MicrosoftOffice系列之Word進階.ppt

Microsoft Office 系列之 Word進階,開篇,如何輸入單位名稱并居中? 本次培訓以 “中級用戶進階”為主旨設立。 歡迎和期待您的積極提問與發(fā)言。,常見不規(guī)范操作,靠空格控制位置、縮進 增加空行來高速段落間距或換頁 不使用文檔標記 不使用自動編號 全文只應用“正文”樣式 不加思考就錄入或處理,如何學習Word并成為高手,使用Word幫助系統(tǒng) 在BBS（論壇）、Newsgroup（新聞組）上進行交流 News:/ 在搜索引擎中尋找學習資源和解題方法 .hk 閱讀相關書籍,主要內容,基礎知識 高效編輯 格式、樣式和模板 域與自動化操作 郵件合并,多文檔操作與協(xié)同作業(yè) 宏、VBA與ActiveX控件 文件安全 相關案例,基礎知識,度量單位,word中的度量單位有厘米、毫米、磅、英寸和十二點活字五種。 可在“工具選項”的“常規(guī)”選項卡上選定使用哪一種度量單位。 “使用字符單位”復選框 如果將其選中，無論選定了哪種度量單位，視圖標尺上的刻度值是“字符”；“格式”“段落”對話框的“縮進和間距”選項卡上“縮進”以“字符”來度量，“段前”、“段后”以“行”來度量。,WORD中文字字號與磅的對應關系,排版的第一步,頁面設置 節(jié)（sections）的設置 樣式的設置,高效編輯,快捷鍵，更快捷,注意平時積累 查看幫助 使用宏列出所有命令的快捷鍵 CTRL+ALT+（小鍵盤上） 呵呵，快捷鍵的“快捷鍵”,打開或保存文檔時的默認文件夾,默認的打開/保存文檔的文件夾位置有時并不符合我們的使用環(huán)境和使用習慣，我們可以修改它來適應我們的使用環(huán)境。 工具 選項文件位置,“打開”對話框的特殊使用,不打開文檔也能瀏覽文檔內容 在“打開”對話框中，通過“視圖”按鈕中的“預覽”模式即可 搜索特定文檔 不支持搜索文檔內部具體內容,打造個性工具欄、菜單欄,“工欲善其事，必先利其器” 對各工具條的按鈕進行微調 對各菜單進行微調 工具自定義命令,任務窗格,什么是任務窗格？ 任務窗格是OfficeXP（2002）開始新增加的一項功能，它們可以有助于我們更高效的完成一些任務，如創(chuàng)建新文件，設置格式，提供幫助等等。 任務窗格在哪里？（CTRL+F1）,極具人性化的語音輸入及手寫輸入,需自定義安裝，在“OFFICE共享功能”中 語音輸入第一次需要“練音”,快速選擇技巧,選擇區(qū)的使用 SHIFT鍵的使用 擴展的使用（F8） 塊選擇 相似格式選擇 樣式實例選擇,光標快速定位,根據對象定位 快捷鍵定位 文檔結構圖定位,快速移動文檔,剪切粘貼法 拖動法 F2+ENTER法,多次剪切，一次粘貼,CTRL+F3（多次剪切） CTRL+SHIFT+F3（粘貼）,選擇性粘貼,無格式文本 文字、表格轉換成圖片 多種圖片格式的轉換 粘貼鏈接,輕松移動段落,ALT+SHIFT+ ALT+SHIFT+,自選圖形及非嵌入圖片的復制粘貼,CTRL+D一次完成,格式復制與粘貼,CTRL+SHIFT+C CTRL+SHIFT+V 比格式刷怎么樣,隨心所欲調字號,CTRL+ 逐磅縮小字號 CTRL+ 逐磅增大字號 CTRL+SHIFT+， 逐級縮小字號 CTRL+SHIFT+. 