(shí)參與合同糾紛的調(diào)解、仲裁、訴訟活動(dòng),并向合同主管業(yè)務(wù)部門報(bào)告;(五)負(fù)責(zé)辦理授權(quán)委托證書事宜。三、合同承辦人的責(zé)任(一)負(fù)責(zé)起草合同文本,對(duì)對(duì)方當(dāng)事人主體資格、履行能力的真實(shí)性負(fù)責(zé);(二)按本辦法的規(guī)定辦理合同審查;(三)組織自查合同簽訂、履行情況,負(fù)責(zé)向委托代理人報(bào)告合同簽訂、履行等情況并交合同管理員匯總;(四)負(fù)責(zé)收集合同資料,協(xié)助合同管理員建立合同檔案;(五)發(fā)生合同糾紛時(shí),參加合同糾紛的調(diào)解、仲裁、訴訟活動(dòng)。第三十二條 合同的監(jiān)督檢查和合同統(tǒng)計(jì)報(bào)告:一、合同承辦部門對(duì)所簽合同的履行情況每季度都要進(jìn)行自檢;二、經(jīng)營(yíng)財(cái)會(huì)部組織有關(guān)管理部門對(duì)合同承辦部門的合同訂立、履行情況及合同管理情況每半年檢查一次或不定期進(jìn)行抽查。三、檢查的內(nèi)容主要包括(一)合同的訂立是否符合本辦法規(guī)定的程序;(二)合同的履行情況;(三)合同檔案管理情況。四、合同承辦部門負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)計(jì)匯總報(bào)告工作,每季度向經(jīng)營(yíng)財(cái)會(huì)部、法律事務(wù)人員、主管領(lǐng)導(dǎo)書面報(bào)告合同訂立履行情況。第七章 獎(jiǎng) 懲第三十三條 對(duì)于認(rèn)真貫徹執(zhí)行本辦法,在合同管理中工作成績(jī)突出的,公司給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。第三十四條 由于下述原因造成合同糾紛,造成經(jīng)濟(jì)損失的,視情節(jié)輕重和損失大小,對(duì)責(zé)任部門領(lǐng)導(dǎo)及直接責(zé)任人員通報(bào)批評(píng)、內(nèi)部處分或要求賠償損失,情節(jié)嚴(yán)重構(gòu)成犯罪的,交司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任:一、輕信對(duì)方、不作資信調(diào)查卻隨意簽訂合同;二、未經(jīng)批準(zhǔn)為法人、組織和個(gè)人擔(dān)保;三、合同簽訂中不履行審批手續(xù),或不加蓋合同專用章;四、不辦理法人委托代理書即對(duì)外簽訂合同;五、超越代理權(quán)限或代理權(quán)限終止后擅自簽訂合同;六、與對(duì)方惡意串通、損害公司合法權(quán)益;七、因工作過(guò)失合同簽訂出現(xiàn)錯(cuò)誤或在履行合同過(guò)程中不積極主動(dòng)、玩忽職守,以致延誤合同的履行。第八章 附 則第三十五條 本辦法由經(jīng)營(yíng)財(cái)會(huì)部負(fù)責(zé)解釋。第三十六條 本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行。 附表:合同審批單附表:合同審批單合同編號(hào)合同類別物資采購(gòu)/建安工程/設(shè)備采購(gòu)合同名稱對(duì)方單位聯(lián)系人及電話合同標(biāo)的額結(jié)算方式履行期限及地點(diǎn)訂立方式招投標(biāo)( );比價(jià)( );獨(dú)家代理( );其他( )合同主要內(nèi)容簡(jiǎn)介合同承辦部門審查意見(jiàn)簽字: 年 月 日制造工程部(產(chǎn)品工程部)審查意見(jiàn)簽字: 年 月 日銷售供應(yīng)部(采購(gòu)供應(yīng)部)審查意見(jiàn)簽字: 年 月 日質(zhì)量保障部(技術(shù)質(zhì)量部)審查意見(jiàn)簽字: 年 月 日經(jīng)營(yíng)財(cái)會(huì)部審查意見(jiàn)簽字: 年 月 日綜合管理部審查意見(jiàn)簽字: 年 月 日 分公司領(lǐng)導(dǎo)審查意見(jiàn) 簽字:
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