辦公文秘_政府辦文秘寫作培訓(xùn)

政府辦文秘寫作培訓(xùn)一、活動背景：政府辦文秘是一個以全心全意為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的團(tuán)隊，需要具備工較強(qiáng)的文字功底和超前的工作意識。所以，為了提高為文秘人員服務(wù)的質(zhì)量，我們應(yīng)該不斷加強(qiáng)我們干部的素質(zhì)，讓大家具備獨(dú)當(dāng)一面的能力。二、活動目的:通過公文寫作培訓(xùn)，可以讓文秘在公文寫作方面得到一定提高，使之掌握辦公室具有的最基本的技能，并以此提高辦公室文秘今后在各部門的工作效率，同時，也讓文秘在學(xué)習(xí)過程中提高能力，充實自己。另外，這也提供了一個讓文秘進(jìn)行了解辦公室日常工作的途徑，為其在未來發(fā)展提供新的路徑。三、活動對象：政府辦公室全體文秘四、活動時間及地點：每周三或周四晚 501會議室五、活動流程：第一周公文概說及請示寫作公文概說什么是公文？所謂公文，它是公務(wù)文書的簡稱，它是國家機(jī)關(guān)在行政管理過程中為處理公務(wù)而按規(guī)定格式制作的書面材料。公文的種類主要包括：命令、議案、決定、公告、通告、通報、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。在各類企業(yè)中，所指的公文一般為商務(wù)公文，主要分為介紹報告、請示、會議紀(jì)要、工作計劃要點、公司及產(chǎn)品介紹、信函、講話稿、可行性報告、工作總結(jié)、市場調(diào)查報告、說明等公文擬寫的步驟與方法公文擬寫的步驟與方法大體同一般文章的寫作方式相似，但是由于公文在性質(zhì)、作用上及其寫作要求上的不同，擬寫時也有一些需要特別注意的問題。公文的擬寫通常按以下步驟進(jìn)行：一、明確發(fā)文主旨任何一份公文都是根據(jù)工作中的實際需要來擬寫的。因此，在動筆之前，首先要弄清楚發(fā)文的主旨，即發(fā)文的主題與目的，包括以下幾項內(nèi)容：1文件的中心內(nèi)容是什么？比如相關(guān)工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問題，解決方式、需協(xié)助事項；再如請求事項，擬請上級機(jī)關(guān)答復(fù)或解決問題等。2根據(jù)文件內(nèi)容，準(zhǔn)備采用什么文種？比如，匯報工作情況，是寫專題報告還是寫情況簡報；針對下級來文所反映的問題，是寫一個指示或復(fù)函，還是一個帶規(guī)定性質(zhì)的通知等。3明確文件發(fā)送范圍和閱讀對象。比如，向上級匯報工作，還是向有關(guān)單位推廣、介紹經(jīng)驗；是給領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門人員閱讀，還是向全體人員進(jìn)行傳達(dá)。4明確發(fā)文的具體要求。例如，是要求對方了解，還是要求對方答復(fù)，是供收文機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行，還是參照執(zhí)行、研究參考、征求意見等?？傊?，發(fā)文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達(dá)到什么目的，只有對這些問題做到心中有數(shù)，才能夠落筆起草。二、收集有關(guān)資料，進(jìn)行調(diào)查研究發(fā)文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個主題搜集材料和進(jìn)行一定的調(diào)查研究當(dāng)然，這也要根據(jù)具體的情況，并不是擬寫每一份公文都要進(jìn)行這一步工作。例如，擬寫一份簡短的通知、公告，一般來說不需要專門做搜集材料和調(diào)查研究工作，在明確發(fā)文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫作了。但對于問題較為復(fù)雜，還要進(jìn)行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長的文件，擬訂工作計劃、進(jìn)行工作總結(jié)、起草規(guī)章、條例、擬寫工作指示等，往往都需要搜集有關(guān)材料和進(jìn)行進(jìn)一步調(diào)查研究工作。總之，收集材料及調(diào)查研究，是一個醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問題的各個方面，然后經(jīng)過分析思考產(chǎn)生一個認(rèn)識的飛躍。三、擬出提綱，安排結(jié)構(gòu)在收集材料的基礎(chǔ)上，草擬出一個寫作提綱。提綱是所要擬寫的文件的內(nèi)容要點，把它的主要框架勾畫出來，以便正式動筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進(jìn)展順利，盡量避免半途返工。提綱的詳略，可以根據(jù)文件的具體情況和個人的習(xí)慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的文件，可以大致安排一下文件的結(jié)構(gòu)，先寫什么問題，依次再寫什么問題，主要分幾層意思等。篇幅較長、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細(xì)的提綱，包括文件共分幾個部分，每一個部分又分作幾個問題，各個大小問題的題目和要點及使用什么具體材料說明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當(dāng)然，需要集體討論或送給領(lǐng)導(dǎo)審閱的提綱除外。