淺談杭州今川食品有限公司的存貨管理

畢業(yè)設(shè)計(jì)題目： 淺談杭州今川食品有限公司的存貨管理專 業(yè)： 會(huì)計(jì) 班 級： 會(huì)計(jì)1325 學(xué) 號(hào)： 2013040235 姓 名： 李玲玲 指導(dǎo)老師： 陳晨老師 答辯日期： 年 月 日目錄淺談杭州今川食品有限公司的存貨管理1前言1一、杭州今川食品有限公司簡介1二、存貨管理的重要性1三、杭州今川食品有限公司存貨管理存在的問題2（一）公司沒有建立完善存貨內(nèi)部控制制度 2（二）存貨的收入、發(fā)出、結(jié)存、毀損缺乏及時(shí)有效的記錄2（三）存貨管理信息化程度較低3（四）對于物流環(huán)節(jié)管理不到位4四、對上述存貨管理存在的問題進(jìn)行建議5（一）建立完善的公司內(nèi)部控制制度5（二）采用科學(xué)管理辦法，建立完善的存貨管理制度6（三）建立存貨的信息化管理7（四）完善物流環(huán)節(jié)的管理7五、結(jié)語8參考文獻(xiàn)99淺談杭州今川食品有限公司的存貨管理前言在社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)不斷完善和發(fā)展的今天，中小公司數(shù)量占99%，正逐漸成為國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要力量。存貨是滿足公司正常銷售需要而持有的流動(dòng)性資產(chǎn)，其管理利用情況如何，直接影響著公司資金占用水平和資產(chǎn)運(yùn)作效率效果，是公司管理中不可忽視的一部分。但不合理的存貨管理制度嚴(yán)重制約著中小公司的發(fā)展，使公司的成本增加。在公司面臨競爭壓力的背景下，當(dāng)前要努力提高公司存貨管理水平，以增強(qiáng)公司的市場競爭力。關(guān)鍵詞：存貨管理、問題、建議一、杭州今川食品有限公司簡介杭州今川食品有限公司于2010年3月29日成立，到現(xiàn)在也有5歷史，屬于私人小公司。公司位于杭州文一校區(qū)杭州電子科技大學(xué)內(nèi)因此辦公環(huán)境還是相當(dāng)不錯(cuò)的。公司主要從事批發(fā)、銷售各類大米、各類食用油、酒類、飲料涼茶等等商品。在杭州這個(gè)區(qū)域也負(fù)責(zé)某些品牌商品的代理。公司規(guī)模不是很大,總共7個(gè)人，1個(gè)老板，2個(gè)財(cái)務(wù)，2個(gè)行政，2個(gè)司機(jī)。公司主要利潤來源是給單位、公司團(tuán)購福利商品，經(jīng)過這幾年的經(jīng)營和積累，也有了固定的客戶和單位，也在不斷擴(kuò)大客戶。因?yàn)楣窘?jīng)營的大頭是在節(jié)假日前那段時(shí)間，所以公司的“淡旺季”比較明顯。公司也秉承：“服務(wù)客戶，滿足客戶”的理念，不管大的、小的、麻煩的生意都做，以提高公司信譽(yù)。二、存貨管理的重要性存貨是一把雙刃劍，也有它的兩面性。它是公司供需平衡的根本保障，沒有存貨，公司就無法正常運(yùn)行，然而，它也是公司的難題，一旦管理不善，存貨造成囤積、資金周轉(zhuǎn)困難以及由產(chǎn)品更新過快等等原因造成的存貨淘汰，就會(huì)給公司經(jīng)營活動(dòng)造成極大的障礙。一直以來存貨問題始終困擾著中小公司的生產(chǎn)經(jīng)營管理活動(dòng)，影響中小公司經(jīng)濟(jì)效益的實(shí)現(xiàn)，所以建立合理、完善的存貨管理不僅有助于防止存貨賬物不符、防止管理中徇私舞弊做出有損于公司利益的行為，還能起到加強(qiáng)公司成本控制的作用，從而達(dá)到降低成本的目的，促進(jìn)中小公司健康的發(fā)展與壯大。因此重視存貨管理，改善存貨管理，對提高中小企業(yè)的經(jīng)營成果有這很重要的影響。