檔案管理_某公司文書(shū)檔案管理實(shí)施細(xì)則

北京分公司文書(shū)檔案管理實(shí)施細(xì)則第一章 總則第一條 為規(guī)范通號(hào)工程局集團(tuán)北京分公司（以下簡(jiǎn)稱“分公司”）文書(shū)檔案管理工作，統(tǒng)一文書(shū)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，充分發(fā)揮文書(shū)檔案的作用，根據(jù)國(guó)家檔案局企業(yè)檔案管理規(guī)定、國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法、中國(guó)鐵路通信信號(hào)股份有限公司檔案管理辦法、中國(guó)鐵路通信信號(hào)股份有限公司文書(shū)檔案管理實(shí)施細(xì)則（辦公函20115號(hào)）和通號(hào)工程有限公司文書(shū)檔案管理實(shí)施細(xì)則（通京工程辦公【2013】70號(hào)）的相關(guān)要求特制定本細(xì)則。第二條 本細(xì)則適用于分公司及各部門、項(xiàng)目部。第二章 文件材料的收集、歸檔第三條 文書(shū)檔案,是指企業(yè)在各項(xiàng)工作中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料。第四條 文件材料的收集歸檔工作,應(yīng)納入各企業(yè)工作計(jì)劃,納入領(lǐng)導(dǎo)工作議程，納入部門的職責(zé)范圍和文書(shū)處理人員（含兼職文書(shū)人員）的崗位責(zé)任制。第五條 各部門、項(xiàng)目部在其職能活動(dòng)中形成的應(yīng)歸檔的文件材料，必須由文書(shū)處理人員收集整理,及時(shí)向檔案部門移交歸檔，不允許承辦部門或個(gè)人分散保存。分公司應(yīng)建立文件材料歸檔責(zé)任追究制度，不按要求歸檔、造成文件材料丟失的應(yīng)追究當(dāng)事人或部門的責(zé)任。第六條 分公司各級(jí)文書(shū)處理人員在文件材料收集、整理、歸檔時(shí)，應(yīng)做好以下工作：（一）按照歸檔范圍，將需歸檔的文件材料收集齊全、完整；（二）對(duì)歸檔文件進(jìn)行價(jià)值鑒定，確定保管期限；（三）確定文件材料的秘密等級(jí)，絕密文件應(yīng)單獨(dú)存放；（四）按照文件材料之間的聯(lián)系和特征進(jìn)行分類整理。第三章 歸檔范圍第七條 企業(yè)在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，應(yīng)列入歸檔范圍（見(jiàn)附件1）及時(shí)歸檔。第八條 歸檔文件材料的來(lái)源：（一）本企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料；（二）本企業(yè)所屬或派出機(jī)構(gòu)(包括境外機(jī)構(gòu))應(yīng)報(bào)本企業(yè)的文件材料;（三）本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購(gòu)設(shè)備附帶的文件材料；（四）本企業(yè)投資的全資、控股、參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料；（五）本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目,合作企業(yè)按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料；（六）本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來(lái)文件材料。第四章 歸檔要求第九條 歸檔文件材料應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系,并符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求。第十條 歸檔文件材料應(yīng)為原件，因故無(wú)原件的可歸具有憑證作用的文件材料。文件歸檔后不得更改。第十一條 外文或少數(shù)民族文字材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無(wú)譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。第十二條 電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存，即反映同一內(nèi)容而載體不同的文件材料要保持其一致性（紙質(zhì)、電子文件一致）。第十三條 歸檔文件的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求。第十四條 歸檔文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。第十五條 兩個(gè)以上企業(yè)合作完成的項(xiàng)目，由主辦企業(yè)保存全套文件材料，協(xié)辦企業(yè)保存與承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。有合同、協(xié)議規(guī)定的，按其規(guī)定執(zhí)行。