擬寫提綱是一個很重要的構(gòu)思過程，文件的基本觀點，可以召集相關(guān)人員進(jìn)行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫的文件，更需要共同研究寫作提綱，以免發(fā)生前后重復(fù)、脫節(jié)或相互矛盾的現(xiàn)象。四、落筆起草、擬寫正文結(jié)構(gòu)安排好后，要按照要求所列順序，開宗明義、緊扣主題、擬寫正文。寫作中注意兩點：1要觀點鮮明，用材得當(dāng)。也就是說要用觀點來統(tǒng)帥材料，使材料來為觀點服務(wù)。運(yùn)用材料要能說明問題，做到材料與觀點統(tǒng)一。在寫作當(dāng)中，要注意明確觀點，用語不能含糊不清，模棱兩可、詞不達(dá)意，似是而非。如果觀點不明，令人不知所云。有些文件，只講觀點沒有實際材料，就會使人感到抽象空洞、缺乏依據(jù)，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點，則會使人弄不清要說明什么問題，不了解發(fā)文的意圖，特別是情況匯報、工作匯報介紹。2要語句簡練，交代清楚。擬寫文件既要盡量節(jié)省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代的問題清楚明了。五、反復(fù)檢查，認(rèn)真修改初稿寫出后，要認(rèn)真進(jìn)行修改。寫文章，需要下功夫。自古以來，好文章都要經(jīng)過反復(fù)修改的，寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經(jīng)過幾稿才能通過。1關(guān)于主題的修改?？粗黝}是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。2關(guān)于觀點的修改。修改公文要考慮到觀點是否正確，表達(dá)有無問題。3關(guān)于材料的修改。材料是文件的基礎(chǔ)，有了正確的觀點，還要通過適當(dāng)?shù)牟牧媳憩F(xiàn)出來。4關(guān)于結(jié)構(gòu)的修改。修改文件的結(jié)構(gòu)，包括文件總體結(jié)構(gòu)的修正，使全文更加嚴(yán)謹(jǐn)。5關(guān)于語言的精練。主要是修改不通順的語句，不規(guī)范的字及標(biāo)點符號。修改工作要做到認(rèn)真仔細(xì)，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。幾種常用的商務(wù)公文請示請示是下級向上級請求決斷、指示或批準(zhǔn)事項所使用的呈批性公文。請示的寫作請示的特點一、針對性。只有本單位權(quán)限范圍內(nèi)無法決定的重大事項，如重要決定、重要決策、人事安排等問題，以及在工作中遇到的新問題、新情況或克服不了的困難，才可用請示行文。請示上級給予指示、決斷或答復(fù)、批準(zhǔn)。因而請示具有很強(qiáng)的針對性。二、呈批性。請示是有針對性的上行文，上級領(lǐng)導(dǎo)對于呈報的請示事項，無論同意與否，都必須給予明確的批復(fù)回文。三、單一性。請示應(yīng)一文一事，一般只寫一個受文領(lǐng)導(dǎo)，即使需要同時呈送其他領(lǐng)導(dǎo)，也只能用抄送形式。四、時效性。請示是針對本單位當(dāng)前工作中出現(xiàn)的情況和問題，求得上級單位指示、批準(zhǔn)的公文，如能及時發(fā)出，就會使問題得以及時解決。請示的分類根據(jù)內(nèi)容、性質(zhì)的不同，請示分為以下三種：一、請求指示性請示。二、請求批準(zhǔn)性請示。三、請求批轉(zhuǎn)性請示。請示的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法請示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內(nèi)容和寫法如下：一、首部主要包括標(biāo)題和主送機(jī)關(guān)兩個項目內(nèi)容。1標(biāo)題。請示的標(biāo)題一般有兩種書寫方式：一種是有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。如*組關(guān)于*的請示；另一種是由事和文種構(gòu)成，如關(guān)于*的請示2受文領(lǐng)導(dǎo)。每份請示只能寫一個受文領(lǐng)導(dǎo)，不能多頭請示。二、正文其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)語構(gòu)成。1開頭。主要交代請示的理由。2主題。主要說明請示事項，它是向上級機(jī)關(guān)提出的具體請求，這部分內(nèi)容要單一，只宜請求一件事。3結(jié)語。另起一段，其習(xí)慣用語有當(dāng)否，請批示、妥否、請批復(fù)、以上請示，請予審批、以上請示，呈請核準(zhǔn)或以上請示如無不妥，請批轉(zhuǎn)各部門予以執(zhí)行。三、尾部其主要結(jié)構(gòu)為落款與成文時間兩部分。請示應(yīng)注意的問題一、一文一事的原則。二、材料真實，不要為得到領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)而虛構(gòu)情況。三、理由充分，請示事項明確。四、語氣平實、懇切，以引起上級的重視。第二周報告、公告、會議紀(jì)要報告的寫作技巧報告報告是下級向上級匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復(fù)詢問的陳述性上行公文。報告是陳述性文體。寫作時要以真實材料為主要內(nèi)容，以概括敘述為主要的表達(dá)方式.