商務(wù)交流(一)-書(shū)面交流文書(shū)格式.ppt

商務(wù)交流,授課老師： 曹悅,授課班級(jí)：旅英Z131,聯(lián)系方式郵 箱：,Lecture 3,Review: Lecture 2,案例,公司為了獎(jiǎng)勵(lì)市場(chǎng)部的員工，制定了一項(xiàng)海南旅游計(jì)劃，名額限定為10人?？墒?3名員工都想去，部門(mén)經(jīng)理需要再向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)3個(gè)名額，如果你是部門(mén)經(jīng)理，你會(huì)如何與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)溝通呢？,部門(mén)經(jīng)理向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)：“朱總，我們部門(mén)13個(gè)人都想去海南，可只有10個(gè)名額，剩余的3個(gè)人會(huì)有意見(jiàn)，能不能再給3個(gè)名額？” 朱總說(shuō)：“篩選一下不就完了嗎？公司能拿出10個(gè)名額就花費(fèi)不少了，你們?cè)趺床欢酁楣究紤]？你們呀，就是得寸進(jìn)尺，不讓你們?nèi)ヂ糜尉秃昧?，誰(shuí)也沒(méi)意見(jiàn)。我看這樣吧，你們3個(gè)做部門(mén)經(jīng)理的，姿態(tài)高一點(diǎn)，明年再去，這不就解決了嗎？”,交流失敗原因 只顧表達(dá)自己的意志和愿望，忽視對(duì)方的表象及心理反應(yīng)。 切不可以自我為中心，更忌諱出言不遜，不尊重對(duì)方。, (海量營(yíng)銷管理培訓(xùn)資料下載),正確的交流方法,同樣的情況下，去找朱總之前用異位思考法，樹(shù)立一個(gè)溝通低姿態(tài)，站在公司的角度上考慮一下公司的緣由，遵守溝通規(guī)則，做好與朱總平等對(duì)話，為公司解決此問(wèn)題的心理準(zhǔn)備。 部門(mén)經(jīng)理：“朱總，大家今天聽(tīng)說(shuō)去旅游，非常高興，非常感興趣。覺(jué)得公司越來(lái)越重視員工了。領(lǐng)導(dǎo)不忘員工，真是讓員工感動(dòng)。朱總，這事是你們突然給大家的驚喜，不知當(dāng)時(shí)你們?nèi)绾蜗氤龃嗣钜獾模俊?朱總：“真的是想給大家一個(gè)驚喜，這一年公司效益不錯(cuò)，是大家的功勞，考慮到大家辛苦一年。年終了，第一，是該輕松輕松了；第二，放松后，才能更好的工作；第三，是增加公司的凝聚力。大家要高興，我們的目的就達(dá)到了，就是讓大家高興的?！?部門(mén)經(jīng)理：“也許是計(jì)劃太好了，大家都在爭(zhēng)這10個(gè)名額?！?朱總：“當(dāng)時(shí)決定10個(gè)名額是因?yàn)橛X(jué)得你們部門(mén)有幾個(gè)人工作不夠積極。你們?cè)u(píng)選一下，不夠格的就不安排了，就算是對(duì)他們的一個(gè)提醒吧。” 部門(mén)經(jīng)理：“其實(shí)我也同意領(lǐng)導(dǎo)的想法，有幾個(gè)人的態(tài)度與其他人比起來(lái)是不夠積極，不過(guò)他們可能有一些生活中的原因，這與我們部門(mén)經(jīng)理對(duì)他們?nèi)狈α私?，沒(méi)有及時(shí)調(diào)整都有關(guān)系。責(zé)任在我，如果不讓他們?nèi)?，?duì)他們打擊會(huì)不會(huì)太大？如果這種消極因素傳播開(kāi)來(lái)，影響不好吧。公司花了這么多錢(qián)，要是因?yàn)檫@3個(gè)名額降低了效果太可惜了。 我知道公司每一筆開(kāi)支都要精打細(xì)算。如果公司能拿出3個(gè)名額的費(fèi)用，讓他們有所感悟，促進(jìn)他們來(lái)年改進(jìn)。那么他們多給公司帶來(lái)的利益要遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于這部分支出的費(fèi)用，不知道我說(shuō)的有沒(méi)有道理，公司如果能再考慮一下，讓他們?nèi)?，我?huì)盡力與其他兩位部門(mén)經(jīng)理溝通好，在這次旅途中每個(gè)人帶一個(gè)，幫助他們放下包袱，樹(shù)立有益公司的積極工作態(tài)度，朱總您能不能考慮一下我的建議。”,Chapter 1,1.3 Formats for letters, memos, and e-mail messages - 信函、備忘錄、電子郵件格式,Printed stationery 印制的信箋,Letterhead Logo of your company Name of your company Mailing address & postal code Method of contact: telephone, fax, and e-mail Internet address Registration number or office address,Example,Prentice Hall Financial Times Prentice Hall Edinburgh Gate 徽標(biāo) Harlow, Essex 公司名稱 CM 20 2JE UNITED KINGDOM 地址,Mobile Phone specialists Tel +44 114 2871122 Fax +44 114 2871123 Email TurnerCommintl.uk www.pearsoned.co.uk 聯(lián)系方式,FT,Example,Task1.1,Design a Letterhead for our university printed stationery.,Indented Format: 縮行式,Full Block Format: 齊頭式,Elements of Business Letters and Their Positions in the Letter:,ST/PJ -檔號(hào)(作者/打字員姓名的首寫(xiě)字母，有時(shí)為歸檔編號(hào)) 12Novermber 2009 日期(日/月/年或月/日/年) Mr. Alan Hill General Manager 信內(nèi)地址(姓名、頭銜、公司名稱 Long Printing Co Ltd 公司地址、郵政編碼。