第十六條 分公司各部門、項(xiàng)目部應(yīng)設(shè)立專（兼）職檔案（文書(shū)）管理人員，該人員將所屬部門、項(xiàng)目部應(yīng)確保歸檔文件材料的收集整理完整、準(zhǔn)確、齊全，整理完畢并編制移交清冊(cè)，向分公司檔案管理部門移交。重要的文件材料移交時(shí)應(yīng)編制歸檔說(shuō)明。分公司檔案管理部門接收時(shí)應(yīng)全面檢查歸檔文件的質(zhì)量。第十七條 交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交清冊(cè)，并履行簽字手續(xù)，移交清冊(cè)各留一份以備查考。第五章 歸檔時(shí)間第十八條 管理性文件材料一般在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。第十九條 電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。第二十條 分公司員工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。第二十一條 分公司各指揮部、項(xiàng)目部工作終止、機(jī)構(gòu)撤銷之前，應(yīng)將機(jī)構(gòu)存在期間形成的有參考利用價(jià)值的文件材料整理立卷移交分公司檔案管理部門保管。第二十二條 下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔：（一）變更、修改、補(bǔ)充的文件材料；（二）企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料；（三）企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料；（四）其他臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料。第六章 歸檔文件的整理第二十三條 歸檔文件按照全宗整理，一個(gè)企業(yè)在工作活動(dòng)中形成的全部檔案是一個(gè)全宗，同一個(gè)全宗的檔案不得拆散，不同全宗的檔案不得混在一起。劃分檔案全宗的原則是：（一）行政上可以獨(dú)立行使職權(quán)，能夠以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文的單位；（二）財(cái)務(wù)上是一個(gè)獨(dú)立的會(huì)計(jì)單位，可以單獨(dú)編制預(yù)、決算或財(cái)務(wù)計(jì)劃的單位；（三）設(shè)有專門的人事機(jī)構(gòu)或管理人事的干部機(jī)構(gòu)，有一定的任免權(quán)的單位。第二十四條 一個(gè)全宗的全部檔案，應(yīng)根據(jù)檔案的來(lái)源、產(chǎn)生時(shí)間、內(nèi)容和形式，分門別類，區(qū)分不同的保管期限，進(jìn)行科學(xué)分類，系統(tǒng)排列。歸檔文件可以采用保管期限-年度-機(jī)構(gòu)或年度-機(jī)構(gòu)-保管期限等分類方法。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。第二十五條 件是歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件（如定稿過(guò)厚不易固定可單獨(dú)為一件）；正文與附件為一件（如附件數(shù)量較多不易固定可各為一件）；原件與復(fù)制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件；來(lái)文與復(fù)文、請(qǐng)示與批復(fù)同一年度的為一件，不同年度的可分開(kāi)（但須標(biāo)識(shí)相互存放的位置）；沒(méi)有批復(fù)的重要請(qǐng)示可視為一件。第二十六條 固定（一）歸檔文件應(yīng)按件固定，每件可加裝首頁(yè)紙。固定時(shí),正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后。批復(fù)在前，請(qǐng)示在后。人事令等可合并固定。（二）歸檔文件的固定方式和用品的選擇,以保持整齊、完整、安全，不損壞和不銹蝕文件，便于保管，不丟失，方便利用為原則。第二十七條 分類（一）歸檔文件采用以下兩種分類方法：1年度一保管期限一機(jī)構(gòu)分類法；2保管期限一年度一機(jī)構(gòu)分類法；在一個(gè)立檔企業(yè)內(nèi)部只能采用一種分類方法。（二）文件排列的順序應(yīng)按黨、政、工、團(tuán)、其它。行政部門中機(jī)構(gòu)排列順序，可按照本企業(yè)機(jī)構(gòu)序列表的規(guī)定（或習(xí)慣）排列，綜合性部門在前，業(yè)務(wù)部門在后，不同保管期限、不同內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的文件不能混淆，黨委(總支)與紀(jì)檢委形成的文件必須分開(kāi)。聯(lián)合行文，定稿由主辦部門歸檔，其它部門歸正本。業(yè)務(wù)部門起草以機(jī)關(guān)或辦公室名義制發(fā)的文件,由負(fù)責(zé)起草的部門歸檔。（三）歸檔文件的年度，以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)。