報告是行政公文中的上行文種，撰寫報告的目的就是為了讓上級掌握本單位的情況，了解本單位的工作狀況及要求，使上級領(lǐng)導(dǎo)能及時給予支持，為上級機(jī)關(guān)處理問題，布置工作或作出某一決策提供依據(jù)。下情上達(dá)是制發(fā)報告的目的。所以報告的內(nèi)容要求以擺事實為主，要客觀的反映具體情況，不要過多的采用議論和說明，表達(dá)方式以概括為主，語氣要委婉、謙和、不宜用指令性語言。報告的特點：一、報告的目的為了向上級匯報工作、情況、建議、答復(fù)等，它不直接請求上級機(jī)關(guān)正面回答報告中的問題，所以不帶請示事項，這是它與請示的重要區(qū)別之一。二、報告中一般不提建議或意見。如果確實需要在某一領(lǐng)域或某些部門貫徹報告中提出的建議或意見，可建議上級機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)到有關(guān)部門貫徹執(zhí)行，報告一經(jīng)批準(zhǔn)，便作為批轉(zhuǎn)文件的附件下發(fā)，其權(quán)威性依賴或附屬于批轉(zhuǎn)機(jī)關(guān)。三、報告在內(nèi)容上不像請示那樣有一文一事的要求，它可在一件公文中綜合報告幾件事情，層次結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜。四、報告廣泛使用于下級向上級反饋信息，是溝通上下級機(jī)關(guān)縱向聯(lián)系的一種重要形式。向上級及時匯報工作、反映問題、提出建議，也是下級機(jī)關(guān)必須履行的一項工作制度。報告的種類報告從種類與內(nèi)容上分主要有：匯報性報告、答復(fù)性報告、呈報性報告、例行工作報告。寫法報告的結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、受文領(lǐng)導(dǎo)、正文、落款、成文時間組成，下面介紹幾種報告的寫法一、匯報性報告匯報性報告主要是下級向上級匯報工作、反映情況的報告，一般分為兩類：1綜合報告。這種報告是本單位工作到一定的階段，就工作的全面情況向上級寫的匯報性報告。其內(nèi)容大體包括工作進(jìn)展情況，成績或問題，經(jīng)驗或教訓(xùn)以及對今后工作的意見或建議。這種報告的特點全面、概括、精練。2專題報告。這種報告是針對某項工作中的某個問題，向上級所寫的匯報性報告。二、答復(fù)性報告這種報告是針對上級或管理層所提出的問題或某些要求而寫出的報告。這種報告要求問什么答什么，不涉及詢問以外的問題或情況。三、呈報性報告呈報性報告主要用于下級向上級報送文件、物件隨文呈報的一種報告。一般是一兩句話說明報送文件或物件的根據(jù)或目的以及與文件、物件相關(guān)的事宜。四、例行工作報告例行工作報告是下級向上級，因工作需要定期向上級所寫的報告。如，財務(wù)報告、費(fèi)用支出報告等。公告寫作公告是用于對企業(yè)內(nèi)、外宣布重要事項的公文。公告的寫法公告是一種嚴(yán)肅、莊重的公文，它內(nèi)容較為單一，篇幅較短，表達(dá)直截了當(dāng)，語言簡潔明快。一、標(biāo)題公告標(biāo)題有三種：一種是完全標(biāo)題，包括發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種；二是發(fā)文機(jī)關(guān)和文種以上兩項，多用于政府機(jī)關(guān)；有的只有文種，如公告，標(biāo)題之下，有時可依公告單獨(dú)編號。二、正文正文一般由主旨與說明構(gòu)成。主旨單獨(dú)成段，用簡短的一句話概括出此公告的主題內(nèi)容。說明寫出公告依據(jù)、公告事項。結(jié)尾一般用特此公告作為結(jié)語。三、落款及日期公告日期有的標(biāo)注在標(biāo)題下方，也可以注在公告結(jié)尾處。重要的公告落款處除注明發(fā)文單位外，還應(yīng)標(biāo)明發(fā)文地點。會議紀(jì)要會議紀(jì)要是一種記載、傳達(dá)會議情況及議定事項的紀(jì)實性公文。它用于各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位召開的工作會議、座談會、研討會等重要會議。會議紀(jì)要通過記載會議的基本情況、會議成果、會議議定事項，綜合概括反映會議精神，以便使與會者統(tǒng)一認(rèn)識，會后全面如實的進(jìn)行傳達(dá)組織開展工作的依據(jù)。同時會議紀(jì)要是可以多向行文，具有上報、下達(dá)以及同級單位進(jìn)行交流的作用。會議紀(jì)要的寫法會議紀(jì)要一般由首部、正文、尾部三部分組成。其各部分的寫作要求如下：一、首部這部分的主要項目是標(biāo)題。有的會議紀(jì)要的首部還有成文時間等項目內(nèi)容。會議紀(jì)要的標(biāo)題通常是由會議名稱和文種構(gòu)成的。如*局*會議紀(jì)要。二、正文會議紀(jì)要正文結(jié)構(gòu)由前言、主體兩部分組成。1前言。首先概括交代會議的名稱、時間、地點、主持人、主要議程、參加人員、會議形式以及會議主要的成果。2主體。它是會議機(jī)要的核心內(nèi)容，主要記載會議情況和會議結(jié)果，寫作時要注意緊緊圍繞中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成的決定、決議準(zhǔn)確的表達(dá)清楚。對于會議上有爭議的問題和不同意見，必須如實予以反映。三、尾部包括署名和成文時間兩項內(nèi)容。第三周簡報、通知、批復(fù)簡報寫作工作簡報就是以具體的事例、簡捷的文字、靈活的形式，及時、迅速地向上級反應(yīng)情況、匯報工作，對下級或平級指導(dǎo)工作，通報狀況的一種匯報性、指導(dǎo)性和交流性的文書。了解工作簡報的格式對每個編寫工作簡報的文秘人員非常重要。