組織一場成功的會議.ppt

如何組織一場成功的會議？,確定時(shí)間、地點(diǎn)、人數(shù),發(fā)會議通知/邀請信,成立會務(wù)組，確定職責(zé)分工,會議日程確定,會議問案及物品準(zhǔn)備,賓館會場落實(shí),費(fèi)用預(yù)算審批,報(bào)到、歡迎信,工具箱、移動辦公室,會場布置,會議服務(wù),送站安排、接站,會議總結(jié)評估及費(fèi)用分?jǐn)?一般會議操作流程,會前溝通 會中跟進(jìn) 會后追蹤,成 功 因 素,與會議有約,時(shí)間 確定會議的 地點(diǎn) 內(nèi)容,一、會前準(zhǔn)備,確定會議日程及安排并發(fā)備忘錄給各地： 會議地點(diǎn)、聯(lián)系地址、郵編、電話、傳真 會議時(shí)間、會議內(nèi)容、邀請函 人員限額、報(bào)名表（回執(zhí)）、報(bào)名截至日期 注意事項(xiàng)（當(dāng)?shù)貧夂?、著裝要求、交通費(fèi)用等概況介紹） 如需參會者準(zhǔn)備資料，請予詳細(xì)說明 如有必要，也可說明組織者承擔(dān)會議費(fèi)用部分,發(fā) 會 議 通 知,成 立 會 務(wù) 組,確立會務(wù)組人員組成名單 會務(wù)組人員分工(根據(jù)會議人數(shù)的多少、時(shí)間長短分工) 學(xué)術(shù)組（會議內(nèi)容落實(shí)、演講者溝通、VIP 接待、文件資料準(zhǔn)備等） 會務(wù)組 （會議通知、物品準(zhǔn)備、資料復(fù)印、裝訂等、餐飲、住房、 交通、票務(wù)、 物品采購、會務(wù)安排。 宣傳組 （會場、環(huán)境布置、活動策劃實(shí)施等）,收集各地參會人員名單及相關(guān)信息資料 客戶基本信息（姓名、地區(qū)、單位、性別、職務(wù)、 民族、聯(lián)系電話、出生年月日等 業(yè)務(wù)信息 (客戶單位和公司的生意情況以及和我們的客情關(guān)系？） （分組并確定各組組長及組員 和各地區(qū)反饋確認(rèn)參會人數(shù)及名單 收集參會人員往返航班/車次，以便安排接送,（一）會議文案的收集與準(zhǔn)備,姓名： 性別： 出生年月日： 工作單位： 電話 職務(wù)： .,歡迎信、歡送信、參會人員登記表 撰寫(或提醒同事)每天的晚安卡或溫馨書信 注意留意參會者的出生年月日， 注意留意客戶中是否有少數(shù)民族？ 準(zhǔn)備生日卡、小禮品等 會議期間的注意事項(xiàng)（酒店內(nèi)、外出參觀等） 會議日程安排 意見反饋表,（二）會議文案的收集與準(zhǔn)備,多方面的溝通與協(xié)作,與演講者溝通 與酒店溝通 與旅行社溝通 與外協(xié)公司溝通 與公司內(nèi)部溝通,與演講者討論并確定演講內(nèi)容 收集演講內(nèi)容 演講者本人的背景資料 請專人編輯并校對,與 演 講 者 溝 通,告知演講者 會議內(nèi)容及形式 會議地點(diǎn)、演講時(shí)間安排 參會人員資料 與演講者確認(rèn)行程，并安排接送,與 酒 店 溝 通,發(fā)備忘錄給酒店，告知會議時(shí)間 房間數(shù)（會務(wù)組、VIP、參會人員、提前報(bào)到人數(shù)） 餐飲（用餐要求、提前看菜單、用餐地點(diǎn)、用餐時(shí)間） 主會議室及分會議室（使用時(shí)間、應(yīng)配備的設(shè)備） 茶點(diǎn)（時(shí)間、要求） 電話、洗衣費(fèi)用（使用要求） 報(bào)到臺及指示牌的設(shè)置及內(nèi)容 資料及物品發(fā)放協(xié)調(diào) 付款方式 注意協(xié)議條寬,與 旅 行 社 溝 通,發(fā)備忘錄給旅行社確認(rèn)會議旅游安排 會議地點(diǎn)、行程安排 旅游項(xiàng)目的確定（景點(diǎn)、用餐地等） 對導(dǎo)游的要求 車輛安排（參會人數(shù)、集合及出發(fā)時(shí)間） 制作汽車標(biāo)志 確定司機(jī)待遇 特殊要求（VIP用車安排） 確認(rèn)落實(shí)安全保險(xiǎn),與外協(xié)公司聯(lián)系，提供詳細(xì)準(zhǔn)確的資料，以便： 制作手冊（內(nèi)容：會議內(nèi)容、組織者、行政事項(xiàng)、 注意事項(xiàng)、演講者簡介、演講內(nèi)容、會議日程、 分隊(duì)分組名單、住房名單等） 制作橫幅、掛旗 制作胸卡 合影留念,與 外 協(xié) 公 司 溝 通 （廣告公司、復(fù)印公司、攝影師等）,與公司內(nèi)部各部門的溝通,與直接主管溝通 與兄弟部隊(duì)溝通 與財(cái)務(wù)部溝通：費(fèi)用申請（借款、付款等）,溝通無極限,會場安排 會議日程、資料儀器準(zhǔn)備 參觀游覽路線、時(shí)間 住宿房間數(shù)及時(shí)間 餐飲安排 接送機(jī)/車人數(shù)及時(shí)間,確定會議的最后安排,胸卡、桌卡 會場橫幅、掛旗 會議資料（宣傳單頁、資料匯編等） 辦公用品、備用藥品 各類信件（歡迎信/歡送信/意見反饋表） 購買會議發(fā)放物品（水果、土特產(chǎn)） 財(cái)務(wù)申請 （會議借款）,會議用品準(zhǔn)備 善用會議檢查表,會議場地準(zhǔn)備 （提前一天檢查） 場地及設(shè)備（幻燈/投影/電視機(jī)/錄像機(jī)/ 音響/話筒/燈光/布局等） 會議用品（筆/筆記本/會議資料/文獻(xiàn)） 會場布置（橫幅、掛旗等） 安排房間的物品發(fā)放,根據(jù)各地上報(bào)客戶的交通到達(dá)時(shí)間，安排專人接站。 