跨年度形成的文件歸入辦結(jié)年（跨年度形成的會(huì)議文件歸入閉幕年，跨年度形成的案件文件歸入結(jié)案年）；規(guī)章制度類性文件歸入公布（批準(zhǔn)）年；工作報(bào)告、總結(jié)、計(jì)劃及各種統(tǒng)計(jì)資料有文號(hào)的歸入文件形成年；無(wú)文號(hào)的歸入其內(nèi)容針對(duì)年；長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、多年工作總結(jié)、報(bào)告、表彰等文件歸入形成年；年度總結(jié)和第二年計(jì)劃在一起的文件，歸入文件形成年；會(huì)議記錄不得跨年度歸檔；正本與定稿，來(lái)文與復(fù)文等作為一件時(shí)，文件的日期應(yīng)以固定時(shí)排在前面的文件日期為準(zhǔn)。第二十八條 排列（一）歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度排列。（二）沒(méi)有文號(hào)的文件，如：會(huì)議文件、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等可按內(nèi)容相對(duì)集中，按時(shí)間先后排列。（三）同一立卷部門內(nèi)不同級(jí)別的文件應(yīng)以本級(jí)文件為主，排列時(shí)本級(jí)有文號(hào)的文件在前，無(wú)文號(hào)的文件在后。其它文件按不同級(jí)別排列。第二十九條 編號(hào)（一）為固定歸檔文件在全宗中的位置和排列順序，文書(shū)處理部門應(yīng)對(duì)歸檔的每件文件編室件號(hào)，并在每件文件上加蓋歸檔章式樣見(jiàn)（附件4），填寫(xiě)全宗號(hào)式樣見(jiàn)（附件3）、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)、室件號(hào)。檔案部門填寫(xiě)?zhàn)^件號(hào)和盒號(hào)。1全宗號(hào)：工程局集團(tuán)下發(fā)給分公司的立檔企業(yè)代號(hào)。2年度：歸檔文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2014”；3保管期限：歸檔文件的保管期限（永久、長(zhǎng)期、短期）或代碼（永久1、長(zhǎng)期2、短期3）。4機(jī)構(gòu)：分公司內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的名稱（或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱）。5件號(hào)：文件的排列序號(hào)。室件號(hào)：文書(shū)處理部門編寫(xiě)的文件排列順序號(hào)。6館件號(hào)：檔案進(jìn)館時(shí)檔案部門根據(jù)檔案變動(dòng)情況編制的件號(hào)。7盒號(hào)：檔案部門對(duì)歸檔文件以盒為單位編制的順序號(hào)。（二）歸檔章蓋在歸檔文件首頁(yè)（首頁(yè)紙或文件處理單）上端的空白位置，填寫(xiě)各欄項(xiàng)目時(shí)，應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料或刻制的小章加蓋（一般用紅色印泥加蓋印章，用蘭、黑色填寫(xiě)或加蓋內(nèi)容）。第三十條 編目文書(shū)處理部門應(yīng)依據(jù)歸檔文件分類方案和編號(hào)順序編制歸檔文件目錄。（一）歸檔文件應(yīng)逐件編目。來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文編目，來(lái)文標(biāo)題用 表示。歸檔文件目錄式樣見(jiàn)（附件5）設(shè)置盒號(hào)、件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、電子文件名、備注、機(jī)構(gòu)、電子文件載體號(hào)等項(xiàng)目。1盒號(hào)（解釋同前）；2件號(hào)（同室件號(hào)）；3責(zé)任者：文件的制發(fā)部門，即文件的發(fā)文或署名者。聯(lián)合發(fā)文時(shí)應(yīng)將所有責(zé)任部門及責(zé)任者照實(shí)抄錄，填寫(xiě)責(zé)任者時(shí)，應(yīng)使用全稱或通用簡(jiǎn)稱，不能使用本公司、本部門等含義不明的簡(jiǎn)稱。4文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)，由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)組成。轉(zhuǎn)發(fā)文件和來(lái)文文件的字號(hào)，如不能在文號(hào)欄內(nèi)顯示，可在標(biāo)題后加 注明。5題名：文件標(biāo)題。附件、被轉(zhuǎn)發(fā)文件的題名及文件字號(hào)可加“ ”抄在正文標(biāo)題下，文件有副標(biāo)題的，在正題名能夠反映文件內(nèi)容時(shí)，副標(biāo)題一般無(wú)須抄錄，文件沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范、含義不清的，可自擬標(biāo)題，外加“ ”號(hào)。有的正件題名不能反映附件內(nèi)容，可在正件題名后抄錄附件題名外加“ ”號(hào)。6日期：文件簽發(fā)日期。以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日。如2012年08月08日，填寫(xiě)為：。