物業(yè)管理公司檔案管理制度.doc

一、物業(yè)管理公司檔案管理規(guī)定：1公司各物業(yè)項目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管（包括代理主管）負責(zé)監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。2有關(guān)物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動用。3物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。4物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。5物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認后方可離任。6物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。7因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書面確認，如有違反的作泄密處理。8公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況，對不符要求的保管責(zé)任人將作適當(dāng)處分。9物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的，對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任，并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。二、物業(yè)管理公司管理保密規(guī)定：1在工作范圍獲有關(guān)的公司、物業(yè)管理公司內(nèi)部資料，業(yè)主、用戶單元和物業(yè)管理處員工個人資料及其內(nèi)所載有的通信地址、聯(lián)系電話、購/租合約及金額、特別條款、物業(yè)管理公司及公司內(nèi)部情況、業(yè)主及用戶個人情況等均屬工作保密范圍。2業(yè)主、用戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜中，由專人負責(zé)注記及存檔等工作，由物業(yè)管理公司主管每周審核，其他工作人員未經(jīng)許可禁止查閱。3物業(yè)管理公司物業(yè)管理處文件柜備用鑰匙由主管保管，主管及秘書因需告假時，經(jīng)指定的授權(quán)人士，方可代為執(zhí)行以上事務(wù)4應(yīng)工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶聯(lián)系電話、員工個人聯(lián)系電話、地址等，必須隱藏放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。5公司制定的各類物業(yè)管理公司規(guī)章制度及工作指引，由物業(yè)管理處統(tǒng)一保管，高級管理員以上級別人員可借閱（須辦理借閱手續(xù)），每次限時一周。實行借閱目的為指引員工培訓(xùn)，嚴禁任何形式的抄襲及復(fù)印。6發(fā)布的各類通知通告，應(yīng)限定時效，過時收回。7員工應(yīng)具有維護他人陰私權(quán)利的法律意識，主動為公司及業(yè)主保守秘密，對于任何人士不正常的打探行為，應(yīng)堅決拒絕并向公司報告。8員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng)，致使公司、業(yè)主、業(yè)戶或管理員工利益受不良侵害的，公司將按員工守則有關(guān)規(guī)定從重處罰，并由當(dāng)事人個人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任。三物業(yè)管理公司檔案資料：1、物業(yè)管理公司驗收檔案：1）土建、設(shè)備安裝竣工資料（圖紙、設(shè)備資料）；2）設(shè)施設(shè)備之質(zhì)檢、消防、勞動局、公安及音像管理等部門驗收合格文件；3）機電設(shè)備保養(yǎng)合約；4）公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗收記錄（管理公司）；5）公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄（發(fā)展商、承包商與管理公司）；6）單元驗收及移交記錄（承包商、業(yè)主與管理公司）；2、物業(yè)管理公司二次裝修檔案：1）用戶單元二次裝修圖則及審批手續(xù)；2）二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料；3、業(yè)戶資料：1）入伙情況記錄；2）業(yè)主（租戶）情況登記（包括名稱、單元號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時間或租用期限等）；4、物業(yè)管理公司管理文本匯編：1）管理合同、管理公約、用戶手冊等統(tǒng)一裝訂成冊；2）物業(yè)管理公司各類管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等；3）物業(yè)管理公司各項管理分包合約；5、物業(yè)管理公司設(shè)備維修保養(yǎng)類：1）各類設(shè)施設(shè)備要有專門的維修保養(yǎng)制度及應(yīng)急措施；2）各類設(shè)施設(shè)備有獨立的維修檔案，及日常巡檢維修記錄；3）主要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機房等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進出記錄；4）物業(yè)管理處有用戶維修保修單，維修后應(yīng)有回訪記錄；6、物業(yè)管理公司設(shè)施設(shè)備檢測類：1）變配電間要有供電部門定期電氣測試報告記錄；2）電梯要有勞動部門合格證書及年檢報告；3）生活水箱要定期清洗并存記錄，清洗后要有衛(wèi)生部門水質(zhì)檢測報告，清洗工作應(yīng)有有效體檢證明；4）避雷系統(tǒng)要有定期檢測報告；5）應(yīng)有定期沉降檢測報告；6）消防泵、管道應(yīng)有定期試機及換水記錄，煙感及溫感探頭應(yīng)有定期測試工作記錄；7）其它設(shè)施設(shè)備檢測記錄資料；7、物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運作類：1）正式文件應(yīng)用電腦打印操作，并有規(guī)定的電腦檔號及存檔目錄記錄；2）物業(yè)管理公司管理費收繳情況3）物業(yè)管理公司管理費財務(wù)報告4）物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運作報告；物業(yè)管理公司物業(yè)管理處會議記錄（包括內(nèi)部會議及與發(fā)展商或業(yè)主委 員會的會議）