妙筆生花的公文寫作之道公文寫作的五個步驟和.ppt

公文寫作交流,2012年7月,公文寫作交流,大家好： 很高興能夠有機會與大家共同交流。我們每天都會自覺不自覺的應(yīng)用到公文寫作，比如寫一些通知、請示、報告、總結(jié)等等。 公文寫作除了文章結(jié)構(gòu)的嚴(yán)謹(jǐn)性、語言的邏輯性、條理性和生動性需要自己長期琢磨總結(jié)，不斷提高外，其本身還有著嚴(yán)格的規(guī)范性。國務(wù)院專門下發(fā)了國家行政機關(guān)公文處理辦法，中央辦公廳、河南省委辦公廳也專門印發(fā)了河南省黨的機關(guān)文件印制格式標(biāo)準(zhǔn)。在實際工作中，由于大家對公文寫作和公文處理接觸不多，對相關(guān)規(guī)定了解不夠，在平時大家撰寫的各類公文中可以看到，很多同事在公文處理、公文寫作等方面都或多或少存在一些這樣那樣的問題。 針對我們公司的工作需要，以及大家平時在公文處理方面出現(xiàn)的一些常見的問題，今天我們重點對以下幾個方面進行交流和探討：,一、公文寫作的五個步驟和五要素 二、公文處理的一些常見格式 三、公文常用文種及寫作要點 四、公文寫作中常見的問題 五、公文寫作的準(zhǔn)備工作 六、文稿起草的幾個要點 七、國家行政機關(guān)公文處理辦法,關(guān)于公文寫作的有關(guān)問題,一、關(guān)于公文寫作 公文寫作在我們在工作中不可或缺，公文寫作，我們除了要弄明白如何寫，如何寫的讓領(lǐng)導(dǎo)和聽眾、讀者滿意，還有一點很重要，就是公文處理的一些基本格式。 公文的格式好比我們每天起床后，男人會做一個簡單的洗漱，女人則會進行一番較為細(xì)致的梳妝，“當(dāng)窗理云鬢 對鏡貼花黃”。其目的很簡單，男人需要一個清新的面孔面對新的一天，給同事和上級留下一個好印象，不至于被人說成邋邋遢遢；而女人則是出于對美麗的需求。 公文格式是經(jīng)過長期摸索后總結(jié)出來的具有行政約束力的規(guī)定，其目的也是為了使文章更便于閱讀，看起來更干凈整潔。現(xiàn)在我們首先來看一看公文寫作的五個步驟以及關(guān)于公文寫作的五要素。,切實領(lǐng)會好領(lǐng)導(dǎo)意圖。 公文是從事行政領(lǐng)導(dǎo)管理活動的重要手段。主要是為領(lǐng)導(dǎo)和上級服務(wù)的，因而能否真正領(lǐng)會好領(lǐng)導(dǎo)意圖，是決定公文寫作是否成功的一個非常重要的環(huán)節(jié)。 系統(tǒng)儲備素材和觀點 擁有充分的素材是撰寫好公文的基礎(chǔ)。寫文章實際上是對素材的歸納、消化、加工和升華的過程。儲備素材有兩個含義，一個是要有眾多的文本材料，另一個就是平時多注意思考，進而形成有獨特見解的觀點群。,公文寫作的五個步驟,撰稿注意雙層思維 所謂雙層思維就是在文章特別是那些常用公文運用的寫作方法。第一層是指首先考慮安排結(jié)構(gòu)、選擇素材，也就是按照內(nèi)容的要求著眼于“搭架子”的構(gòu)思、謀篇。第二層就是基本柜架通過后再圍繞表達(dá)主題。在語言、邏輯方面進行“精煉”，挖掘中心思想，在文章撰寫中按這兩層次運行，提出一個較細(xì)綱目，形成基本雛形，然后再從觀點、論述、事例修辭等方面進行邏輯、系統(tǒng)地加工。結(jié)構(gòu)就是言之有序，就是文章內(nèi)容的組織和排列形式，即構(gòu)思、謀篇。安排結(jié)構(gòu)的基本原則是四個字：不板不亂。意即不死板，不雜亂。具體要求有四：一是綱目清楚，思路貫通；二是層次清晰，段落完整；三是銜接緊密，符合邏輯；四是開頭明快，結(jié)尾有力。,努力深化公文主題 公文的主題，是通過載體內(nèi)容所表達(dá)出來的明確意圖、基本意見，是行政目的和行文目的的具體體現(xiàn)。有些文種的公文明顯地呈現(xiàn)著旨意性、直白性、具體性，并不存在多少深化主題問題。但也有許多公文確實需要深化主題。所謂公文主題的深化，就是主題向縱深層次性發(fā)展，呈現(xiàn)出由低向高、由淺入深、由粗到精，由殘缺到完整的態(tài)勢。 語言使用要得當(dāng) 不同文種的語言特色是不同的：指揮性公文（如指示、意見、命令）的語言，應(yīng)色彩莊重；知照性公文（如通報、公告）的語言，應(yīng)通俗具體；報請性公文（如請示、邀請）的語言，應(yīng)恭謹(jǐn)明確；法規(guī)性公文（如條例、條令）的語言，應(yīng)簡約規(guī)整；提要性公文（如會議紀(jì)要）的語言，應(yīng)概括凝練?？傊?，語言使用要得當(dāng)。,公文寫作的五要素,公文的常用格式,一、排版規(guī)格 公文標(biāo)題位于紅色反線下空2行，文章大標(biāo)題使用2號宋體字或2號方正小標(biāo)宋簡體，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)。正文用3號仿宋體字，文中如有小標(biāo)題可用3號小標(biāo)宋體字或黑體字，一般每面排22行，每行排28個字,行間距一般設(shè)置固定值28磅。 公文正文位于主送機關(guān)名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。 雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。 二、裝訂要求 公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?/4處，允許誤差4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm5mm；無壞釘、漏釘、重釘、釘腳平伏牢固。,三、附件 公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼(如“附件：1.”)；附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件應(yīng)與公文正文一直裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一直裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件(或帶序號)。,四、成文日期 用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“0”。 五、落款和用印 單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標(biāo)識成文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文日期，印章用紅色。 當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上； 印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。 當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。 公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標(biāo)識在成文日期下1行。,常用文種和寫作要求,公文文種，又稱公文名稱，用以概括表明公文內(nèi)容、性質(zhì)、作用及作者權(quán)限、制發(fā)公文的目的、要求等。文種是公文的必要組成部分。 