注意：接站牌要醒目并盡可能告知客戶接站人具體站地地點(diǎn)、聯(lián)系電話 天熱準(zhǔn)備礦泉水等） 按地區(qū)提前分配住房并做好客戶登記表，以便客戶到達(dá)能 迅速安排入住； 發(fā)房間鑰匙、胸卡、資料、物品等； 房間提前發(fā)放水果、歡迎信、入住注意事項(xiàng)等；,二、會中跟進(jìn)：,報(bào)到日,報(bào)到日 將會議的具體安排（用餐及會議地點(diǎn)等） 標(biāo)出；以便參會人員了解會議日程 登記返程時(shí)間，并協(xié)助確認(rèn)機(jī)票/訂火車票； 晚上召開公司全體代表會議，就會議事項(xiàng)作一些說明,會議期間 提前到達(dá)會場，檢查會議所需物品 與演講者聯(lián)系有關(guān)幻燈片及膠片等事情 派專人負(fù)責(zé)會場的燈光、音響、話筒等,參觀游覽： 提前告訴參會人員集合時(shí)間及路線 提前宣布游覽的注意事項(xiàng) 強(qiáng)調(diào) 安全第一、游覽第二 遵守時(shí)間 照顧好參會代表 配合專業(yè)導(dǎo)游調(diào)節(jié)氣氛,返 程 制作各地送站登記表，并發(fā)放至帶隊(duì)人員手中； 安排送站車輛 及時(shí)統(tǒng)計(jì)返程人數(shù)，以便安排剩余人員的餐； 及時(shí)核對房間數(shù),建立客戶意見反饋機(jī)制程并可量化衡量,（因?yàn)槟銦o法管理那些你不能測量的東西）,客戶意見反饋表 中國有句名言“一句忠懇的批評，勝過一百句贊揚(yáng)的話”。為了了解您對本次研討會的意見，以利于我們今后 工作的持續(xù)改進(jìn)，我們懇請您提出寶貴意見及對西安楊森的建議。謝謝! 請您對下列內(nèi)容打出您實(shí)際感受的分?jǐn)?shù)（請您在您選中的分?jǐn)?shù)上打“”） 差 一般 好 1、您對本次研討會的內(nèi)容安排 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 2、會議內(nèi)容對您今后工作的幫助 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 3、您對會議的整體安排 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 4、您認(rèn)為哪項(xiàng)內(nèi)容對您的工作幫助最大（請打“”） 西安楊森公司企業(yè)文化介紹 新加坡樟宜醫(yī)院管理經(jīng)驗(yàn)分享 西安楊森實(shí)施與深化GMP的做法及經(jīng)驗(yàn) 藥學(xué)有關(guān)問題探討 西安楊森產(chǎn)品介紹/GSP達(dá)標(biāo) 5、酒店的服務(wù) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 6、酒店的餐 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 7、外出用餐的感受 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 8、導(dǎo)游小姐/先生的服務(wù) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 （請標(biāo)出您在幾號旅游車）車號： 9、對會務(wù)人員的服務(wù)滿意度 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 10、您對西安楊森生產(chǎn)車間管理的印象 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11、參觀西京醫(yī)院 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 12、您認(rèn)為會議中還應(yīng)增加哪些內(nèi)容？ 13、您認(rèn)為西安楊森在今后應(yīng)加強(qiáng)哪方面的工作 ？,三、會 后 追 蹤 制作參會人員通訊錄（中小型會議在會中進(jìn)行） 郵寄參會人員合影（中小型會議在會中發(fā)放） 對參會人員的意見反饋進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析 匯總、整理會議資料 費(fèi)用匯總、分?jǐn)?對此次會議進(jìn)行總結(jié)并將反饋 意見提供給相關(guān)人員,3、及時(shí)反饋,2、有效溝通,1、充分準(zhǔn)備,給客戶創(chuàng)造驚喜！,成功會議三大秘訣,優(yōu)質(zhì)服務(wù)絕招,超越顧客期望值 注重每一個(gè)細(xì)節(jié) 提供個(gè)性化服務(wù),服務(wù)文化(一),耐心自己與工作 細(xì)心工作與客戶 信心客戶與同事,建立服務(wù)文化,服務(wù)文化(二),利用每一個(gè)機(jī)會詢問客戶 1100 實(shí)施 1,建立服務(wù)文化,有期望，才會實(shí)現(xiàn)； 有衡量，才會實(shí)施； 有反饋，才會提高； 有認(rèn)可，才會升華,服務(wù)文化(三),建立服務(wù)文化,無論在何處， 作自己企業(yè)的外交使節(jié) 永遠(yuǎn)做正面的談?wù)?不做負(fù)面的評論,(持續(xù)改進(jìn)，提供超值服務(wù)) 樹立良好的企業(yè)形象,品質(zhì)的承諾 Signature OF Qualit