7頁(yè)數(shù)：指每一件歸檔文件的總頁(yè)數(shù)（來(lái)文與復(fù)文為一件時(shí)，應(yīng)填來(lái)文與復(fù)文的累加頁(yè)數(shù)），文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)，文件處理單為一頁(yè)，大張的文件或圖表折疊后，仍按未折疊前的頁(yè)面數(shù)計(jì)算。原文沒(méi)有頁(yè)數(shù)的文件，應(yīng)用鉛筆加編頁(yè)數(shù)，正面頁(yè)編在右下角，反面負(fù)編在左下角。8電子文件名：電子文件歸檔時(shí)使用的文件名和文件擴(kuò)展名。9備注：注釋文件需要說(shuō)明的情況。10機(jī)構(gòu)：解釋同前。11電子文件載體號(hào)：電子文件脫機(jī)存儲(chǔ)載體的編號(hào)，由檔案部門填寫(xiě)。（二）歸檔文件目錄應(yīng)按保管期限裝訂成冊(cè)并編制封面。歸檔文件目錄封面式樣見(jiàn)（附件6）設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限等項(xiàng)目。（三）歸檔文件目錄及封面采用橫式打印。（四）一個(gè)立檔企業(yè)的歸檔文件目錄在匯總時(shí)，可按本企業(yè)歸檔文件分類方案進(jìn)行固定。（五）為查找方便，應(yīng)編制歸檔文件目錄索引式樣見(jiàn)（附件7）。在每頁(yè)歸檔文件目錄及封面右上角編制頁(yè)號(hào)，將每個(gè)立檔企業(yè)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)文件的總件數(shù)及歸檔文件目錄所在頁(yè)號(hào)填入歸檔文件目錄索引內(nèi)。第三十一條 裝盒歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄排列順序一致。不同年度、不同保管期限、不同機(jī)構(gòu)的文件不能放在同一盒內(nèi)。（一）檔案盒1檔案盒的外形尺寸為 310mm 220mm（長(zhǎng)寬），盒脊厚度為20mm、30mm、40mm 等式樣見(jiàn)(附件8)。2檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊（底邊）設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)、室件號(hào)、館件號(hào)（室、館件號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)文件起止件號(hào)，中間用“一”號(hào)連接）、盒號(hào)等項(xiàng)目式樣見(jiàn)（附件9、10）。3檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱（即立檔企業(yè)名稱全稱）。（二）備考表備考表式樣見(jiàn)（附件12）放在盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。1盒內(nèi)文件情況說(shuō)明。填寫(xiě)文件收集的齊全、完整程度和文件缺損、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。2整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。3檢查人：檔案部門負(fù)責(zé)檢查檔案質(zhì)量的人員姓名。4日期：歸檔文件整理完畢的日期。第三十二條 移交（一）文書(shū)處理部門將以件為保管單位的歸檔文件裝盒后，填寫(xiě)盒脊相關(guān)內(nèi)容，按盒移交給檔案管理部門，檔案管理部門經(jīng)過(guò)整理（統(tǒng)一填寫(xiě)脊背內(nèi)容）、編目（匯總歸檔文件目錄）、按分類方案排列上架，提供利用。（二）文書(shū)處理部門向檔案部門移交歸檔文件材料時(shí)，要編制“移交清冊(cè)”式樣見(jiàn)（附件11），并附歸檔文件目錄，一式兩份，雙方點(diǎn)收并檢查歸檔文件質(zhì)量合格后，在移交清冊(cè)上簽名蓋章，雙方各存一份備查。第七章 檔案的保管和統(tǒng)計(jì)第三十三條 保管期限的劃分：文書(shū)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期3種，永久為50年以上，長(zhǎng)期為1650年，短期為15年以下。對(duì)本企業(yè)、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保存;對(duì)本企業(yè)在較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保存;對(duì)本企業(yè)在較短時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案，列為短期保存。介于兩種保管期限之間的檔案，保管期限一律從長(zhǎng)，詳見(jiàn)附件2。第三十四條 檔案密級(jí)的劃分：屬于國(guó)家秘密的文件資料，應(yīng)按規(guī)定標(biāo)明密級(jí)（絕密、機(jī)密、秘密），確定保管期限。屬于企業(yè)商業(yè)秘密的文件資料，如重大科研成果、發(fā)明創(chuàng)造以及試驗(yàn)、生產(chǎn)的配方和工藝訣竅、審計(jì)報(bào)告等，應(yīng)由文件形成部門標(biāo)明并確定保密期限。