為了使各種公文都能有穩(wěn)定的性質(zhì)、特定的用途并使更多的人都能對這些性質(zhì)和用途有準(zhǔn)確的了解，以便利于正確有效地形成和辦理公文，客觀上需要人們對常用的每一種公文都賦予一個能概括表明其性質(zhì)、用途的統(tǒng)一規(guī)范的稱謂，這種稱謂叫文種。正確選擇并在公文上標(biāo)明文種，將會給公文的形成和辦理帶來便利，并有助于維護公文的嚴(yán)肅性和有效性。 我國行政系統(tǒng)通用公文文種體系中包括有：條例、規(guī)定、辦法、決定、命令、指示、批復(fù)、通知、通報、公告、通告、議案、請示、報告、調(diào)查報告、總結(jié)報告、函、會議紀(jì)要等，它們性質(zhì)不同，各有特定的適用范圍。我們重點介紹通知、請示、會議紀(jì)要和總結(jié)的寫法。,常用文種和寫作要求,行政機關(guān)的公文種類主要有： (一)命令（令） 適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員。 （二）決定 適用于對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。 （三）公告 適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。 （四）通告 適用于公布各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。,（五）通知 用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。通知適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；任免或聘用干部。 通知大多屬下行公文。 通知的種類 印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知。用于印發(fā)本級機關(guān)，批轉(zhuǎn)下級機關(guān)，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)、同級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文以及發(fā)布某些行政法規(guī)等。 指示性通知。上級機關(guān)對下級機關(guān)某一項工作作出指示和安排，而根據(jù)公文內(nèi)容又不必用“命令”或“指示”時，可使用這類通知。 知照性通知。用于告之各有關(guān)方面周知的事項等。這種通知發(fā)送對象廣泛，對下級、平級均可發(fā)送。 事務(wù)性通知。用于上級機關(guān)對下級就某一具體事項布置工作，交待任務(wù)；同級機關(guān)及不相隸屬的單位之間就某一項具體工作的進行或某一具體問題的解決要求對方配合、協(xié)助辦理等。,任免、聘用通知。用于任免或聘用國家機關(guān)工作人員職務(wù)等。 通知的寫作格式 通知的寫作形式多樣、方法靈活，不同類型的通知使用不同的寫作方法。 印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知的寫法。標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)、被印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文標(biāo)題和文種組成，也可省去發(fā)文機關(guān)名稱。正文須把握三點：對印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件提出意見，表明態(tài)度，如“同意”、“原則同意”、“要認(rèn)真貫徹執(zhí)行”、“望遵照執(zhí)行”、“參照執(zhí)行”等；寫明所印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的目的和意義；提出希望和要求。最后寫明發(fā)文日期。 批示性通知的寫法。標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)、事由和文種組成，也可省去發(fā)文機關(guān)名稱。正文由緣由、內(nèi)容包括要求等部分組成。緣由要簡潔明了，說理充分。內(nèi)容要具體明確、條理清楚、詳略得當(dāng)，充分體現(xiàn)指示性通知的政策性、權(quán)威性、原則性。要求要切實可行，便于受文單位具體操作。,知照性通知的寫法。這種通知使用廣泛，體式多樣，主要是根據(jù)通知的內(nèi)容，交代清楚知照事項。 事務(wù)性通知的寫法。通常由發(fā)文緣由、具體任務(wù)、執(zhí)行要求等組成。會議通知也屬事務(wù)性通知的一種，但寫法又與一般事務(wù)性通知有所不同。會議通知的內(nèi)容一般應(yīng)寫明召開會議的原因、目的、名稱，通知對象，會議的時間、地點，需準(zhǔn)備的材料等 任免、聘用通知的寫法。一般只寫決定任免、聘用的機關(guān)、依據(jù)，以及任免、聘用人員的具體職務(wù)即可。,（六）通報 適用于表彰先進，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況。 （七）議案 適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。 (八）報告 適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。報告，是下級機關(guān)向上級機關(guān)匯報工作情況的陳述性公文。報告的主要特點是重陳述和有主見。報告的類型：按照內(nèi)容涉及的范圍，報告可分為綜合報告和專題報告。按照行文的目的的不同，可將報告分為呈報性報告和呈轉(zhuǎn)性報告。報告的寫作要求：陳述事實要清楚扼要；表述觀點要精練清晰;語言要簡潔樸實。,（九）請示 適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。請示，是下級機關(guān)向上級機關(guān)請求指示或批準(zhǔn)的報請性公文。請示的特點有超前性、說明性和單一性，請示的類型：根據(jù)行文目的的不同，請示可分為三大類：請求批準(zhǔn)類、請求幫助類，請求批轉(zhuǎn)類。請示的寫作：總的說來，要注意這樣幾點：要遵守行文規(guī)則；理由要充分，要求要合理，格式要正確，語言要得體。文種的確定和使用，要依據(jù)行文的關(guān)系，考慮與受文單問的組織關(guān)系，對上級用請示、意見、報告，下屬用通知、決定、決議、通報、會議紀(jì)要，平級或者不相隸屬的單位使用函，不要并用文種，如請示報告。 請示是下級機關(guān)向上級機關(guān)請示指示和批準(zhǔn)的公文文種。請示主要用于：1.在實際工作中，遇到缺乏明確政策規(guī)定的情況需要處理；2.工作中遇到需要上級批準(zhǔn)才能辦理的事情；3.超出本部門職權(quán)之外，涉及多個部門和地區(qū)的事情，請示上級予以指示。,請示和報告的區(qū)別 請示和報告既有相同之處，又有區(qū)別。相同之處是兩個都是寫給上級的上行文，公文里都有陳述意見，反映情況的內(nèi)容。區(qū)別是： 第一，時間有別。請示跟報告相比，時間要求更緊迫。請示寫的情況是未解決的，屬于將來時，報告寫的情況是已做過的，屬于過去時；第二，內(nèi)容的側(cè)重點有別。請示著重于請示批準(zhǔn)，報告著重于匯報工作； 第三，要求有別，請示要求上級必須回復(fù)，報告則不必，只供上級參考。