下面我以杭州今川食品的存貨管理為例，談?wù)勎业目捶?。三、杭州今川食品有限公司存貨管理存在的問題（一）公司沒有建立完善存貨內(nèi)部控制制度 存貨是公司重要的實(shí)物資產(chǎn)必須在存貨管理的各個(gè)環(huán)節(jié)里建立健全、科學(xué)、完整的內(nèi)部控制制度才能盡可能避免或減少人為損失。但由于公司規(guī)模小、人員少，所以沒有制定具體的內(nèi)部控制制度，因此也缺乏嚴(yán)格的考核和監(jiān)督，也不利于存貨的全方面管理。又受到管理人員專業(yè)素質(zhì)的制約，對存貨管理重視程度不高，僅是停留在保證正常銷售的這一層面上，對公司的銷售數(shù)據(jù)和存貨歷史數(shù)據(jù)分析力度不夠，會(huì)經(jīng)常使公司的存貨成本處于失控狀態(tài)中。存貨管理權(quán)責(zé)不清、 保管不嚴(yán)、數(shù)據(jù)失真、庫存產(chǎn)品存在質(zhì)量隱患、賬面庫存失去實(shí)際意義等現(xiàn)象，都會(huì)影響和制約了公司的發(fā)展和壯大。（二）存貨的收入、發(fā)出、結(jié)存、毀損缺乏及時(shí)有效的記錄一個(gè)健全的存貨管理制度還應(yīng)該包涵采購、入庫、保管、領(lǐng)用、盤點(diǎn)清查和處置等環(huán)節(jié)的內(nèi)容。但由于公司比較小，雖然公司在存貨的收、發(fā)、存上有登記和記錄，設(shè)有入庫單、出庫單、還有庫存的賬簿，但沒有建立健全、科學(xué)的制度并相關(guān)的文件資料，所以一旦出現(xiàn)問題公司只能自己承擔(dān)損失了。對于在公司我所看到一些問題，下面我分別來講講。1、 存貨的入庫登記不全面我所在公司對于貨物的入庫登記不規(guī)范。該公司對貨物的處理不是定期采購，存放在倉庫然后根據(jù)訂單慢慢出庫，而是當(dāng)對方公司或單位的一個(gè)訂單下來，我們再去采購然后直接從集裝箱上卸貨配送。對于采購數(shù)與銷售數(shù)一致的、沒有多余作為庫存的貨物、還有貨物是水果的話，我發(fā)現(xiàn)這些情況很少有在入庫單上進(jìn)行登記的。2、 存貨出庫記錄存在很大的隱患在貨物入庫記錄當(dāng)中我有提到該公司貨物不登記入庫的情況，所以有出現(xiàn)上訴情況的貨物，它們的出庫自然而然也沒有了登記。對于一些水果的貨物，比如蘋果、香梨等等的存貨，這些貨物會(huì)在采購時(shí)多買一些備著，配送后若不出一些意外，剩余的就會(huì)作為公司的存貨，但賬面上卻沒有記錄，事后也不用去處理，老板自己會(huì)處理；還有一種情況就是對于一些在賬面上的存貨，時(shí)不時(shí)零散的出庫：當(dāng)老板要拿一些存貨送人或者自用時(shí)，就不會(huì)經(jīng)過一個(gè)出庫程序，也不會(huì)及時(shí)告知貨物管理員（本公司行政兼任），就私自拿走了（除了銷售的出庫會(huì)有登記出庫）。3、 存貨結(jié)存、損毀的記錄不完善該公司對于存貨結(jié)存的登記，除了上面提到的情況，還是算比較完整的，每個(gè)月末也會(huì)進(jìn)行盤存。對于食品行業(yè)來說對存貨的保質(zhì)期是要特別注意的，還有存放貨物地方的潮濕情況、溫度情況等問題都是要注意的。這些方面公司做的還是比較到位的。但是對于貨物毀損的記錄卻很不及時(shí)，甚至沒有記錄。貨物毀損會(huì)有一下幾種情況：一是貨物在卸貨的時(shí)候因?yàn)榘徇\(yùn)工的粗心和疲乏會(huì)造成貨物的損壞；二是大批量的貨物通過集裝箱運(yùn)過來，多貨物的擠壓會(huì)造成個(gè)別貨物的包裝破損；三是快到保質(zhì)期的貨物沒有及時(shí)處理掉以至于過期的貨物。對于上面幾種貨物的損毀，公司沒有進(jìn)行很好的管理，因此都是公司自己承擔(dān)所有的損失。