高效會(huì)議與簡(jiǎn)報(bào)技巧.ppt

2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page1,高效會(huì)議管理與簡(jiǎn)報(bào)技巧,楊顯華,2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page2,個(gè) 人 簡(jiǎn) 歷 2003年畢業(yè)于重慶教育學(xué)院 計(jì)算機(jī)與現(xiàn)代教育技術(shù)系聲像專(zhuān)業(yè) 2003年10月31日入社,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團(tuán),2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page3,會(huì)議效率不高的原因及解決方案 當(dāng)今會(huì)議面面觀 （意議、目的、種類(lèi)、頻率、成本計(jì)算） 會(huì)議流程 簡(jiǎn)報(bào)技巧,目 錄,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團(tuán),2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page4,會(huì)議效率不高 表現(xiàn)在,分組討論與發(fā)表,?,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團(tuán),2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page5,信泰聯(lián)、精熙集團(tuán),會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道 會(huì)議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門(mén)的存在 會(huì)議是一種群體溝通的方式,會(huì) 議 的 意 義,會(huì)議 的 意義,2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page6,開(kāi)展有效的溝通 傳達(dá)資訊 監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾 達(dá)成協(xié)議、解決問(wèn)題 資源共享 開(kāi)發(fā)創(chuàng)意 激勵(lì)士氣 鞏固主管地位,會(huì)議 的 目的,會(huì) 議 的 目 的,2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page7,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團(tuán),按人數(shù)分類(lèi) 按開(kāi)會(huì)方式分類(lèi) 按開(kāi)會(huì)目的分類(lèi),會(huì)議 的 種類(lèi),會(huì) 議 的 種 類(lèi), 團(tuán)體會(huì)議 一對(duì)一會(huì)議 面對(duì)面會(huì)議 電話會(huì)議 視頻會(huì)議 講解政策的會(huì)議 表?yè)P(yáng)或批評(píng)的會(huì)議 臨時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì)議,2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page8,會(huì)議的頻率,固定的部門(mén)會(huì)議 全體會(huì)議 處理突發(fā)事件的會(huì)議 一對(duì)一會(huì)議,會(huì) 議 的 頻 率,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團(tuán),2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page9,日本豐田汽車(chē)靠著有效六個(gè)月的會(huì)議革命，省下了六十億日?qǐng)A成本. 未來(lái)三年預(yù)計(jì)還可省下三百億日?qǐng)A 所以，有效開(kāi)會(huì)，穩(wěn)賺不賠！ 精準(zhǔn)計(jì)算會(huì)議成本：,靠開(kāi)會(huì)也可以賺錢(qián),信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團(tuán),2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page10,思考:,會(huì)議成本,?,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團(tuán),2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page11,會(huì)議成本分析,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團(tuán),時(shí)間成本,直接會(huì)議成本,3 大 成 本,效率損失成本,?,2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page12,會(huì)議成本計(jì)算公式,會(huì)議成本=(2X3) X (G平+S平) X T X N +會(huì)議後勤 工作經(jīng)費(fèi),注：G為參加會(huì)議人員各個(gè)人的單位工作小時(shí)工資數(shù) S為參加會(huì)議人員各個(gè)人每單位工作小時(shí)取得的 工資外其他收入值,“平”為平均值 , T為參加會(huì)議 人員各個(gè)人的實(shí)際到會(huì)時(shí)間(小時(shí)) n為參加會(huì)議人員人數(shù),2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page13,會(huì)議效率不高的原因,會(huì)議的通病效率不高,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團(tuán),2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page14,會(huì)議效率不高的原因,時(shí)間.地點(diǎn),會(huì)議的準(zhǔn)備工作,參會(huì)者.主持人的技能,開(kāi)會(huì)對(duì)象的選擇,主持人,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團(tuán),2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page15,安排的時(shí)間8.12.17? 