管理人員技巧發(fā)展課程之基礎(chǔ)管理技巧

管理人員技巧發(fā)展課程之基礎(chǔ)管理技巧本課程提供給每一位管理人員一個有效的管理模式，透過理論加上實地示范，使每位學(xué)員均可了解自己的管理潛能及發(fā)展目標。本課程采用交互式教學(xué)，學(xué)員的積極投入會對課程的效果成正比。完成本課程后，你應(yīng)該能學(xué)習(xí)怎樣：1. 促進與你下屬的關(guān)系2. 提高你隊伍的工作效益3. 提高你個人的工作效益4. 減少工作壓力5. 提升個人的管理技巧本課程并非一般培訓(xùn)課程，它是一個需要你積極參與及分享的工作坊，你的投入會使你更早成長為一個有效的管理人員。課前練習(xí)為了更清楚使你明白你于公司的角色，請用五分鐘填寫下面的問題：-1. 請列明你的部門或隊伍于公司行政架構(gòu)上的位置。2. 請講述公司的目標及理念。（為何我們會在互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)？）3. 請講述你部門或隊伍的目標及發(fā)展方向。（為何會有你部門或隊伍的成立？）4. 請寫出你的直屬隊伍的目標及發(fā)展方（和公司發(fā)展目標有何聯(lián)系？） 監(jiān)督與非監(jiān)督請在下列圈出你認為最能闡述你現(xiàn)在執(zhí)行的任務(wù)。監(jiān)督非監(jiān)督1表現(xiàn)考評要基于怎樣安排其它人完成任務(wù)1你有個人的目標要完成，表現(xiàn)考評完全在于自己表現(xiàn)2重視現(xiàn)在、計劃將來，訂下長期目標及重點，抱有的發(fā)展方向與公司相同2最重要完成目前訂下的工作目標，按公司的要求完成任務(wù)3需具備包括計劃、放權(quán)、監(jiān)管及提高士氣的管理知識，技術(shù)知識是其次3需具備很多技術(shù)/專業(yè)知識去完成指派的任務(wù)4能決定怎樣去操作4聽從他人要求去操作5須向多方面負責5只須向你上司/老板負責6須考慮他人的意見6只按自己的方式做事7對人事相處較多興趣7對技術(shù)知識較多興趣8通過他人完成任務(wù)8自己完成任務(wù)9須同時處理很多問題9每次須要一個一個問題去解決，因這樣較易看清問題10很多時間都被他人占用10自己的時間是屬于自己的11對周遭環(huán)境保持高度清醒11對上司反應(yīng)保持高度清醒12重視溝通及放權(quán)12重視工作13為自己及同事訂立目標13他人為你訂立目標工作坊練習(xí)一請于下列圈出適當答案1大部份管理人員都缺乏時間做有效計劃同意 / 不同意2金錢對于大部份員工來說都是唯一較有效的推動力同意 / 不同意3為屬員解決問題是作為管理人員的其中一項重要責任同意 / 不同意4若上司對下屬有信心，一般的工作效益都會較高同意 / 不同意5上司應(yīng)以要求而非命令式的態(tài)度給予指引同意 / 不同意6管理者的影響力只取決于他的職權(quán)同意 / 不同意7工作監(jiān)管的作用是讓管理者知道一切是否按計劃進行同意 / 不同意8若你有一件重要的事要完成，最佳方法就是自己去完成它同意 / 不同意9作為上司來說，改善下屬的態(tài)度最非常重要的同意 / 不同意10大多數(shù)屬員對于能參與決策及解決問題的機會都認為是有效的工作動力同意 / 不同意工作坊練習(xí)二作為管理人員，試從管理循環(huán)的計劃、組織、指導(dǎo)及監(jiān)察四方面，建議你如何能改善你的部門、工作組別、或者你個人的管理效率。請在每一步驟（行動）中包括以下：-1) 你想完成什么？ 或你想怎樣不同的處理？2) 在何時完成？3) 具體行動計劃步驟以達到目標計劃你想完成什么 / 怎樣不同的處理（包括期限）：具體行動步驟：組織你想完成什么 / 怎樣不同的處理（包括期限）：具體行動步驟：指導(dǎo)你想完成什么 / 怎樣不同的處理（包括期限）：具體行動步驟：監(jiān)察你想完成什么 / 怎樣不同的處理（包括期限）：具體行動步驟：基礎(chǔ)管理技巧有很多管理人員都是從基層提升，他們于原來的工作發(fā)揮了個人的技能，對每項工作都非常了解，因此變成了管理人員。但是工作上的技術(shù)知識并不足以使人們變得全面，尤其是現(xiàn)代的管理人員須具備有草擬計劃、設(shè)立目標、訂立時限、管理預(yù)算、監(jiān)督、表現(xiàn)評估、組織及指導(dǎo)、培訓(xùn)及輔導(dǎo)、訂立規(guī)章、改善服務(wù)、減少損耗、決策及解決問題等等的能力。