時(shí)間管理(價(jià)值很大).ppt

1,時(shí)間管理,青島格蘭德信用管理咨詢有限公司,2,課程大綱,時(shí)間管理 時(shí)間管理的四個(gè)發(fā)展 提高個(gè)人成效的方法 時(shí)間管理降龍十八掌,3,什么是時(shí)間管理,在日常生活中始終如一，有的放矢的使 用行之有效的方法，組織管理好自己生 活的方方面面，最有意義，最大限度的 利用自己所擁有的時(shí)間。,4,主管的誤區(qū),寧愿 而不是 正確的做事 做正確的事 解決問題 有創(chuàng)意的選擇 保持手段 優(yōu)化手段 遵循義務(wù) 求得結(jié)果 降低成本 增加利潤 管理時(shí)間的自我評估,5,一、時(shí)間的四個(gè)發(fā)展,競賽以快取勝， 軍事先下手為強(qiáng)， 商界快魚吃慢魚， 跆拳道心快、眼快、手快。 中華武學(xué)秘笈： 百法有百解， 唯快無解！,6,歲的人一生：,睡覺年 學(xué)習(xí)年 工作年 開會(huì)年 個(gè)人衛(wèi)生年 打電話年 吃飯年 找東西年 旅行年 其他年 排隊(duì)年,7,人們重視生命， 樂于理財(cái)， 卻疏于時(shí)間管理！,效率與效能,8,時(shí)間管理的三大觀念：,時(shí)間觀念：一小時(shí)與六年的關(guān)系 效率觀念：追求三年與回眸一笑百媚生 效能理念：始終不偏離終極目標(biāo)和結(jié)果， 與人生奮斗方向相吻合,9,時(shí)間管理的四個(gè)發(fā)展歷程：,第一代：時(shí)間增加和備忘錄 第二代：工作計(jì)劃和時(shí)間表 第三代：排列優(yōu)先順序以追求效率 第四代；以重要性為導(dǎo)向，價(jià)值導(dǎo)向，,目標(biāo)導(dǎo)向，結(jié)果導(dǎo)向。,10,第三代時(shí)間管理,緊急,重要,A,B,C,D,1,？,？,輕,緩,11,第三代時(shí)間管理,1、領(lǐng)導(dǎo)交辦 2、危機(jī)處理 3、緊迫問題 4、有期限壓力的事,1、某些日常工作 2、某些會(huì)議 3、某些好玩有趣活動(dòng) 4、煩瑣的工作 5、某些電話、信件,1、防患未然 2、身體健康 3、改進(jìn)產(chǎn)能 4、人際關(guān)系 5、規(guī)劃、休閑,重要,緊急,A,C,B,D,1、某些電話 2、某些領(lǐng)導(dǎo)交辦的事 3、不速之客 4、某些會(huì)議 5、受歡迎的事情,12,時(shí)間法則： 帕金森原則：時(shí)間象一根彈筋，設(shè)立期限。 帕雷托原則：80%的結(jié)果源于20%的努力。 注意力之謎：注意力需要及時(shí)恢復(fù)和聚焦。 內(nèi)在能量水平：有效地利用生物鐘。 效能與效率：做正確的事，做好它。,13,時(shí)間的殺手：時(shí)間損失分析,設(shè)定目標(biāo)方面的時(shí)間損失 制定計(jì)劃方面的時(shí)間損失 作出決定方面的時(shí)間損失 在工作組織方面的時(shí)間損失 工作開始時(shí)的時(shí)間損失 每日安排上的時(shí)間損失 在信息和溝通方面的時(shí)間損失,14,耗時(shí)因素分析,外在因素耗時(shí)的類型： 電話干擾、不速之客、溝通不良、 資料不全、文件復(fù)雜、工作擱置等。 內(nèi)在因素耗時(shí)的類型： 計(jì)劃欠妥、事必躬親、條理不清、 欠缺自律、無力拒絕、做事拖延等。