會議管理規(guī)定6.30(擬).doc

澳達(dá)樹熊涂料（惠州）有限公司澳達(dá)樹熊涂料（惠州）有限公司AODA KOALA PAINT(HUIZHOU)Co.,LTD.會議管理規(guī)定文件編號編 制文件版次審 核發(fā)布日期批 準(zhǔn)會議管理規(guī)定1.目的為進(jìn)一步規(guī)范公司會議管理，使會議務(wù)實高效，溝通迅速，確保會議內(nèi)容及議定事項落實到位，提升公司運營效率，特制訂本制度。2.范圍本制度適用于公司規(guī)定的定期會議以及組織的各種臨時性會議。3會議分類31公司會議1）總經(jīng)辦會議2）生產(chǎn)例會3）質(zhì)量例會4）營銷例會5）年終總結(jié)會32部門會議33晨會34.其他會議4會議內(nèi)容41公司會議總經(jīng)辦會議會議內(nèi)容（1）傳達(dá)學(xué)習(xí)、貫徹落實上級的重要指示、會議和決定。（2）各職能中心負(fù)責(zé)人就本部門工作進(jìn)行部署，即結(jié)合本部門的工作職責(zé)匯報上月工作完成情況以及未完成原因，提出下月計劃。（3）研究決定公司日常工作中的有關(guān)事項，通報、交流重要工作情況。（4）研究分析公司生產(chǎn)、質(zhì)量、安全形勢，制定工作方針、工作計劃、目標(biāo)、措施、策略。（5）討論決定公司制定和發(fā)布的綜合性文件及公司管理規(guī)章、規(guī)定。（6）需要總經(jīng)辦集體研究解決的其它重大事項。生產(chǎn)例會會議內(nèi)容（1）各車間匯報上周生產(chǎn)完成情況，以及未完成的原因；（2）分析影響產(chǎn)量的主要問題以及糾正預(yù)防措施；（3）生產(chǎn)部布置本周生產(chǎn)計劃與任務(wù)等。質(zhì)量例會會議內(nèi)容（1）匯報當(dāng)月質(zhì)量工作的情況以及公司存在的主要質(zhì)量問題；（2）匯報原材料、半成品、成品檢驗過程中存在的質(zhì)量問題；（3）通報重大質(zhì)量事故以及解決方案，并制定糾正預(yù)防措施，提出下一步的改進(jìn)方案等。營銷例會會議內(nèi)容（1）匯報公司當(dāng)月銷售工作情況，產(chǎn)品銷售情況以及市場占有率，反饋產(chǎn)品存在的主要問題等；（2）對下一工作月度銷售工作進(jìn)行預(yù)測；（3）研究行業(yè)發(fā)展趨勢及銷售工作的對策；（4）近期所需要的支援支助等。年終總結(jié)會會議內(nèi)容（1）對一年來的工作進(jìn)行回顧和分析；（2）總結(jié)一年來的公司所取得工作成績和缺點；（3）總結(jié)一年來的成功的經(jīng)驗與教訓(xùn)，對以往工作的經(jīng)驗和教訓(xùn)進(jìn)行分析,研究,概括,集中,并上升到管理的高度來認(rèn)識；（4）根據(jù)今后的工作任務(wù)和要求,吸取前一年工作的經(jīng)驗和教訓(xùn),明確努力方向,提出改進(jìn)措施等。42部門會議421各部門每周須定期召開由部門負(fù)責(zé)人主持召開的專題會議，傳達(dá)公司會議精神、講評部門工作要點、落實各項管理措施、幫助下屬解決工作中遇到的困難和問題，并對下一步工作進(jìn)行指引。422對于質(zhì)量方面出現(xiàn)的產(chǎn)品不合格、過程中不合格、原材料不合格等質(zhì)量問題，由品管部牽頭組織可隨時召集相關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加會議，進(jìn)行分析、評審等，并對會議議定的事項進(jìn)行記錄備案。