某公司行政辦公管理制度規(guī)范-員工行為與儀表語言+文件管理+會議管理與保密制度+生產與消防.doc

版本：a 行政辦公規(guī)范管理制度 (編號:qt-xz-wj-2004-002) 目 錄 （1） 第一章 員工工裝及辦公儀表規(guī)定 （2） 第二章 員工禮儀及相關規(guī)范 （3） 第三章 卡座區(qū)規(guī)范 （4） 第四章 語言規(guī)范 （5） 第五章 嚴禁事項及行政辦公要求 （6） 第六章 公文管理制度 （7） 第七章 印章管理制度 （8） 第八章 辦公物品管理制度 (9) 第九章 會議管理制度 (10) 第十章 保安及保潔管理制度 (11) 第十一章 安全生產及消防管理制度 (12) 第十二章 保密管理制度 (13) 第十三章 車輛管理制度 (14) 第十四章 文件管理與控制制度 (15) 第十五章 相關表格 行政辦公規(guī)范管理制度概述：是對企業(yè)行政辦公所涉及的員工辦公儀表、工裝管理、辦公區(qū)整理、辦公語言和行為等基礎性事項進行綜合管理的制度。它是行政辦公人員必須遵守的基本守則之一； 設計依據(jù)：（1）體現(xiàn)統(tǒng)一的辦公作風； （2）體現(xiàn)嚴謹?shù)霓k公紀律； （3）體現(xiàn)全員服務的協(xié)作意識； （4）體現(xiàn)朝氣蓬勃精神面貌； 第一章 員工工裝及辦公儀表規(guī)定 第一條 工牌 （1）上班時間員工統(tǒng)一佩戴工作牌上崗； （2）工作牌統(tǒng)一佩戴在胸前并正面朝外； 第二條 工裝： （1）生產區(qū)域的工作人員，必須著工裝工作，辦公區(qū)人員作便裝。 （2）工裝分春、秋工裝各一套； （3）凡進入生產區(qū)域的其它人員，著備用工裝； （4）備用工裝放置于生產區(qū)入口的掛衣柜里； （5）員工工裝由部門負責人向行政部申請，財務部領??； （6）員工負責定時自行清洗整燙工作服，工裝要保持整潔和完好無損，如有破損或丟失，自行購買同一品質、款式、顏色、質地的工裝或本人出資由行政部組織購買； （7）不得在工作時間外穿著工裝（具體情況可另定）； （8）工裝費用由公司承擔，員工在離職時： 員工自收到工裝后，在本公司工作一到三個月的承擔工裝費用的100%，工裝歸員工所有； 員工自收到工裝后，在本公司工作三個月到六個月的承擔工裝費用的50%，工裝歸員工所有； 員工自收到工裝后，在本公司工作六個月到一年的承擔工裝費用的20%，工裝歸員工所有； 員工自收到工裝后，在本公司工作一以上年的，工裝歸員工所有； 第三條 儀表端莊、整潔 （1）頭發(fā)：員工頭發(fā)要經(jīng)常清洗，保持清潔，男性員工頭發(fā)不宜太長； （2）指甲：指甲不能太長，應經(jīng)常注意修剪。女性員工涂指甲油要盡量淡色，不宜戴假甲； （3）胡子不留胡須，應經(jīng)常修剪； （4）口腔保持清潔，上班前不能喝酒或吃有異味食品； （5）面部女性員工化妝應給人清潔健康的印象，不能濃妝艷抹，（不宜用香味濃烈的香水），男性職員應保持面部清潔； （6）服飾清潔、方便 a 男性職員在工作場所必須著西裝，打領帶； 襯衫：顏色白、灰、淡藍為主襯衫的領子與袖口不得污穢； 領帶：注意與西裝、襯衫顏色相配，原則上以黃、紅、蘭為主調； 領帶不得骯臟、破損或歪斜松馳； b 女性員工 在工作場所著職業(yè)裝（顏色以深色為主）不追求華麗； （7）員工工作時不得穿大衣或過分臃腫的服裝； （8）鞋子應保持清潔（以黑色為主），如有破損應及時修補； 第四條 姿勢和動作保持優(yōu)雅 （1）站姿兩腳腳跟著地，腳尖離開約45度；腰背挺直，胸膛自然，頸脖伸直，頭微向下，使人看清你的面孔；兩臂自然下垂，不聳肩，身體重心在兩腳中間。在會見客戶或出席儀式時的站立場合，或在長輩、上級面前，不得把手交叉抱在胸前； （2）坐姿坐下后，應盡量坐端正，把雙腿平行放好；不得傲慢地把腿向前伸或向后伸，或俯視前方； 要移動椅子的位置時，應先把椅子放在應放的地方，然后再坐； （3）走姿挺胸、收腹、沉肩、雙臂自然擺動；步伐穩(wěn)健、輕盈、不漫步、不跨步、不跑步； 第二章 員工禮儀及相關規(guī)范 一、 公司內與同事相遇應相互點頭行禮表示致意； 二、 握手時的禮儀： （1）目視對方眼睛； （2）握手時脊背要挺直，不彎腰低頭； （3）要大方熱情，不卑不亢； （4）伸手時同性間應先向地位低或年紀輕的； （5）異性間女性應先向男性伸手； 三、 出入房間的禮貌： （1）進入房間，要先輕輕敲門，聽到應答再進； （2）進入后，回手關門，不能大力，粗暴； （3）進入房間后，如對方正在講話，要稍等靜候，不要中途插話； （4）如有急事要打斷說話，也要看住機會。而且要說：“對不起，打斷您們的談話”； 四、 遞交物件時 （1）如遞文件等，要把正面、文字朝著對方的方向遞上去； （2）如是鋼筆，要把筆尖向自己，使對方容易接著； （3）至于刀子或剪刀等利器，應把刀尖向著自己； 五、 走通道、走廊時要放輕腳步 無論在自己的公司，還是對訪問的公司，在通道和走廊里不能一邊走一邊大聲說話；更不得唱歌或吹口哨等；在通道、走廊時遇到上司或客戶要禮讓，不能搶行。 