xxx集團有限公司會議管理制度

集團公司會議管理制度第一章總則第一條 會議管理是日常工作事務管理的一項重要內容，是實現(xiàn)科學決策的重要途徑，是信息溝通和協(xié)調各方面關系的重要手段。為規(guī)范會議管理，使會議精簡高效，保證會議質量，控制會議費用，特制定本制度。第二條 本辦法適用于廣東XXX集團有限公司及下屬各子公司。第三條 基本原則（一）精簡高效原則。堅持合法性、必要性、計劃性、節(jié)約性、實效性原則，努力實現(xiàn)精簡會議、節(jié)約開支、務實高效的目標。（二）周密準備原則。集團會議無論大小，都應有充分準備，會前圍繞會議的議題和目的準備好有關文件和材料。（三）厲行節(jié)約原則。加強會議計劃管理，嚴格控制會議費用預算，厲行節(jié)約，不講排場、不追求形式，避免人力、物力、財力、時間等資源浪費。（四）嚴肅認真原則。集團會議的與會人員要樹立認真的態(tài)度和嚴謹?shù)淖黠L，嚴守紀律，尊重同事、謙虛謹慎。第二章會議分類第四條 一類會議為集團的綜合性會議（含董事會會議、股東會、監(jiān)事會、公司辦公會議）；集團主要領導主持，各子公司、各部門主要負責人參加的綜合性會議；上級單位要求集團協(xié)辦或委托集團承辦的會議。第五條 二類會議為以集團名義召開、集團有關領導參加的專業(yè)會議。上級單位部門要求集團相關部門協(xié)辦或委托承辦的專業(yè)會議。第六條 三類會議為集團各職能部門主持的各類專題會議。第三章職責與分工第七條 行政部是會議的歸口管理部門，負責集團會議的統(tǒng)籌協(xié)調及跟蹤催辦，負責會議的計劃、預算、費用的審核管理和一類會議的主辦，負責協(xié)調控制計劃外的各種會議。第八條 各部門按職責范圍具體承辦二、三類會議。第九條 上級單位要求集團協(xié)辦或委托集團承辦的會議，由行政部或委托對口部門負責統(tǒng)一協(xié)調安排。第十條 會議提擬人或主辦部門負責會議的組織工作。第四章提擬與審批第十一條 各部門日常例會無須提擬和審批。第十二條 各部門使用公共會議室的，由會議提擬人填寫XXX集團有限公司會議申請表，經審批后應至少提前2天交行政部統(tǒng)籌安排。第十三條 凡行政部已列入安排的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的臨時行政會議時，會議召集部門應提前1天完成會議的提擬和報批手續(xù)，并報請行政部進行調整。第五章會議計劃及安排原則第十四條 各部門在提出會議計劃時，要明確會議名稱、會期、準備工作要求、與會人員范圍、地點等信息。原則上，一類會議參會人數(shù)由領導根據(jù)實際情況決定，二類會議控制在50人以內，三類會議控制在30人以內。需要召開大型會議或擴大會議的，須經分管領導批準后向行政部報備。第十五條 二類會議會期控制在2天內，三類會議會期控制在1天內。第十六條 會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序為：公司例會、公司臨時行政會議、部門會議。第十七條 因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受此限。第六章會議的管理第十八條 會議計劃批準后，各會議主辦部門負責制訂會議的具體承辦計劃，管理會前、會中、會后工作，并明確協(xié)辦部門。第十九條 根據(jù)會議計劃，由主辦部門確定會議內容、議程、準備工作要求、時間、地點及參加人員，經集團領導批準后，主辦部門負責發(fā)出會議通知。會議主辦部門要周密計劃，充分準備，精心組織，嚴肅紀律。第二十條 會議組織部門（單位）在參會前預先準備參會人員簽到表，參會人員需在簽到表上簽字以示到會。第二十一條 一類大型會議成立秘書、宣傳、會務組。秘書組負責會議文件資料、會議記錄、會議紀要等工作，宣傳組負責會議宣傳報道工作，會務組負責會議日程、會議指南、會場布置、會議用車、會議接待、會議結算等工作。二類會議成立會務組，負責具體會務工作。第二十二條 一類、二類會議、需會后對會議精神貫徹落實進行跟進的會議和其他主持人要求整理會議紀要的會議需形成會議紀要，經主持會議的集團領導簽發(fā)。三類會議如需形成會議紀要，經集團分管領導或部門負責人簽發(fā)。