準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始、結(jié)束 到會(huì)人員的時(shí)間 聯(lián)絡(luò)時(shí)間準(zhǔn)確,會(huì) 議 的 時(shí) 間,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團(tuán),2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page16,會(huì)議地點(diǎn),會(huì)議舉行地點(diǎn) 聯(lián)絡(luò)地點(diǎn)準(zhǔn)確 會(huì)議通知范例,地 點(diǎn),信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團(tuán),2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page17,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團(tuán),會(huì)議名稱(chēng): 業(yè)務(wù)會(huì)議 目 的: 公司本季營(yíng)業(yè)額嚴(yán)重衰退,本次會(huì)議將 討論營(yíng)業(yè)額下降原因,並提出改善對(duì)策。 時(shí) 間: 2002.03.18 AM10:00 地 點(diǎn): 精熙第八會(huì)議室(2F) 議 程: 1.現(xiàn)況說(shuō)明 2.各部門(mén)報(bào)告 3.未來(lái)趨勢(shì)分析 4.振興方案 準(zhǔn)備資料: 與會(huì)各單位相關(guān)報(bào)表、資料 與會(huì)人員: 客服課長(zhǎng)、MTQC、MT制程、 MT技轉(zhuǎn)、設(shè)計(jì)人員 主辦單位: 營(yíng)業(yè)部,會(huì)議通知范例,2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page18,開(kāi)會(huì)對(duì)象的選擇,主要人員必到 越少越好 請(qǐng)權(quán)威人士 請(qǐng)業(yè)務(wù)能手,開(kāi)會(huì)對(duì)象的選擇,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團(tuán),2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page19,主持人 的技能,影響力、說(shuō)服力、好口才 膽大.心細(xì).臉皮厚,主持人的技能,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團(tuán),2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page20,參會(huì)者 的技能,不在會(huì)中羞辱別人 積極發(fā)言,意見(jiàn)不同是好事 互相推脫責(zé)任,參會(huì)者的技能,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團(tuán),?,上海凱悅金貿(mào)大廈使用的電梯 A.奧的斯 B.三菱,2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page21,會(huì)議的準(zhǔn)備工作 明確會(huì)議的原因目的和結(jié)果,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團(tuán),2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page22,高效會(huì)議的八大特征,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團(tuán),只有必要時(shí)才召集 好好籌劃過(guò) 擬定和分發(fā)了議程表 遵守時(shí)間 一切按部就班 請(qǐng)了最有經(jīng)驗(yàn)和才能的人 作出評(píng)論和歸納 記錄所有決定,2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page23,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團(tuán),有效藉蓍團(tuán)隊(duì)的集思廣益,解決個(gè)人無(wú)法完成或突破的問(wèn)題,有效達(dá)到會(huì)議目標(biāo)。 和諧營(yíng)造和諧的氣氛,使成員對(duì)團(tuán)隊(duì)有安全感、信任感、認(rèn)同感,展露個(gè)人才能。 參與參與的人用心關(guān)注,才能讓會(huì)議得到 健全發(fā)展。 效率當(dāng)一個(gè)會(huì)議成功的要素具備后,能在 預(yù)定的時(shí)間內(nèi)完成開(kāi)會(huì),這就是效率。 學(xué)習(xí)在參與開(kāi)會(huì)的同時(shí)有更多學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì),成功的會(huì)議,2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page24,會(huì)務(wù)的工作內(nèi)容？,會(huì) 議 流 程,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團(tuán),2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page25,無(wú)須開(kāi)會(huì)的“五個(gè)如果”,必須開(kāi)會(huì)的“五個(gè)如果”,明確1H 5W,發(fā)會(huì)議通知,選擇和布置會(huì)場(chǎng),做開(kāi)場(chǎng)白,會(huì)務(wù)的工作內(nèi)容,按排議題,開(kāi)始,傳接電話,掌握議事進(jìn)度,達(dá)成決議,辦理手續(xù),確定步驟.擬定名單,結(jié)束會(huì)議,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團(tuán),2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page26,無(wú)需開(kāi)會(huì)的五個(gè)如果,沒(méi)有特別的事情需要討論,會(huì)議成本太大,按慣例每 周聚會(huì),你是唯一做 決策的人,還有比開(kāi)會(huì) 更好的方法,無(wú)須開(kāi)會(huì)的“五個(gè)如果”,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團(tuán),2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page27,必須把信息同時(shí)傳達(dá)給多人 有些事情需當(dāng)眾表?yè)P(yáng)或當(dāng)眾批評(píng) 聽(tīng)取部門(mén)匯報(bào)工作 給小組委派任務(wù),必須開(kāi)會(huì)的“五個(gè)如果”,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團(tuán),2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page28,明確1H 5W,hy會(huì)議的目的,What討論的話題,Who參加者確認(rèn)與否,where地點(diǎn)及設(shè)備,How規(guī)章制度,開(kāi)會(huì)前的準(zhǔn)備工作,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團(tuán),When日期及開(kāi)始、結(jié)束時(shí)間,2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page29,安排議題 