逐級增大字號,自動更正選項,自動插入特殊符號 自動插入常用詞語 自動記憶輸入,兩個鍵的神奇用法F4/ESC,F4重復上一步操作 等同的快捷鍵CTRL+Y ALT+ENTER ESC適用于取消及退出,中文版式的特殊用法,拼音指南的特殊用法 漢字與拼音分離 循環(huán)小數、平均數 雙行合一 合并字符 帶圈字符,使用“查找和替換”工具的小竅門,拷貝網頁文章和Email的困擾格式混亂 刪除空行 利用“查找和替換”工具來調整格式 符號也是文章內容的一部分，所以它同樣能夠被查找和替換。 通配符,刪除最后的空白頁,將光標定位到此頁的段落標記前，設置此段的行間距為固定值1磅即可 此空白頁中有且只有一個段落標記,奇特的虛擬文本,請您在新建空白文檔中輸入 =rand(5,2) 再敲回車試試,全部保存及全部關閉,按住SHIFT鍵，再到文件菜單中看看,快速打印多個文檔,在“打開”對話框中選中要打印的多個文檔，再選擇“打開”對話框中“工具”下拉菜單的“打印”即可,備份自動更正及備份自動圖文集,備份自動更正需自定義安裝Microsoft Office Word中的“向導與模板”中的“其它模板和宏”，再運行program filesmicrosoft officeoffice 11macros下的support.dot 自動圖文集存在于normal.dot中，通過工具模板與加載項管理器進行管理,利用文檔結構圖進行排序,在大綱視圖下，顯示指定的級別，可以對以段落為單位的文本進行排序,自定義啟動Word,不加載任何加載項及共用模板的啟動 開始運行輸入“winword /a”確定 Word只能進入安全模式的處理方法 通常是由于共用模板(normal.dot)受損造成的，刪除該模板即可。該模板位于： C:Documents and Settings用戶名Application DataMicrosoftTemplates 需在操作系統(tǒng)中打開“顯示所有文件和文件夾,方便的將文檔中的多幅圖片單獨保存,如果文檔中有很多圖片，如果希望把這些圖片單獨保存，我該怎么辦？,自動“隱藏文字”,首先選中要保密的文字，然后右鍵點擊并執(zhí)行“字體”命令，在“字體”選項中，勾選“隱藏文字”復選框后單擊“確定”按鈕即可。,使用“常用”工具欄上“表格”按鈕的技巧,插入超過4行5列的表格,使用“表格與邊框”工具條,對表格框線的設置 斜線表頭（實質上就是組合的自選圖形）,一次性插入多行或多列,“多選”即可“多插”,上下、左右拆分表格,上下拆分時，光標置于第二表格的首行內，按下CTRL+SHIFT+ENTERA（插入分欄符）或通過菜單“表格”拆分表格 左右拆分時，保證表格下面至少有兩個回車符，選中右邊表格所需部分，拉到第二個回車符前即可，此時可隨處拖動表格定位（已為環(huán)繞模式）,通過鼠標拖放靈活地調整表格列寬（一）,單獨拖動列線影響列線左右兩列寬，表格總寬度不變 選中某單元格后對列寬可單獨調整，表格總寬度不變 ALT配合拖動，真正隨心所欲,通過鼠標拖放靈活地調整表格列寬（二）,CTRL鍵配合拖動列線影響列線左一列及右邊所有列，右邊各列寬成比例變化，表格總寬度不變 SHIFT鍵配合拖動列線影響列線左一列，表格總寬度隨之變化 CTRL+SHIFT配合拖動列線影響列線左一列及右邊所有列，右邊各列等寬，表格總寬度不變。,調整超出頁面寬度的表格列寬,在制作或復制一些很寬的表格時，超出頁面的寬度后，超出部分往往無法顯示。如何解決？ Word提供能夠自動調整菜單，使得它在頁面內完全顯示,處理行高的原則,通過格式段落設置段前段后及行距 手工添加或調整行時，至少要保證同一水平線的其余各單元格中文字的高度,讓跨頁表格的標題行重復出現(xiàn)在每頁,“我制作了一個比較長的表單（如一份客戶聯(lián)系表），打印的時候問題出來啦，為什么第二頁沒有表頭啦？”,巧用表格功能生成“小字本”格式,利用“替換”功能規(guī)范文字格式 ? & t 利用文字轉換成表格功能,稿紙的秘密,稿紙格式是用繪圖工具繪制并插入“頁眉”中得到 你把它打散試試,類字符圖（與文字排列）與浮貼圖（獨立于文字）,類字符圖地位相當于文檔中的字符，適用于字符的處理。在版面上只能到達字符所能到達的位置。 浮貼圖勾選了“浮于文字上”，以繪圖工具作處理。在版面上能放置在任意位置上。 類字符圖與浮貼圖的區(qū)別：在選中情況下，類字符圖的邊框帶黑色實心小矩形，而浮貼圖的邊框帶空心圓。,嵌入型編輯公式與小圖片與文本對齊,通過格式段落中文版式文本對齊方式居中即可 再輔以段落中的行間距固定值設置更佳,格式、樣式和模板,軟回車、硬回車、分欄符、分頁符、分節(jié)符,軟回車只作換行用 硬回車是真正的段落格式的標記 分欄符設定強制換欄位置 分頁符設定強制換頁的位置 分節(jié)符是格式編排的基本單位,制作多級符號,第1章 1.1 1.1.1,各種可被存儲設置的棲身之所,可被存儲設置：樣式、自動圖文集、工具欄、宏、快捷鍵 棲身之所： 儲存于文檔。影響文檔本身 儲存于文檔所依賴的模板。影響由此模板產生的所有文檔 儲存于normal.dot。影響所有word文檔,實現(xiàn)Word個性模板,用戶自定義模板 內建模板normal.dot 以自定義模板替換內建模板 實際是對C:Documents and Settings用戶名Application DataMicrosoftTemplates文件夾下的normal.dot文件進行相關格式化 注意保存時的沖突問題,域與自動化操作,域的概念,域是Word中的一種特殊命令，它由花括號、域名(如EQ、DATA等)及域開關(如F()是分數開關)構成。 域是Word的精髓，它的應用是非常廣泛的，Word中的“插入頁碼、目錄、索引、題注求和、排序、拼音指南、雙行合一、帶圈字符”等等，都使用了域的功能。,CTRL+F9：創(chuàng)建域 Shift+F9： 顯示、隱藏指定的域代碼 Alt+F9： 顯示、隱藏文檔中所有域代碼 F9： 更新域,EQ域實例演示,數組A 括號B 分式F 重疊O 框X 上下標S,通過文件插入圖片的域的使用,將圖片“1.jpg”和word文檔置于同一文件夾下； 在該word文檔中插入域，如下： includepicture 1.jpg F9刷新即可,簡單窗體域的使用,文本型窗體域 復選框型窗體域 下拉型窗體域,自動化操作（長文檔操作）,章節(jié)編號自動化 頁眉、頁腳自動化 題注自動化 腳注、尾注自動化 交叉引用自動化,章節(jié)編號自動化,準備工作：將多級符號鏈接到樣式的“標題1”“標題9” 演示：文檔結構圖,頁眉、頁腳的綜合處理,“節(jié)”的使用 首頁不同 奇偶頁不同 斷開與前節(jié)的關聯(lián),目錄自動化,Word默認抽取“標題1”“標題9”的文本內容作為目錄，當然您也可以自定義。 先于正文中插入TC域，而后在插入目錄的選項中勾選“目錄項域”，可自定義目錄項 切斷目錄鏈接，成為獨立文字 Ctrl+Shift+F9,題注自動化,為圖、公式、表格等創(chuàng)建自動編號 呵呵，當您增加或刪除相關內容后，您不用滿篇修改各種編號了！