xxx集團(tuán)有限公司會議管理制度

集團(tuán)公司會議管理制度第一章總則第一條 會議管理是日常工作事務(wù)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策的重要途徑，是信息溝通和協(xié)調(diào)各方面關(guān)系的重要手段。為規(guī)范會議管理，使會議精簡高效，保證會議質(zhì)量，控制會議費(fèi)用，特制定本制度。第二條 本辦法適用于廣東XXX集團(tuán)有限公司及下屬各子公司。第三條 基本原則（一）精簡高效原則。堅(jiān)持合法性、必要性、計(jì)劃性、節(jié)約性、實(shí)效性原則，努力實(shí)現(xiàn)精簡會議、節(jié)約開支、務(wù)實(shí)高效的目標(biāo)。（二）周密準(zhǔn)備原則。集團(tuán)會議無論大小，都應(yīng)有充分準(zhǔn)備，會前圍繞會議的議題和目的準(zhǔn)備好有關(guān)文件和材料。（三）厲行節(jié)約原則。加強(qiáng)會議計(jì)劃管理，嚴(yán)格控制會議費(fèi)用預(yù)算，厲行節(jié)約，不講排場、不追求形式，避免人力、物力、財(cái)力、時間等資源浪費(fèi)。（四）嚴(yán)肅認(rèn)真原則。集團(tuán)會議的與會人員要樹立認(rèn)真的態(tài)度和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖黠L(fēng)，嚴(yán)守紀(jì)律，尊重同事、謙虛謹(jǐn)慎。第二章會議分類第四條 一類會議為集團(tuán)的綜合性會議（含董事會會議、股東會、監(jiān)事會、公司辦公會議）；集團(tuán)主要領(lǐng)導(dǎo)主持，各子公司、各部門主要負(fù)責(zé)人參加的綜合性會議；上級單位要求集團(tuán)協(xié)辦或委托集團(tuán)承辦的會議。第五條 二類會議為以集團(tuán)名義召開、集團(tuán)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加的專業(yè)會議。上級單位部門要求集團(tuán)相關(guān)部門協(xié)辦或委托承辦的專業(yè)會議。第六條 三類會議為集團(tuán)各職能部門主持的各類專題會議。第三章職責(zé)與分工第七條 行政部是會議的歸口管理部門，負(fù)責(zé)集團(tuán)會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及跟蹤催辦，負(fù)責(zé)會議的計(jì)劃、預(yù)算、費(fèi)用的審核管理和一類會議的主辦，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)控制計(jì)劃外的各種會議。第八條 各部門按職責(zé)范圍具體承辦二、三類會議。第九條 上級單位要求集團(tuán)協(xié)辦或委托集團(tuán)承辦的會議，由行政部或委托對口部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排。第十條 會議提擬人或主辦部門負(fù)責(zé)會議的組織工作。第四章提擬與審批第十一條 各部門日常例會無須提擬和審批。第十二條 各部門使用公共會議室的，由會議提擬人填寫XXX集團(tuán)有限公司會議申請表，經(jīng)審批后應(yīng)至少提前2天交行政部統(tǒng)籌安排。第十三條 凡行政部已列入安排的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的臨時行政會議時，會議召集部門應(yīng)提前1天完成會議的提擬和報(bào)批手續(xù)，并報(bào)請行政部進(jìn)行調(diào)整。第五章會議計(jì)劃及安排原則第十四條 各部門在提出會議計(jì)劃時，要明確會議名稱、會期、準(zhǔn)備工作要求、與會人員范圍、地點(diǎn)等信息。