以上的技能和其它人員有關(guān)，因此人員管理技巧非常重要?，F(xiàn)時大部份的管理人員都是透過觀察別人（尤其是他們的上司）來學(xué)習(xí)管理技巧，因此結(jié)果良莠不齊。本課程將介紹的技術(shù)為一普及性基礎(chǔ)管理技巧，共有四項：-1) 維護屬員自尊2) 要點對事不對人3) 鼓勵屬員積極參與4) 聆聽有助激勵維護屬員自尊維護屬員自尊是有效管理的最基本原理。大多數(shù)人的內(nèi)心深處都希望得到別人尊重，若因任何事件損害了個人自尊，這不但損害了雙方關(guān)系，還會直接影響工作表現(xiàn)。有效的管理人員懂得如何維護甚至提高屬員的自尊，他們會將屬員的自信建立于屬員的自我能力上，在透過目標計劃、給予任務(wù)、表現(xiàn)評估、權(quán)力下放以至執(zhí)行訓(xùn)令時不斷維護屬員的自尊，從而達到管理的效益。工作坊練習(xí)三請在下列十項被認為可推動屬員做好工作的條件中，從1到10排列他們的重要性，1為最重要。一.（ ）良好工作環(huán)境二.（ ）良好工資三.（ ）于個人問題上得到同情及幫助四.（ ）公平制度五.（ ）有趣的工作六.（）感覺為隊中的一份子七.（）工作的安全感八.（）工作表現(xiàn)被欣賞九.（）對公司的忠誠度十.（）晉升及成長的機會工作坊練習(xí)四請在下列的對話中，在你認為可維護屬員自尊的對話旁打（P），在損害屬員自尊的對話旁打（O），在中立的對話旁留空（ ）。（）1.你的想法也有道理。（）2.我真不明白以你那么多年的經(jīng)驗也會有此做法。（）3.你看，你已多次嘗試但也無法成功。（）4.你認為我們可怎樣處理這事？（）5.這個月你已是第三次遲到了。（）6.先喝杯咖啡吧?（）7.對不起，我之前對這事不太在意。（）8.為什么你認為這方法可行？（）9.如果你每事都動點腦筋，你可以做得更好。（）10.已過了兩星期，為什么任務(wù)還未完成？要點對事不對人要點對事不對人，針對屬員行為而并非他們的態(tài)度或個人性格是另一個有效管理基本原則。這技巧說來易行難，因為我們很容易把注意力放在別人的態(tài)度及個性上，對他人的態(tài)度或個性會經(jīng)常有不同的評語：例如這個人很友善、那個人很沒禮貌、這位同事很熱情、那位就很傲慢、這個很積極、那個很另類。當我們有了這些評語后，便很自然的加進屬員的行為表現(xiàn)上，因此即使我們沒親眼看到，也會認為屬員是按他們的態(tài)度或性格處事的。因此，我們必須劃分什么是我們看到的，什么是我們認為的。每個人都能夠分別作出主觀及客觀的評語，但有效的管理是講求客觀、有理據(jù)及可追蹤的評語，若管理人員是針對屬員行為，因為有事實根據(jù)，就可避免處理問題時的人為壓力，這樣才可真正的做到對事不對人。工作坊練習(xí)五下列是一些對屬員的評語，請在形容個人態(tài)度或性格旁填上（A），在形容個人行為的評語旁填上（B）。（）1.他很喜歡他的現(xiàn)任上司（）2.她厭惡她現(xiàn)在的工作（）3.處理一個客戶申請（）4.每分鐘可打120字（）5.他是個非常有效率的會計助理（）6.這個月已是他第三次遲到了（）7.每月5單已是他的極限（）8.上月完成10單客戶（）9.有一把吵耳的聲音（）10.勤奮工作工作坊練習(xí)六下列是一些屬員表現(xiàn)的評語，請在一般的評語旁填上（G），在詳細的評語旁填上（S）。（）1.小王是個行政助理（）2.小勤上個月一共拿下12張單（）3.老李工作開始有點散漫（）4.當小君的經(jīng)理詢問她沒上班的原因時，她的態(tài)度非常惡劣（）5.每當小陳見到客戶時，他都必定報以笑容（）6.每當小黃和同事一起時，她都非常合作（）7.小聰明是我部門保持平均出勤率最高的員工（）8.老華是這里最出色的技術(shù)員工作坊練習(xí)七下列是一些問題屬員的表現(xiàn)評語，請重寫現(xiàn)有評語并修改成為清晰的行為表現(xiàn)評語。1. 小陳遞交的銷售報告做的不好 2. 作為商務(wù)代表，她的缺點在于不懂跟客戶溝通 3. 他這個月已多次無故遲到及早退，絕對不能接受 4. 