,請示的寫法,請示按請示目的分，可分為批準(zhǔn)性請示和呈轉(zhuǎn)性請示兩類。 批準(zhǔn)性請示內(nèi)容比較簡單、具體，往往是一些較為細(xì)小的實際事項的請求。請示被批準(zhǔn)后，執(zhí)行機關(guān)范圍也比較小，常常就是請示單位自己。 批準(zhǔn)性請示一般由三部分組成：請示理由、請示內(nèi)容、請示結(jié)語。 請示理由是文章的開頭部分，常是導(dǎo)語式的，要扼要地講明請示的背景和根據(jù)，及概括地寫出請示事項。復(fù)雜的一般寫成一段話，簡單的則就以一句話為之。 請示內(nèi)容是請示的中心部分，要寫得具體，條理清楚，說服力強。請示內(nèi)容包括提出請示事項和闡述說明道理或事實兩項內(nèi)容。提出請示事項要詳細(xì)，闡述說明道理要充分，只有這樣才能使有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)心中有數(shù)，易下決心。,有些情況簡單，有條文和規(guī)定可依據(jù)，只是出于組織原則報給上級知道，請示批準(zhǔn)的。請示內(nèi)容部分只需提出請示事項即可，不必闡釋道理。 請示結(jié)語是請示的結(jié)尾部分，一般是另起一行空兩格書寫，請示結(jié)語語氣要謙恭。請示結(jié)語的通常寫法是：“妥否，請批示”等。 呈轉(zhuǎn)性請示，請示事項較為重大復(fù)雜，具有一定的普遍意義，不但需要上級批準(zhǔn)，還需要上級轉(zhuǎn)發(fā)。 此類我們用的不多，不多做解釋。,在寫請示時，應(yīng)當(dāng)注意以下一些事項：要堅持一文一事；請示事項必須明確、具體、可行；不要搞多頭請示（請示應(yīng)主送直接主管機關(guān)或主管領(lǐng)導(dǎo)，其他確需了解請示事項的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人，采取抄報形式處理。 如是受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)，也應(yīng)根據(jù)請示內(nèi)容，擇要送一處領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)，由主送機關(guān)答復(fù)請示的問題，對另一領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)采取抄報形式）；一般不得越級請示，個別需要越級請示的，常采用兩種方式：一種是轉(zhuǎn)呈式，可以既避免越級，又明確主送機關(guān)；另一種是在越級請求的同時，把請示抄報被越過的主管部門；不要把請示寫成報告或請示報告；除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，請示不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人，或既寫主送機關(guān)，又同時主送、抄送給主送機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人。一般情況下，也不得在上報請示的同時抄送平級和下級機關(guān)。,“請示”應(yīng)一文一事、只主送一個機關(guān)、不抄送下級機關(guān)的規(guī)則 。 這條規(guī)則包括三項內(nèi)容：一是一文一事。機關(guān)或部門都有明確分工，各自只能辦理職責(zé)范圍內(nèi)的事，如果一文數(shù)事，必然涉及幾個主管部門，給公文交辦帶來困難，即使勉強交辦出去，可能誰也不愿牽頭辦理，造成互相推諉、扯皮。二是請示公文只主送一個機關(guān)。請示內(nèi)容是要求答復(fù)的事項，主送機關(guān)有責(zé)任研究并作出答復(fù)。相關(guān)的機關(guān)或部門采用抄送形式，以便主辦機關(guān)征求意見或會簽。如果多頭呈送，上級機關(guān)一般不予受理。如果辦理，會造成機關(guān)之間相互等待或意見不統(tǒng)一，增加協(xié)調(diào)難度，影響工作效率。三是不同時抄送下級機關(guān)。請示內(nèi)容是未決事項，在上級機關(guān)還沒有批準(zhǔn)前，向下級機關(guān)抄送透露，會引起不必要的誤會或矛盾，不利于工作的開展。因此，請示事項只能在上級機關(guān)答復(fù)或批準(zhǔn)之后，通知下級機關(guān)。,“報告”中不得夾帶請示事項的規(guī)則 。 “報告”和“請示”是兩種不同的文種，適用范圍有明顯的界限，不能混用?！皥蟾妗笔窍蛏霞墮C關(guān)匯報工作，反映情況，或向上級機關(guān)提出意見、建議，供上級機關(guān)決策參考。上級機關(guān)對“報告”一般不作答復(fù)，如果報告中夾帶請示事項，很容易誤事。如果既想?yún)R報工作，讓上級掌握，又想請示解決問題，一般有兩種辦法解決：一是將“報告”和“請示”分開，形成兩份公文分別上報；二是以請示公文為主，將報告的內(nèi)容作為附件，附在請示后面作為背景材料，讓上級了解請示的充分理由。,（十）批復(fù) 適用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項。批復(fù)，是答復(fù)下級機關(guān)請示事項的指示性公文。批復(fù)的主要特點有針對性和指導(dǎo)性。批復(fù)的類型：針對請示的內(nèi)容主要是請求批準(zhǔn)和請求幫助兩方面，批復(fù)也可以分為兩類：表態(tài)性批復(fù)和指示性批復(fù)。批復(fù)寫作要注意這樣三點：要先回應(yīng)后批復(fù)：態(tài)度要鮮明，措辭要明確；要及時批復(fù)。 （十一）意見 適用于對重要問題提出見解和處理辦法。 （十二）函 適用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題,請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。函，是機關(guān)之間辦理日常公務(wù)的交往性公文。函的特點主要有二：形式靈活，適應(yīng)性強；務(wù)實性強。函的類型：根據(jù)內(nèi)容性質(zhì)，函大體可分為四類:商洽函、問復(fù)函、請準(zhǔn)函和知照函 。函的寫作總的來說，要注意：一事一“函”，直陳其事，語言要平實、親切，自然。,（十三）會議紀(jì)要 適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。 1會議紀(jì)要的概念 會議紀(jì)要是一種記載和傳達(dá)會議基本情況或主要精神、議定事項等內(nèi)容的規(guī)定性公文。 會議紀(jì)要具有指導(dǎo)性、紀(jì)實性、概括性的效果。 2會議紀(jì)要的結(jié)構(gòu) 分標(biāo)題、正文、落款三部分。 （1）標(biāo)題。會議紀(jì)要的標(biāo)題一般由會議名稱和文種兩項構(gòu)成。 （2）正文。包括前言、主體、結(jié)尾三項內(nèi)容。,前言概括交代會議的名稱、時間、地點、參加人、主持人、會期、形式等組織情況，說明主要議題，然后用“現(xiàn)將這次會議討論的主要問題既要如下：” 主體是會議紀(jì)要的核心內(nèi)容，主要反映會議情況和會議結(jié)果。寫作時要注意緊緊圍繞中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成的決定、決議，準(zhǔn)確地概述清楚。 