常用工具軟件第13章用Outlook收發(fā)電子郵.ppt

第13章 收發(fā)電子郵件和管理事務(wù),Outlook是Microsoft office套裝軟件的組件之一，它的功能很多，可以用來(lái)收發(fā)電子郵件、管理聯(lián)系人信息、記日記、安排日程、分配任務(wù)等。Outlook 2007提供了全面的時(shí)間和信息管理功能，并且利用“即時(shí)搜索”和“待辦事項(xiàng)欄”新功能，可組織和隨時(shí)查找所需信息。 除此之外，用戶還可以通過(guò)新增的日歷共享功能，實(shí)現(xiàn)與同事、朋友和家人安全地共享存儲(chǔ)在Outlook 2007中的數(shù)據(jù)（無(wú)論他們身在何處）。Outlook 2007也可以幫助用戶輕松地排定優(yōu)先次序和控制時(shí)間，以便將主要精力放在最重要的事情上。,1,2,本章知識(shí)要點(diǎn)：,認(rèn)識(shí)Outlook 2007 電子郵件的基本操作 使用聯(lián)系人 使用日歷 使用便箋 使用日記,3,13.1 Outlook 2007概述,Outlook在新增了許多強(qiáng)大功能的同時(shí)，還為用戶提供了一個(gè)全新的用戶界面。本節(jié)主要介紹如何創(chuàng)建郵件賬戶，以及Outlook的多種視圖類型，以及如何從其他軟件中導(dǎo)入郵件數(shù)據(jù)等內(nèi)容。,13.1.1 Outlook 2007新增功能,為幫助用戶更好地管理時(shí)間和信息，Outlook 2007提供了許多新增和改進(jìn)功能，如“即時(shí)搜索”和日歷上的任務(wù)合并功能等。這些功能使用戶能夠更輕松地查找、管理每天接觸的大量信息，并排定優(yōu)先次序，以便即時(shí)采取行動(dòng)。,4,13.1.2 Outlook 2007窗口簡(jiǎn)介,Outlook 2007提供了一種面向結(jié)果的用戶界面，使用戶能夠更加簡(jiǎn)便、直觀地撰寫(xiě)電子郵件，并且可以更快地設(shè)置格式和處理電子郵件。,5,13.1.3 Outlook 2007的視圖類型,在Outlook 2007中，系統(tǒng)為用戶提供了多種視圖方式，利用不同的視圖可以控制顯示的項(xiàng)目和文件細(xì)節(jié)，以幫助用戶進(jìn)行強(qiáng)調(diào)和分析。,6,13.2 電子郵件基本操作,在Outlook中，用戶可以借助其電子郵件管理功能，進(jìn)行一些日常工作，如接收電子郵件、發(fā)送電子郵件、閱讀電子郵件和回復(fù)電子郵件等。除此之外，還可以導(dǎo)入與導(dǎo)出郵件數(shù)據(jù)。,7,13.2.1 收發(fā)電子郵件,在Internet中發(fā)送和接收的信件稱為電子郵件（E-mail）。利用Outlook 2007創(chuàng)建、發(fā)送及接收電子郵件與在Internet中使用E-mail的操作方法基本相同。,8,13.2.2 閱讀和回復(fù)電子郵件,當(dāng)收到他人的電子郵件時(shí)，用戶可以查看其內(nèi)容。閱讀完畢后，有些郵件需要回復(fù)或者轉(zhuǎn)發(fā)給其他人，可以通過(guò)Outlook的答復(fù)功能來(lái)實(shí)現(xiàn)。,9,13.2.3 轉(zhuǎn)發(fā)或移動(dòng)電子郵件,接收到需要與他人共享的電子郵件時(shí)，可以將該郵件發(fā)送給他人，即轉(zhuǎn)發(fā)電子郵件。有時(shí)電子郵件出現(xiàn)的位置并不是用戶所期待的，可以利用Outlook的移動(dòng)功能，將郵件移動(dòng)至所需要存放的位置。,10,11,13.2.4 郵件存檔,Outlook會(huì)隨著創(chuàng)建和接收郵件的增多而不斷增大。為了讓Outlook保持便于管理的狀態(tài)，需要用另外一個(gè)位置來(lái)存儲(chǔ)（即存檔）那些重要卻不常用的舊郵件或項(xiàng)目。,12,13.2.5 導(dǎo)入和導(dǎo)出郵件數(shù)據(jù),在Outlook中，用戶既可以將外部的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到郵件中，也可以將郵件中的數(shù)據(jù)導(dǎo)出到計(jì)算機(jī)上。,13.3 使用聯(lián)系人,利用Outlook提供的聯(lián)系人列表，可以將眾多的聯(lián)系人信息添加到聯(lián)系人文件夾中，避免記憶這些繁瑣的信息。,13,13.3.1 聯(lián)系人視圖,利用Outlook中的聯(lián)系人功能，可以將經(jīng)常進(jìn)行電子郵件往來(lái)的人添加到聯(lián)系人視圖中，以便需要發(fā)送電子郵件時(shí)，直接進(jìn)行調(diào)用。,14,13.3.2 創(chuàng)建和刪除聯(lián)系人信息,在Outlook中可以直接在聯(lián)系人視圖中新建聯(lián)系人信息，也可以打開(kāi)郵件將發(fā)件人添加到聯(lián)系人中，還可以將其他文件導(dǎo)入到Outlook的聯(lián)系人文件夾中。當(dāng)不再需要某個(gè)聯(lián)系人信息時(shí)，則可以將其刪除。,15,13.3.3 管理聯(lián)系人,為了更方便地管理具有共同特點(diǎn)的聯(lián)系人信息，可通過(guò)創(chuàng)建通訊組列表實(shí)現(xiàn)。而使用Outlook的排序和篩選功能，可以快捷地查找到所需的聯(lián)系人信息。另外，還可以將聯(lián)系人信息打印出來(lái)。,16,17,13.4 使用日歷,在生活中，一般喜歡在掛歷或者臺(tái)歷某天的格式中輸入重要的事件。在Outlook中，通過(guò)日歷可以完成安排約會(huì)、會(huì)議和事件，還可以設(shè)定閑、忙、暫?；蛘咄獬龅软?xiàng)目，主要起到日程安排的作用。,18,13.4.1 安排約會(huì),Outlook中的約會(huì)功能具有提醒功能，因此，當(dāng)用戶擁有繁忙的事物時(shí)，通?？梢岳迷摴δ埽S時(shí)提醒自己每天的安排和計(jì)劃。,13.4.2 召開(kāi)會(huì)議,會(huì)議是用戶邀請(qǐng)人員參加或?yàn)槠漕A(yù)定資源的約會(huì)。用戶可以創(chuàng)建并發(fā)送會(huì)議要求，并為面對(duì)面會(huì)議或聯(lián)機(jī)會(huì)議預(yù)定資源。創(chuàng)建會(huì)議時(shí)，需要標(biāo)識(shí)要邀請(qǐng)的人員和要預(yù)定的資源，并選擇會(huì)議時(shí)間。對(duì)會(huì)議要求的響應(yīng)顯示在“收件箱”中。此外，還可以向現(xiàn)有會(huì)議中添加人員或重新安排會(huì)議。,19,13.5 便箋和日記,在Outlook 2007中，除了上述介紹的功能之外，還包括其他一些比較實(shí)用的工具。,20,13.5.1 使用便箋,“便箋”是貼紙便箋的電子替代品。使用“便箋”可記下問(wèn)題、想法、提醒及任何以前要寫(xiě)在貼紙上的事情。而Outlook中的“便箋”，則是以電子形