崗位說明書的應(yīng)用、優(yōu)化與完善.docVIP

崗位說明書的應(yīng)用、優(yōu)化與完善崗位說明書是企業(yè)開展崗位分析的重要成果之一，它是崗位任職者選擇工作、自我評價的指南，也是企業(yè)人力資源開展各項職能管理工作的參考依據(jù)。在培養(yǎng)任職者使用崗位說明書意識的同時，如何用好崗位說明書成為企業(yè)和人力資源部門需要認(rèn)真思考的問題。一、崗位說明書的應(yīng)用崗位說明書在人力資源管理中的應(yīng)用主要在以下幾個方面。（1） 人力資源規(guī)劃。崗位說明書是企業(yè)定員工作的基礎(chǔ)，以此確定的企業(yè)人員編制數(shù)量以及崗位說明書中所明確的崗位職責(zé)和崗位任職條件等內(nèi)容為人力資源規(guī)劃工作提供了依據(jù)。有了崗位說明書，人力資源規(guī)劃工作不再是單純的、線性的預(yù)測人力資源的供給與需求，而是在考慮企業(yè)不同發(fā)展階段的前提下，在考慮企業(yè)內(nèi)部人力資源優(yōu)化與配置的條件下，尋求對人力資源數(shù)量、質(zhì)量和結(jié)構(gòu)的動態(tài)規(guī)劃與把握。（2） 人力資源招聘與配置。崗位說明書確定了崗位職能和崗位任職條件，是撰寫、發(fā)布招聘信息、確定面試技術(shù)，選擇面試測評工具的依據(jù)。描述清晰的招聘信息一方面可以吸引更多符合條件的應(yīng)征者，另一方面也可以讓不合格的求職者望而卻步，減少無效簡歷的投遞，提高招聘工作的效率。崗位說明書也是企業(yè)與員工簽訂勞動合同時的附件以及新員工入職培訓(xùn)的重要文檔。此外，企業(yè)現(xiàn)有人力資源在內(nèi)部崗位上的調(diào)整與流動也需要崗位說明書作為參照。（3） 目標(biāo)管理與績效考核。目標(biāo)管理是現(xiàn)代企業(yè)管理中經(jīng)常采用的一種管理方法。崗位說明書中有關(guān)崗位職責(zé)的描述有助于清晰的設(shè)定管理目標(biāo)，是管理目標(biāo)下達(dá)給員工的憑據(jù)。崗位的直屬上級可以隨時查閱崗位說明書，以便有效的對員工開展目標(biāo)管理工作。崗位說明書在崗位職責(zé)描述時按照重要性排序，列明了每項職責(zé)的主要內(nèi)容，明確了所負(fù)責(zé)任是全責(zé)還是部分負(fù)責(zé)，或者僅僅是輔助支持。因此，崗位說明書不但規(guī)定了績效考核的內(nèi)容，也是制定績效管理標(biāo)準(zhǔn)的依據(jù)之一。崗位直屬主管通過對崗位職責(zé)和崗位任職條件的綜合分析，可以確定績效考核要素，設(shè)計科學(xué)合理的績效考核標(biāo)準(zhǔn)，有助于建立全面衡量工作業(yè)績的考核指標(biāo)體系。崗位任職者可以對照崗位說明書規(guī)定的業(yè)績標(biāo)準(zhǔn)，開展自我檢查與總結(jié)，崗位主管可以憑借崗位說明書和考核結(jié)果與崗位任職者溝通交流，確定績效改進方式與方法，最終達(dá)到提高生產(chǎn)效率和管理水平的目的。（4） 薪酬政策。企業(yè)薪酬政策的制定需要以崗位評價的結(jié)果為基礎(chǔ)，崗位說明書則是企業(yè)開展崗位評價工作的前提，崗位評價的內(nèi)容通常包括職責(zé)范圍大小、工作復(fù)雜難易程度、勞動強度、勞動條件等要素。缺少了崗位說明書，崗位評價工作難以開展。因此，從本質(zhì)上講，崗位說明書為企業(yè)制定薪酬體系、薪酬政策提供了重要的依據(jù)。（5） 教育與培訓(xùn)。企業(yè)開展培訓(xùn)工作的目的之一是為了提升崗位任職者的專業(yè)知識和崗位操作技能，崗位說明書在任職條件部分明確了崗位需要掌握的知識和技能，實際上是明確了培訓(xùn)的基本內(nèi)容，這使得培訓(xùn)工作從需求分析、培訓(xùn)課件制作，培訓(xùn)教師選擇到培訓(xùn)實施以及培訓(xùn)效果評估都做到了有的放矢。崗位任職者在培訓(xùn)中學(xué)到的知識和技能是崗位說明書中規(guī)定的應(yīng)知應(yīng)會內(nèi)容，對這些知識和技能的熟練掌握可以促進其績效水平超越平均，甚至達(dá)到優(yōu)秀，績效成績的高低直接決定了崗位任職者的收入多少，反過來也影響其參加培訓(xùn)的積極性，提升其參加培訓(xùn)的效果，企業(yè)和崗位任職者取得了雙贏的結(jié)果。（6） 職業(yè)生涯。崗位說明書中明確了崗位間的關(guān)系，崗位關(guān)系不僅反映了縱向管理關(guān)系和橫向聯(lián)系關(guān)系，更重要的是反映出本崗位的晉升與輪換關(guān)系。