結(jié)尾即會議紀(jì)要的結(jié)束語，一般是向收文單位提出希望和要求，會議紀(jì)可以沒有結(jié)尾部分，主體內(nèi)容寫完，全文就結(jié)束。,3.特點。 內(nèi)容的紀(jì)實性。會議紀(jì)要如實地反映會議內(nèi)容，它不能離開會議實際搞再創(chuàng)作，不能搞人為的拔高、深化和填平補齊。否則，就會失去其內(nèi)容的客觀真實性，違反紀(jì)實的要求。 表達(dá)的要點性。會議紀(jì)要是依據(jù)會議情況綜合而成的。撰寫會議紀(jì)要應(yīng)圍繞會議主旨及主要成果來整理、提煉和概括。重點應(yīng)放在介紹會議成果，而不是敘述會議的過程，切忌記流水帳。,稱謂的特殊性。會議紀(jì)要一般采用第三人稱寫法。由于會議紀(jì)要反映的是與會人員的集體意志和意向，常以“會議”作為表述主體，“會議認(rèn)為”、“會議指出”、“會議決定”、“會議要求”、“會議號召”等就是稱謂特殊性的表現(xiàn)。 會議紀(jì)要有別于會議記錄。二者的主要區(qū)別是：第一，性質(zhì)不同：會議記錄是討論發(fā)言的實錄，屬事務(wù)文書。會議紀(jì)要只記要點，是法定行政公文。第二，功能不同：會議記錄一般不公開，無須傳達(dá)或傳閱，只作資料存檔；會議紀(jì)要通常要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。,4.寫法 會議紀(jì)要的寫法因會議內(nèi)容與類型不同而有所不同。就總體而言，一般由標(biāo)題、正文、落款、日期構(gòu)成。下面主要講講標(biāo)題和正文的寫法。 （一）標(biāo)題。會議紀(jì)要的標(biāo)題有單標(biāo)題和雙標(biāo)題兩種形式。 單標(biāo)題：由“會議名稱文種“構(gòu)成。 雙標(biāo)題：由“正標(biāo)題副標(biāo)題“構(gòu)成。正標(biāo)題揭示會議主旨，副標(biāo)題標(biāo)示會議名稱和文種。 （二）正文。會議紀(jì)要的正文大多由導(dǎo)言和主體構(gòu)成。具體寫法依會議內(nèi)容和類型而定。 導(dǎo)言。主要用于概述會議基本情況。其內(nèi)容一般包括會議名稱、會期會址、參加人員、主持人和會議議程等。具體寫法常見的有兩種： 第一種：平列式。將會議的時間、地點，參加人員和主持人、會議議程等基本情況采用分條列出的寫法。這種寫法多見于辦公會議紀(jì)要。 第二種：魚貫式。將會議的基本情況作為一段概述，使人看后對會議有個輪廓了解。,主體。這是會議紀(jì)要的核心部分。主要介紹會議議定事項。常見的寫法有三種： （1）條文式寫法。就是把會議議定的事項分點寫出來。辦公會議紀(jì)要、工作會議紀(jì)要多用這種寫法。 （2）綜述式寫法。就是將會議所討論、研究的問題綜合成若干部分，每個部分談一個方面的內(nèi)容。較復(fù)雜的工作會議或經(jīng)驗交流會議紀(jì)要多用這種寫法。 （3）摘記式寫法。就是把與會人員的發(fā)言要點記錄下來。一般在記錄發(fā)言人首次發(fā)言時，在其姓名后用括號注明發(fā)言人所在單位和職務(wù)。為了便于把握發(fā)言內(nèi)容，有時根據(jù)會議議題，在發(fā)言人前面冠以小標(biāo)題，在小標(biāo)題下寫發(fā)言人的名字。一些重要的座談會紀(jì)要，常用這種寫法。 適合公司使用的有決定、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要等10多種，不要創(chuàng)造或者隨心所欲使用文種。比如，經(jīng)常有人寫關(guān)于什么的申請，沒有申請這個文種。,5、范例 鐵路局管理體制改革會議紀(jì)要 （2004年7月20日 ） 根據(jù)中央書記和國務(wù)院的指示，康世恩同志于7月7日至7月9日，召集山西省、鐵道部、國家經(jīng)委和北京、太原鐵路局的負(fù)責(zé)同志開會，對改革北京、太原鐵路局管理體制，保證山西煤炭運輸問題，認(rèn)真作了研究。 山西省是我國重要的煤炭基地，組織好山西煤炭的運輸，對國民經(jīng)濟具有十分重要的意義。山西煤炭的外運，主要由北京、太原兩個鐵路局承擔(dān)。北京鐵路局每天安排給太原鐵路局的運煤空車占太原鐵路局所需空車總數(shù)的95左右；太原鐵路局運出的煤炭有2/3是在北京鐵路局管轄區(qū)域卸掉，其余大部分也要經(jīng)由北京鐵路局轉(zhuǎn)運。但目前由于兩個鐵路局分管主要運輸干線，把煤炭運輸中的裝、運、卸、排等環(huán)節(jié)分割開來，不能集中統(tǒng)一指揮，影響鐵路運輸能力的充分發(fā)揮，與山西煤炭外運任務(wù)很不適應(yīng)。與會同志認(rèn)為，必須按照經(jīng)濟區(qū)劃和運輸規(guī)律，對兩個鐵路局的管理體制進行改革。經(jīng)反復(fù)協(xié)商，一致同意鐵道部提出的體制改革實施方案：,一、建立北京鐵路管理局，下設(shè)北京、太原、天津、石家莊四個鐵路局，撤銷鐵路分局。 這樣做的好處是：第一，北京鐵路管理局可以統(tǒng)一調(diào)度指揮太原、北京兩個鐵路局的運輸力量，形成一個整體，把煤炭運輸中的裝、運、卸、排各個環(huán)節(jié)緊密銜接起來，又把煤炭生產(chǎn)和運輸緊密銜接起來，充分發(fā)揮運力效能，使運輸線路暢通，更好地完成煤運任務(wù)。第二，有利于加強鐵路基層工作。分局撤銷以后，鐵路局直接領(lǐng)導(dǎo)站、段，便于加強基層工作，搞好機車、車輛、線路、通訊等設(shè)備的維修和技術(shù)改造，組織好職工的技術(shù)培訓(xùn)工作。 鐵道部要立即著手制定北京鐵路管理局和四個鐵路局的職責(zé)范圍和具體工作方法。 二、為了搞好生產(chǎn)與運輸?shù)你暯?，加強北京鐵路管理局與山西省的聯(lián)系，決定由北京鐵路管理局派駐聯(lián)絡(luò)員，在山西省經(jīng)委辦公。其任務(wù)是，代表鐵路管理局向省里請示匯報工作，辦理、轉(zhuǎn)達(dá)省里交辦事項，及時溝通雙方的情況，協(xié)調(diào)生產(chǎn)與運輸?shù)年P(guān)系。 三、北京、太原兩個鐵路局在北同蒲線的分界點，定在寧武。這樣便于北京鐵路局全面安排大同和雁北地區(qū)統(tǒng)配礦與地方礦的煤炭外運。,四、鐵路管理局、鐵路局機構(gòu)設(shè)置要精干，太原鐵路局保留原建制，干部原則上不要變動，各項工作要進一步加強。臨汾、大同分局撒銷后，可分別設(shè)立調(diào)度分所，必要時也可分設(shè)小型辦事處，協(xié)助鐵路局統(tǒng)一安排當(dāng)?shù)氐能?、機、工、電、檢等項工作。 五、北京鐵路管理局要切實安排好山西省地方物資的運輸。要給太原鐵路局保持足夠的運用車。 六、當(dāng)前晉東南的煤炭絕大部分通過京廣、隴海兩條鐵路線外運，裝煤的空敞車全部靠鄭州鐵路局排送，因此太焦線五陽至孔莊一段線路，仍由鄭州鐵路局管理。 改革鐵路管理體制是一項復(fù)雜的工作，步子一定要穩(wěn)妥。北京、太原鐵路局管理體制的改革，作為全國鐵路管理體制改革的試點，今年下半年作好準(zhǔn)備，明年初開始實行。鐵道部和有關(guān)省市要密切配合，加強領(lǐng)導(dǎo)，注意研究解決出現(xiàn)的問題，不斷總結(jié)經(jīng)驗，把這項工作扎扎實實地搞好。