工作簡報的寫作方式較為靈活，總的要求是簡明扼要，內(nèi)容集中，語言簡潔、準(zhǔn)確、重點明確、客觀真實，編發(fā)快速及時。寫好工作簡報對于及時了解工作進(jìn)展?fàn)顩r、交流學(xué)習(xí)經(jīng)驗、推動工作的更好開展具有十分重要的作用。那我們要如何寫工作簡報呢？下面我們從幾個方面來討論這個問題：工作簡報的正文要先列上標(biāo)題，寫在橫線下方正中央的位子。標(biāo)題一般要反映出該文的范圍、時限、內(nèi)容，既可以只概括出一個主題作標(biāo)題，也可以只對范圍加以限定，或只點明主要內(nèi)容。但標(biāo)題一定要力求醒目，能確切點出要旨所在。有時工作簡報也可以采取主副標(biāo)題。工作簡報的前言寫法多種多樣，沒有固定的格式?；騻?cè)重于對寫作該簡報的目標(biāo)、時間、方法、對象、經(jīng)過的說明；或側(cè)重于對主要狀況的介紹；或?qū)δ骋粏栴}的提出與揭示等?？傊?，要依據(jù)正文部分的內(nèi)容來決定。文字上要高度概括，簡明扼要。常見的寫法有：(1)單刀直入、開門見山地把工作內(nèi)容直截歸納出來。(2)依據(jù)簡報的主題需要，側(cè)重于介紹反映對象的基本狀況，為正文作鋪墊。(3)將該文的根據(jù)、目的、時間、地點、對象、結(jié)果以及收集材料的方式方法等，作必要的說明。這種寫法由于提前交待背景、真實感較強(qiáng)，具有較強(qiáng)的說服力和表現(xiàn)力。(4)先用簡明的文字肯定一下事物的某一方面，然后再反映主要問題。它的特點是對照鮮明重點突出，可以給人留下深刻的印象。工作簡報的正文，要眉目清楚，言之有序，材料翔實，首尾貫通，形成一個有機(jī)整體。材料和見解要有機(jī)地統(tǒng)一起來，可以用一個典型事例足夠地說明一個觀點，也可以用一組材料強(qiáng)有力地證實一個觀點，還可以用精確的統(tǒng)計數(shù)字來解釋事物的狀況，反應(yīng)事物的發(fā)展過程，說明工作的主要動向，從而增強(qiáng)說服力。采取一個事例充分說明一個觀點時，必需選擇具有代表性的典型事例；采取一組材料時，不要簡單羅列，而要從不同的側(cè)面，把見解闡述得清楚、深刻；在應(yīng)用統(tǒng)計數(shù)字材料時，要嚴(yán)肅慎重，不能孤立地運(yùn)用，而要把數(shù)字和歷史發(fā)展變化聯(lián)系起來，注意數(shù)字和數(shù)字之間合乎邏輯的發(fā)展。其結(jié)構(gòu)安排也要根據(jù)簡報反映的具體內(nèi)容而定。除了較短小的簡報之外，均應(yīng)根據(jù)主義的內(nèi)在邏輯，或分列小標(biāo)題，或分成若干部分來寫。寫作時要避免前后脫節(jié)，同時又要考慮事物發(fā)展和認(rèn)識問題的階段性，把各層的意思劃分清楚，避免混然一片，雜亂無章。簡報的分類根據(jù)使用情況，簡報一般有以下幾種：一、工作簡報是為了推動日常工作而寫的簡報，也是簡報中最常見的一種形式，它的任務(wù)是及時反應(yīng)工作進(jìn)展?fàn)顩r，交流工作中取得的經(jīng)驗或指出工作中存在的問題，為上級領(lǐng)導(dǎo)和下級工作人員及時了解、掌握工作情況服務(wù)。編寫工作簡報，要注意迅速及時，并圍繞工作中心，突出重點，抓好典型。二、專題簡報這是針對某項工作、任務(wù)、活動而寫的專項簡報，它與工作簡報的差別是前者面向全局，有較強(qiáng)的廣泛性；而后者則目標(biāo)單一，有較強(qiáng)的針對性。專題簡報的編寫是伴隨著某項工作、任務(wù)、活動的開展而進(jìn)行的，工作、任務(wù)、活動宣告結(jié)束，簡報的編寫也就停止，因而，它比工作簡報更看重時效性。三、會議簡報這是在會議期間為了反應(yīng)會議情況而寫的簡報。它可以是一次性的，也可以是連續(xù)性的。其內(nèi)容主要包括：主要的報告、講話、會議決議、討論發(fā)言、會議動態(tài)及其重要狀況。會議簡報是專為會議服務(wù)的，會議結(jié)束了，簡報也就停辦。因此，它是階段性的簡報。簡報寫作要點1、選材要準(zhǔn)簡報不能有事就報，它要注意從黨的中心工作和單位階段工作的須要出發(fā)，在眾多的事件中選取那些最有指引意義或必須引起重視的經(jīng)驗、狀況和問題，予以全面的、實事求是的報道。那種撿起芝麻丟掉西瓜，或者只看表象忽視實質(zhì)，誤把芝麻當(dāng)西瓜的做法，是必需避免的。2、速度要快簡報也是一種“報”，它有新聞性。這就要求簡報的編寫應(yīng)該求快，對于工作中、會議中出現(xiàn)的新動向、新經(jīng)驗、新問題，編寫者要及時地予以捕捉，并用最快的速度予以報導(dǎo)。否則，失去了新聞性、時效性，簡報就會降低指導(dǎo)意義，乃至完全失去應(yīng)有的作用。3、文字要簡簡報的一個“簡”字，代表了簡報的基本特性。為了體現(xiàn)這一特征，作者在編寫簡報時要首先注意選材精當(dāng)，不求面面俱到；其次，要求文字簡潔，對事物作概括的反映。一篇簡報最好是千把字，至多不超過兩千字。篇幅過長，文字過繁的做法，使不適于簡報的編寫的。通知的寫作通知，是轉(zhuǎn)發(fā)同級或不相隸屬機(jī)關(guān)公文，印發(fā)上級或本級機(jī)關(guān)有關(guān)公文，批轉(zhuǎn)下級 機(jī)關(guān)公文，傳達(dá)上級機(jī)關(guān)指示，任免和聘用干部，發(fā)布法規(guī)和規(guī)章，以及要求下級機(jī)關(guān) 辦理、執(zhí)行或周知事項的公文。通知分類根據(jù)適用范圍的不同，可以分為六大類：1.發(fā)布性通知：用于發(fā)布行政規(guī)章制度及黨內(nèi)規(guī)章制度。2.批轉(zhuǎn)性通知：用于上級機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，給所屬人員，讓他們周知或執(zhí) 行。