423對于營銷方面合同訂單評審由營銷部牽頭組織召集相關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加會議，對合同訂單進(jìn)行評審分析，并對會議議定的事項進(jìn)行記錄備案。43晨會各部門就當(dāng)前一天的工作進(jìn)行總結(jié)，對當(dāng)天的工作進(jìn)行簡單部署。44其他會議公司或各職能部門解決工作中臨時出現(xiàn)的問題及公司生產(chǎn)與質(zhì)量方面等緊急情況而召集的臨時會議。4. 5會議的申請、審批4.5.1申請與審批原則：召開會議必須主題明確，準(zhǔn)備充分，內(nèi)容充實，時間簡短。能合并召開的會議需合并召開，能不開的會堅決不開。4.5.2公司級會議：會議召開需提前一個工作日申請。申請人需向總經(jīng)辦提交有部門責(zé)人簽認(rèn)的會議申請表。申請表需注明開會理由、會議主要議題、參會人員、協(xié)助支援的部門、會議起止時間與地點(會議如所需經(jīng)費應(yīng)注明金額及來源）?？偨?jīng)辦將審核會議的必要性等項，行政部協(xié)助總經(jīng)辦對會議時間和地點作綜合調(diào)配，以解決可能存在的會議時間和地點上的沖突。審批確定后，會議召集人需在確定的會議召開時間前至少提前2個小時工作時間通知參會人。4.5.3部門級會議：由各單位負(fù)責(zé)人組織召開。使用會議室時，請先與行政部確認(rèn)會議室使用情況，如與公司級會議發(fā)生沖突時，公司級會議優(yōu)先使用公司會議室及相關(guān)設(shè)備。4. 6會議的準(zhǔn)備與安排5.2.1會議的準(zhǔn)備：明確會議的目標(biāo)與程序；以邏輯順序排列內(nèi)容標(biāo)題，準(zhǔn)備好主題；議事日程或資料會前發(fā)放；事先告訴與會主持人和主持人的準(zhǔn)備；區(qū)分參會發(fā)言者與旁聽者，做好座位安排；明確會議記錄人和記時員；與參會者會前必要的協(xié)調(diào)溝通；規(guī)劃好每個議題所花費的時間，以及整個會議的時間；會議所需品的物品的準(zhǔn)備如茶具飲品、投影儀、電腦、音箱設(shè)備等，會場地點的安排等，需向行政部尋求支援時，行政部需向提出者提供協(xié)助，并于會前15分鐘準(zhǔn)備完畢。5.2.2所有與會人員需分別作好與此次會議有關(guān)的準(zhǔn)備工作。4. 7會議舉行和決議4.7.1 參會人員均需于會前5分鐘到達(dá)會議現(xiàn)場，并主動簽到。4.7.2主持人要掌握會議開始時間，會議開始介紹議程，并且說明會議的目標(biāo)；按議程計劃依次推進(jìn)會議進(jìn)程，并鼓勵每人發(fā)言及進(jìn)行有效提問；4.7.3 會議各項議程之決議，原則上務(wù)必于現(xiàn)場達(dá)成。若因權(quán)限等因素?zé)o法現(xiàn)場達(dá)成決議，則主持人需于會后及時向上呈報，明確決議。4. 8會議記錄4.8.1主持人安排記錄人員，記錄人員需按會議記錄表中的要求詳細(xì)填寫，尤其需明確會議的決議措施、以及責(zé)任人、完成時間、驗證人等。4.8.2會議記錄表編制后于會議結(jié)束后，3個工作日內(nèi)送達(dá)總經(jīng)辦?？偨?jīng)辦視情協(xié)助監(jiān)督會議決議的實施。4. 9決議執(zhí)行與驗證5.5.1各執(zhí)行部門或責(zé)任人需按時保質(zhì)完成會議決議要求的各項內(nèi)容。 