,(十四)總結(jié) 總結(jié)是單位或個人對過去一個時期內(nèi)的實踐活動作出系統(tǒng)的回顧歸納、分析評價，從中得出規(guī)律性認(rèn)識用以指導(dǎo)今后工作的事務(wù)性文書。 公司各單位每半年和年終都要進行工作總結(jié)，各單位在報送總結(jié)的時候，往往把握不住關(guān)鍵環(huán)節(jié)，把握不住重點，以至于總結(jié)寫得很長，精華體現(xiàn)不多，亮點看不出來，費勁不小，收效不大。 總結(jié)的種類 從性質(zhì)、時間、形式等角度可劃分出不同類型的總結(jié)，從內(nèi)容分主要有綜合總結(jié)和專題總結(jié)兩種。綜合總結(jié)又稱全面總結(jié)，它是對某一時期各項工作的全面回顧和檢查，進而總結(jié)經(jīng)驗與教訓(xùn)。專題總結(jié)是對某項工作或某方面問題進行專項的總結(jié)，尤以總結(jié)推廣成功經(jīng)驗為多見?？偨Y(jié)也有各種別稱，如自查性質(zhì)的評估及匯報、回顧、小結(jié)等都具總結(jié)的性質(zhì)。,總結(jié)的寫法 1、標(biāo)題 文件式標(biāo)題 一般由單位名稱、時限、內(nèi)容、文種名稱構(gòu)成。例：局 19年度科技工作總結(jié)。 2、正文 前言。一般介紹工作背景、基本概況等，也可交待總結(jié)主旨并作出基本評價。開頭力求簡潔，開宗明義。 主體。應(yīng)包括主要工作內(nèi)容、成績及評價、經(jīng)驗和體會、問題或教訓(xùn)等。這些內(nèi)容是總結(jié)的核心部分，可按縱式或橫式結(jié)構(gòu)形式撰寫。所謂縱式結(jié)構(gòu)，即按主體內(nèi)容縱向所做的工作、方法、成績、經(jīng)驗、教訓(xùn)等逐層展開。所謂橫式結(jié)構(gòu)即按材料的邏輯關(guān)系將其分成若干部分， 標(biāo)序加題，逐一寫來。 結(jié)尾。作為結(jié)的結(jié)束語可以歸納呼應(yīng)主題、指出努力方向、提出改進意見等作結(jié)，要求簡短精練。,總結(jié)寫作的要點： 一是突出重點工作。對重點工作，或者本單位亮點工作要在總結(jié)的醒目位置，以較大篇幅去闡述。 二是不要記流水賬，總結(jié)更多的文筆要放到對取得成績的經(jīng)驗和做法、工作中的問題和不足的分析上來。比如效益明顯提升，就要重點闡述我們采取了哪些具體措施，具體工作是如何開展的，效果要有可比性，增強說服力。 三是切忌把總結(jié)寫成工作日志。 四是不要眉毛胡子一把抓，一些無關(guān)緊要的工作在總結(jié)里可以淡化處理或者一筆帶過。 五是要控制長度。,寫好總結(jié)最關(guān)鍵的就是要提煉。 切忌把總結(jié)寫成流水賬，我們有些部門寫總結(jié)常常寫幾月份做了啥，怎 么說也改不過來。 總結(jié)是對一項工作的分析?？隙ǔ煽儯偨Y(jié)經(jīng)驗，分析問題，找出不 足，以利今后工作的開展。 比如：今年某產(chǎn)品能耗下降13%。這是一個果?？偨Y(jié)就是要把因找出來， 采取了了哪些具體措施，才達(dá)到這個果；在實現(xiàn)這個果的過程中，有哪 些經(jīng)驗值得今后發(fā)揚，哪些教訓(xùn)需要今后汲取，還存在哪些不足。這就 是總結(jié)。 只說結(jié)果的總結(jié)不是總結(jié)。,1.公文的正標(biāo)題要求使用宋體二號字體，正文一級標(biāo)題使用黑體三號字體。正文內(nèi)容使用仿宋三號字體。第一個層次的大標(biāo)題后面是不能加標(biāo)點符號的。 2.文件處理流程。本單位需要以公司名義下發(fā)或者上行的公文，需要相關(guān)部門撰寫出稿件并反復(fù)修改后，由部門負(fù)責(zé)人審核同意后，按程序到集團辦公室進行審核，由分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，最后由公司主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。前邊程序沒有進行，不能進行下一道程序。 3. 層次序號的使用。一、（一）1.（1） 4數(shù)字的使用。對于時間的表述，要用具體日期，不要用今天，去年，本月等。 5.語言的錘煉、標(biāo)題的提煉。標(biāo)題和正文第一段文字要簡明扼要，精練概括，條理要清晰。,常見問題解析,6.需要序列號“1、2、3”或者“一、二、三”時，不要套用自動格式。 7.不要對一個自認(rèn)為陌生或新穎的名詞進行專門解釋。 8.表格的應(yīng)用。在正式文件中，要盡量避免使用表格，必須使用表格，就要作為附件使用。 9.數(shù)字的應(yīng)用。 公文中的數(shù)字，除了成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次順序和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩的語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。 11.盡量減少異號的使用，如2005-2006 ， ，等。 12.用印。 其一要正，其二要騎年蓋月，其三盡量不壓成文日期以外的文字。,14.統(tǒng)一使用計量單位。公文寫作不是做報表，銷售收入及利稅等在億元以上的，以億元為單位，如實現(xiàn)利潤1.25億元，就不要寫作12500萬元，在億元以下的，則以萬元為單位，如某單位實現(xiàn)利潤2350萬元，則不要寫成0.235億元，也不要寫成23500000元；產(chǎn)品產(chǎn)量在萬噸以上的，以萬噸為單位，如鉛產(chǎn)量3.45萬噸，就不要寫成34500噸，在萬噸以下的，則以噸為單位，如銻產(chǎn)量是2100噸，就不要寫成0.21萬噸，銦產(chǎn)量250噸，就不要寫成0.025萬噸；以“億”、“萬”為單位的，精確到小數(shù)點后面兩位數(shù)（四舍五入）即可，不要出現(xiàn)諸如12.5342億元，1.2534萬噸的數(shù)字；計量單位應(yīng)統(tǒng)一用法定計量單位及符號表示。 15.企業(yè)的名稱（包括文章中出現(xiàn)的其他單位的名稱），一律使用法定名稱（工商部門注冊名稱）或規(guī)范化簡稱，不要使用代稱或俗稱。,16、標(biāo)題常見問題 作為文稿版式重要組成部分的標(biāo)題排法很有學(xué)問。標(biāo)題是文章內(nèi)容的高度概括，居公文之首，為整篇文稿的印刷效果都會產(chǎn)生重要影響。追求標(biāo)題形式美應(yīng)注意以下幾點：一是分行不破詞，即排多行標(biāo)題時不能隨意割裂詞匯；二是不可將“的”等 助詞放在分行標(biāo)題行首；三是3行以上標(biāo)題一般可以設(shè)計菱形、正寶塔或倒寶塔形，但不能排成啞鈴形。 標(biāo)題和正文要空一行。文章中的小標(biāo)題需要注意層級符號。一般來說，各級標(biāo)題層次符號分別為：“一、”“（一）”“1.”“（1）”，當(dāng)用到“1.” “2.” “3.”這一層級標(biāo)題時要特別注意，在序號后面必須是下圓點，而不是頓號。而當(dāng)用“（一）”（二）”（三）”這一層級標(biāo)題時，括號后面不應(yīng)再有標(biāo)點。,16、標(biāo)題常見問題 標(biāo)題是行政公文的重要組成部分，它要求主旨鮮明、重點突出、文字簡潔、格式規(guī)范，是擬寫案卷標(biāo)題和編制檔案檢索工具的唯一依據(jù)。據(jù)此，須精心制作。