保密期限屆滿的，自行解密；保密期限需要延長(zhǎng)的，由原確定密級(jí)和保管期限的部門決定；在保密期限內(nèi)不需要繼續(xù)保密的，原確定密級(jí)和保管期限的部門或者上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)及時(shí)解密。第三十五條 文書(shū)檔案的保管：（一）分公司檔案管理部門應(yīng)建立必要的制度，增添必要的設(shè)備，采用科學(xué)方法，做好檔案的保管工作，保護(hù)檔案的安全，延長(zhǎng)檔案的壽命。具有永久和長(zhǎng)期保存的檔案，如有破損或字跡模糊，應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制，并在備考表上注明。各部門、項(xiàng)目部有責(zé)任將所屬文書(shū)統(tǒng)一按照檔案管理的相關(guān)要求進(jìn)行保管，按期整理并提交檔案管理部門；（二）檔案庫(kù)房是保存企業(yè)機(jī)密的重地，必須設(shè)在安全地點(diǎn)，結(jié)構(gòu)堅(jiān)固，室內(nèi)保持適當(dāng)?shù)臏囟群拖鄬?duì)的濕度（溫度一般為1424，相對(duì)濕度為4560），有防火、防盜等“八防”設(shè)施和措施。檔案庫(kù)房應(yīng)有專人負(fù)責(zé)管理，實(shí)行定期檢查和清點(diǎn)制度，并做好平時(shí)記錄。第三十六條 檔案工作人員調(diào)動(dòng)時(shí)，必須在離職前將所管理的檔案數(shù)量和狀況交待清楚后辦理交接手續(xù)。第三十七條 文書(shū)檔案的統(tǒng)計(jì)：檔案統(tǒng)計(jì)工作是檔案管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，分公司檔案管理部門必須建立登記和統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用、鑒定、銷毀及編研開(kāi)發(fā)等情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。年末需編制、填寫(xiě)本企業(yè)文書(shū)檔案年度統(tǒng)計(jì)表和歷年統(tǒng)計(jì)表，對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)字必須認(rèn)真核實(shí)，并按規(guī)定向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)表。第八章 檔案的利用第三十八條 檔案工作人員應(yīng)了解本企業(yè)的歷史和業(yè)務(wù)，熟悉所保管的檔案情況，主動(dòng)開(kāi)展檔案利用工作，編制檢索工具，如案卷目錄、歸檔文件目錄、全宗介紹等，提高查找效率；應(yīng)協(xié)同有關(guān)部門，編制組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記、文件匯編、專題資料、專題目錄等資料，為分公司各項(xiàng)工作服務(wù)。第三十九條 檔案管理部門應(yīng)根據(jù)上級(jí)有關(guān)規(guī)定和分公司檔案的具體情況，制定檔案查閱、摘抄、復(fù)制等制度、辦法，嚴(yán)格借閱手續(xù)，處理好保密和利用的關(guān)系。第四十條 絕密檔案，調(diào)閱部門必須指定專人借閱，持有介紹信，說(shuō)明借閱理由，經(jīng)本企業(yè)主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。第四十一條 調(diào)閱本部門檔案，可持有效證件借閱；調(diào)閱其他部門檔案，需經(jīng)主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。黨委、紀(jì)委形成的檔案，除形成檔案的部門利用外，其他單位、部門借閱時(shí)必須持單位介紹信，經(jīng)形成檔案部門的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。第四十二條 借閱檔案資料，一般只限在檔案調(diào)閱室或辦公室查閱，如有特殊情況需要借出時(shí)，須經(jīng)主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理借出手續(xù)，借出的檔案不準(zhǔn)帶至辦公場(chǎng)地以外的地點(diǎn)和公共場(chǎng)所，不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱。第九章 檔案的鑒定和銷毀第四十三條 鑒定檔案要用歷史的、全面的、發(fā)展的觀點(diǎn)，正確分析和鑒別檔案的價(jià)值，準(zhǔn)確劃分檔案的保管期限：（一）鑒定某一部分檔案時(shí)，應(yīng)以檔案部門為主，由形成部門人員參加，組成鑒定小組；全面鑒定時(shí)，應(yīng)成立專門鑒定委員會(huì)；（二）鑒定人員要按照文書(shū)檔案保管期限表，對(duì)檔案進(jìn)行直接、具體地審閱，把握文件所記述、說(shuō)明的事情、事件、問(wèn)題的真實(shí)性，文件作者、名稱的可靠程度，產(chǎn)生時(shí)間、外形情況以及全宗內(nèi)檔案完整程度，進(jìn)行綜合分析，不能簡(jiǎn)單地根據(jù)檔案的目錄、文件的標(biāo)題來(lái)劃定保管期限；（三）鑒定工作要堅(jiān)持保存從寬、銷毀從嚴(yán)，孤本從嚴(yán)、復(fù)本從寬的原則;（四）鑒定工作要做到存、毀恰當(dāng)，手續(xù)清楚。