,15,時(shí)間管理誤區(qū)：,人們常犯的錯(cuò)誤： 不尊重時(shí)間 時(shí)間為不可謁盡資源 不了解重要與緊急 沒有時(shí)間管理系統(tǒng) 時(shí)間管理： 確定事情優(yōu)先順序 做好計(jì)劃安排 及時(shí)解決問題,16,浪費(fèi)時(shí)間的例子 有形浪費(fèi)：1、開小差 2、資源不足 3、電話 4、程序繁瑣 5、間斷 6、等待 無形浪費(fèi)：1、計(jì)劃不周 2、不懂說“不” 3、拖延 4、不懂授權(quán) 5、不分輕重緩急,17,經(jīng)理人效率管理,提高效率 善于集中時(shí)間，切忌平均時(shí)間 帕累托定律 善于處理兩類時(shí)間 效率的真諦對事不對人 效率具有感染性 了解自己的生活節(jié)律 晨間型 晚間型 隨時(shí)型,18,精力高峰時(shí)，集中精力于 精力居中時(shí)，專注于下列工作 低效率時(shí)，可以處理 ,一天中的時(shí)間曲線,19,二、提高個(gè)人成效的方法,效能管理法 艾維李的效率法 一周時(shí)間運(yùn)籌法 辦公室的5S 計(jì)劃的杠桿原理 時(shí)間管理的法則,20,1、效能管理法：,象限時(shí)間管理法,輕,重,急,緩,A,B,C,D,問題：為什么會(huì)有較多的A類突發(fā)事件？,21,緊要,重要,20%25%,65%80%,15%,1%,管理工作的時(shí)間分配,22,2、艾維李的效率法,列出明天（下周、下月）要做的六件重要的事情。 把這六件事情按重要程序排序。 上班開始先做1號(hào)，完成之后再做2號(hào)，再做3號(hào)，直至下班結(jié)束。,23,3、 一周時(shí)間運(yùn)籌法,24,4、辦公室的5S,整理 整頓 5S管理 清掃 清潔 素養(yǎng) 辦公室的5S：文件檔案、辦公區(qū)域、辦公室管理,25,辦公室的5S行動(dòng),在你辦公桌上擺放目前手頭需要處理的文件 每天都整理，不要把亂攤子留到昨天，定置標(biāo)簽標(biāo)色 及時(shí)處理文件，建立適應(yīng)的文檔系統(tǒng) 整理工作室間，保持辦公室整潔，經(jīng)常整理文檔 避免被打斷篩選電話，拿起話筒，不坐著說話,26,管理者最重要的事情,創(chuàng)造企業(yè)的價(jià)值、績效和利潤,27,計(jì)劃的重要性,寧愿多花時(shí)間做詳細(xì)規(guī)劃 讓下屬加倍努力，完善計(jì)劃 基辛格：“是最好的計(jì)劃嗎？”,28,5、計(jì)劃的杠桿原理,帕累托原理（二八原理） 100 效果 顛峰期 每天十五分鐘 ：閉關(guān)思考 80 0 20 時(shí)間,29,6、時(shí)間管理法則,每一分每一秒做最有生產(chǎn)力的事 有效授權(quán)，帶來輕松 用金錢換取時(shí)間 把重要的事情變成緊急的事情 你要不斷的行動(dòng) 遇事馬上做現(xiàn)在就做 第一次做好，次次做好,30,時(shí)間管理法則,明確目標(biāo)，制定計(jì)劃，寫成清單 設(shè)定完成期限 分秒不浪費(fèi)，工作日志法 業(yè)余時(shí)間管理，睡眠，學(xué)習(xí)，娛樂 專心致志，不要虎頭蛇尾 采用節(jié)省時(shí)間的工具，通訊，交通等,31,三、時(shí)間管理降龍18掌,掌控每天 確定目標(biāo) 實(shí)事求是 制定計(jì)劃 決不拖拉 管理表單,有效規(guī)劃 輕重有別 溝通細(xì)節(jié) 專心致志 合理分配 清理桌面,辦公室5S 減少干擾 管理郵件 管理電話 充分授權(quán) 管理會(huì)議,32,開始規(guī)劃成功,記錄一周來的時(shí)間安排，包括工作和個(gè)人生活。 分析哪些是不需要做的事情，把它們刪除。 思考如何盡量聚焦于能帶來高回報(bào)的重要工作和活動(dòng)。,33,1、掌控每天被牽著鼻子走,生活就象馬戲團(tuán)，有訓(xùn)獸師也有動(dòng)物。 