晉升與輪換關(guān)系為工作內(nèi)容豐富化設(shè)計以及員工在企業(yè)內(nèi)部的職業(yè)發(fā)展通道設(shè)計提供了可能行和可行性，員工也會結(jié)合自己的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，按照目標(biāo)崗位的任職條件要求自覺擴大工作接觸面，主動學(xué)習(xí)新知識、新技能，在這種情況下，員工所屬部門和主管如果能夠適時的幫助員工制定個人發(fā)展計劃，積極引導(dǎo)和督促員工成長，不僅能使員工產(chǎn)生歸屬感，激發(fā)其工作的積極性和創(chuàng)造性，也能促進企業(yè)發(fā)展和經(jīng)濟效益的提高，有利于核心和骨干員工的保留。二、崗位說明書優(yōu)化與完善管理者依據(jù)崗位說明書監(jiān)督、指導(dǎo)并考核下屬的工作，崗位任職者依據(jù)崗位說明書將工作做到企業(yè)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，崗位說明書是企業(yè)各級管理者和崗位任職者管人理事的基礎(chǔ)。建立崗位說明書動態(tài)優(yōu)化機制，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的變化和要求對崗位說明書進行持續(xù)的優(yōu)化與完善，是企業(yè)推動知識管理，流程管理、有效溝通、團隊協(xié)作以及建立學(xué)習(xí)型組織的根基。對崗位說明書進行動態(tài)的優(yōu)化與完善是企業(yè)人力資源部門的常規(guī)性工作。1. 崗位說明書優(yōu)化與完善時機企業(yè)人力資源部門需要定期對崗位說明書進行必要的更新和修訂，在遇到以下情況時應(yīng)及時開展崗位說明書的優(yōu)化與完善工作，必要時甚至需要對崗位說明書進行重新編制。（1） 企業(yè)重大戰(zhàn)略調(diào)整。企業(yè)為了適應(yīng)市場變化，往往在戰(zhàn)略層面進行重大調(diào)整。這些重大調(diào)整包括企業(yè)組織結(jié)構(gòu)設(shè)計，業(yè)務(wù)流程優(yōu)化，產(chǎn)品淘汰或升級，甚至是業(yè)務(wù)領(lǐng)域的退出與進入以及企業(yè)的兼并與重組等。企業(yè)重大戰(zhàn)略調(diào)整必然涉及到崗位、工作和任職者，必然涉及到新的管理方式和新的技術(shù)設(shè)備，必然導(dǎo)致崗位性質(zhì)、工作內(nèi)容和崗位任職條件的重大變化，此時，企業(yè)必須對崗位說明書進行重新的編制。（2） 企業(yè)新管理理念和管理方式導(dǎo)入。有些企業(yè)雖然沒有顛覆式的變革，但隨著企業(yè)的發(fā)展，新的管理理念和管理方式被引入，例如ISO質(zhì)量管理體系，ERP企業(yè)資源計劃系統(tǒng)，精益生產(chǎn)管理體系等。這些新的管理理念和方式勢必改變企業(yè)管理流程和業(yè)務(wù)流程，勢必對員工的任職條件等提出新的要求，在這種情況下，企業(yè)必須對崗位說明書進行優(yōu)化和完善，有些還需要對現(xiàn)有崗位進行合并或拆分形成新的崗位，新崗位也需要重新編制崗位說明書。（3） 企業(yè)技術(shù)引進與技術(shù)創(chuàng)新。為了提高生產(chǎn)效率，滿足市場需求，有些企業(yè)引進或自主研發(fā)了先進的生產(chǎn)技術(shù)與生產(chǎn)設(shè)備，在這種情況下，企業(yè)也需要重新開展定崗、定編和定員工作，對現(xiàn)有的崗位說明書進行優(yōu)化和完善。2. 崗位說明書優(yōu)化與完善的方法（1） 更新維護。企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營平穩(wěn)，發(fā)展變化不大時，崗位的穩(wěn)定性相對較高，人力資源部可以對現(xiàn)有的崗位說明書進行更新維護，重點審視管理流程和工作流程的變化，重點評估崗位任職條件是否需要根據(jù)市場人力資源供給的變化進行優(yōu)化與調(diào)整。更新和維護崗位說明書的工作量一般較小，人力資源部門可以獨立完成。（2） 部分修訂。當(dāng)企業(yè)對現(xiàn)有業(yè)務(wù)進行拆分整合或引入新的業(yè)務(wù)時，例如新建、合并、拆解事業(yè)部等情況，企業(yè)需要對所涉及到的崗位開展崗位說明書修訂工作。崗位說明書修訂的重點是崗位職能描述和崗位任職條件部分，主要是避免崗位職責(zé)的交叉與重疊。由于修訂的內(nèi)容是崗位說明書的重點內(nèi)容，工作量相對較大，這部分工作需要根據(jù)所涉及崗位的數(shù)量，由人力資源部門和所涉及的業(yè)務(wù)部門共同完成