但是，有相當(dāng)一部分公文標(biāo)題存在病句，最常見的有兩大類：一是語句不合語法規(guī)范；二是請示、函、報告三者混淆使用。結(jié)合具體病例分析如下： 語句不合語法規(guī)范 例1、*公司優(yōu)先提高有突出貢獻(xiàn)的中青年科學(xué)技術(shù)專家待遇的通知。 例1的介詞“關(guān)于”應(yīng)用未用。以標(biāo)題中四個機關(guān)聯(lián)合發(fā)文，其辦文意圖應(yīng)是面向各單位的，但也可理解為只是面向本系統(tǒng)，易產(chǎn)生歧義，其原因是在發(fā)文機關(guān)與理由之間缺少了介詞“關(guān)于”，應(yīng)補上。,例2、*公司關(guān)于進一步搞活控股企業(yè)有關(guān)政策的試行辦法。 例2的動賓搭配不當(dāng)。此標(biāo)題中心詞為“試行辦法”，其限定部分為“關(guān)于”引導(dǎo)的介詞詞組，“進一步搞活企業(yè)有關(guān)政策”，“搞活”的賓語應(yīng)是“企業(yè)”而不能是“有關(guān)政策”，“有關(guān)政策”緊接賓語之后，則需要另有一個動詞與之搭配，因為“政策”只能是貫徹執(zhí)行，而不能是“試行”，“試行”的只能是“辦法”而不能是“政策”。 例3、*公司關(guān)于加快發(fā)展本院彩色印刷品生產(chǎn)若干措施的通知。 例3的動賓搭配失當(dāng)，文種使用不當(dāng)。此標(biāo)題“加快發(fā)展”的賓語應(yīng)是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，閱文件內(nèi)容有“決定采取以下措施”等語，應(yīng)使用“決定”、“規(guī)定”。若使用“措施”等是非規(guī)定文種，應(yīng)另擬發(fā)文通知，并隨通知附發(fā)。 例4、*高校關(guān)于認(rèn)真做好一九九四年表彰優(yōu)秀教師和教育工作者的通知。 例4缺賓語。此標(biāo)題動詞是“做好”后面缺少賓語“工作”應(yīng)補上。,請示、函、報告三者混淆 例6、*關(guān)于申請解決更換一臺鍋爐并大修一臺鍋爐的報告。 例7、*關(guān)于申請1995年公費醫(yī)療補助費的報告。 例8、*關(guān)于元旦文藝聯(lián)歡會所需經(jīng)費的報告。 病例分析： 例6的標(biāo)題內(nèi)容十分明確，就是要求解決問題，關(guān)鍵詞是“請示”，“請示”的標(biāo)題可直接準(zhǔn)確概括出“請示”的內(nèi)容，使人一目了然。正確的作法應(yīng)是將“報告”兩字替換為“請示”。 例7的標(biāo)題內(nèi)容是某高校請求某市批準(zhǔn)“醫(yī)療補助費問題”，他們之間不屬于隸屬關(guān)系，是屬于平行關(guān)系。國家行政機關(guān)公文處理辦法中明確指出“相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等應(yīng)用“函“”。該文件是屬于請求批準(zhǔn)“函”性公文，理應(yīng)刪除“報告”，將“報告”兩字改為“函”。 例8的標(biāo)題顯然是學(xué)院下屬單位向上級主管部門請求解決經(jīng)費的問題。辦法中規(guī)定，向上級機關(guān)請求指示和批準(zhǔn)應(yīng)該用“請示”。此文是屬于請示性公文，“報告”兩字應(yīng)改為“請示”。,17、公文寫作中常見的問題 文種使用不當(dāng)。 有的公文作者不了解或不會正確運用確切的文種，以致長期只使用通知、決定等二三個公文，其余文種一概不用；有的公告、通告、通報分不清，望文生義去應(yīng)用；有的不知公文中報告與請示是兩種不同的文種，經(jīng)?；煜磺?，使用時張冠李戴或干脆寫成“請示報告”；有的不知有命令（令）、批示函、會議紀(jì)要等公文，遇到該使用這些公文的場合則都用通知等公文去代替。 格式不規(guī)范 。 公文格式上存在的問題，主要有以下表現(xiàn)：（一）公文文頭不規(guī)范；（二）標(biāo)題冗長、混亂、殘缺不全；（三）主送機關(guān)排列混亂；（四）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)混亂；（五）附件不符；（六）主送、抄送單位不正確。 行文規(guī)則混亂 （一）越級行文。 （二）多頭行文。 （三）請示一文多事。 (四）黨政不分。 用詞不當(dāng) (一)詞義誤用。 (二)生造詞語。 (三)詞語使用不當(dāng)。 (四)濫用模糊詞語。,作為公文的撰寫者，要想在公文中正確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，首先在起草前能夠正確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖。 意圖包括三個方面：即制文原委、目的以及中心思想，提煉出主旨。之后，謀篇定局、列出提綱，明確先寫什么，再寫什么，最后寫什么，明確每一個層次的中心以及每一個段落的段旨，明確在什么段落內(nèi)下使用什么材料。 在做好上述工作的基礎(chǔ)上，才能夠落筆起草，擬稿。明白了領(lǐng)導(dǎo)交辦的公文協(xié)作的目的、主旨、要解決的主要問題、主要依據(jù)，以及收文的對象，這就完成了公文寫作的第一步。 之后，自己認(rèn)真領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，進一步深入化、具體化和條理化，例如：文章的基本觀點通過那幾個分觀點來闡述，這幾個分觀點順序如何排列，針對這些觀點，怎樣去分別闡述，闡述的理論依據(jù)是什么，等等都要有一個清晰的思路，這樣，領(lǐng)導(dǎo)的意圖就轉(zhuǎn)化為公文撰寫人員的思想，這樣才能夠真正動筆寫作。,公文撰寫的準(zhǔn)備工作,寫一個講話稿。如果有可能，最好和講話者直接進行溝通，以便了解講話人的思路和側(cè)重點，如果沒有機會，比如領(lǐng)導(dǎo)忙沒時間思考，這個時候你就需要大膽工作，根據(jù)自己的思路來寫作。首先要搜集資料，要根據(jù)自己平時掌握的資料，收集和本任務(wù)相關(guān)的材料；要在動筆前要對任務(wù)有一個比較全面的了解，比如要舉辦一個活動就要了解情況，時間、地點、目的、意義、活動的方式參加人員等等，在此基礎(chǔ)上，就需要認(rèn)真進行思考，在腦子里大致形成一個思路，然后列出提綱，確定標(biāo)題，確定篇幅長短和字?jǐn)?shù)，然后才可以動筆。絕對不能街道任務(wù)就盲目動筆。另外，在領(lǐng)導(dǎo)沒有時間和你交流的情況下，初稿一定要盡快成文，經(jīng)過修改后要盡快提交領(lǐng)導(dǎo)審閱，決不要拖著等快到時間再交給領(lǐng)導(dǎo)，讓領(lǐng)導(dǎo)沒有時間在對稿子進行修改，這種做法是文秘的大忌。,綜合文稿撰寫是辦公室日常工作的重要內(nèi)容，在工作中居于舉足輕重的地位，綜合文稿質(zhì)量直接關(guān)系到?jīng)Q策的權(quán)威性。寫好綜合文稿，掌握關(guān)鍵的幾個要領(lǐng)能起到事半功倍的效果。 一、準(zhǔn)確把握文稿的“四性”特點。 面對當(dāng)今信息傳播速度快、內(nèi)容多的時代特點，綜合文稿起草必須把握好“四性”。 一是思想性。