原則上，一類會議參會人數(shù)由領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實(shí)際情況決定，二類會議控制在50人以內(nèi)，三類會議控制在30人以內(nèi)。需要召開大型會議或擴(kuò)大會議的，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后向行政部報(bào)備。第十五條 二類會議會期控制在2天內(nèi)，三類會議會期控制在1天內(nèi)。第十六條 會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序?yàn)椋汗纠龝⒐九R時行政會議、部門會議。第十七條 因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受此限。第六章會議的管理第十八條 會議計(jì)劃批準(zhǔn)后，各會議主辦部門負(fù)責(zé)制訂會議的具體承辦計(jì)劃，管理會前、會中、會后工作，并明確協(xié)辦部門。第十九條 根據(jù)會議計(jì)劃，由主辦部門確定會議內(nèi)容、議程、準(zhǔn)備工作要求、時間、地點(diǎn)及參加人員，經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，主辦部門負(fù)責(zé)發(fā)出會議通知。會議主辦部門要周密計(jì)劃，充分準(zhǔn)備，精心組織，嚴(yán)肅紀(jì)律。第二十條 會議組織部門（單位）在參會前預(yù)先準(zhǔn)備參會人員簽到表，參會人員需在簽到表上簽字以示到會。第二十一條 一類大型會議成立秘書、宣傳、會務(wù)組。秘書組負(fù)責(zé)會議文件資料、會議記錄、會議紀(jì)要等工作，宣傳組負(fù)責(zé)會議宣傳報(bào)道工作，會務(wù)組負(fù)責(zé)會議日程、會議指南、會場布置、會議用車、會議接待、會議結(jié)算等工作。二類會議成立會務(wù)組，負(fù)責(zé)具體會務(wù)工作。第二十二條 一類、二類會議、需會后對會議精神貫徹落實(shí)進(jìn)行跟進(jìn)的會議和其他主持人要求整理會議紀(jì)要的會議需形成會議紀(jì)要，經(jīng)主持會議的集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。三類會議如需形成會議紀(jì)要，經(jīng)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。第七章會議信息反饋、評價(jià)與總結(jié)第二十三條 會后，會議主辦部門應(yīng)及時發(fā)出會議紀(jì)要及會議相關(guān)文件。各部門、各子公司要按照會議部署和要求，及時將會議貫徹落實(shí)情況報(bào)行政部或有關(guān)部門。第二十四條 會議結(jié)束后，主辦部門匯總?cè)繒h情況書面報(bào)告行政部，行政部據(jù)此批復(fù)結(jié)算、歸檔。歸檔材料應(yīng)包括：會議申請表，會議議程表、會議通知、會議簽到表、會議主要發(fā)言材料、會議有關(guān)文件材料、會議圖片音像材料、會議總結(jié)、會議紀(jì)要、報(bào)告等。第八章會議紀(jì)律第二十五條 參會人員應(yīng)按會議通知要求的時間、地點(diǎn)準(zhǔn)時參會，需要簽到的必須由本人現(xiàn)場簽到,不得無故遲到、早退，不允許無故不參加會議。對明確指定人員參加會議的，不得委托其他人員參加；確因特殊原因不能參加會議的，必須提前向主持會議的領(lǐng)導(dǎo)及會議主辦部門請假并安排人員替會。第二十六條 會議期間，參會人員坐姿要端正，認(rèn)真聽并做好會議記錄，不得隨意走動；不得交頭接耳，隨意說笑，打瞌睡；不得看與會議無關(guān)資料；不得擅自離開會場處理與會議無關(guān)的事務(wù)。第二十七條 參加會議的人員，進(jìn)入會場后將手機(jī)調(diào)至振動、靜音狀態(tài)，會議過程中不得接打電話，確需接打的電話，應(yīng)安靜地離開會場于會場外進(jìn)行。