,腳注、尾注自動化,腳注、尾注是對正文的補充 位置 編號方式 應用于 腳注引用、尾注引用的樣式修改 腳注文本、尾注文本的樣式修改,交叉引用（超鏈接）,交叉引用是對文檔中其他位置的內容的引用，如“請參見*” 交叉引用必須配合所有由Word編號的東西：多層次樣式編號、題注、頁碼、腳注、尾注、書簽等。 當被引用物發(fā)生變化（位置），引用點會同時自動更動（呵呵，有時需要手工更新一下喲）,郵件合并,郵件合并的功能,除了批量處理信函、信封等與郵件相關的文檔外，還可以輕松地批量制作標簽、工資條、通知書、邀請函等等。,郵件合并的通常步驟,制作數據源（利用EXCEL完成） 制作主文檔 利用“郵件合并”生成新文檔或直接打印,合并數字類型域后的小數位增多問題,解決方法： 在合并域代碼中添加小數位數開關： # “0.0” 在該合并域前加上“”，同時選中這個等號和域，然后按下CTRL+F9，再更新一下域即可,多文檔操作與協(xié)同作業(yè),窗口拆分與并排比較,窗口上下拆分，顯示同一文檔的前后不同部分 并排比較兩文檔（上下、左右并排） 設置同步滾動,主控文檔+子文檔,針對： 長文檔操作速度慢 不方便多人協(xié)作共建文檔 一旦受損，文件難以恢復 必須保證主控文檔與子文檔的頁面布局完全一致 必須保證主控文檔與子文檔套用的模板完全一致,自動保存版本,Word中“版本“的概念 何為“版本“？ Microsoft Word 可以保存和顯示每個版本的內容、保存日期和時間，以及每個版本保存人的姓名及簡短備注。 “版本”的意義和作用？ 如何自動保存版本？,批注與修訂,首先設定用戶，然后再進行相關的批注或修訂操作 工具選項用戶信息 啟用文檔保護后，可以實現(xiàn)僅允許批注或實現(xiàn)修訂追蹤,宏、VBA與ActiveX控件,“宏”的概念,宏是可用于自動執(zhí)行某一重復任務的一系列命令，常用于自動執(zhí)行經常使用的任務，從而節(jié)省鍵擊和鼠標操作的時間。 宏的創(chuàng)建有兩種方式： 簡單錄制 VBA編寫 宏的安全性,錄制“打印當前頁”的宏,工具宏錄制新宏 能錄制絕大多數鍵盤操作，對鼠標操作的記錄有限 人機交互能力差 無判斷和循環(huán) 工具自定義命令類別（宏）放入工具欄,錄制宏與編輯宏,完成頁面真實大小的顯示 A4紙：21cm29.7cm 在19寬屏中設置為93%的放大率 在17純平中設置為86%的放大率,如何學習在WORD中使用VBA,學習VBA語法 學習WORD對象（常見） Application Documents Sections HeadersFooters Paragraghs Sentences Words Characters Range 學習word內置命令,ActiveX控件的使用,與窗體域比較，ActiveX控件的使用更為靈活，但也需要有一定的VBA基礎 常見ActiveX控件演示,文件安全,開啟保護與只讀保護,開啟保護之功能：打開與否 只讀保護之功能：只讀或讀寫,Word的災難拯救機制,Word的自動存儲機制 自動保存機制 自動備份機制,后臺保存、保留備份、允許快速保存,在指定的時間間隔內后臺保存文檔 完整保存時創(chuàng)建備份文件，與原文件在同一位置上 快速保存是保存文件的變化，保存速度快，但卻使文件的尺寸大小變大 保留備份與允許快速保存不能同時使用,使用文件轉換器來恢復損壞文檔中的文本,單擊常用工具欄中的“打開”，在“文件類型”下拉列表框中，選擇“從任意文件中恢復文本”選項。 