文稿的觀點是一篇文稿的靈魂，也是一篇文稿層次的最集中表現(xiàn)，同時也最能體現(xiàn)文稿起草理論認(rèn)知的高度，就是“文眼”，文稿的思想性、觀點表現(xiàn)形式不盡相同，有的就是文稿的主標(biāo)題，有的則是分標(biāo)題，還有的甚至只是一兩句話，不論安排在哪里，只要合理，卻能起到“點睛”之效。,文稿起草的幾個要點,二是邏輯性。文稿的邏輯性主要體現(xiàn)在結(jié)構(gòu)層次和語言表達(dá)上。對文稿結(jié)構(gòu)層次的謀劃，在文稿層面，說明的是邏輯思維能力，在工作層面，說明的則是全局駕馭能力。對主題或主要觀點的幾個方面或幾個層次，要按主次、輕重緩急來安排文稿的結(jié)構(gòu)層次，再確定先說什么、后說什么。這樣，既能使文稿結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、段落分明，又能有效地解決“無話可說”的問題。關(guān)于詳略問題，對工作的重點、亮點以及特色做法，或受眾或所要匯報對象關(guān)注、關(guān)心的重點內(nèi)容，要“潑墨”。 三是指導(dǎo)性。文稿要有價值、要“有用”。綜合文稿的作用主要是指導(dǎo)工作，具有傳達(dá)決策、實施領(lǐng)導(dǎo)意圖的功能。傳達(dá)的精神、提出的觀點要準(zhǔn)確、要正確，說得要在理，有指導(dǎo)意義，讓人接受。提出的意見、謀劃的工作措施要符合實際情況，說在點子上，有針對性和可操作性，否則就會“下筆千言、離題萬里”。如何使文稿“有用”，源頭活水還是工作。熟悉工作情況才能說上行話、說上“真話”，才不至于形成“誤導(dǎo)”。工作研究得越深，也就能抓住關(guān)鍵和要害，看問題就會比一般人深，說的話就有份量。如果在工作謀劃上沒有多少著子，文稿也不可能有多少真知灼見。,四是準(zhǔn)確性。這指的是文字功底。文字是工具、是載體。有好的觀點、好的結(jié)構(gòu)、豐富的材料，還要靠書面文字或者口頭語言準(zhǔn)確地表達(dá)出來，表達(dá)在文稿起草中的重要性不言而喻。不少人往往因為用詞不慎造成工作上的被動。許多人有時并不是態(tài)度不認(rèn)真、工作不盡力，就是文字粗糙，往往會讓人對他的敬業(yè)精神和工作責(zé)任心產(chǎn)生懷疑。,二、深刻領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的主要意圖。 文稿與文學(xué)作品的寫作有嚴(yán)格區(qū)別，不是個人作品，不允許隨意而為，隨感而發(fā)，隨心所欲，而是在領(lǐng)導(dǎo)授意下，按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖，根據(jù)現(xiàn)行的政策或上級機關(guān)的要求，或現(xiàn)實工作需要，所作的“奉命”作文。因此，整個擬草過程，如果是領(lǐng)導(dǎo)講話稿或領(lǐng)導(dǎo)要求下發(fā)的通知，就必須準(zhǔn)確、忠實地反映領(lǐng)導(dǎo)的意圖和主張；如果是向上級的呈報件，就不僅要忠實反映本單位領(lǐng)導(dǎo)意圖，同時還要認(rèn)真研究上級機關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)的要求。如果把握不準(zhǔn)，就很難寫出高質(zhì)量的文稿。特別是領(lǐng)導(dǎo)的講話稿、匯報稿、發(fā)言稿，由于種種原因，領(lǐng)導(dǎo)不可能將主旨和要求都交代得一清二楚，往往只粗略交代幾句。這就需要平時多積累，做到“兩多一勤”，即多聽、多記，勤歸納。及時將搜集了解到的零散看法加以歸納綜合，形成系統(tǒng)的思想觀點，達(dá)到深化領(lǐng)導(dǎo)意圖的目的。總之，要善于捕捉，做一個有心人，及時、準(zhǔn)確、完整地捕捉和反映領(lǐng)導(dǎo)對文稿的意圖和要求。,三、謀篇與構(gòu)思。篇章結(jié)構(gòu)是文稿寫作的關(guān)鍵。謀篇布局就是對其文章開頭、結(jié)尾、層次、過度與段落的安排。寫文章，最關(guān)鍵的是思路清晰，布局合理。這就要求文秘工作人員在擬草前，進行謀篇布局，擬好提綱。只要時間允許，提綱擬得越細(xì)越好。特別是一些大型會議的講話稿、發(fā)言稿，一些重要的工作報告，更要把提綱議深、議透、議細(xì)。對核心內(nèi)容要做到“三個明確”： 一是明確文稿主旨是什么。事先搞清要解決什么問題，達(dá)到什么目的，用稿領(lǐng)導(dǎo)主要講什么，哪些問題要重點強調(diào)，以及問題的主次等，從而初步形成一個擬草目標(biāo)。同時，對會議的形式、參加對象、時間長短、議程等也要了解清楚，以便在擬訂提綱時合理布局，準(zhǔn)確把握。,二是明確怎樣體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖。擬草文稿的高度不夠、角度不當(dāng)是常見的毛病，其原因之一就是沒有換位思考，從大局的高度、從領(lǐng)導(dǎo)思考問題的角度謀篇布局。根據(jù)不同時期、不同階段役的工作，靈活運用抓兩頭帶中間、點面結(jié)合、解剖麻雀、狠抓典型等工作方法，做出通盤考慮與安排。 三是明確反映什么典型問題。文稿反映的工作情況必須是最新的，包括工作成績、存在問題和原因、上級有關(guān)政策規(guī)定和要求、解決問題的辦法和措施等，在擬草提綱前考慮周全，做到心中有數(shù)，擬草時合理裁剪，突出重點，布局得當(dāng)。,四、精雕細(xì)琢文稿的表達(dá)形式。做到“三個重視”。一是重視工作素材的日常積累?！扒蓩D難為無米之炊”，掌握和占用大量素材是擬草綜合文稿的基礎(chǔ)性工作。對上級機關(guān)下發(fā)的文件、領(lǐng)導(dǎo)講話、兄弟單位交換的材料、下級單位報送的工作總結(jié)、報告、信息簡報以及各類報紙雜志刊登的有關(guān)文章，要在全面搜集的基礎(chǔ)上，進行系統(tǒng)梳理、認(rèn)真歸類。二是重視對素材的提煉概括。通過敏銳的政治觀察力和分析判斷力，從歸納、提煉、取舍入手，對素材進行精加工，從現(xiàn)象看本質(zhì)，從現(xiàn)狀看趨勢，歸納出新的觀點，提煉出問題和措施，挖掘出典型材料，對掌握的素材做到取舍得當(dāng)，詳略適宜，有層次、有次序地圍繞主旨，為文稿的觀點服務(wù)。在提煉概括中，要善于將上級精神與領(lǐng)導(dǎo)的思路或意圖有機地結(jié)合起來，進行挖掘、創(chuàng)新，使領(lǐng)導(dǎo)思路更具系統(tǒng)性和創(chuàng)造性。,三是重視對文稿的修改潤色。好文章是改出來的。重要的文稿，一般經(jīng)過擬草修改、領(lǐng)導(dǎo)修改、會議修改三個階段。擬草修改，一定要樹立精品意識，堅持多看多改，從中心思想到篇章結(jié)構(gòu)、語言文字、標(biāo)點符號，反復(fù)推敲。在方針措施上，做到言之有據(jù)，具體而可行；在格式上求嚴(yán)，保持布局的規(guī)范性；在文字上求精，達(dá)到表述的準(zhǔn)確性；在篇幅上求簡，講求整體結(jié)構(gòu)的緊湊性，確保內(nèi)容、用語、表述等準(zhǔn)確貼切，做到草稿不草率，初稿不粗糙。對領(lǐng)導(dǎo)修改意見和會上討論提出的意見，反復(fù)揣摩，嚴(yán)格遵照這些意見打磨文稿，恰如其分地體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖。通過反復(fù)修改、潤色，做到觀點有新思路、選材有新視野、寫法有新氣象、語言有新文風(fēng)，使文稿具有較強的針對性和指導(dǎo)性，使人有所啟迪，有所觸動，有所收獲。