六、 物品和設備使用 （1）公司的物品不能野蠻對待，挪為私用； （2）及時清理、整理帳簿和文件、對墨水瓶、印章盒等蓋子使用后及時關閉； （3）借用他人或公司的東西，使用后及時送還或歸放原處； （4）工作臺上不能擺放與工作無關的物品； （5）公司內以職務稱呼上司。同事、客戶間以先生、小姐等相稱； （6）未經(jīng)同意不得隨意翻看同事的文件、資料等； 七、 電話使用 （1）電話來時，聽到鈴響，至少在第二聲鈴響前取下話簡； （2）通話時先問候，并自報公司、部門； （3）對方講述時要留心聽，并記下要點； （4）未聽清時，及時告訴對方； （5）結束時禮貌道別，待對方切斷電話，自己再放話簡； （6）隨時準備紙和筆； （7）通話簡明扼要，不得在電話中聊天； （8）對不指名的電話，判斷自己不能處理時，可坦白告訴對方，并馬上將電話交給能夠處理的人； （9）在轉交前，應先把對方所談內容簡明扼要告訴接收人； （10）工作時間內，不得打私人電話； 八、會議注意 （1）提前到會場做好準備，并將手機調整到帶震狀態(tài)； （2）領導入會時，應起立示意； （3）會議中不準隨便出入，若有急事請假，要放輕腳步，輕輕離開； （4）他人發(fā)言時，要注意凝聽，且不得在下面小聲討論，防止語言、表情作出不禮貌的表現(xiàn)； 九、 接待工作 （1）在規(guī)定的接待時間內，不缺席； （2）有客戶來訪，馬上起來接待，并讓座； （3）來客多時以序進行，不能先接待熟悉客戶； （4）對事前已通知來的客戶，要表示歡迎； （5）應記住常來的客戶； （6）接待客戶時應主動、熱情、大方、微笑服務； 十、 介紹和被介紹 （1）無論是何種形式、關系、目的和方法的介紹，應該對介紹負責； （2）直接見面介紹的場合下，應先把職位資格低者介紹給職位資格高者； 若難以判斷，可把年輕的介紹給年長的，在自己公司和其他公司處理業(yè)務關系時，可把本公司的人介紹給別的公司的人； （3）把一個人介紹給很多人時，應先介紹其中地位最高的或酌情而定； 男女間的介紹，應先把男性介紹給女性。男女地位、年齡有很大差別時，若女性年輕可先把女性介紹給男性； 第三章 卡座區(qū)規(guī)范 旨在規(guī)定卡座區(qū)物用品的擺放是有統(tǒng)一要求的： 一、辦公桌：桌面可放電腦、電話、文具、茶杯等，不允許放其它無關物品。（私人皮包、報紙等），保持桌面物品擺放整齊，桌面干凈；二、電腦：置辦公桌面左前角，呈30度貼墻（或貼卡座屏風）放置； 三、坐椅：靠背、坐椅、一律不能放任何物品，人離開時椅子須調正貼桌放好；四、卡座屏內：內外側不允許有任何張貼； 五、垃圾簍：置辦公桌子下左前角；六、提包/手袋：置員工抽屜或柜子內，嚴禁隨意放置； 第四章 語言規(guī)范 一、 交往語言： （1）致敬打招呼你好！xx您好！您早！早上好！早！xx早！ （2）請求協(xié)助或詢問請、請問、請您、勞駕您； （3）表示感謝謝謝！多謝！ （4）打擾別人對不起！很抱歉！ 二、 電話語言： （1）總機接轉電話（鈴響最多不得超過三次）：您好！高倫公司； （2）分機轉接（鈴響一次）：您好！xx部，我是xx； （3）替人接轉電話：您好！xx部，對不起，xx不在，需要我?guī)湍D達嗎？ 三 、接待語言： （1）您好！ （2）能為您做點什么嗎：有什么可以幫您的嗎？ （3）請登記！ （4）請稍候！ （5）請坐！ （6）請允許我先通報一聲； （7）對不起； （8）我立即去聯(lián)系； （9）打擾您一下！ （10）好的或行； （11）我?guī)湍蚵犚幌?，待會給您回復； 第五章 行政辦公管理要求 一、 嚴禁在上班時間、辦公區(qū)進餐； 二、 嚴禁在整個工作區(qū)域或衛(wèi)生間吸煙； 三、 嚴禁上班時間吃零食； 四、 嚴禁工作時間串崗，大聲喧嘩、談笑； 五、 嚴禁工作時間看報紙、雜志、上網(wǎng)聊天、玩游戲、撲克等； 六、 嚴禁參加會議時無故早退、交頭接耳等； 七、 嚴禁工作時間講臟話、粗話、開玩笑、叫小名等； 八、 會議室的使用由行政部統(tǒng)一協(xié)調安排，使用會議室要與行政部聯(lián)系確定，用后及時清理干凈，關好電源、鎖門； 九、 講究衛(wèi)生、維護環(huán)境的清潔不準隨地吐痰、倒水、不準亂扔紙屑、雜物； 十、 堅持勤儉辦事，節(jié)約用水、用電； 十一、 上班時間不辦私事、不飲酒、不抽煙、不閑聊、不做與工作內容無關的事情，不將個人情緒帶到工作中去，認真履行工作職責； 十二、 不在辦公室內化妝、修指甲、剔牙、挖耳朵、伸懶腰、打響指、哼小調,禁止女性穿低胸等過于暴露衣裝及穿拖鞋上班； 十三、 工作時間不得因私事打公司長途電話，不得在公司電腦上發(fā)私人郵件；凡以公司名義發(fā)出的郵件須本人上級主管審核、報行政部批準（特殊情況除外）； 十四、 不得隨意使用其他部門的電腦，私客未經(jīng)相關人員批準，不準使用公司電腦； 十五、 謹慎保管好各自的辦公用品，未經(jīng)同意，不得擅自使用他人物品，借用他人物品要及時歸還原處； 十六、 愛護環(huán)境衛(wèi)生，保持辦公桌及辦公室的干凈整潔，注意辦公室的安靜； 十七、 尊重他人風俗習慣，不議論、不指點、不久視、不譏笑有生理缺陷的同事或客人，不故意損壞公物，不拉幫結派，不做有損團結的事； 十八、 接待來訪和業(yè)務洽談，請在接待室或會議室進行，私客不得在卡座區(qū)停留； 十九、 接待客人時面帶微笑，與賓客談話時站立端正，講究禮貌，用心聆聽，不搶話插話，不爭辯； 二十、 因故外出，必須請示部門經(jīng)理，各部門全體外出，必須通知行政部； 二十一、 無工作需要，不要擅自進入機要地，研發(fā)技術室、財務室等、檔案室、會議室、接待室、總經(jīng)理辦公室； 二十二、 愛護辦公財產，正確操作辦公設備設施，節(jié)約使用辦公物用品、器材和耗材。