3.轉(zhuǎn)發(fā)性通知：用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬的機(jī)關(guān)的公文給所屬人員，讓他們周 知或執(zhí)行。4.指示性通知：用于上級機(jī)關(guān)指示下級機(jī)關(guān)如何開展工作。5.任免性通知：用于任免和聘用干部。6.事務(wù)性通知：用于處理日常工作中帶事務(wù)性的事情，常把有關(guān)信息或要求用通知 的形式傳達(dá)給有關(guān)機(jī)構(gòu)或群眾通知格式由于通知的功能多，種類多，寫法彼此有較大的區(qū)別，我們在分類時已經(jīng)有意識地對各 種不同通知的寫法作了一些介紹，這里只能概括介紹一些通知寫作的基本方法。(一)通知標(biāo)題和主送機(jī)關(guān)1通知的標(biāo)題2通知的主送機(jī)關(guān)(二)通知的正文1通知緣由發(fā)布指示、安排工作的通知，這部分的寫法跟決定、指示很接近，主要用來表述有 關(guān)背景、根據(jù)、目的、意義等。2通知事項這是通知的主體部分，所發(fā)布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步驟等， 都在這一部分中有條理地組織表達(dá)。內(nèi)容復(fù)雜的需要分條列款。3執(zhí)行要求發(fā)布指示、安排工作的通知，可以在結(jié)尾處提出貫徹執(zhí)行的有關(guān)要求。如無必要， 可以沒有這一部分。批復(fù)寫作批復(fù)是一種下行文，是上級機(jī)關(guān)答復(fù)下級機(jī)關(guān)某一請示時使用的公文。批復(fù)一般是專門就某一事、某一問題的答復(fù)，內(nèi)容都比較單一，而且是先有來自下級的請示，才有上級的批復(fù)。一般來說，批復(fù)的核心內(nèi)容是就請示的內(nèi)容、問題表示上級機(jī)關(guān)態(tài)度，是同意還是反對，有不同意見等，都要在批復(fù)中直接申明。批復(fù)的結(jié)構(gòu)包括標(biāo)題、主送單位、正文、結(jié)尾、發(fā)文機(jī)關(guān)幾部分。(1) 標(biāo)題標(biāo)題包括批復(fù)機(jī)關(guān)、批復(fù)事項和批復(fù)文種三個部分。如宏大公司對燕奇國際文化交流公司舉辦燕奇杯書法大賽的請示的批復(fù)。也可只寫批復(fù)事項及文種兩部分，如關(guān)于建立通河水電站的批復(fù)。(2) 主送單位即來文請示的單位。其位置在標(biāo)題之下，正文之上。批復(fù)是有針對性的，所以不可缺少主送單位。(3) 正文分為開頭、內(nèi)容和結(jié)語三部分。開頭一般注明批復(fù)的依據(jù)，用以說明是針對哪個請示所作的批復(fù)，要求寫得嚴(yán)謹(jǐn)、明確。如燕奇國際文化交流公司關(guān)于舉辦燕奇杯書法大賽的請示收悉，然后，一般寫如經(jīng)董事會研究，現(xiàn)批復(fù)如下、經(jīng)研究，批復(fù)如下等。注意不可簡單寫成年月日來文收悉，許多來文，究竟是哪份，很不清楚。請示的內(nèi)容決定批復(fù)的寫法。下級機(jī)關(guān)只就某個具體事項請示，批復(fù)的內(nèi)容亦簡單明了，可直接表態(tài)，同意的就寫肯定意見，不可意的要提出有根據(jù)的、有針對性的緣由。有的批復(fù)具有一定的普遍性，則需上級機(jī)關(guān)較為詳細(xì)地寫明批復(fù)態(tài)度，充分闡明理由。還有些批復(fù)可在同意的前提下，原則性地提出希望。結(jié)語使用的語言要簡短，語氣要堅決，態(tài)度要鮮明。對請示的批復(fù)一般分三種意見：完全同意，不完全同意、完全不同意。意見不同寫法也不同。完全同意的批復(fù)可以不寫同意的理由，只明確表態(tài)。如：你部銀水字19944號請示收悉，經(jīng)董事會研究，同意銀水湖旅游度假村提前開工(日期為1994年6月6日)。下級單位的請示，受政策和具體情況限制有時不能得到完全同意的批復(fù)。在寫此類不完全同意批復(fù)時先說明同意部分，再講清不同意部分及其原因。如：你部公關(guān)字199412號請示收悉，經(jīng)研究同意購制486電腦一臺，但囿于經(jīng)費(fèi)所限，暫不同意購制輕型印刷設(shè)備。完全不同意的批復(fù)，一定要講明不同意的理由和根據(jù)。因為對下級的請示有完全不同的理解，所以要在周密的思考和研究后，清楚、肯定、有針對性地答復(fù)下級請示，不能使用有歧義的詞語。也可在發(fā)文之前，先向下級單位講明理由和依據(jù)。(4)批復(fù)的結(jié)尾結(jié)尾多用此復(fù)、特此批復(fù)等習(xí)慣用語。(5)發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文日期也是不可遺漏和忽視的部分，并且要書寫完整。第四周 決定、決議、通報決定的寫作決定是黨政軍機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位對重大事項或重大行政公務(wù)做出安排而制定的一種指揮性公文，屬于下行文種。上至黨和國家的重大決策和戰(zhàn)略部署，下至基層單位的獎懲事宜均可使用。決定的一般格式為分為首部和正文兩部分。一、首部，包括標(biāo)題和成文時間兩部分。1、標(biāo)題。標(biāo)題一般有兩種構(gòu)成形式：一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由加文種構(gòu)成；另一種是由事由和文種構(gòu)成。2、成文時間。指發(fā)布決定的時間。在標(biāo)題正上方注明成文的年、月、日期，或者在標(biāo)題下方用括號注明某年某月某日某會議通過字樣。