改變原有思維，找到正確的行動(dòng)方法。 積極的努力行動(dòng)，掌控到每天每時(shí)。 靜下心來思考，更有耐心的分析。 每天做有效規(guī)劃，要有次序和條理。 一次只認(rèn)真做好一件事，不急于求成。,34,2、確定目標(biāo)窮于應(yīng)付,把目標(biāo)寫下來，寫下要做的事。 寫下的目標(biāo)任務(wù)越多，付出的就越多，成功的機(jī)會(huì)就越多。 目標(biāo)是往何處去，想干什么，最終的結(jié)果是什么，針對結(jié)果做整體規(guī)劃。 目標(biāo)決定結(jié)果和方向，勾畫出清晰的藍(lán)圖，提供明確的行動(dòng)指南。 明確自己與全局的目標(biāo)、老板的需求及內(nèi)外客戶的期望是什么。,35,3、實(shí)事求是盲目樂觀,承認(rèn)問題和差錯(cuò)隨時(shí)會(huì)發(fā)生。要留出犯錯(cuò)誤、被干擾和出現(xiàn)意外的余地。 少做過多的承諾，不要盲目樂觀。 不做“三拍干部”，不要抱怨埋怨。 開始行動(dòng)時(shí)，要充分利用經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)以往教訓(xùn)，考慮所需的資源。,36,4、制定計(jì)劃貿(mào)然行動(dòng),拖拉和冒進(jìn)的現(xiàn)象：有人馬上行動(dòng)躊躇不決者易敗，有人不慌不忙欲速則不達(dá)。應(yīng)該制定計(jì)劃。 對任務(wù)的每個(gè)部分都要明確其預(yù)期結(jié)果、理由和時(shí)間期限。計(jì)劃越具體，任務(wù)就會(huì)越實(shí)際，處理起來就越有條理。 計(jì)劃詳細(xì)、充分溝通、分步實(shí)施、完成獎(jiǎng)勵(lì)。,37,5、決不拖拉不緊不慢,繁雜的任務(wù)、工作過重、壓力太大、資源缺乏、令人厭煩、沒有條理、目標(biāo)模糊、時(shí)間不夠、精力不夠、常被打斷 克服拖拉的辦法：分割任務(wù)、分而治之，千里之行，始于足下。建立里程碑，完成獎(jiǎng)勵(lì)，正面強(qiáng)化。 及早開始、自我激勵(lì)、精神放松。,38,6、管理表單眉毛胡子一把抓,周計(jì)劃報(bào)表和日計(jì)劃報(bào)表，計(jì)劃適量。 計(jì)劃工作細(xì)節(jié)，要快速、及時(shí)、隨手記錄，一日之計(jì)在于晨？ 不斷回顧周計(jì)劃表，每天做調(diào)整增減。 你無法完成所有計(jì)劃的事情，留有余地。 把周計(jì)劃表時(shí)刻帶在身上，理智應(yīng)對。 中午是期限，保持工作生活的平衡。 休息片刻，適當(dāng)調(diào)整，90分鐘注意力。,39,7、有效規(guī)劃隨心所欲,注重聚焦于重要任務(wù)，首先完成。 圍繞要項(xiàng)工作安排，分批處理小任務(wù)，不要讓干擾和突發(fā)事件主宰你。 不要工作得太晚。及早開始，按時(shí)下班。 周一的早晨最重要，不要安排見面或電話會(huì)議。合理安排。,40,8、輕重有別急事急辦,分清輕重緩急的次序 辨認(rèn)緊急的、容易的、喜歡的、花時(shí)間短的事件 聚焦于目標(biāo)和價(jià)值,41,9、溝通細(xì)節(jié)粗枝大葉,接受任務(wù)時(shí)的5W1H法：何因、何事、何人、何時(shí)、何地、具體做法等 控制任務(wù)流，向交通警察學(xué)習(xí) 寫下任務(wù)，圈出最后期限，信守承諾 發(fā)布任務(wù)時(shí)的多媒介使用、反饋確認(rèn) 保持適當(dāng)?shù)倪M(jìn)度追蹤控制,42,10、專心致志多頭并舉,多頭并舉的結(jié)果是目標(biāo)分散，效率低下，會(huì)弄糟幾件事情，好象電腦死機(jī) 聚焦于目標(biāo)不放松，離現(xiàn)實(shí)越近 在一英寸的地方深挖一英里 多頭任務(wù)并舉時(shí)思考：接收的原因，重要程度，征求老板意見。