這些情況會(huì)使公司對于存貨的管理產(chǎn)生很大的漏洞，以至于造成決策上的失誤，甚至容易出現(xiàn)人為舞弊的現(xiàn)象，給公司帶來不必要的損失。 （三）存貨管理信息化程度較低該公司對存貨的管理還處于初級模式，尚未實(shí)現(xiàn)信息化管理，公司采用的是手工操作和計(jì)算機(jī)管理并行的方式來管理存貨，主要以手工記錄為主（入庫單、出庫單、賬簿），電腦也會(huì)有相應(yīng)的記錄：采用Excel表格進(jìn)行記錄（如圖一），到每月末打印出來進(jìn)行存貨盤點(diǎn)登記。這種情況下容易導(dǎo)致企業(yè)存貨核算不準(zhǔn)確，賬實(shí)不符，無法對存貨進(jìn)行及時(shí)監(jiān)控，不利于企業(yè)的內(nèi)部管理，無法實(shí)現(xiàn)為企業(yè)資金管理提供決策依據(jù)。圖一： 展品柜名稱箱裝數(shù)量規(guī)格庫存量生產(chǎn)日期（有效日期）保質(zhì)期倉庫（四）對于物流環(huán)節(jié)管理不到位公司在經(jīng)營時(shí)，對物質(zhì)資源要進(jìn)行適當(dāng)?shù)膬?chǔ)存，其目的是為了保證持續(xù)的生產(chǎn)和經(jīng)營。但是，作為流動(dòng)資產(chǎn)非常重要組成部分的存貨，往往對資金的占用非常巨大，便會(huì)直接關(guān)系到公司的運(yùn)營和對今后決策。傳統(tǒng)的公司存貨管理模式已不適應(yīng)現(xiàn)代公司的管理要求，物流在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的地位和作用愈益重要，所以該公司就是利用了第三方物流，這不僅減少了倉儲(chǔ)成本，也不會(huì)造成大批量的存貨的積壓，給資金運(yùn)轉(zhuǎn)帶來太大的問題。但是在實(shí)施過程中還是會(huì)有問題存在：1、 物流公司的不固定公司每次選擇的物流都會(huì)不一樣，這就會(huì)導(dǎo)致每次都要去不同地點(diǎn)提貨。然而物流公司的服務(wù)也會(huì)有不同：有些很負(fù)責(zé)、很有程序；而有些很隨便、態(tài)度也很差。對于不好的物流公司，就增加了貨物的安全隱患。2、 物流資源缺乏整合利用 公司在物流上會(huì)經(jīng)過兩個(gè)環(huán)節(jié)：一是通過大型集裝箱車把貨物運(yùn)到所在地區(qū)的物流公司；二是公司再派貨車去集裝箱所在物流公司提貨，然后直接把貨物運(yùn)往客戶單位或公司交貨。在這兩個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中就會(huì)出以下問題：一是車輛到達(dá)時(shí)間不一致，通常是第二個(gè)環(huán)節(jié)的貨車會(huì)在提貨地點(diǎn)等待幾小時(shí)才能等到集裝箱貨車來，這樣就會(huì)造成第二環(huán)節(jié)的貨車在提貨點(diǎn)停車超時(shí)造成費(fèi)用，增加成本；二是有的時(shí)候物流公司也會(huì)為了減少成本，把公司的貨物和其他公司的貨物用一輛集裝箱貨車運(yùn)輸過來，這會(huì)造成卸貨時(shí)間加長，導(dǎo)致我們的提貨時(shí)間又增加了。情況嚴(yán)重就會(huì)延誤與客戶公司約定的交貨時(shí)間，會(huì)給公司帶來不好的影響；三是在第二環(huán)節(jié)公司派的貨車去提貨不是公司的專用車，這樣人員就會(huì)不固定，比較容易產(chǎn)生舞弊的情況；四是有些司機(jī)對送貨路線不熟，這樣又降低了公司的營運(yùn)效率。四、對上述存貨管理存在的問題進(jìn)行建議（一）建立完善的公司內(nèi)部控制制度健全的內(nèi)部控制制度，是保證公司正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保證。