5.5.2各驗證部門或驗證人需按時驗證執(zhí)行的效果，必要時需由總經(jīng)理親自確認(rèn)。5. 0會議紀(jì)律與監(jiān)督5.0.1缺席請假：凡明確規(guī)定的參會人員，原則上不得缺席請假。確有特殊情況不能參加會議者，必須至少提前20分鐘向會議主持人請假或征得主持人同意，并需指定代理人參加會議。5.0.2遲到早退：參會人員必須按照通知要求按時參加，因特殊情況不能按時到會的，最少應(yīng)在會前20分鐘主動向會議組織者說明原因。禁止遲到早退且未征得會議組織者的同意、甚至不通知會議組織者的現(xiàn)象發(fā)生。5.0.3會場紀(jì)律：參會人員需自覺維護(hù)會場秩序，集中精力開好會議。會議期間需將通訊工具關(guān)閉或調(diào)成靜音,會議期間一般不得接打電話特殊情況需接打電話者須征得會議主持人的同意。不得交頭接耳、隨意走動或長時間滯留會場外，不得影響會議發(fā)言。不得從事與會議無關(guān)的其他事情。5.0.4會場清理：行政部需確保會議結(jié)束后會場清潔、桌椅擺放整齊，投影機、電腦等用具必須及時歸還完好。5.0.5會議監(jiān)督：公司內(nèi)各類會議的監(jiān)督工作由總經(jīng)辦安排人員執(zhí)行，包括安排人員參與會議。5. 1違規(guī)違紀(jì)的對策措施5.1.1為確保公司會議室得到合理的利用、為提高會議效率，對違反本規(guī)范規(guī)定的現(xiàn)象，公司將采取相應(yīng)的對策措施，督促其改正、改進(jìn)。具體的對策措施，詳見本規(guī)范下頁表格中的內(nèi)容規(guī)定。會 議記 錄 和 簽到 未 于會 后 工 作時5 會議 申請者 向愛 心基金 捐獻(xiàn) 20 元 。 會 議記 錄 和 簽到 的 內(nèi)容 出 現(xiàn) 與事6 會議 組織者 向愛 心基金 捐獻(xiàn) 20 元 。 5.1.2通告公布：對違規(guī)違紀(jì)者每次采取的對策措施，由行政部統(tǒng)計并通告公布。5.1.3愛心基金：公司設(shè)立愛心基金，對違規(guī)違紀(jì)的對策措施中包括向公司愛心基金捐款，每次每筆捐款由行政部負(fù)責(zé)收取現(xiàn)金。5. 2資料運用保存5.2.1會議組織部門和文案對會議產(chǎn)生的相關(guān)記錄妥善保存，以備必要之追溯。5.2.2行政部對每月會議情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，以利提高會議效率、提高會務(wù)管理。5.2.3行政部對每月會議情況的統(tǒng)計分析，需及時向管理體系負(fù)責(zé)人提報。5. 3會議管理要領(lǐng)5.3.1提高會議成效的要領(lǐng)第一條要嚴(yán)格遵守會議的開始與結(jié)束時間。第二條開會有主題、有決議、有跟進(jìn)、有結(jié)果。第三條要把會議事項的進(jìn)行順序與時間的分配預(yù)先告知與會者。第五條應(yīng)當(dāng)指導(dǎo)和控制討論，每一項議程中引導(dǎo)討論。第六條在必須延長會議時間內(nèi)，應(yīng)取得大家的同意，并決定延長的時間。第七條應(yīng)當(dāng)指定發(fā)言人。第八條讓每個人都能積極參與和發(fā)言，積極傾聽所有的發(fā)言，并提出有效的提問。第九條閱讀身體語言。第十條在會議背離議程安排時能進(jìn)行干涉。第十一條總結(jié)并就關(guān)鍵點達(dá)成一致。