若會議有特殊要求，不準(zhǔn)接打任何電話的，由會議主持人特別提醒將手機(jī)設(shè)置為關(guān)閉狀態(tài)。第二十八條 會議期間，其他人員不得隨意進(jìn)入會場，辦理與會議無關(guān)的任何事情。第二十九條 會后有秩序地退場，不擁擠，請客人和領(lǐng)導(dǎo)先走。第九章會場布置第三十條 會務(wù)服務(wù)提供部門應(yīng)提前做好會務(wù)準(zhǔn)備工作，如落實(shí)會場，布置會場，備好座位、會議設(shè)備、茶具茶水等會議所需的各種設(shè)施、用品等。第三十一條 會議場地以本單位為主，減少對外租用會議室。提倡和酒店簽訂優(yōu)惠協(xié)議，定點(diǎn)召開會議。一、二類會議可根據(jù)情況選擇在本單位以外場所召開，三類會議必須在本單位辦公場所召開。第三十二條 會議場地布置必須因地制宜，契合會議主題，原則上不許設(shè)置大面積簽到處。若在酒店召開會議，要求使用酒店自身指示牌。第十章會議用品管理第三十三條 各類會議，除會議資料外，一般不發(fā)放禮品、紀(jì)念品。桌簽、指示牌等用品要求可以回收并多次循環(huán)使用。第三十四條 除上級有特別要求的，無外單位人員參加的二、三類會議，原則上不制作會議背景板，會議材料要求簡易印刷和裝訂，不用彩色封面，內(nèi)文黑白、雙面印刷，提倡使用電子投影屏幕；對于有外單位參加的需對外宣傳的二、三類會議，可根據(jù)需要制作會議背景板或條幅。第三十五條 三類會議除到會的經(jīng)理級及以上領(lǐng)導(dǎo)和來賓可擺放桌簽外，其余參會人員一律不設(shè)桌簽。各部門內(nèi)部會議，參會人員一律不設(shè)桌簽。第三十六條 除一類會議可視實(shí)際需要在會場擺放水果外，其余會議不擺鮮花、水果。第三十七條 一般會議（除茶話會外）原則上不準(zhǔn)備水果。第十一章會議室管理第三十八條 公共會議室由行政部統(tǒng)一管理。第三十九條 各部門使用公共會議室，應(yīng)至少提前半天向行政部提出申請，申請中應(yīng)注明會議時間、參會人員、會議地點(diǎn)等會議事項(xiàng)。第四十條 各部門會議室由部門自行管理。第四十一條 公共會議室設(shè)備日常使用管理由行政部負(fù)責(zé)。第十二章會議費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)第四十二條 會議實(shí)行限額預(yù)算管理。范圍包括會議場地租賃費(fèi)、會議場地布置費(fèi)、文件材料印刷費(fèi)、車輛租賃費(fèi)、伙食費(fèi)、會餐費(fèi)、公雜費(fèi)、以及受邀請來賓住宿費(fèi)等。第四十三條 會議各項(xiàng)開支標(biāo)準(zhǔn)由財(cái)務(wù)部按照財(cái)務(wù)管理辦法和有關(guān)規(guī)定核定。嚴(yán)禁虛報(bào)參會人數(shù)，各項(xiàng)費(fèi)用從嚴(yán)控制，據(jù)實(shí)結(jié)算。第四十四條 上級單位要求集團(tuán)協(xié)辦或委托集團(tuán)承辦的會議，按上級單位會議要求辦理。第四十五條 報(bào)銷會議費(fèi)用時，除提供發(fā)票等單據(jù)外，還應(yīng)附審批手續(xù)齊全的會議申請表、會議簽到表等相關(guān)憑據(jù)。第十三章附表第四十六條 有關(guān)會議表格清單如下：（一）會議申請表（二）會議簽到表附表一：廣東XXX集團(tuán)有限公司會議申請表 年 月 日申請部門負(fù)責(zé)人電話協(xié)辦部門會議名稱主持人會議類別會議日期天 數(shù)天會議規(guī)模人會議地點(diǎn)預(yù)計(jì)開支元（附開支項(xiàng)目表）橫 幅 （ 條） 背 景 （ 幅） 指示牌 （ 幅） 座位牌 （請?jiān)诒砀窈蟾矫麊危┍?景 制 作 內(nèi) 容（備注：會議室的正面 、會議室的背面 ）申 請 理 由（1.會議召開依據(jù)；2.會議主題；3.主要議程；4.