凡是經(jīng)過(guò)變動(dòng)的案卷或文件，都應(yīng)將剔出文件的內(nèi)容、鑒定時(shí)間、經(jīng)手人姓名等，在盒內(nèi)備考表上如實(shí)注明。第四十四條 對(duì)已經(jīng)超過(guò)保管期限的文書(shū)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀：（一）對(duì)改變保管期限繼續(xù)留存的檔案，要編造目錄，插入相應(yīng)的年度；（二）對(duì)確無(wú)保管價(jià)值的需要銷毀的檔案，寫(xiě)出鑒定工作報(bào)告，編造銷毀清冊(cè)和銷毀目錄，經(jīng)形成檔案的部門復(fù)審后，報(bào)請(qǐng)檔案形成部門的分管領(lǐng)導(dǎo)審批銷毀；（三）銷毀檔案時(shí)要有兩人以上進(jìn)行監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字；（四）鑒定工作結(jié)束后，要將鑒定工作報(bào)告、銷毀清冊(cè)、目錄等，列入當(dāng)年的檔案內(nèi)長(zhǎng)期保存。第十章 檔案的移交第四十五條 分公司的檔案不得任意分散、轉(zhuǎn)移和銷毀。每年上半年內(nèi)，文書(shū)檔案形成部門必須按時(shí)向分公司檔案管理部門移交上一年度形成的全部檔案。由移交部門填寫(xiě)歸檔文件移交清冊(cè)、歸檔文件目錄一式兩份，交接雙方蓋章和經(jīng)辦人簽字后各存一份。第四十六條 臨時(shí)機(jī)構(gòu)（如工程指揮部、項(xiàng)目經(jīng)理部、辦事處等）和駐外機(jī)構(gòu)所形成的檔案，在機(jī)構(gòu)撤消后必須指定專人進(jìn)行整理，按隸屬關(guān)系向分公司檔案管理部門移交。第四十七條 企業(yè)或機(jī)構(gòu)在撤銷、合并以及名稱變更或者發(fā)生其它重大事項(xiàng)變動(dòng)時(shí)，其檔案材料應(yīng)由原企業(yè)按規(guī)定整理。如撤銷，應(yīng)向上一級(jí)檔案管理部門移交；如合并，應(yīng)向上一級(jí)檔案管理部門指定的企業(yè)移交。第十一章 附則第四十八條 本實(shí)施細(xì)則由綜合部負(fù)責(zé)解釋。第四十九條 本實(shí)施細(xì)則自印發(fā)之日起執(zhí)行。附件：1.文件材料歸檔范圍 2.文書(shū)檔案保管期限表 3.分公司檔案全宗號(hào)表 4.歸檔章式樣 5.歸檔文件目錄式樣 6.歸檔文件目錄封面式樣 7.歸檔文件目錄索引式樣 8.檔案盒封面式樣 9.檔案盒盒脊編號(hào)式樣1 10.檔案盒盒脊編號(hào)式樣2 11.歸檔文件移交式樣 12.備考表式樣 13.文書(shū)檔案管理流程圖附件1文件材料歸檔范圍一、黨群工作形成的文件材料（一）黨務(wù)綜合性工作、黨員代表大會(huì)或黨組織其他有關(guān)會(huì)議。（二）黨組織建設(shè)、黨員和干部管理、黨紀(jì)監(jiān)察工作、重要政治活動(dòng)或事件。（三）宣傳及思想政治工作、企業(yè)文化和精神文明建設(shè)、統(tǒng)戰(zhàn)工作。（四）職工代表大會(huì)、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作、女工工作。（五）專業(yè)學(xué)會(huì)、協(xié)會(huì)工作，群眾團(tuán)體活動(dòng)。二、行政管理工作形成的文件材料（一）企業(yè)籌備期的可行性研究、申請(qǐng)、批準(zhǔn)，企業(yè)章程。（二）企業(yè)治理結(jié)構(gòu)（包括董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)和經(jīng)理層，下同）構(gòu)成及變更，企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)及變更。（三）企業(yè)董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)和經(jīng)理層的活動(dòng)。（四）綜合性行政事務(wù)，企業(yè)事務(wù)公開(kāi)，文秘、機(jī)要、保密、信訪工作，印鑒的管理。（五）法律事務(wù)，紀(jì)檢監(jiān)察，公證工作。（六）審計(jì)工作。（七）職工人事管理，勞動(dòng)合同管理，勞動(dòng)工資和社會(huì)保險(xiǎn)，職務(wù)任免，職稱評(píng)聘。（八）職工教育與培訓(xùn)工作。（九）醫(yī)療衛(wèi)生工作。（十）后勤福利，住房管理。（十一）公安保衛(wèi)，綜合治理，防范自然災(zāi)害。（十二）外事工作。三、經(jīng)營(yíng)管理工作形成的文件材料（一）企業(yè)改革，經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略決策。（二）計(jì)劃管理，責(zé)任制管理，各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，企業(yè)綜合性統(tǒng)計(jì)分析。（三）資產(chǎn)管理，房地產(chǎn)管理，資本運(yùn)作，對(duì)外投資，股權(quán)管理，多種經(jīng)營(yíng)管理，產(chǎn)權(quán)變動(dòng)，清產(chǎn)核資。