（如內部公文正反打印等） ；二十三、 下班后切斷所用電源，檢查門窗是否關好，以免發(fā)生意外； 二十四、 嚴格遵守公司各項規(guī)章管理制度。 第六章 公文管理制度 概念：公文管理制度是對企業(yè)文書進行系統(tǒng)化、規(guī)范化、標準化、信息化管理的專項制度； 設計依據(jù)： （1）貫徹執(zhí)行公司各項決議和指令； （2）記錄企業(yè)經(jīng)營管理活動的全部信息； （一）公文的范圍一、 內部公文： 是指公司內各部門、部門與部門之間因組織、管理工作或業(yè)務而進行的往來文書，分為上行文（如：請示、報告、提案等）、下行文（如：命令、決定、指令、通知、章程、制度、公告）、平行文（協(xié)作單、勞動合同）。 二、 外部公文： 是指公司或公司各職能部門、企事業(yè)單位、社會團體或個人等外界進行往來的文書，大致可分為經(jīng)濟類、法律類、外交類、書信類、研討類、新聞類、禮儀類等； （二）公文的寫作一、 寫作要求： 遵循現(xiàn)代應用文寫作要求，簡明扼要、一事一議、語言措辭力求準確規(guī)范。 二、 格式要求： （1） 內部公文除遵循既定的各類公文寫作格式外，加注公司統(tǒng)一文眉、頁尾； （2） 外部公文視行文內容加蓋公司印鑒； 三、擬文 公文的起草、打印、校稿均由發(fā)文部門自行負責。 （三）公文的存檔和編號一、 分內部公文（n）和外部公文（w）； 二、 公文發(fā)文時編號： qt-n（w）-部門-年代號（04）-次序號 如：行政部文件編號（內部）qt-n-xz-年代號-001 三、 科目代碼號： （1） 公文g； （2） 文件w； （3） 會議紀要h； （4） 協(xié)作聯(lián)絡單位x； （5） 合同t； （6） 資料z； （7） 其它q； 四、 公文存檔時編號： n（w）科目代號-時間（00-00）-部門-次序 如：2003年5月12日采購部內部公文存檔編號：n+g+（03-5-12）+cg+01 五、 文件夾目錄： 六、 合同的存檔： （1）各類合同正本或原稿保存于財務部，其他部門用影印件代替； （2） 經(jīng)濟類合同，工程類合同等可視正本或原稿份數(shù)備財務部存查； （四）公文的處理流程一、 內部公文 （1） 上行文： 均由行政部秘書負責收受、處理。各部門按規(guī)定起草后將公文遞交行政部辦理公文審批手續(xù)（附公文處理/審批專用單），呈總經(jīng)理批閱。行政部秘書負責提醒總經(jīng)理對公文進行及時批復，并將批復的內容轉送發(fā)文部門及相關負責人，同時進行收文登記（登記時間要精確）； （2）下行文： 由行政部根據(jù)公司決議或總經(jīng)理意圖起草并以公司名義發(fā)送至各職能部門，并予以收文登記； （3）平行文： 即協(xié)作聯(lián)絡單，一式三聯(lián)，由發(fā)文部門將第一聯(lián)、第二聯(lián)分別送至受文部門與行政部，行政部登記并檢查、督促受文部門完成協(xié)作任務），受文部門需在最短時間內予以回復，并在規(guī)定時間內完成相關事宜； （流程圖）二、 外部公文： （1）統(tǒng)一由行政部負責收受、登記，并視情況轉交相關負責人閱后歸檔； （2）外部公文的處理：具有專利性、獨特性、技術性的資料、特定列管的業(yè)務機密或關系重大足以影響公司權益的外來文書，呈總經(jīng)理核閱后分送相關部門處理并歸檔。外界與本公司或本公司各職能部門之間業(yè)務往來的一般性文書，或與公司業(yè)務無直接關系的報表、宣傳函件等經(jīng)行政部秘書登記后直接交各經(jīng)辦部門處理后歸檔； （五）公文的督辦 一、 公文的督辦由行政部文員負責，并及時間向總經(jīng)理反饋信息； 二、 行政部具有向公司各部門索取必要的資料和情況說明的權力，具有催促各部門及時做好文件與資料的立卷、歸檔工作的權力； （六）公文的借閱一、 借閱公文或資料須到行政部秘書處辦理借閱登記。秘密級以上的公文或資料須由總經(jīng)理批準后方能借閱； 二、 秘密級文件或已解密的機密、絕密級文件及資料借出辦公室須經(jīng)行政部批后借閱；未解密級以上文件及資料不可借了辦公室； 三、 借閱期限最長為一個星期，到期必須歸還，如需再借應辦理續(xù)借手續(xù)； 四、 愛護借閱文件及資料，不得擅自涂改、勾面、剪載、抽取、拆散或損壞；未經(jīng)同意，不得摘抄、翻印、復印、攝影、轉借； 外單位借閱本公司文件或資料，應持單位介紹信，并經(jīng)行政部主管批準后方能借閱，未經(jīng)允許，不得擅自帶離辦公室或公司； 第七章 印章管理制度 概念：本制度是對公司印章的保管、使用等事項進行的一項制度； 目的：體現(xiàn)公司權威與責任； 一、 印章的種類： （1） 公司印章：簡稱公章，即公司向主管機關登記的公司印章和指定業(yè)務專用的公司印章（合同專用章、財務專用章）。 （2） 職章：刻有公司董事長/總經(jīng)理職銜的印章； （3） 部門章：刻有公司部門名稱的印章，部門章僅對內使用； 二、 印章的保管： （1） 公司印章、合同專用章：由總經(jīng)理核定專人進行保管，未經(jīng)允許，不得擅自帶離公司； （2） 財務專用章：由財務部負責人保管，未經(jīng)允許，不得擅自帶離公司； （3） 董事長/總經(jīng)理職章：由董事長/總經(jīng)理或指定的專人保管； （4） 部門章：由部門負責人或指定的專人保管； （5） 印章遺失時應報失，并公告作廢； 三、 印章的用途 （1） 公章：對公司經(jīng)營權有重大關聯(lián)、涉及政策性問題或以公司名義對政府、稅務、金融等機構、對外界的函件、內部文件等以公司名義的行文加蓋公司印章； （2） 合同專用章：以公司名義簽訂合同加蓋公司專用章； （3） 財務專用章： 以公司名義進行的財務專項手續(xù)加蓋財務專用章； （4） 董事長/總經(jīng)理職章：以公司名義對內核發(fā)的指令性文件、決議、決定、規(guī)章制度等董事長/總經(jīng)理加蓋職章（簽名也可）； （5） 部門章：部門與部門之間進行聯(lián)絡、溝通、銜接或部門負責人對內核發(fā)的指令、決定、條例、方法等加蓋部門等。（暫不設用） 四、 印章的監(jiān)印 （1） 公章：須經(jīng)總經(jīng)理批準，由總經(jīng)理核定的專人監(jiān)印、登記； （2） 附：印章記本 （3） 合同專用章：須經(jīng)總經(jīng)理批準后，由總經(jīng)理核定的專人監(jiān)印、登記。 （4） 財務專用章：由財務負責人或其指定的專人監(jiān)印； （5） 董事長/總經(jīng)理職章：由董事長/總經(jīng)理或其指定的專人監(jiān)??； （6） 部門章：由部門負責人或其指定的專人監(jiān)??； （7） 誤用印章由監(jiān)印人全權負責； （8） 未經(jīng)批準不得擅自用?。?五、印章使用 （1）各部門使用公章，先經(jīng)部門負責人審核，再報總經(jīng)理批準同意后方可使用，并填寫公章審批表； （2）使用財務專用章、合同章，先經(jīng)公司法律顧問初審，交財務部復審，再報總經(jīng)理審核同意后方可使用； （3）董事長、總經(jīng)理職章，由本人使用或授權專人保管使用； 第八章 辦公物品管理制度 概念：是對企業(yè)各種辦公物品、工具、文具的申購、使用、保管等各方面進行綜合管理的制度； 設計依據(jù)：（1）為員工提供良好的條件和服務讓其愉快的工作； （2）控制辦公費用； （一） 辦公物用品的分類一、 低值易耗品：鉛筆、膠水、透明膠、大頭針、回形針、圖釘、筆記本、軟面抄、復寫紙、檔案袋、標簽、便簽紙、信紙、橡皮擦、圓珠筆、修正液等； 二、 耐用易耗品：計算機、訂書機、打孔機、剪刀、筆筒、文件架、文件夾、合同夾、日期章、直尺、算盤等； 三、 辦公設備耗材：電池、墨盒、色帶、復印紙等； 四、 辦公印刷品：公司內部各種管理表格與單據(jù)； 五、 聲像類：錄音帶、錄像帶、攝像帶、膠卷、光盤、cd等； 六、 其他類； （二） 辦公用品的申購一、 辦公物用品的申購保管統(tǒng)一由財物部負責，并根據(jù)庫存量于每月25日填寫申請購物單予以組織采購補充，標明品名、單位、數(shù)量、規(guī)格和型號，呈報總經(jīng)理批準； 二、 特殊辦公物用品的申購由使用部門向行政部出具辦公物品申購單并經(jīng)其審核后呈報總經(jīng)理批準（如電腦的購買，根據(jù)工作性質不同，電腦使用配置也不一樣，須按此程序審批購買）； （三）辦公用品領用一、 行政部在公司每位員工入職時為其一次性提供符合規(guī)定的全月辦公用品，并設立“個人辦公物用品領用臺帳卡”，此臺卡由財務部統(tǒng)一保管，供每月登記辦公物用品情況之用； 二、 “個人辦公物用品領用臺帳卡”有一定的月度領限額（另案討論）； 三、 個人先向行政部申請，由財務部登記發(fā)放； 附：個人辦公物用品領用臺帳卡； 四、 各項辦公物用品的發(fā)放數(shù)量有一定的基準，且因工作性質、職別的不同因人而異使用人可根據(jù)個人自身需求領用，具體如下： 五、 發(fā)放辦公物品時，財務部應如實填寫“個人辦公物用品領用臺帳卡”，經(jīng)用人簽字確認后； 六、辦公物用品的領用分個人使用和部門使用兩種，凡部門使用的辦公物用品，各部門負責人應指定專門人領用并保管，其領用明細記入“個人辦公物用品領用臺帳卡”； 七、 做好每次辦公物用品的庫存帳； （四） 辦公物用品的使用與保管一、 愛惜辦公物用品，最大程度地節(jié)約使用耗材杜絕浪費行為； 二、 妥善保管好個人的辦公物用品，未經(jīng)同意，不得擅自使用他人辦公物用品，借用他人辦公物用品要及時歸還； 三、 辦公物用品嚴禁帶回家私用； （五） 辦公物用品的移交一、 耐用易耗品屬于辦公物用品的移交范圍，員工離職時應交還行政部，如遺失或因個人損壞，則由個人或部門賠償； 二、 耐用易耗品如發(fā)生故障或自然破損，應到行政部申請以舊換新； 財務部認真做好辦公物用品的月庫存帳，控制好各部門的使用開支，并于每月底進行辦公物用品盤點，做到帳物相符，帳帳相符； 第九章 會議管理制度 概念：會議是一種有組織、有目的地把人聚集起來商討或安排工作的特定的公共工作方式。