第十二條應(yīng)當(dāng)把決議付諸實行的程序整理出，加以確認(rèn)。第十三條堅持協(xié)商的行動，直至完成。第十四條發(fā)言人發(fā)言言簡意賅，勿讓別人打斷你的發(fā)言，也勿打斷別人的發(fā)言，第十五條使用恰當(dāng)?shù)纳眢w語言。5.3.2會議禁忌事項第十六條發(fā)言時不可長篇大論，滔滔不絕（原則上以3分鐘為限）。第十七條不可從頭到尾沉默到底。第十八條不可采用不正確的資料。第十九條不要盡談些期待性的預(yù)測。第二十條不可做人身攻擊。第二十一條不可打斷他人的發(fā)言。第二十二條不可不懂裝懂胡言亂語。第二十三條不要談到抽象論或觀念論。第二十四條不可對發(fā)言者吹毛求疵。第二十五條不要中途離席。第二十六條不要隨便就座，需對準(zhǔn)座位入座。第二十七條不要太多人參加。6. 相關(guān)記錄與文件6.1會議申請表；會議簽到表110517.doc6.2會議簽到表； 會議簽到表110517.doc6.3會議記錄表；會議紀(jì)要格式.xls 違反會議規(guī)定的對策措施（規(guī)范5.1.1）序號違規(guī)違紀(jì)現(xiàn)象對策措施1未得到會議組織者同意之遲到早退5分鐘內(nèi)；主持人現(xiàn)場予以警告。510分鐘；向愛心基金捐獻(xiàn)10元。1120分鐘；向愛心基金捐獻(xiàn)10元。超過20分鐘。視為無故缺席。2無故缺席。每人次向愛心基金捐獻(xiàn)30元。3會議未經(jīng)總經(jīng)辦審批。會議組織者向愛心基金捐獻(xiàn)30元。4會議申請通過審批卻未如期召開，未及時通知到總經(jīng)辦、行政部等相關(guān)部門。會議申請者向愛心基金捐獻(xiàn)20元。5會議記錄等資料未于會后工作時間3個工作日內(nèi)送達(dá)總經(jīng)辦，且無合理的解釋。會議申請者向愛心基金捐獻(xiàn)20元。6會議記錄和簽到的內(nèi)容出現(xiàn)與事實嚴(yán)重不符。會議申請者向愛心基金捐獻(xiàn)20元。7干擾會場秩序。視具體情況，決定相應(yīng)對策措施。8其它異?，F(xiàn)象。視具體情況，決定相應(yīng)對策措施。9以上對策措施適用于公司級會議，以及使用公司會議室召開的會議。7、作業(yè)流程圖：會議管理流程圖主流程 支流程責(zé)任部門工作內(nèi)容簡述表單記錄會議申請?zhí)顚懮暾垎尾块T簽認(rèn)申請審批會址時間確認(rèn)會議通知會前準(zhǔn)備現(xiàn)場簽到議程展開形成決議出席統(tǒng)計公 布出席統(tǒng)計效果驗證資料運用保存OKNGNGOK申請人1.申請時需填申請單2.需部門負(fù)責(zé)人簽認(rèn)。會議申請表總經(jīng)辦正常會議由總經(jīng)辦審批；緊急或特殊會議由總經(jīng)理審批。會議申請表總經(jīng)辦行政部行政部根據(jù)會議室的使用現(xiàn)狀及總經(jīng)辦的指示，通知申請部門最終的會址與時間。會議申請表總經(jīng)辦由會議申請部門通知各參會人員，并保留申請表。會議申請表申請人行政部1.主持部門和各參會人員會前分別充分準(zhǔn)備；2.行政部協(xié)助。主持部門會議議題的收集、準(zhǔn)備內(nèi)部溝通單主持部門1.各參會人員現(xiàn)場簽到， 不許代簽、故意誤簽。2.會前發(fā)放會中所用資料；會議簽到表主持部門主持部門按會前準(zhǔn)備展開具體的會議議程。會議議程主持部門總經(jīng)辦1.各項議程需形成決議；2.必要時需