收集議題的點(diǎn)渠道： 單位領(lǐng)導(dǎo)指定有關(guān)部門(mén)匯報(bào)的問(wèn)題 下級(jí)單位請(qǐng)求討論的問(wèn)題 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)指示，需各部門(mén)貫徹執(zhí)行的問(wèn)題,開(kāi)會(huì)前的準(zhǔn)備工作,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團(tuán),2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page30,開(kāi)會(huì)前的 準(zhǔn)備工作,確定步驟 步驟主要包括： 會(huì)議的議程程 序日程 擬定與會(huì)人員名單 參加者主持人記錄人,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團(tuán), 策劃案的內(nèi)容 Team小組 會(huì)場(chǎng)勘察 起草協(xié)議 會(huì)務(wù)分工 制定會(huì)議費(fèi)預(yù)算,2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page31,議 程 設(shè) 計(jì),由重要到不重要會(huì)議開(kāi)始時(shí)即討論重要議題,以免延誤時(shí)影響到後面重要議題。 由不尖銳到尖銳將尖銳議題挪后,讓與會(huì)人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題,使氣氛不尷尬。 由容易到困難讓大家漸漸融入會(huì)議進(jìn)行的節(jié)奏,不要開(kāi)始就接觸未熟悉的會(huì)議造成挫折感。,2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page32,組織落實(shí)，成立TEAM組,2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page33,會(huì)務(wù)組的分工,2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page34,誰(shuí)能勝任會(huì)議記錄者,、誰(shuí)能勝任會(huì)議記錄者,反應(yīng)快 寫(xiě)字快 知識(shí)面廣 記憶力強(qiáng) 傾聽(tīng)能力強(qiáng) 總結(jié)力強(qiáng) 辦理會(huì)議報(bào)批手續(xù),信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團(tuán),2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page35,發(fā)會(huì)議通知 發(fā)會(huì)議通知可用書(shū)面或電話、電報(bào)三種形式 通知的內(nèi)容包括會(huì)議名稱(chēng)，會(huì)議目的和主要內(nèi)容、會(huì)期、地點(diǎn)、與會(huì)人員攜帶的材料和個(gè)人支付的費(fèi)用，主辦單位、聯(lián)系人姓名和電話等。 重要的邀請(qǐng)對(duì)象應(yīng)既可表示對(duì)受邀請(qǐng)者的尊重 準(zhǔn)備會(huì)議文件和材料 會(huì)場(chǎng)勘察,主持人的準(zhǔn)備工作,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團(tuán),2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page36,主持人的準(zhǔn)備工作,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團(tuán),選擇和布置會(huì)場(chǎng) 如果與會(huì)人員超過(guò)10個(gè)，會(huì)場(chǎng)最好布置成“”字型 如果是全體會(huì)議，可以布置成階梯教室的形式 5到7人的會(huì)議，最好安排成圓桌型，也就是半島型。,2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page37,熱情接待會(huì)議成員 搞好簽到工作,開(kāi)會(huì)期間的工作,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團(tuán),2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page38,如何做開(kāi)場(chǎng)白,傳接電話,開(kāi)會(huì)期間的工作,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團(tuán),?,用3-5分鐘： 內(nèi)容：開(kāi)會(huì)背景、目的，時(shí)間安排 議事方式，紀(jì)律規(guī)則等,2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page39,開(kāi)場(chǎng)舉例說(shuō)明,近來(lái)公司的營(yíng)運(yùn)狀況因?yàn)槭艿浇?jīng)濟(jì)不景氣的影響,使得本季的營(yíng)收目標(biāo)達(dá)成率只有70%。 因此今天召開(kāi)會(huì)議主要討論兩大問(wèn)題,第一就是如何刺激原市場(chǎng)的買(mǎi)氣,第二討論新市場(chǎng)的擴(kuò)展計(jì)劃。 首先將由業(yè)務(wù)部周厚坤課長(zhǎng)為我們說(shuō)明目前市場(chǎng)狀況,再由各位一起討論,然後各區(qū)市場(chǎng)督導(dǎo)會(huì)一一提出配合方案,最後由行銷(xiāo)部門(mén)整合后提出執(zhí)行方案。 本次會(huì)議的進(jìn)行時(shí)間預(yù)估為1.5小時(shí)。希望今天經(jīng)由在場(chǎng)各位的相互討論及創(chuàng)意激蕩,能夠產(chǎn)生一套完整有效的業(yè)績(jī)提升計(jì)劃,大家加油!,2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page40,如何讓大家願(yuàn)意發(fā)言,塑造歡樂(lè)、和諧的氣氛。 建立包容、安全的討論環(huán)境。 保持客觀,對(duì)事不對(duì)人。 不以言立人,不以言廢人。 帶動(dòng)與會(huì)人員的熱烈參與,有拋磚引玉的效果。 主動(dòng)出擊,適時(shí)發(fā)問(wèn),塑造發(fā)言機(jī)會(huì),且予以正向的肯定與鼓勵(lì)。 有效傾聽(tīng)與良好溝通。,2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page41,如何掌握議事進(jìn)度,1.語(yǔ)言方式 2.非語(yǔ)言方式,開(kāi)會(huì)期間的工作,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團(tuán),2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page42,如何處理會(huì)議中的沖突 暴力型。