如無上述選項，則說明文件轉換器需要自定義安裝,找回丟失的文件,系統(tǒng)突然死機；機器突然斷電天哪，我的Word文檔忘記保存了，怎么辦?。?！ 先祈禱 系統(tǒng)盤下documents and settings用戶名application datamicrosoftword文件夾下，擴展名為.asd的同名文件，改擴展名為.doc試試，,相關案例,一、業(yè)務受理單 Word圖文混排與套打,知識要點： 插入與編輯圖片 插入與設置文本框 插入與編輯表格 雙行合一 套打,第一步：頁面設置 選擇“文件”“頁面設置”，打開“頁面設置”對話框的“紙張”選項卡中選擇“A4”紙。,第二步：插入頁眉處圖片并設置其格式1 選擇“插入”“圖片”“來自文件”，在“插入圖片”對話框中，定位并選擇相應的圖片。單擊“圖片”，彈出“圖片”工具欄，點擊“版式”按鈕，選擇“四周型環(huán)繞”。,這樣設置的好處是，可以用鼠標輕易地移動圖片到頁面的任何位置。,第二步：插入頁眉處圖片并設置其格式2 選擇 “圖片”工具欄上的“設置圖片格式”按鈕，打開“設置圖片格式”對話框，選澤“大小”選項卡，取消勾選“鎖定縱橫比”復選框。,這樣設置的好處是，可以用鼠標隨意改變圖片的大小。,第二步：插入頁眉處圖片并設置其格式3 對圖片做好了設置，就可以使用鼠標拖動的方法，對圖片的大小和位置進行設置了，調整到頁眉位置后，通過點擊“圖片”工具欄上的“增加亮度” 按鈕，為圖片增加亮度，設置好后的效果如下圖所示。,第三步：插入其他圖片 用相似的方法在頁眉的圖片上再插入另一個圖片“聯(lián)通標志”，如下圖所示。,第四步：插入文本框1 用鼠標單擊繪圖工具欄上的橫向文本框 按鈕，鼠標箭頭變成十字型，拖動鼠標左鍵在合適的位置拖動出一個文本框，然后輸入文本“China”，用鼠標點擊文本框的邊框，然后右鍵單擊，選擇“設置文本框格式”命令，打開“設置文本框格式”對話框。,在“顏色與線條”選項卡中將文本框的填充色和線條顏色都設為無，如下圖所示。,第四步：插入文本框2,在“文本框”選項卡中將文本框的內部邊距均設為0，如下圖所示。,第四步：插入文本框3 用同樣的方法拖動出另一個文本框，然后輸入文本“unicom中國聯(lián)通”，并對該文本框做相似的設置，完成后效果如下圖所示。,第四步：插入文本框4 用同樣的方法拖動出另外兩個文本框，然后分別輸入文本“unicom中國聯(lián)通”和“業(yè)務受理單”，并對該文本框做相似的設置，完成后效果如下圖所示。,第五步：插入表格 將光標定位到標題的左下方，選擇“插入”“表格”命令，打開“插入表格”對話框，插入一個2行2列的表格。,第六步：插入表格 用鼠標拖動表格的邊線，并輸入表格文字，達到如右圖所示的效果。,第七步：插入其他文本框 我們要插入如下圖所示的文本框（4個），方法跟前面所敘述的相似，不同的是有兩個文本框中的文本使用了合并字符的設置。,方法是： 在文本框中輸入“申請人經辦人”，并選中，選擇“格式”“中文版式”“合并字符”，打開“合并字符”對話框，設置字體和字號后確定。然后利用繪圖工具欄上的直線在兩行文本之間拖拽出一條直線即可。,第八步：繪制頁腳顏色框 我們要插入如下圖所示的顏色框，使用一個文本框就可以做到。,方法是： 插入一個文本框，調整其大小及位置，讓其處于整個頁面的底部，然后選中文本框，右鍵單擊，在彈出的快捷菜單中選擇“設置文本框格式”命令，為其設置填充色，并將線條顏色設為無。