二、正文，正文的結(jié)構(gòu)一般由三部分組成。一是開頭部分，簡要交代決定的緣由、目的、根據(jù)；二是主體部分，主要寫決定的內(nèi)容，落實決定的要求和措施，要求具體明白、層次清楚，便于有關(guān)單位執(zhí)行；三是結(jié)尾部分，用于提出希望、要求或執(zhí)行說明。有的決定需要帶附件。有附件的決定，應(yīng)當(dāng)于正文之后、發(fā)文機(jī)關(guān)署名之前注明附件的名稱或依據(jù)，并將附件附在主件之后。決定是機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體對某些問題或重大行動作出安排。決定一經(jīng)作出，就不容改變，必須照辦。它或者是有法規(guī)作用，或者是有行政約束力，所以，作決定時，必須十分慎重。1標(biāo)題寫“決定”或“關(guān)于的決定”等字樣。2寫正文內(nèi)容，交代作出決定的原因和決定本身。3最后寫作出決定單位的名稱（加蓋公章）和作出決定的日期。決議的寫作決議是指按一定法定組織程序組成、召開的會議對會議通過的重要事項、商討定迨的重大問題、研究作出的重大決策、要求貫伺拭行的意見、對工作作出的部署安排時使用的公文文種。格式要點1決議作為規(guī)范性公文文種與其他公文顯著的不同點是，必須是經(jīng)過一定會議議決的事項才能使用“決議”，不經(jīng)會議不可能產(chǎn)生決議。同時，從文書處理工作的實踐來看，并不是所有會議決定的事項都可以形成決議，原則上講只有經(jīng)過法定程序選舉或經(jīng)過其他組織原則按照一定程序形成的會議、委員會會議才能形成決議。工作會議、專題會議或其他臨時性會議決定的事項一般不應(yīng)使用“決議”的形式行文，而采取會議紀(jì)要的形式。因此，決議的釋義中在會議前加上“一定的”三個字作定語筻是為了表明不是所有的會議，這樣表述更科學(xué)一些。2決議用法一般有以下三個方面：一是討論通過的議案、報告、法規(guī)等文件要求有關(guān)方面在執(zhí)行中體現(xiàn)的基本原則、基本精神使用決議；二是對會議整個過程中議決的事項進(jìn)行全面概括形成的結(jié)論使用決議可稱綜合性決議；三是會議多項議程，一一形成意見后就單項問題形成決議稱單項決議或?qū)ｎ}決議。3決議的制發(fā)主體是會議或委員會，決議的標(biāo)題，一般由會議（委員會）、內(nèi)容、文種組成。這是一個代表性極強(qiáng)的典型的決議標(biāo)題。再一種標(biāo)題形式是會議加文種，內(nèi)容省略，如黃河機(jī)器廠第一次職工代表大會決議，這種標(biāo)題不適用單項決議。 4在寫作手法上，決議的內(nèi)容一般是針對重大問題通過一定組織形式的會議討論通過鄭重作出的決定，事關(guān)重大，如全國人大及其常委會通過的一些決議本身就是法律。因此，在行文表述上應(yīng)十分慎重。要求邏輯嚴(yán)密，用語精確，條理分明，具體明確，嚴(yán)謹(jǐn)、簡練、準(zhǔn)確。以正面闡述為主，闡述清楚，說理透徹，少作解釋，對議而未決的事項，有意回避，避而不提。經(jīng)常用“會議一致認(rèn)為作段首語。5決議應(yīng)在標(biāo)題之下正文之前標(biāo)明決議通過時間和會議全稱，一般形式為：”X X年X月X日X X X X代表大會常務(wù)委員會第)次會議通過。需要說明，上述內(nèi)容應(yīng)加括號。但有些例文，沒有括號，我們保持了原狀。6決議無落款、無印章、無發(fā)送單位，決議在產(chǎn)生會議的范圍、轄區(qū)、行業(yè)、系統(tǒng)內(nèi)有效。決議除可見報、張貼外，作為公文其行文形式可由會議的常務(wù)委員會、日常辦事機(jī)構(gòu)印發(fā)。印發(fā)時還可由印發(fā)機(jī)關(guān)下發(fā)關(guān)于印發(fā)的通知等。7決議一般應(yīng)是會議討論通過的重大事項，有些一般性單項事項，即使會議討論通過，往往也不以決議的名義發(fā)布，而由會議的常設(shè)機(jī)構(gòu)以決定的形式下發(fā)。8決議的制發(fā)主體是會議，決議行文應(yīng)注意避免把會議與會議的常設(shè)機(jī)構(gòu)委員會、大會主席團(tuán)等相混淆。決議每段開頭的常用語通常是”會議認(rèn)為”，”會議強(qiáng)調(diào)”、“會議號召”等固定格式，與其他二文有明顯不同。決定與決議的異同1決定與決議同屬于對重大問題作出決策時使用的公文文種。所不同的是決定的制發(fā)主體一般是機(jī)關(guān)，也可以是會議，決議的制發(fā)主體只能是一定組織的會議。2從內(nèi)容上講，決定事項一般涉及某一方面的問題，內(nèi)容比較單一，決定內(nèi)容也比較具體，有較強(qiáng)的針對性和指令性。決議則內(nèi)容廣泛，有時與決定特性一致，有的則只作認(rèn)定性、認(rèn)可性的結(jié)論。在用語上決議多用概括性、結(jié)論性的語言，而決定則多使用陳述性、批示性用語。3決定單獨(dú)行文時格式上與其他通用規(guī)范性公文一樣，有編號，有發(fā)送單位，與行政機(jī)關(guān)的公文一樣三二決議除見報、張貼外，單獨(dú)行文，無編號無發(fā)送單位，不鑒印。在實踐中，往往由其常設(shè)機(jī)構(gòu)以印發(fā)的形式行文。通報的寫作通報由標(biāo)題、主送單位、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)和日期組成。標(biāo)題 由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種或事由、文種構(gòu)成。如國務(wù)院關(guān)于一份國務(wù)院文件周轉(zhuǎn)情況的通報、關(guān)于人大建議、政協(xié)提案辦理情況的通報等。 