會議管理制度是一項對全企業(yè)行政會議進行統(tǒng)一管理、有序安排并對會議決議的執(zhí)行情況進行監(jiān)督的管理制度。 設計依據(jù)：（1）為各部門提供良好的條件和服務讓其愉快的工作； （2）事事有結果，事事有監(jiān)督； （一）會議室的申請與安排一、 各種會議的召集單位負責人確認后填寫會議申請表交行政部統(tǒng)一安排； 二、 依會議級別和性質的不同，1、2級會議的申請須提前一星期進行；3級會議須提前3天進行；4級會議原則上一經(jīng)確定不再更改，如遇節(jié)假日則提前1天知會各相關部門，如臨時變更或取消亦須提前1天知會相關部門；5級會議的申請須提前1天進行；6、7級會議的申請須提前2天進行。（以上規(guī)定，緊急情況除外）； 三、 行政部在接到各職能部門的會議申請表后，應在3小時內對其做了安排并知會申請部門； 四、 各級別會議須服從公司統(tǒng)一安排，各部門小會不應與公司例會同期召開（與會人員不發(fā)生時間上的沖突除外），應堅持小會服從整體的原則，行政部有權根據(jù)會議級別、會議性質和會議的緊急程度統(tǒng)一平衡并編制會議計劃； （二）會議的通知一、1、2、3、4、5級會議由行政部秘書負責，6、7級會議由召集部門設專人負責； 二、行政秘書或召集部門在發(fā)布會議通知時應將會議刊時間、地點、主題、相關與會人員及資料等交待詳盡； （三）會議紀要的編寫與發(fā)放一、 會議紀要的編寫有統(tǒng)一的格式，各部門均須參照執(zhí)行； 二、 1、2、3、4、5級會議之會議紀要均由行政部秘書負責整理；6、7級會議由召集部門設專人負責整理； 三、 各級會議之會議紀要須在會后24小時之內整理完畢，編寫會議決議記錄表，取得與會成員的簽字確認后統(tǒng)一交辦公室秘書呈辦公室主任審查，報總經(jīng)理審批發(fā)放； 四、 會議紀要的發(fā)放及會議決議的執(zhí)行跟蹤均由行政部秘書負責，發(fā)放時填寫文件簽收記錄，并由接收人簽收，辦公室有權隨時檢查和督促各項決議的執(zhí)行、落實情況，并及時向總經(jīng)理反饋； 五、 會議紀要作為公司重要文件，備忘已研究決定的事項，明確參加會議的全體人員（3級會議采取張榜公布的形式）。以便對照核查落實； 六、 3會議紀要和備案內容包括以下四方面：會議室的申請、會議紀要、公文處理審批單、會議決議執(zhí)行記錄表； 第十章 保安及保潔管理制度 一、 保安工作管理規(guī)定: 目的是為維護公司財產安全、防盜、防破壞、維持正常辦公秩序，結合公司的實際情況，特制定本規(guī)定； （一）、保安人員的服務標準1、著裝： （1）除不宜或不需要著裝的情形外，在工作時間必須著統(tǒng)一的制服，因事外出著便裝； （2）制服要干凈整齊、不披衣、敞懷、挽袖、卷褲腳、穿拖鞋或赤足、不露通訊工具、鑰匙扣、紀念章等個人物品； 2、 儀表： （1）值班時儀表端莊，精神飽滿； （2）不染發(fā)、不留長發(fā)、大鬢和胡須； 3、行為舉止： （1）動作規(guī)范、舉止文明、大方； （2）著裝時手不插入衣兜、不搭肩、挽臂、吃東西、嬉戲打鬧； （3）自覺遵守深圳市文明公約； 4、語言: 工作中講普通話，使用簡潔，準確的規(guī)范用語，接觸客戶時要說話客氣，多用禮貌用語； 5、 崗位紀律： （1）在法律和制度規(guī)定的范圍內開展保安服務工作，不超越職責權限； （2）嚴格執(zhí)行崗位職責，不脫崗、空崗、串崗、上班時嚴禁喝酒； （3）不刁難客戶，不動用客戶用品和接受客房且贈禮； （4）有重要情況要妥善處理并及時上報、不遲報、漏報、隱瞞不報； （二）工作職責及相關標準（1）做好公司辦公區(qū)域的定期巡邏檢查工作，巡查發(fā)現(xiàn)和報告不安全隱患，如倉庫有無異常，如出現(xiàn)冒煙、水、氣、火等，對正在發(fā)生的不法行為，違反公司規(guī)定的行為予以制止并上報，對進出可疑人員進行詢問；制止員工的違紀和暴力行為。 （2）門衛(wèi)檢查和服務工作： a. 對來訪人員應做好登記，并引領到接待室，未經(jīng)上級同意不得準入公司員工辦公區(qū)域，嚴格遵守出入物品管理規(guī)定，對外出貨物要檢查核實無誤后才放行。 b 對雙手提拿重物的顧客，在進出大門有困難時，主動上前提供幫助。 c上下班時準時開關電燈，下班后檢查門窗是否關閉，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時上報并處理。 （3）做好消防安全管理工作，定期檢查消防器材及設備的使用狀態(tài)，并做好記載，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，消除各種使用安全隱患； （4）消防系統(tǒng)及設備的保養(yǎng)維護、申購與驗收工作； （5）做好值班及交接班記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時上報，如遇突發(fā)事件，保持鎮(zhèn)靜、穩(wěn)定局面、控制事態(tài)擴大，除及時報告公司主管部門以外，第一時間與當?shù)嘏沙鏊?lián)系或撥打“110”報警； （6）協(xié)助維持員工上下班打卡秩序，檢查是否有代打卡現(xiàn)象； 二、 保潔工作管理制度： 目的是為了美化環(huán)境，給顧客和員工提供一個清潔、文明、舒適、滿意的工作環(huán)境，特制定本規(guī)定： 1、 生區(qū)域范圍； （1）公司辦公區(qū)域的地面； （2）天頂； （3）燈具： （4）衛(wèi)生間； （5）門窗、墻角； （6）會議室、接待室、總經(jīng)理室、董事長室； （7）其它； 2、服務要求： （1）著裝干凈整潔，便于清潔打掃衛(wèi)生工作； （2）工作認真、細致、負責； （3）遵守公司相關管理規(guī)定，上班時間不脫崗、空崗、串崗、閑聊； 3、工作職責： （1）負責公司辦公區(qū)域的清潔衛(wèi)生工作； （2）負責公司辦公區(qū)域內的綠化環(huán)保工作，定期負責花草、樹等的澆水施肥日常保養(yǎng)工作； （3）負責每天垃圾的清運整理工作； （4）定期開展消毒滅害工作； 4、工作標準： （1）保持地面無煙頭、紙屑及雜物，無污染有光澤； （2）公共設施表面無明顯灰塵，不銹鋼表面光亮無污染，玻璃門無水跡、灰塵； （3）衛(wèi)生間： a 無煙頭、污漬、積水、紙屑； b天花板、墻角、燈具目視無灰塵、蜘蛛網(wǎng)，墻壁干凈； c便器潔凈無黃漬，室內無異味、臭味； （4）垃圾桶日產日清，不允許堆滿溢出的現(xiàn)象發(fā)生； （5）定期（每月一次）用消毒藥水沖洗所用垃圾桶及工具； （6）每月一次用消毒液對整個辦公區(qū)進行消毒； （7）要求做到衛(wèi)生無死角，勤清掃； 第十一章 安全生產及消防管理制度目的是加強公司消防及安全生產管理，預防安全事故的發(fā)生，維護公司生產經(jīng)營活動正常有序進行，有效地保障公司生產勞動人員的健康安全；特制定本制度； （一）原則a 安全第一，預防為主的原則； b 生產服從安全的原則； c 獎罰結合的原則； （二）安全生產管理組織及職責安全是關系到公司經(jīng)濟效益和社會效益的重要因素，為此公司建立安全管理組織機構，成立安全管理委員會，明確職責，加強安全生產的專項管理； （1）組織機構： a 公司生產制造總監(jiān)為安全管理委員會主任 ，是公司安全生產第一責任人，各部門負責人為安全管理委員會委員，分為生產安全工作組和消防安全工作組; b結構圖 （2）安全委員會要認真履行以下職責： a 制定公司安全的生產計劃； b 組織消防及安全生產知識的培訓教育； c 制定和完善公司安全生產措施，規(guī)范各種生產操作流程； d 公司消防安全生產管理的檢查和監(jiān)督； （三）設備、電器（線）及操作管理（1）各種生產設備的運行，堅持“不超負載，帶問題運行”，確定專人進行設備的定期檢查、維修和保養(yǎng)，并做好檢查維修記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，嚴格落實專人負責專人管理的規(guī)定； （2）電器（線）的使用，由專人按照電器使用的安全規(guī)定操作。加強插座、電源、開關、電線、插頭等的絕緣性和不良性的檢查，如線路老化、受潮、絕緣層損壞或配線方式與實際使用場合不符而導致漏電。鋪設電線要求整齊有規(guī)則，嚴格按照規(guī)范進行； （3）所有設備設施、電器的使用，必須按照安全使用說明進行規(guī)范操作； （四）易燃易爆物品及倉庫管理（1）對易燃易爆物品，要貼上明顯標記，按照運輸貯藏的要求分區(qū)域進行放置保管，嚴格按照使用要求進行使用，如焊接工作必須遠離易燃易爆物品； （2）倉庫貨物的擺放，要分類分區(qū)域整齊擺放并貼上標示，保持倉庫內通風，濕度、溫度要適宜，危險物品要與其它物品隔斷并貼上明顯標記放置，定期檢查危險物品的保質期限及保質要求。