（四）屬企業(yè)所有的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密及其管理。（五）企業(yè)信用管理，形象宣傳。（六）商務(wù)合同正本及與合同有關(guān)的補(bǔ)充材料，有關(guān)調(diào)查等。（七）財(cái)務(wù)管理，資金管理，成本價(jià)格管理，會(huì)計(jì)管理。（八）物資采購(gòu)、保存、供應(yīng)和流通。（九）經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)管理，服務(wù)質(zhì)量管理。（十）境外項(xiàng)目管理。（十一）招投標(biāo)項(xiàng)目管理。四、生產(chǎn)技術(shù)管理工作形成的文件材料（一）生產(chǎn)準(zhǔn)備、生產(chǎn)組織、調(diào)度工作。（二）質(zhì)量管理，質(zhì)量檢測(cè)和質(zhì)量控制工作。（三）能源管理。（四）企業(yè)管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，科技管理。（五）生產(chǎn)安全，消防工作，交通管理。（六）環(huán)境保護(hù)、檢測(cè)與控制。（七）計(jì)量工作。（八）標(biāo)準(zhǔn)化工作。（九）檔案、圖書(shū)、情報(bào)工作。五、產(chǎn)品生產(chǎn)或業(yè)務(wù)開(kāi)發(fā)工作形成的文件材料A 工業(yè)企業(yè)（一）產(chǎn)品的市場(chǎng)調(diào)研、立項(xiàng)論證、設(shè)計(jì)。（二）產(chǎn)品的工藝、工裝、試制、加工制造。（三）產(chǎn)品的檢驗(yàn)、包裝。（四）產(chǎn)品的銷售與售后服務(wù)。（五）產(chǎn)品鑒定、評(píng)優(yōu)。（六）產(chǎn)品質(zhì)量事故分析及處理。B 非工業(yè)企業(yè)（一）業(yè)務(wù)項(xiàng)目的研發(fā)與形成。（二）業(yè)務(wù)項(xiàng)目的經(jīng)營(yíng)（三）業(yè)務(wù)項(xiàng)目的保障與監(jiān)督。六、科學(xué)技術(shù)研究工作形成的文件材料（一）科研項(xiàng)目的調(diào)研、申報(bào)立項(xiàng)。（二）科研項(xiàng)目的研究、實(shí)驗(yàn)。（三）科研項(xiàng)目的總結(jié)、鑒定。（四）科研項(xiàng)目的報(bào)獎(jiǎng)、推廣應(yīng)用。七、職工個(gè)人管理形成的文件材料（一）職工（包括離退休職工、死亡職工）的履歷材料。（二）職工的鑒定、考核。（三）職工的專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘。（四）職工的獎(jiǎng)勵(lì)與處分。（五）職工的工資、保險(xiǎn)、福利待遇等。（六）職工的培訓(xùn)與崗位技能評(píng)定等。（七）其他記載個(gè)人重要社會(huì)活動(dòng)的文件材料。八、其他對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的文件材料。附件2文書(shū)檔案保管期限表順號(hào)條款名稱保管期限一會(huì)議文件（一）本企業(yè)黨政工團(tuán)紀(jì)召開(kāi)的代表大會(huì)、工作會(huì)議的文件材料1通知、名單、議程、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話、選舉結(jié)果、討論通過(guò)的文件、決議、紀(jì)要、主席團(tuán)會(huì)議記錄、簡(jiǎn)報(bào)等永久2大會(huì)發(fā)言、提案、賀信、賀電、重要的照片、錄音（像）帶長(zhǎng)期3一般簡(jiǎn)報(bào)、參考文件、小組記錄、會(huì)議服務(wù)的計(jì)劃、總結(jié)短期（二）本公司議事機(jī)構(gòu)（董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、理事會(huì)以及分公司總經(jīng)理辦公會(huì)）會(huì)議記錄、紀(jì)要、決定永久（三）本企業(yè)黨委、行政領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議文件材料，如黨委會(huì)、全委會(huì)、常委會(huì)、擴(kuò)大會(huì)，總經(jīng)理辦公會(huì)，黨政聯(lián)席會(huì)議的決議、決定、記錄、紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)人講話、討論通過(guò)的文件永久（四）本企業(yè)紀(jì)委、工會(huì)、團(tuán)委的會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議事項(xiàng)長(zhǎng)期（五）本企業(yè)專業(yè)會(huì)議、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)講話、重要發(fā)言稿、經(jīng)驗(yàn)交流材料長(zhǎng)期（六）電話會(huì)、小型座談會(huì)議記錄、文件材料短期（七）參加上級(jí)機(jī)關(guān)會(huì)議帶回的文件材料長(zhǎng)期1重要的、需要貫徹執(zhí)行的長(zhǎng)期2一般的短期二上級(jí)機(jī)關(guān)和本企業(yè)頒發(fā)的決議、決定、規(guī)定、指示、命令、通知、批復(fù)、請(qǐng)示、批復(fù)等文件材料（一）上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的1直屬上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的、屬本企業(yè)主管業(yè)務(wù)的、非直屬上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的針對(duì)本企業(yè)主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的重要的文件材料永久2直屬上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬本企業(yè)主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的一般文件材料長(zhǎng)期3代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用的重要文件最后草稿長(zhǎng)期4其他需要執(zhí)行的文件材料短期（二）本企業(yè)制發(fā)的1方針、政策法規(guī)性的、反映主要職能活動(dòng)的、重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的永久2一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的、在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)要查考利用的長(zhǎng)期3事務(wù)性有參考價(jià)值的短期（三）本企業(yè)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、下屬企業(yè)的請(qǐng)示與本企業(yè)的批復(fù)1方針政策性的、重要問(wèn)題的永久2一般事務(wù)性問(wèn)題長(zhǎng)期（四）同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的1方針政策性的、重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的長(zhǎng)期2一般性的、非本企業(yè)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的短期三計(jì)劃、規(guī)劃文件（一）上級(jí)機(jī)關(guān)編制下達(dá)的長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)劃、年度計(jì)劃、控制數(shù)字長(zhǎng)期（二）本企業(yè)編制的1年度以上的永久2季度以下的長(zhǎng)期四總結(jié)、報(bào)告、調(diào)查研究等文件材料（一）本企業(yè)的1年度及年度以上的黨、政工作總結(jié)，調(diào)研工作中形成的典型、系統(tǒng)的重要文件材料永久2主要職能活動(dòng)年度以上的總結(jié)、專題總結(jié)，各種普查工作、質(zhì)量體系認(rèn)證中形成的綜合成果、專題成果、方案、總結(jié)、報(bào)告、質(zhì)量手冊(cè)長(zhǎng)期3一般性的報(bào)告、調(diào)研材料、程序文件、質(zhì)量記錄短期五統(tǒng)計(jì)報(bào)表（一）本企業(yè)編制和匯總的1年度以上的以及一次性重要調(diào)查統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)材料永久2半年以下的長(zhǎng)期3季度以下的短期六組織機(jī)構(gòu)、人員編制文件材料（一）本企業(yè)組織機(jī)構(gòu)成立、撤消、合并、更改名稱、組織簡(jiǎn)則、工作條例、人員編制、啟用印信文件材料永久七本企業(yè)員工的錄用、任免、晉級(jí)、調(diào)轉(zhuǎn)、獎(jiǎng)懲等文件材料（一）錄用、任免、定職、定級(jí)、調(diào)資、職稱評(píng)聘、調(diào)轉(zhuǎn)、撫恤、死亡等文件材料1上級(jí)機(jī)關(guān)管理、批準(zhǔn)的永久2本企業(yè)管理、批準(zhǔn)的長(zhǎng)期（二）員工（干部、工人）名冊(cè)永久（三）組織關(guān)系介紹性存根短期（四）重大發(fā)明創(chuàng)造、有重大功績(jī)的獎(jiǎng)勵(lì)文件材料1省、部級(jí)及以上的永久2地、市級(jí)及以下的長(zhǎng)期3本企業(yè)管理、批準(zhǔn)的長(zhǎng)期（五）對(duì)有關(guān)人員的處分材料1影響大、問(wèn)題嚴(yán)重的永久2一般的八各種事故形成的文件材料（一）有重大經(jīng)濟(jì)損失和政治影響的重大、大事故永久（二）重大事故、惡性事故長(zhǎng)期（三）大事故短期九紀(jì)檢、監(jiān)察、審計(jì)工作中形成的文件材料（一）上級(jí)機(jī)關(guān)管理、批準(zhǔn)的永久（二）本企業(yè)管理、批準(zhǔn)的長(zhǎng)期十編輯的并反映主要職能活動(dòng)的出版物定稿和樣本（一）本企業(yè)編輯的史、志、年簽、組織