暴力型屬于特別決斷的那一類(lèi)，面對(duì)沖突的時(shí)候，處理人往往以個(gè)人意志為主，馬上獨(dú)立做出決定。暴力類(lèi)型的人一味的滿足自己的要求，類(lèi)似暴君。但是在一些特別緊急的情況下，暴力型的處理者也是必不可少。 遷就型。遷就型 一味地放棄自己的要求，一味地滿足對(duì)方的要求，遷就型又稱(chēng)為適應(yīng)型。 回避型?；乇苄图炔粵Q斷，又不合作，而是回避矛盾。 協(xié)作型。協(xié)作型是最理想的類(lèi)型，可以做到既滿足自己的需求，又滿足對(duì)方的需求。發(fā)生了沖突，促使大家合作，共同解決沖突。 妥協(xié)型。妥協(xié)型處于坐標(biāo)的中間，屬于“和事佬”,開(kāi)會(huì)期間的工作,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團(tuán),2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page43,獨(dú)占發(fā)言避免冗長(zhǎng)的發(fā)言,占用大家交流 意見(jiàn)的時(shí)間。 火爆浪子要能容納他人的發(fā)言,不可情緒 化與他人發(fā)生衝突。 優(yōu)柔寡斷要思路清晰,對(duì)決議事項(xiàng)要果斷、 明確。 加入衝突應(yīng)站在中立的立場(chǎng)來(lái)化解衝突。 操控議程應(yīng)依照流程引導(dǎo)會(huì)議的進(jìn)行,不可 一人操控整個(gè)會(huì)議的議程。,主持人的注意事項(xiàng),信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團(tuán),2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page44,達(dá) 成 決 議,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團(tuán),權(quán)威決策,無(wú)異議決策,少數(shù)服從多數(shù),共識(shí)決策,4種決策,2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page45,2少數(shù)服從多數(shù)決策 優(yōu)點(diǎn)：它以民主原則為基礎(chǔ)允許多數(shù)人對(duì)問(wèn)題發(fā)表自己的意見(jiàn),相對(duì)迅速和高效做出。 缺點(diǎn)：在小集團(tuán)內(nèi)，投票一向促成人們分派。,達(dá) 成 決 議,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團(tuán),1權(quán)威決策 優(yōu)點(diǎn)：決策迅速高效；在急需行 動(dòng)的情況下最實(shí)用； 缺點(diǎn)：支持和執(zhí)行建議也不易； 權(quán)威決策的質(zhì)量會(huì)由于考慮面不寬而受到影響。,2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page46,3共識(shí)決策 優(yōu)點(diǎn)：每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員有機(jī)會(huì)發(fā)表意見(jiàn)。復(fù)雜的決議會(huì)經(jīng)過(guò)深思熟慮，從而產(chǎn)生高質(zhì)量決議。 缺點(diǎn)：達(dá)成一致需要相對(duì)長(zhǎng)的時(shí)間，而且需要大量的溝通、耐心的聆聽(tīng)并理解他人觀點(diǎn).,達(dá) 成 決 議,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團(tuán),4無(wú)異議決策 當(dāng)提案非常重要，要求所有成員達(dá)成完全一致時(shí)，團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)作出無(wú)異議決策。 注意：無(wú)論團(tuán)隊(duì)具備什么樣的經(jīng)驗(yàn)，無(wú)異議決策都很難達(dá)成。只有當(dāng)一項(xiàng)決策的結(jié)果對(duì)每個(gè)成員都至關(guān)重要時(shí)才有可能作出無(wú)異議決策。 優(yōu)點(diǎn)：確保團(tuán)隊(duì)每個(gè)人都認(rèn)為所達(dá)成的決議是最佳的，并公開(kāi)支持它；意見(jiàn)不和和沖突最低。 缺點(diǎn)：因?yàn)闆](méi)有哪兩個(gè)人的思想完全合拍，達(dá)成無(wú)異議決策也許會(huì)花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間。無(wú)異議決策常常難以做出。,2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page47,達(dá) 成 決 議,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團(tuán),權(quán)威決策,共識(shí)決策,無(wú)異議決策,少數(shù)服從多數(shù),廠房失火,新的政策,加薪1000,選舉領(lǐng)導(dǎo),2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page48,如 何 總 結(jié),宣達(dá)決議 激勵(lì)動(dòng)機(jī) 評(píng)估目標(biāo)達(dá)成 過(guò)程回顧 懸念事項(xiàng),2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page49,預(yù)留57分鐘做總結(jié) 確定工作安排是否妥當(dāng) 準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議,如何圓滿結(jié)束會(huì)議,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團(tuán),2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page50,總結(jié),信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團(tuán),決 議 追 蹤,什麼事? 什麼時(shí)候完成? 什麼人負(fù)責(zé)? 什麼時(shí)候報(bào)告? 如何報(bào)告?,2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page51,謝謝大家,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團(tuán),2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page52,簡(jiǎn)報(bào)技巧,2004.12.10,人資課職訓(xùn)中心,page53,簡(jiǎn) 報(bào) 技 巧,定義：（推銷(xiāo)說(shuō)服溝通） 他是企業(yè)