如過期，應及時報告并提出處置措施； （3）倉庫保管員制定嚴格的倉庫保管管理條例，倉庫保管員是倉庫物品安全管理的第一直接責任人； （五）通道走廊（1）保持通道走廊暢通，嚴禁在通道走廊堆放物品；（2）工作時通道門嚴禁上鎖； （3）安全通道應貼上標示，保持暢通，嚴禁在消防黃線內堆放物品，堵塞安全通道； （六）消防管理（1） 消防器材（滅火器、消防栓、安全指示燈等），由專人負責保管和日常維護檢查； （2） 制定消防安全平面布置圖，嚴格按消防管理規(guī)范要求，合理布置擺放消防器材，逃生通道貼上明顯安全逃生標識； （3） 在消防安全工作組的領導下成立五個小組（人員以體力及需要確定，報公司安全委員備案）：a警戒組：報警并保持現(xiàn)場，由當班保安擔當,火災發(fā)生時迅速報警并立即截斷電源，導引消防車及消防隊員，迅速找開各通道及疏散口，維持秩序，嚴防趁機偷盜和破壞； b消防組：即滅火組，當聽到火災報警時，消防組成員立即攜帶消防工具（滅火器），迅速趕到現(xiàn)，有組織有計劃地進行撲救（人數(shù)10人）； c急救組：如遇人員圍困或滅火隊員受傷，迅速組織搶救，移至安全地帶（人數(shù)4人）； d搶救組：協(xié)助消防組滅火，在前線消除障礙物，搶救高危物品，重要物資轉走疏散（人數(shù)視具體情況而定）； e疏散組：在外圍與搶救組、急救組配合，疏散圍觀人員和物資產品； （4） 通過培訓使公司全體員工會使用各種消防設施及器材； （七）安全檢查及教育培訓（1）安全檢查員會每月在公司范圍內進行一次安全大檢查，做好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，責任到人。檢查內容包括各種設備設施的性能和狀況，各種操作規(guī)程的完善和執(zhí)行等情況； （2）加強對員工安全消防知識的培訓和教育，樹立“安全人人有責”的觀念，進行安全的知識的專項講座，知識問答。加強一線生產操作工人實際操作流程的培訓力度，并嚴格把關； （八）獎罰規(guī)定公司將對安全方面有突出貢獻的人或團體給予安全獎，對違反消防及安全生產規(guī)定，違反操作流程，不重視安全生產疏于管理的人將給予處罰，構成刑事犯罪的將移公安機處理； 第十二章 保密管理制度 一、 適用范圍：公司范圍內與保密相關的工作內容，具體范圍見條例細則； 二、 目的： 為確保公司的技術、經(jīng)營秘密不流失，維護企業(yè)的經(jīng)濟利益，根據(jù)國家有關法規(guī)，結合企業(yè)實際，特制定本條例。 三、 條例細則 1、 總則： 保密工作遵循“突出重點，積極防范”的方針，堅持“內外有別，既便利工作又確保秘密”的原則，準確劃分保密范圍，確保公司核心機密安全同時有控制地放寬非核心秘密，使保密工作更好地為公司生產、經(jīng)營服務。 2、 保密范圍和密級劃分： 密級劃分：按其重要程度、技術水平及失密后危害大小，公司密級劃分為絕密、機密、秘密三級。 絕密：是公司秘密中的核心部分，限極少數(shù)人知悉的事項，一旦泄密會使公司利益遭受危害和重大損失，涉及公司命運。 主要包括： （1） 經(jīng)營決策、廣告策劃文書、市場調查與預測報告、促銷方案、新產品開發(fā)計劃、公司投資計劃等； （2） 主導產品配方、工藝關鍵以及達到或超過車內先進技術水平的先進技術、產品、科研成果、設備等核心機密； （3） 通過秘密渠道引進的技術、設備、產品、樣品、手段和來源等； （4） 產品成本及其利潤等財務資料； 機密：是公司秘密中比較重要的部分，一旦泄密，將給公司造成嚴重的損失，主要包括： （1） 公司經(jīng)營戰(zhàn)略，遠景規(guī)劃，財務賬簿，銷售網(wǎng)絡，總結計劃； （2） 反映公司生產能力的方案、計劃及特殊原材料等情況的計劃、統(tǒng)計事項、產品試驗報告、檢驗報告等； （3） 新產品開發(fā)項目，有成效的技術革新、發(fā)明創(chuàng)造、工藝方案及公司發(fā)生的重大技術質量問題； （4） 公司財務、營銷管理制度、目標管理方案、月度運行報告等； （5） 公司人事檔案、工資、公司總體組織架構包括生產線、委外加工、各市場部人員運作方式等； 秘密：是一般的公司秘密，泄露會使公司的權力和利益遭受損害。如員工檔案，一般性合同、員工工資、尚未進入市場或尚未公開的各類信息。 凡是對內部公開，對外部保密的文件、資料，作為內部資料也可不劃分密級； 密級的規(guī)定：由起草文件或涉及密級資料的部門承辦人員提出密級劃分意見，然后經(jīng)部門分管總監(jiān)批準，劃分為絕密的產品、技術資料、文件由總經(jīng)理審定；密級的調整，應根據(jù)公司發(fā)展狀況和保密時限，由行政部會同有關部門進行調整，報運營總監(jiān)審核，總經(jīng)理核準，文件資料和密級變更或解密后應及時通知有關單位，規(guī)定有保密期的文件到時自動解除密級； 3、 文件、資料的保密： 一切秘密公文、圖紙、資料應準確標明密級，在擬稿、打字、印刷、復制、收發(fā)、承辦、借閱、清退、歸檔、移交、銷毀等過程中，均應建立嚴格的登記手續(xù)； 絕密級的技術，經(jīng)營資料，只限于總經(jīng)理批準的直接需要的部門和人員使用，機密級的文件資料，限于總監(jiān)批準的需要部門和人員使用。使用部門和人員必須做好使用過程的保密工作，而且必須辦理登記手續(xù)； 機密以上文件、資料原則上不準復??