正文 表彰性通報和批評性通報一般分為三部分：（一）主要事實。表彰性通報要突出主要先進(jìn)事跡，批評性通報要抓住主要錯誤事實；（二）分析指出事例的教育意義。表彰性通報，有在闡述先進(jìn)事跡的基礎(chǔ)上，提煉出主要經(jīng)驗、意義和值得學(xué)習(xí)與發(fā)揚(yáng)的精神。批評性通報要分析錯誤的性質(zhì)、危害，產(chǎn)生的根源和責(zé)任，指出應(yīng)吸取的主要教訓(xùn)等；（三）決定要求。表彰性和批評性的通報，應(yīng)寫明組織結(jié)論與予以表彰或處理的決定，同時提出對表彰或批評對象與讀者的希望、要求。為了防范和杜絕類似錯誤發(fā)生，批評性通報的結(jié)尾處，通常要有針對性地提出防范的措施或規(guī)定。傳達(dá)性通報一般不寫決定要求。（四）生效標(biāo)識。在正文右下方標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，加蓋印章，寫明發(fā)文日期。情況通報有兩種形式：一種只對有關(guān)事實作客觀敘述；另一種還對有關(guān)情況加以分析說明，有時還針對具體問題提出應(yīng)采取何種對策的指導(dǎo)性意見。第五周 條列、規(guī)定、意見、函條列的寫作 1標(biāo)題 條例的標(biāo)題是“主題+文種，如、教研組工作條例)。 2發(fā)布 發(fā)布與制度相同，一律放在標(biāo)題下面，但通常是以公布日期與公布機(jī)關(guān)來表示的。個別條例的發(fā)布置正文后，成為落款。 3正文 條例正文的格式有兩種：一是章斷條連式，一種是以條一貫到底式。章斷條連式第一章是總則，不獨(dú)立于各章之前，條數(shù)從總則部分開始分下去；最后要設(shè)一章“附則”。以條一貫到底式，不分章，開頭就是第一條，直到最后。 (二)條例的寫法 1開頭部分 條例的開頭部分通常是開宗明義，首先交代制定條例的目的，以“為了，特制定本條例”的句型開頭。這樣能強(qiáng)調(diào)條例的針對性，突出其行政約束力。其次，條例開頭部分還要說明條例所涉對象范圍，以便為下文的正式規(guī)定提供基礎(chǔ)，也為條例的專指對象確定一個明確的外延。 2主體部分 這部分是條例所規(guī)定的具體事項，即“條例”所在。寫作條例，它的總要領(lǐng)就是“條例條例，有條有例”。所謂“條”，就是從正面規(guī)定的條文包括應(yīng)該怎樣做和不應(yīng)該怎樣做兩方面的內(nèi)容；所謂“例”，不是指事例，而是從反面加以說明的例子，即規(guī)定如果做不到就該怎樣處理。這是條例寫作一個明顯不同于其他文種的地方。條例的強(qiáng)制性，主要是通過“例”體現(xiàn)出來的。這一部分的行文步驟，一般是“條”在前“例”在后，以條為主，正反相輔相成，是非界線分明。“條當(dāng)中的“應(yīng)該，與“不應(yīng)該這兩個方面，可以揉在一條規(guī)定里對照說明，也可以把“不應(yīng)怎樣做”的內(nèi)容集中在一條或幾條里單獨(dú)說明。至于“例，必須在后面單獨(dú)寫作一條或幾條或一章以示突出。 3結(jié)尾部分 條例一定要有專門的結(jié)尾，說明實施要求、生效日期，或者是解釋與修改權(quán)屬，與原來有關(guān)文件的關(guān)系及其他未盡事宜的處置辦法，以強(qiáng)調(diào)它的嚴(yán)肅性和行政約束力。規(guī)定的寫作規(guī)定是一種法規(guī)性文件，用以制定某項工作的實施細(xì)則或具體管理措施，屬于下行公文。規(guī)定由標(biāo)題、日期、主送單位、正文、發(fā)文單位幾部分構(gòu)成。(1) 標(biāo)題與大多數(shù)公文的標(biāo)題寫法相同，由發(fā)文單位、事由和文種三部分組成。如市人民政府關(guān)于組織職工技術(shù)比賽的規(guī)定。(2) 發(fā)文日期可以放在標(biāo)題的下面，也可以置于正文之后。經(jīng)一定會議批準(zhǔn)的重要規(guī)定，日期在標(biāo)題之下；基層單位和機(jī)關(guān)制定的，日期寫在正文之后。(3) 主送機(jī)關(guān)普發(fā)性規(guī)定，通常不寫主送機(jī)關(guān)，而且常采取通知轉(zhuǎn)發(fā)的形式。如中共市委辦公廳關(guān)于印發(fā)督促檢查、信息、文件處理工作三個暫行規(guī)定的通知。只在某些范圍內(nèi)實行的規(guī)定，可以按一般文件的格式注明主送機(jī)關(guān)。(4) 正文正文一般分為開頭、主體、結(jié)語三部分。開頭。規(guī)定是對某項工作的管理措施，可以是全面的，也可以是專項的。開頭部分總述制定本規(guī)定的目的、依據(jù)，有針對性，必要時也可敘述制定原因。主體。通常采用條目式寫法，一項內(nèi)容為一條，簡明、準(zhǔn)確、具體。內(nèi)容簡單的就直接寫出，不必分條，寫作時要靈活掌握。結(jié)語。一般用本規(guī)定自發(fā)布之日起施行或本規(guī)定自年月日起施行表述。除此之外，也可寫出該規(guī)定的解釋權(quán)所屬者。(5) 發(fā)文單位發(fā)文日期置于標(biāo)題之下的，正文后可不寫發(fā)文單位名稱；發(fā)文日期寫在正文之后，應(yīng)注明發(fā)文單位名稱意見的寫作“意見”是對重大問題提見解，對重要事項提出解決辦法，或上級機(jī)關(guān)對重要問題、重要工作提出意見和建議時使用的公文文種。“意見”作為公文的文種的時間并不長。20世紀(jì)70年代以前行文中以“意見”作為文種還不多見。到了80年，盡管國家有關(guān)公文處理的規(guī)定中沒有這個文種，但在機(jī)關(guān)工作實踐中，根據(jù)實際需要，”意見”已作為不規(guī)范公文文種逐步被人們接受；不過使用中往往用通知的形式印發(fā)：事物總是在不斷發(fā)展的，沒有一成不變的真理。