建立完善有效的存貨內(nèi)部控制制度根據(jù)本公司情況應(yīng)做到以下兩點(diǎn)：1、 公司必須建立授權(quán)審批體系，規(guī)范審批人對存貨業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)方式、程序和相關(guān)的權(quán)限責(zé)任，不得越權(quán)審批；明確經(jīng)辦人員的職責(zé)范圍和工作要求，對于超越權(quán)限的業(yè)務(wù)有權(quán)拒絕辦理，并向上級報(bào)告；嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的人員辦理存貨業(yè)務(wù)。授權(quán)審批內(nèi)容如下：（1） 存貨采購：老板接單行政人員負(fù)責(zé)采購財(cái)務(wù)審核老板審批財(cái)務(wù)付款（2） 存貨發(fā)放：老板提出、審批行政人員發(fā)放、登記司機(jī)協(xié)助核對數(shù)量對方單位核對（3）存貨入庫：行政人員進(jìn)行登記、保管財(cái)務(wù)進(jìn)行審核老板審批（4）存貨損毀處置：行政人員上報(bào)原因財(cái)務(wù)審核老板審批及處理決定行政執(zhí)行2、公司要建立人力資源管理制度，由行政人員負(fù)責(zé)，選用一些對企業(yè)忠誠、任勞任怨、經(jīng)驗(yàn)豐富、專業(yè)技能高超的管理人員擔(dān)任關(guān)鍵重要的崗位，同時(shí)通過激勵(lì)性制度在選人、用人方面廣開渠道，從而充分調(diào)動(dòng)發(fā)揮管理人員的積極性。（二）采用科學(xué)管理辦法，建立完善的存貨管理制度1、制定合理的存貨業(yè)務(wù)流程（1）合理的存貨業(yè)務(wù)流程需要加強(qiáng)存貨保護(hù)控制：行政人員需要明確存貨的取得、驗(yàn)收、配送、倉儲(chǔ)與保管、領(lǐng)用并做好相應(yīng)的記錄，不管貨物最后有沒有結(jié)存還是貨物是水果，都要根據(jù)發(fā)生的每一筆業(yè)務(wù)如實(shí)登記；財(cái)務(wù)人員需要保管憑證并建立存貨檔案管理，并要妥善保管涉及存貨的各種文件資料，避免記錄受損、被毀。（2）特殊存貨要嚴(yán)格限制未經(jīng)授權(quán)的人員對資產(chǎn)直接接觸，必須經(jīng)過行政人員審核和老板審批。 2、建立健全科學(xué)的存貨領(lǐng)用制度建立健全科學(xué)的存貨領(lǐng)用制度可以從以下兩個(gè)方面入手：（1）存貨領(lǐng)用必須有領(lǐng)用手續(xù)：領(lǐng)用人員（就算是老板也不能例外）需要在行政人員那里填寫存貨領(lǐng)用申請單財(cái)務(wù)審核老板審批領(lǐng)用人領(lǐng)用行政登記出庫（2）貨領(lǐng)要明確責(zé)任人,由誰領(lǐng)用存貨就由誰負(fù)責(zé)，要是出現(xiàn)存貨領(lǐng)用上的不正?，F(xiàn)象或是出現(xiàn)數(shù)量上、質(zhì)量上的不合理下降都應(yīng)追究責(zé)任人的相應(yīng)責(zé)任。3、建立健全科學(xué)的存貨保管制度建立健全科學(xué)的存貨保管制度應(yīng)著重考慮以下三個(gè)方面的因素： （1）行政人員要充分做好存貨的收發(fā)存管理，對于每一筆存貨的收發(fā)都應(yīng)該有詳細(xì)的記錄。（2） 行政人員在存貨收發(fā)時(shí)不但要核實(shí)有關(guān)存貨的數(shù)量還要核實(shí)其質(zhì)量及損壞情況,防止有人偷梁換柱。對于人為造成，要找到責(zé)任人，可進(jìn)行適當(dāng)賠償；對于非人為的（天氣影響、運(yùn)輸、貨物過度堆壓）造成的，可通過保險(xiǎn)、供應(yīng)商協(xié)商等進(jìn)行處理。