第七章會議信息反饋、評價與總結第二十三條 會后，會議主辦部門應及時發(fā)出會議紀要及會議相關文件。各部門、各子公司要按照會議部署和要求，及時將會議貫徹落實情況報行政部或有關部門。第二十四條 會議結束后，主辦部門匯總全部會議情況書面報告行政部，行政部據(jù)此批復結算、歸檔。歸檔材料應包括：會議申請表，會議議程表、會議通知、會議簽到表、會議主要發(fā)言材料、會議有關文件材料、會議圖片音像材料、會議總結、會議紀要、報告等。第八章會議紀律第二十五條 參會人員應按會議通知要求的時間、地點準時參會，需要簽到的必須由本人現(xiàn)場簽到,不得無故遲到、早退，不允許無故不參加會議。對明確指定人員參加會議的，不得委托其他人員參加；確因特殊原因不能參加會議的，必須提前向主持會議的領導及會議主辦部門請假并安排人員替會。第二十六條 會議期間，參會人員坐姿要端正，認真聽并做好會議記錄，不得隨意走動；不得交頭接耳，隨意說笑，打瞌睡；不得看與會議無關資料；不得擅自離開會場處理與會議無關的事務。第二十七條 參加會議的人員，進入會場后將手機調至振動、靜音狀態(tài)，會議過程中不得接打電話，確需接打的電話，應安靜地離開會場于會場外進行。若會議有特殊要求，不準接打任何電話的，由會議主持人特別提醒將手機設置為關閉狀態(tài)。第二十八條 會議期間，其他人員不得隨意進入會場，辦理與會議無關的任何事情。第二十九條 會后有秩序地退場，不擁擠，請客人和領導先走。第九章會場布置第三十條 會務服務提供部門應提前做好會務準備工作，如落實會場，布置會場，備好座位、會議設備、茶具茶水等會議所需的各種設施、用品等。第三十一條 會議場地以本單位為主，減少對外租用會議室。提倡和酒店簽訂優(yōu)惠協(xié)議，定點召開會議。一、二類會議可根據(jù)情況選擇在本單位以外場所召開，三類會議必須在本單位辦公場所召開。第三十二條 會議場地布置必須因地制宜，契合會議主題，原則上不許設置大面積簽到處。若在酒店召開會議，要求使用酒店自身指示牌。第十章會議用品管理第三十三條 各類會議，除會議資料外，一般不發(fā)放禮品、紀念品。桌簽、指示牌等用品要求可以回收并多次循環(huán)使用。第三十四條 除上級有特別要求的，無外單位人員參加的二、三類會議，原則上不制作會議背景板，會議材料要求簡易印刷和裝訂，不用彩色封面，內文黑白、雙面印刷，提倡使用電子投影屏幕；對于有外單位參加的需對外宣傳的二、三類會議，可根據(jù)需要制作會議背景板或條幅。第三十五條 三類會議除到會的經理級及以上領導和來賓可擺放桌簽外，其余參會人員一律不設桌簽。各部門內部會議，參會人員一律不設桌簽。第三十六條 除一類會議可視實際需要在會場擺放水果外，其余會議不擺鮮花、水果。第三十七條 一般會議（除茶話會外）原則上不準備水果。第十一章會議室管理第三十八條 公共會議室由行政部統(tǒng)一管理。第三十九條 各部門使用公共會議室，應至少提前半天向行政部提出申請，申請中應注明會議時間、參會人員、會議地點等會議事項。第四十條 各部門會議室由部門自行管理。第四十一條 公共會議室設備日常使用管理由行政部負責。第十二章會議費用標準第四十二條 會議實行限額預算管理。范圍包括會議場地租賃費、會議場地布置費、文件材料印刷費、車輛租賃費、伙食費、會餐費、公雜費、以及受邀請來賓住宿費等。第四十三條 會議各項開支標準由財務部按照財務管理辦法和有關規(guī)定核定。嚴禁虛報參會人數(shù)，各項費用從嚴控制，據(jù)實結算。第四十四條 上級單位要求集團協(xié)辦或委托集團承辦的會議，按上級單位會議要求辦理。第四十五條 報銷會議費用時，除提供發(fā)票等單據(jù)外，還應附審批手續(xù)齊全的會議申請表、會議簽到表等相關憑據(jù)。第十三章附表第四十六條 有關會議表格清單如下：（一）會議申請表（二）會議簽到表附表一：廣東XXX集團有限公司會議申請表 年 月 日申請部門負責人電話協(xié)辦部門會議名稱主持人會議類別會議日期天 數(shù)天會議規(guī)模人會議地點預計開支元（附開支項目表）橫 幅 （ 條） 背 景 （ 幅） 指示牌 （ 幅） 座位牌 （請在表格后附名單）背 景 制 作 內 容（備注：會議室的正面 、會議室的背面 ）申 請 理 由（1.會議召開依據(jù)；2.會議主題；3.主要議程；4.