； 4、 電話、計算機的保密： 通話內容不得涉及秘密；存有涉及秘密內容的計算機網(wǎng)絡、外存儲設備、磁盤等應按秘密文件資料管理，并采取相應加密措施； 計算機網(wǎng)絡使用按有關計算機使用規(guī)則管理； 5、 對外宣傳、通信、會議的保密 公司宣傳媒體不得涉及公司秘密，如對某一具體事項不能確定是否需要保密，應由先部門經(jīng)理審定； 召開秘密性會議，要嚴格控制會場，會議內容要記在保密本上（會后收回），如需參閱，另辦借閱手續(xù)； 6、 對外往來的保密；所有密件一律不準外單位人員借閱，本公司人員亦不得代為轉閱； 外單位人員來公司參觀、學習，應由行政部規(guī)定接觸范圍，并指定專人陪同，不準外單位人員隨意進入涉密區(qū)域 ； 對外交往中一旦發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，必須立即報告公司領導，及時采取補救措施； 7、 保密教育和檢查： 各部門、各班組要經(jīng)常性地對員工進行保密教育和檢查，對新進員工必須事先進行保密教育，學習保密條例； 員工必須遵守下列保密守則： （1） 不該說的秘密，絕對不說； （2） 不該問的秘密，絕對不問； （3） 不該看的秘密，絕對不看； （4） 不該記錄的秘密，絕對不記錄； （5） 不在非保密本上記錄秘密； （6） 不在私人通信中涉及秘密； （7） 不在公開場所或家屬、親友面前談論秘密； （8） 不在不利于保密的地方存放秘密文件資料； （9） 在秘密要害崗位工作和接觸秘密的人員，要先審查后使用； 8、 獎懲： （1） 對保密工作作出貢獻，具有下列條件之一的單位和個人給予獎勵、晉級提薪: a、一貫嚴格執(zhí)行保密條例，堅持原則，堅決保護公司秘密者； b、發(fā)現(xiàn)他人失密、泄密或出賣公司秘密，能及時舉報，采取補救措施的； （2） 出現(xiàn)失密、泄密問題、視性質、情節(jié)的不同，給予通報批評、罰款、降級直至開除: a、為謀取私利，將公司秘密通過種非法手段賣給別人，使公司利益遭受較大損失者； b、在工作中違反保密規(guī)定，造成秘密失竊者； c、保密觀念淡薄，警惕性不高，致使秘密失竊者； 9、 泄密： 泄密是指下列行為之一： （1） 使公司秘密被不應知悉者知悉的； （2） 使公司秘密超出了限定的接觸范圍，而不能證明不應知悉者知悉的； 第十三章 車輛管理制度 目的是為了加強車輛的統(tǒng)一管理，安全管理以及有效營運，特制定本制度。 一、 車輛調度管理規(guī)定： （一）目的： 充分利用現(xiàn)有車輛資源，提高車輛運行效率，加強車輛調度管理，更好地服務用車單位； （二）適用范圍： （1）公司各部門，公干（重要之急事且距離較遠）外出借調車之用； （2）公司范圍內組織，活動時公用； （3）總經(jīng)理特批事項之用； （三）車輛使用申請及調度審批流程： （四）車輛使用及調度規(guī)則： （1） 用車部門請?zhí)崆耙惶焯岢錾暾?，臨時性、緊急性事件除外），并填寫派車單，經(jīng)部門主管核準后送行政部排配； （2）車輛調度原則上以派車單送達之先后順序及辦理事務輕重緩急之程度安排車輛； （3）車輛經(jīng)調派外出后，用車人員務必掌握好用車時間及辦事效率，原則上不得超時用車，若因特殊情況需延時用車，須提前與行政部聯(lián)絡，并經(jīng)許可后才能繼續(xù)用車。否則司機有權按預計時間返回公司； （4）車輛外出駕駛人員必須按法律規(guī)定之行車條文行駛，并按規(guī)定停放車輛，用車人員不得指使司機超速行車，違章超車，隨意停放，否則由此發(fā)生的后果由司機及用車人員自行承擔； （5）車輛使用完畢，用車人員請于行車日志上簽署，并確認用車時間、里程數(shù)及所花費用（停車費、過路費）以作費用分攤依據(jù)； （6）每天17:00以后用車，請于當日中午12:00前遞交派車單，星期天需要用車的部門請于周六上午11:30前遞交派車單，以便合理安排司機（特殊情況除外）； （7）特殊情況用車（員工急病、工作搶救、報警等非常事故），可先行通知司機出車，再由保安或相關人中報行政部； 二、司機管理規(guī)定： (1) 公司司機必須遵守中華人民共和國道路交通管理條例及有關交通安全管理規(guī)則，并遵守本公司其他相關的規(guī)章制度。車輛的有關證件及保險資料統(tǒng)一由財務部負責保管，司機行駛必帶的相關證件，由專任司機負責保管； (2) 司機應按公司行政部簽發(fā)的派車單執(zhí)行公務，凡無派車單或既無派車單又未經(jīng)公司領導同意擅自出車的，對司機罰款50元。如途中調遣用車的須經(jīng)行政部批準執(zhí)行，回后補辦派車單； (3) 專任司機是安全責任的具體責任人，出車前（后）司機都要例行檢查車輛剎在制動裝置和方向操縱裝置等主要機件，并檢查車輛的水、電、油及其他性能是否正常。發(fā)現(xiàn)不正常要立即檢修或加補，堅決杜絕帶故障出車的現(xiàn)象； (4) 司機應愛惜公司車輛，平時要注意車輛的保養(yǎng)和維護，每周六用半天時間對自已所開車輛進行檢測和檢修，確保車輛正常行駛； (5) 司機對自己所開車輛的各種證件的有效性應經(jīng)常檢查，出車時一定保證證件齊全，證件不全被罰款的費用不予報銷； (6) 駕車一定要遵守交通規(guī)則，文明開車，不準危險駕車（包括超速、賽車等），酒后駕車、疲勞開車、帶病開車等。因酒后駕車罰款100元，違反交通規(guī)則罰款的，費用不予報銷，由此造成的交通事故責任由駕駛員自己承擔，司機要抽時間學習交通法規(guī)及相關知識； (7) 司機出