實踐中，有些內(nèi)容的公文，再三斟酌，反復(fù)琢磨，只有用“意見”才合適。如中共中央關(guān)于堅持和完善中國共產(chǎn)完領(lǐng)導(dǎo)的多黨合作和政治協(xié)商制度的意見，用“決定”不行，用“通知”不妥，只有用“意見”最合適。從這個意義上講，是實踐創(chuàng)造文種。1993年國務(wù)院法制局會同國辦秘書局召開修訂1987年版的辦法研討會時，不少與會者根據(jù)機(jī)關(guān)實際行文中“意見”使用已經(jīng)較為普遍這一現(xiàn)實曾建議將“意見”增列入辦法中的正式文種。同年11月國辦印發(fā)修訂的辦法，“意見”未被列入正式文種。此后，1996年中辦印發(fā)的中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理條例，“意見”終于列為正式文種。2000年8月國務(wù)院再次對1993年的辦法修訂時，取消了長期不使用的“指示”，增加“意見”作為正式文種。這樣，“意見”被條例和辦法共同列為正式文種，成為通用規(guī)范性公文。格式與寫作特點1意見可以是下行文，可以是上行文，也可以是平行文。既可以作為建議性意見向上級機(jī)關(guān)報文，又可以作為指導(dǎo)性、指示性的意見下發(fā)。當(dāng)然，在行文內(nèi)容側(cè)重點上將有較大的區(qū)別。2意見在行文格式上也具有較大的靈活性或者稱之為不確定性。即意見可以抬頭，也可以不抬頭。可以直接行文，也可以要求上一級機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)。成文時間、落款可以放在文尾，也可放在標(biāo)題之下。這種行文格式上的特點也是其他文種所沒有的。實踐中直接上行文、直接下行文應(yīng)抬頭，成文時間、落款應(yīng)在文尾。印發(fā)或批轉(zhuǎn)的意見成文時間和單位往往放在標(biāo)題之下。3意見作為下行文，一般是上級機(jī)關(guān)對重大問題、重要事項、重要工作提出指導(dǎo)性、指示性的意見對重要工作部署作出安排。這類文稿在文字表述上一般是就某重大問題有感而發(fā)，有情況、有問題、有分析，還有指導(dǎo)性意見。因之，情況應(yīng)真實、準(zhǔn)確、簡明、扼要；對存在問題的表述應(yīng)一語中的的，抓住要害，刪繁就簡，不必列舉事例；分析應(yīng)上升到理性，不可就事論事，而且應(yīng)條理，針對性強(qiáng)；指導(dǎo)性意見應(yīng)有一定理論高度。提出解決辦法的措施要切實可行，不可提出過多過高的要求，操作性盡可能貼近實際情況；下行文指導(dǎo)性一定要防止頭重腳輕。情況、問題、分析要簡明，把重點放在指導(dǎo)性意見上。不可只提出問題，而沒有解決辦法和措施，這是意見自大敗筆。4.意見作上行文，一般應(yīng)是下級機(jī)關(guān)對重大問題提工的見解、解決問題的辦法作為建議請求上級機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)。在文字表述上更應(yīng)把重點放在解決問題的辦法、考施上。另外，應(yīng)當(dāng)特別注意，凡是本部門職權(quán)能解決、能辦到的事項，似不必在意見中出現(xiàn)。要體現(xiàn)部門負(fù)責(zé)的原則。只要本部門能做到的辦法、措施，就無必要再向上級建議。只有自身無法解決，本部門、單位的工作涉及其他部門，超出自己職權(quán)范圍的事項，才在意見中表達(dá)清楚，爭取上級機(jī)關(guān)認(rèn)同，以上級機(jī)關(guān)名義批準(zhǔn)、同意、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)，達(dá)到促進(jìn)工作的目的。意見作為上行文，在文頭部分應(yīng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名，在文尾應(yīng)加一句“以上意見如無不妥，建議批轉(zhuǎn)各地各部門執(zhí)行”的字樣，以便作辦件運(yùn)轉(zhuǎn)。5實施意見是比較常見的一種公文文體。實施意見都是下行文。一般是為貫徹上級機(jī)關(guān)頒布、下發(fā)、施行的重要法律、法規(guī)、規(guī)章和重大政策而行文。在2000年的矛辦法實施前，這類實施意見在行政機(jī)關(guān)一般以通知刁名義印發(fā)。黨委機(jī)關(guān)幾年前即直接行文。實施意見不同于其他作為下行文的意見的特點在于，主題明確，就是圍繞上級機(jī)關(guān)制定的某一重大問題、重大政策，結(jié)合本地本單位情況提出的貫徹意見，具體的解決辦法。與其他下行文的意見相比，情況部分要求更簡略，甚至不要情況，開門見山，開頭即“根據(jù)上級某某文件精神，結(jié)合實際，特制定本實施意見”。行文中可將上級來文精神穿插其中。重點做好上級文件精神與本地本單位實際結(jié)合的文章。如某項重大工作部署，指導(dǎo)思想、任務(wù)、目標(biāo)、措施、政策等，都要體現(xiàn)與單位情況結(jié)合，切忌照抄照搬。6意見作為平行文：在適用范圍上一般系涉及兩個或兩個以上單位部門己三事不甲互之間表達(dá)自己對某一問題的意見、見解如跨流域河流；虧染治理省際、市際、縣際邊界勘界事項等等：過去使用“函”，相互之間的關(guān)于某某問題意見的“函”。新的辦法實行后，即可以使用意見。如X X省人民政府關(guān)于某某河邊界走向的意見、國家環(huán)境保護(hù)局關(guān)于X X河流域污染治理的處理意見。這類意見一是提出見解，帶有商榷的意思；二是提出解決的辦法，帶有建議的性質(zhì)。使用“意見”作文種就比“函”更加靈活。7意見的行文格