他的問題是永遠不聽別人意見 鼓勵屬員積極參與鼓勵屬員積極參與是有效管理原則的第三點，有很多管理人員覺得此技巧難以掌握，因為他們本身對于部門/企業(yè)運作已很熟悉，他們會認為若要花時間安排其它人完成一個任務(wù)或決策，還倒不如按自己的方式去完成，因為自己永遠都對事件的有更透切的了解包括應(yīng)做什么、怎樣做、何時做等等，會相對比由他人完成的更為有保證。要提倡此管理技巧也有一定的問題，其中之一就是有很多現(xiàn)實的環(huán)境根本不能允許屬員參與意見；還有就是若每事都要求屬員參與，有機會影響處理事件的效率。管理的原則就是通過他人來把任務(wù)完成，只要屬員有感到是決策的一份子，他們才會有動力把事情做好，這樣作為管理人員才會有更多時間真正做管理。工作坊練習(xí)八下列有八項管理行為，請在能鼓勵屬員積極參與的行為旁填上（P）。（）1.與屬員分享信息（）2.為屬員解決問題（）3.認可屬員對部門/公司的貢獻（）4.給予屬員一個項目去跟進（）5.讓屬員參與決策（）6.提問屬員對解決問題的意見（）7.告訴屬員應(yīng)怎樣直接處理（）8.要求屬員幫忙聆聽有助激勵聆聽有助激勵是第四項有效管理原則。作為一個管理人員，若不懂得怎樣去聆聽，前面所提及的技巧均不能運用。細心聆聽是一項極為復(fù)雜的技巧，在下一個課程我們會更深入的了解，在這里我們的目的只在使人家明白聆聽對激勵屬員的直接影響力。包括：-1) 注意力若你不能集中對講話者的注意力，你就無法有效地聆聽。因此適當時間應(yīng)點頭或輕聲說”唔”以示你對對方的尊重及注意。2) 留心你必須留心講話者的說話內(nèi)容及身體語言，然后才作出相應(yīng)行動。3) 反映當你在對方講完他的要點后立即反映他的論點，對方就會了解你是真的明白他的意示。4) 提問在談話的過程中適當?shù)南驅(qū)Ψ教岢鲋敢缘膯栴}，會使對方更樂于發(fā)表意見，而你亦可更清楚多方面的資料。5) 支持或建議在談話結(jié)束前多給予支持性的字句甚至有些建議，例如”你的計劃十分有創(chuàng)意并可行，若是能在這計劃中加上對手公司的資料就更完美，你認為如何？”，這樣屬員就會更投入的將事情完成。工作坊練習(xí)九下列有十句對屬員反應(yīng)，請根據(jù)不同分類，分別填上（1）為反映、（2）為提問、（3）為支持、（4）為建議。（）1.你是說你上個月已三次超時工作吧。（）2.我看得出你是十分的疲倦。（）3.你認為這樣做對你不太公平，為什么會有這個想法？（）4.你何時發(fā)現(xiàn)這問題的？（）5.我贊同你的處理方法。（）6.這是一個好選擇。（）7.本月再不應(yīng)有任何加班。（）8.我認為你應(yīng)和老王商量這事。（）9.你從那里獲得此消息？（）10.你想轉(zhuǎn)去另一個部門？總結(jié)有效管理是需要配合多方面的技巧：周詳計劃、給予引導(dǎo)、表現(xiàn)考評等等，但之前所介紹的四點基本原則是每位管理人員不可缺少的技巧，它們能促進你屬員的工作效益，作為一個管理人員，你的成績應(yīng)與你屬員的表現(xiàn)成正比。首要的原則就是維護屬員自尊，人類往往在覺得被重視時表現(xiàn)較佳；其次是管理對事不對人，我們只集中屬員處事行為，只有這樣你才會更客觀地作出決策而無須理會個人態(tài)度或性格；第三點是要鼓勵屬員積極參與決策或解決問題，屬員越感到有參與機會，他們就會越積極投入，作為管理人員亦同時得到更多意見幫助決策，最后是細心聆聽，聆聽要集中注意力及使用適當技巧，這樣不但能維護屬員自尊及提高參與，更能剌激屬員的動力及責任心。這些基本技巧是需要時間才能完全掌握，當你逐漸把練習(xí)變?yōu)樯罨?，你就可說是個有效的管理人員。自我評估檢查表1.維護屬員自尊有 / 否2.創(chuàng)造和諧的工作環(huán)境有 / 否3.認可屬員的付出及貢獻有 / 否4.當討論問題時只針對屬員行為表現(xiàn)而非態(tài)度或性格有 / 否5.考評時使用清晰的行為表現(xiàn)評語有 / 否6.時常從屬員角度看問題有 / 否7.細心聆聽有 / 否8.適當響應(yīng)有 / 否9.作決策時讓屬員參與有 / 否10.解決問題時讓屬員參與有 / 否 建議答案練習(xí)一練習(xí)三練習(xí)四練習(xí)五1. 不同意1. 有趣的工作維護屬員自尊形容個人態(tài)度2. 不同意2. 工作表現(xiàn)被欣賞1, 4, 6, 7或性格3. 不同意3. 感覺為隊中的一份子1, 2, 5, 7, 9, 104. 同