給國(guó)外寫(xiě) 34 Wood Lane 信時(shí)要上方標(biāo)明是航空郵AIRMAIL London 中間空一行 WC1 8TJ 空兩行 Dear Mr. Hill Salutation稱呼語(yǔ) 空一行 SUBJECT LINE標(biāo)題（標(biāo)示信函主題）,Body -the main text 信函正文 空兩行 Yours sincerely Complimentary close結(jié)尾客套語(yǔ) 空四-五行（簽名） SHIRLY TAYLOR (發(fā)件人姓名) Training Specialist 發(fā)件人頭銜或部門(mén) 空兩行 Enc Enclosure附件 空一行 Copies -如有副本抄送他人，要標(biāo)注（如抄送者不止一人，則按姓氏字母排序）,1. Letterhead 2. Reference Number 3. Inside Address 4. Subject Line 5. Salutation 6. Opening Sentence 7. Body (Main Text),Continuation Pages,Information on the continuation pages: page number 頁(yè)碼 Reference 檔號(hào) date 日期 name of addressee 收件人姓名 Rules for the continuation pages: There should be at least 3 to 4 lines break between the addressee name and the main text At least 3 to 4 lines of main text on the new page New page and new paragraph,Task1.2,Describe the layout of a formal business letter to your partner.,Parts of A Business Letter,Reference 檔號(hào) CY/SX CY/sx Date 日期 日/月/年 或 月/日/年 Inside address 信內(nèi)地址(指收件人地址) Salutation稱呼語(yǔ) Heading 標(biāo)題 Body 正文 Complimentary close 信尾客套語(yǔ) Signature 簽名 Name of sender and designation 發(fā)件人姓名與頭銜 Enclosures 附件 Copies副本,Practice: Link the definitions 1-7 with the parts of a business letter a-g.,A. body B. complimentary close C. inside address D. letterhead E. salutation F. signature block G. subject line 1. A companys name, address etc. printed at the top of a letter. 2. information on what the letter is about. 3. The addressees full address. 4. The polite expression that finishes a business letter. 5. The text of a business letter. 6. The polite expression that begins a business letter. 7. The writers company, signature, name and position at the end of a business letter.,Practice: Link the definitions 1-7 with the parts of a business letter a-g.,1. D 2. G 3. C 4. B 5. A 6. E 7. F,Memos 備忘錄,Purpose: Providing information Asking for information Notifying others the decision has been made Asking others to take an action or make a decision,Memos Format,MEMORANDUM 強(qiáng)調(diào)“備忘錄”一詞 To - 添加收件人的姓名頭銜 From - 添加發(fā)件人姓名頭銜 Ref - 檔號(hào) Date 簽發(fā)日期 Heading 不需要稱呼語(yǔ), 用標(biāo)題說(shuō)明主題,大寫(xiě) Main text - 正文 (應(yīng)按內(nèi)容分成段落) 空出簽字空間(前面不需要結(jié)尾客套語(yǔ)) Enc Copy,Fax Messages 傳真電文,(Printed Stationary) FAX MESSAGE 強(qiáng)調(diào)“傳真電文”一詞 To Company Fax Number From Ref Date Number of Pages (Including this page) Salutation 根據(jù)情況選擇加稱呼語(yǔ) Heading 標(biāo)題說(shuō)明電文主題 Main text 正文與信函類似,結(jié)尾不需要客套語(yǔ) 簽名,Punctuation Styles,Open punctuation: no colon after the salutation and no comma after the complimentary close Mixed punctuation: a colon after the salutation and a comma after the complimentary close (more popular),Examples,Date 25 September 2005/September 25, 2005 Names and addresses Mr G P Ashe不用句號(hào)/Mr. Ashe 212 Holland Avenue 地址行末不用逗號(hào) Salutation Dear Mark 不用逗號(hào)/Dear Mark:/Dear Mark, Complimentary close Yours sincerely不用逗號(hào)/Yours sincerely, Abbreviations 縮略語(yǔ) Mr/Mr. Dr/Dr. IBM PS eg am Times and Numbers 時(shí)間與數(shù)字 9.30 am 0950/ten to ten am 1400/2 pm,E-mail 電子郵件,The Weakest Links in Your E-mail 電子郵件中的最薄弱環(huán)節(jié),Vague subject line模糊的主題行 SMART- Specific(具體明確) Meaningful(有意義) Appropriate(恰當(dāng)) Relevant(相關(guān)) Thoughtful(關(guān)切) Subject line tells your addressee when to read your e-mail.,Tip,No greeting and no complimentary close沒(méi)有問(wèn)候語(yǔ)和結(jié)束語(yǔ) Poor formatting糟糕的格式 only one paragraph Hunting for the response 難以答復(fù) Unfriendly tone 不友好的語(yǔ)氣 CC to the whole world 抄送給全世界的人 Bad grammar, spelling and punctuation Just plain SLOPPY 僅僅由于馬虎草率 proof read before you click the button,Language and tone in your e-mail writing電子郵件的語(yǔ)言和語(yǔ)氣,Use modern terminology Colloquial terms: like making telephone call with your custo