,再插入一個文本框，輸入“中國聯(lián)通 All Rights Reserved”調整其位置、填充色、線條顏色即可。,第九步：設置水印效果 方法是： 選擇“格式”“背景”“水印”，打開“水印”對話框，選擇“圖片水印”單選按鈕，點擊“選擇圖片”按鈕，選擇要作為水印的圖片，確定即可。,套打的處理,業(yè)務受理單制作完成了，我們會彩印很多張，將它們放入打印機后，我們如何確定將電子文檔中各項內容（如客戶姓名等）的位置剛好和業(yè)務受理單的項目對應。答案就是套打。 方法是： 第一步：用掃描儀把業(yè)務受理單掃描成圖片文件，在Word中選擇“插入”“圖片”“來自文件”，然后把掃描后的表格文件插入到文件中。（圖片大?。焊叨?6.8厘米 ， 寬度11.93厘米）,第二步：選擇“文件”“頁面設置”，調整紙張大小與表格文件的原始尺寸一致，上下左右頁邊距均設為0。 然后右擊該圖片并選擇“設置圖片格式”，在彈出的對話框中選擇“版式”標簽，然后選擇“襯于文字下方”，調整圖片使其正好覆蓋整個頁面。,第三步：接著在需要打印的空欄處插入文本框，調整其大小正好和表格圖片的空欄尺寸一致，并將文本框的內邊距均調為0。然后右擊文本框，在彈出的快捷菜單中選擇“設置文本框格式”，設置該文本框的“顏色與線條”為“無線條顏色”。,第三步：在文本框中單擊左鍵，選擇菜單“插入”“域”，在彈出的對話框中，選擇“域名”為MacroButton，宏名為AcceptAll ChangeShown，在顯示文字中輸入提示文字。 最后將文件中的圖片刪除，并把新建的文件保存為模板即可。 下次使用時，調用此模板，將光標移到文本框中，輸入相關內容確定后就可以打印了，非常方便。,二、長文檔排版,論文、書、各種分析報告，往往是洋洋灑灑幾十頁。這樣的長文檔處理，要注意以下兩點： 先要規(guī)劃好各種設置，尤其是樣式設置 不同的篇章部分一定要分節(jié)，而不是分頁,排版要求,A4紙，包含封面、目錄、摘要、正文； 封面、目錄、摘要無頁眉，其他的頁面：奇數頁頁眉為頁面所在章的章標題，偶數頁為“長文檔范例”； 封面無頁腳，目錄、摘要的頁腳為大寫羅馬數字連續(xù)編頁；正文的頁腳為阿拉伯數字連續(xù)編頁；頁碼一律位于頁面底端的中間。,1、頁面設置,在“頁面設置”對話框中選擇“文檔網格”選項卡，如圖所示。選中“指定行和字符網格”，在“字符”設置中，設置“每行37”個字符。 同樣，在“行”設置中，設置為“每頁42”行。這樣，文字的排列就均勻清晰了。,2、新建樣式,一級標題：黑體、三號、居中，縮進：左，0字符；右，0字符；段落間距：段前0.5行；單倍行距；基于標題1 二級標題：黑體、小三，縮進：左，0字符；右，0字符；段落間距：段前0.5行；單倍行距；基于標題2 三級標題：黑體、四號，縮進：左，0字符；右，0字符；段落間距：段前0.5行；單倍行距；基于標題3 正文： （中）黑體、（默認）Times New Roman、小四，縮進：兩端對齊，行距：1.5倍行距，首行縮進：2字符 創(chuàng)建多級符號，將級別鏈接到樣式 第一章 標題1 1.1 標題2 1.1.1 標題3,3、應用樣式,當樣式被創(chuàng)建后，可以輸入文檔內容了，我們可以選擇兩種方式將樣式應用于內容。 先選中需要應用的樣式，然后輸入內容 先輸入內容，再應用相應的樣式,4、插入分節(jié)符,對長文檔，將不同的篇章分布在不同的頁面上。用插入分節(jié)符的方法來解決，而不