,43,11、合理分配加班加點(diǎn),一日之計(jì)在于晨，一年之計(jì)在于春？ 檢查日表中的任務(wù)，再統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排。 能否最好利用時(shí)間？是否合適的時(shí)間完成合適的任務(wù)？ 分析分類任務(wù)：可以刪除的、可以少花時(shí)間的、可以委派別人的、類似合并的？ 上午是可以取得最大工作效益的時(shí)機(jī)。,44,12、清理桌面先工作后整理,只保留近期文件，要專注于當(dāng)前的文件：正在處理和未來四周內(nèi)需要使用的文件 清空辦公桌面，按使用頻率重新擺放物品 在顯目的地方擺上時(shí)鐘、戴手表、設(shè)定時(shí)限，建立時(shí)間觀念 歸類文具于一起，足夠一月使用,45,13、辦公室5S亂成一堆,整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng) 分類一般為7-10個(gè)文擋，標(biāo)準(zhǔn)適當(dāng)寬些 常用信息、即刻行動(dòng)、當(dāng)前項(xiàng)目、日常工作、客戶工作、有待解決、委派他人等 文件夾紙頁適當(dāng)，把大文件夾分成幾個(gè)小文件夾，文件夾取名彩色標(biāo)簽、彩色文件夾類別更好 桌面上只放一件東西，每天整理一點(diǎn)點(diǎn)，每天清理辦公桌，收起文擋，掌控一切,46,14、減少干擾隨叫隨到,每天上午至少三次詢問團(tuán)隊(duì)成員是否有問題或需要什么，他們看到你的機(jī)會(huì)越多，需要進(jìn)你辦公室的次數(shù)就會(huì)越少 干擾會(huì)耗去6-9分鐘，再需要4-5分鐘恢復(fù)，打攪三次后，你的專注力會(huì)消散 轉(zhuǎn)換桌椅方位，把多余椅子拿走，閉關(guān)、掛免戰(zhàn)牌、躲進(jìn)無人辦公室，躲避噪音 分析干擾事件，緊急、重要、目標(biāo)性等 近期干擾的頻率、程度、減少方法等,47,15、管理郵件受制于它,初次看到郵件即刻處理，瀏覽一遍，刪除垃圾文件、無聊內(nèi)容，回應(yīng)重要內(nèi)容 專時(shí)處理，關(guān)閉郵件提醒功能，電話及時(shí)回復(fù)可保私密性，建立二級文件夾，設(shè)置過濾器攔截信息 善用附件，內(nèi)容5W1H，認(rèn)真簡潔，當(dāng)天回復(fù)，敏感問題使用電話 利用15-30分鐘分批集中處理郵件，然后關(guān)閉郵箱，處理下面的任務(wù),48,16、管理電話隨意接打,鼓勵(lì)來電者盡快進(jìn)入主題，不斷詢問以清楚其真實(shí)意圖和想法，方便時(shí)回電 記錄分析一周的電話情況，是否必要、授權(quán)、縮短電話時(shí)間 回復(fù)電話時(shí)問“我能為你做些什么” 讓人們知道找你和回避的時(shí)間，留出回電的時(shí)間，特定時(shí)間中午前批量打電話,49,17、充分授權(quán)事必躬親,集中精力，聚焦目標(biāo)，提高效率，致力于團(tuán)隊(duì)，能培養(yǎng)和激勵(lì)員工 分析任務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)值、職責(zé)，員工的能力、提升作用等 選擇合適的人選進(jìn)行授權(quán)，并提供支持