,第一章 總 則 第一條 為使國家行政機關(guān)(以下簡稱行政機關(guān))的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，制定本辦法。 第二條 行政機關(guān)的公文(包括電報，下同)，是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具。 第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。 第四條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準(zhǔn)確、安全。 第五條 公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密的安全。,國家行政機關(guān)公文處理辦法,第六條 各級行政機關(guān)的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強對本機關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。 第七條 各級行政機關(guān)的辦公廳(室)是公文處理的管理機構(gòu)，主管本機關(guān)的公文處理工作并指導(dǎo)下級機關(guān)的公文處理工作。 第八條 各級行政機關(guān)的辦公廳(室)應(yīng)當(dāng)設(shè)立文秘部門或者配備專職人員負(fù)責(zé)公文處理工作。 第二章 公文種類 第九條 行政機關(guān)的公文種類主要有： (一)命令(令) 適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員。 (二)決定 適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。,(三)公告 適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。 (四)通告 適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。 (五)通知 適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。 (六)通報 適用于表彰先進，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況。 (七)議案 適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。 (八)報告 適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。,(九)請示 適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。 (十)批復(fù) 適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。 (十一)意見 適用于對重要問題提出見解和處理辦法。 (十二)函 適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。 (十三)會議紀(jì)要 適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。,第三章 公文格式 第十條 公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。 (一)涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級和保密期限，其中，“絕密”、“機密”級公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號。 (二)緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。其中電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。 (三)發(fā)文機關(guān)標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦機關(guān)排列在前。 (四)發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括機關(guān)代字、年份、序號。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機關(guān)發(fā)文字號。 (五)上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中，“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。,(六)公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。 (七)主送機關(guān)指公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。 (八)公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。 (九)公文除“會議紀(jì)要”和以電報形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。 (十)成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。 (十一)公文如有附注(需要說明的其他事項)，應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注。 (十二)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級機關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。,(十三)抄送機關(guān)指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。 (十四)文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方，可以并用漢字和通用的少數(shù)民族文字(按其習(xí)慣書寫、排版)。 第十一條 公文中各組成部分的標(biāo)識規(guī)則，參照國家行政機關(guān)公文格式國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。 第十二條 公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(210mm297mm)，左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。,第四章 行文規(guī)則 第十三條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。 第十四條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。 第十五條 政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文；除以函的形式商洽工作、