（3）行政人員必須定期對存貨進(jìn)行盤點(diǎn)，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)監(jiān)督，注意存貨在數(shù)量、質(zhì)量上的變化，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)情況，通知老板進(jìn)行處理，除去存貨保管上的漏洞。（三）建立存貨的信息化管理隨著經(jīng)濟(jì)信息化的推進(jìn)，公司應(yīng)重視存貨信息化管理，建立適合自身發(fā)展的信息化管理系統(tǒng)，健全實(shí)物流轉(zhuǎn)信息與賬務(wù)處理信息的及時(shí)化，便于相關(guān)人員可以實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)的了解存貨信息，以實(shí)現(xiàn)公司存貨資金的有效管理，保持公司強(qiáng)大的競爭力。公司可以使用ERP信息管理系統(tǒng)，它能夠?qū)⒐疚镔Y資源、資金資源和信息資源有效整合在一起，同時(shí)通ERP系統(tǒng)，公司可以實(shí)現(xiàn)存貨信息資源在各負(fù)責(zé)人員或是公司與供應(yīng)商之間的共享，有利于公司對資金、貨物、人員和信息的全方位監(jiān)控，有效阻止公司各人員各自為政、信息阻塞、賬實(shí)不符等問題的發(fā)生。并建立重要存貨處置的檔案管理，存貨處置時(shí)應(yīng)及時(shí)將處置的種類、原因、處置的去向等相關(guān)信息進(jìn)行記錄檔案，為以后采購和處置貨物提供第一手的參考資料。（四）完善物流環(huán)節(jié)的管理1、建立一個(gè)固定的合作關(guān)系公司應(yīng)根據(jù)自身生產(chǎn)經(jīng)營特點(diǎn)優(yōu)選供應(yīng)商和物流公司，并與之建立長期協(xié)作的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，構(gòu)建物流管理信息交流平臺(tái)，根據(jù)公司存貨供求情況，組織安排物流活動(dòng)。2、整合物流資源（1）整合在兩環(huán)節(jié)車輛時(shí)間的統(tǒng)一，可以不用通過我們公司做第三方，而是事先與兩方都簽訂相關(guān)協(xié)議，保證公司的利益，讓兩方直接相互聯(lián)系溝通確認(rèn)提貨時(shí)間，這樣就不會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)一方車輛長時(shí)間等待，導(dǎo)致某些問題的出現(xiàn)，公司也不必在每個(gè)環(huán)節(jié)上都事事親為，增加工作量。（2）在第二環(huán)節(jié)找的貨車司機(jī)對送貨路線要熟悉，要是事先找的是不熟悉的，但要保證送貨那天對路線是熟悉的，保證貨物可以提前或準(zhǔn)時(shí)到達(dá)客戶公司。因此，對公司而言不能發(fā)貨當(dāng)天臨時(shí)找貨車去提貨，而是事先要預(yù)定好并簽立相關(guān)協(xié)議，保證雙方的利益。（3）公司有兩個(gè)固定的司機(jī)，開的是小車，是送小批量貨物的時(shí)候用的，其實(shí)可以根據(jù)業(yè)務(wù)的發(fā)展在后期購進(jìn)兩輛貨車，這樣在管理方面可以方便不少。五、結(jié)語存貨管理是公司發(fā)展的重要一環(huán)，加強(qiáng)存貨管理至關(guān)重要。一直以來存貨問題始終困擾著該公司的經(jīng)營管理活動(dòng)，影響著該公司經(jīng)濟(jì)效益的實(shí)現(xiàn)，因此重視存貨管理，改善存貨管理，對于提高該公司的經(jīng)營成果，保障該公司健康、穩(wěn)定發(fā)展具有十分重要的作用。同時(shí)還要實(shí)現(xiàn)