采購(gòu)管理制度44845.doc

1/7 采購(gòu)管理制度采購(gòu)管理制度 目錄目錄 一、編撰采購(gòu)管理制度的目的和范圍一、編撰采購(gòu)管理制度的目的和范圍-1- 二、采購(gòu)目標(biāo)二、采購(gòu)目標(biāo)-2- 三、采購(gòu)原則三、采購(gòu)原則-2- 四、供應(yīng)商管理四、供應(yīng)商管理-3- 五、采購(gòu)申請(qǐng)流程五、采購(gòu)申請(qǐng)流程-3- 六、二次采購(gòu)申請(qǐng)六、二次采購(gòu)申請(qǐng)-4- 七、采購(gòu)招標(biāo)七、采購(gòu)招標(biāo)-4- 八、樣品提供和確認(rèn)八、樣品提供和確認(rèn)-5- 九、合同簽訂九、合同簽訂-5- 十、進(jìn)度控制十、進(jìn)度控制-5- 十一、對(duì)賬付款十一、對(duì)賬付款-5- 十二、采購(gòu)驗(yàn)收十二、采購(gòu)驗(yàn)收-5- 十三、重點(diǎn)說(shuō)明：十三、重點(diǎn)說(shuō)明：-6- 2/7 采購(gòu)采購(gòu)管理制度管理制度 一、編撰采購(gòu)管理制度的目的和范圍一、編撰采購(gòu)管理制度的目的和范圍 1.目的 闡述在采購(gòu)職能的執(zhí)行中應(yīng)遵循的原則、程序和慣例，指導(dǎo)執(zhí)行和參 與采購(gòu)職能的部門和職員執(zhí)行采購(gòu)相關(guān)程序，推進(jìn)采購(gòu)職能按合理的流程 正直、高效、實(shí)用的執(zhí)行，從而有效降低采購(gòu)成本，提高公司采購(gòu)效率， 加強(qiáng)部門間配合，特制訂本制度。 2.范圍 （1）固定資產(chǎn)類：辦公家具、工作設(shè)備、電腦設(shè)備等固定資產(chǎn)類的 采購(gòu)工程維護(hù)類：裝飾裝修工程、IT工程、設(shè)備的租賃及維修類的采購(gòu)。 （2）低值易耗類：辦公用品、活動(dòng)用品、禮品、圖書、期刊、技術(shù) 圖書、生活用品等低值易耗品的采購(gòu)。 （3） 印刷類：內(nèi)刊、易拉寶、橫幅、名片等印刷類的采購(gòu)。 （4） 咨詢管理類及服務(wù)類產(chǎn)品：咨詢管理項(xiàng)目，工作軟件類的采購(gòu)； 體檢、旅游、培訓(xùn)、拓展、保險(xiǎn)等服務(wù)產(chǎn)品的采購(gòu)。 （5） 項(xiàng)目成本類：藍(lán)圖打印，多媒體制作等。 說(shuō)明：工程建筑類材料采購(gòu)不在本采購(gòu)范疇內(nèi)。 二、采購(gòu)目標(biāo)二、采購(gòu)目標(biāo) 1.保證所需原料、供應(yīng)品、設(shè)備和服務(wù)的適時(shí)適量及時(shí)供應(yīng)。 2.為了公司運(yùn)作經(jīng)濟(jì)高效的進(jìn)行，在與需要的質(zhì)量、交貨期和服務(wù)水 平一致的情況下，以最有競(jìng)爭(zhēng)力的價(jià)格采購(gòu)商品/服務(wù)。 3.引導(dǎo)采購(gòu)職能的發(fā)揮與公司利益、商業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)相一致。 三、三、采購(gòu)原則采購(gòu)原則 1. 使用、定價(jià)、采辦、驗(yàn)收、結(jié)算分離原則 采購(gòu)過(guò)程的各相關(guān)環(huán)節(jié)人員，遵循使用、定價(jià)、采購(gòu)、驗(yàn)收、結(jié)算分 離的原則，即使用部門申請(qǐng)，使用部門及采購(gòu)部門分別詢價(jià)、定價(jià)，財(cái)務(wù) 對(duì)預(yù)算控制、法務(wù)對(duì)流程監(jiān)督，使用部門驗(yàn)收，采購(gòu)部門結(jié)算。 2. 詢價(jià)定價(jià)原則 物品采購(gòu)必須有三家以上的供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)，在權(quán)衡質(zhì)量、價(jià)格、交 3/7 貨時(shí)間、售后服務(wù)、長(zhǎng)期合作的客戶、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進(jìn)行 綜合評(píng)估，并與供應(yīng)商進(jìn)一步議定最終價(jià)格。臨時(shí)性應(yīng)急購(gòu)買物品除外。 3. 一致性原則 采購(gòu)人員訂購(gòu)的物品必須與請(qǐng)購(gòu)單所列要求、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量一致， 在市場(chǎng)條件不能滿足請(qǐng)購(gòu)部門要求或成本過(guò)高的情況下，采購(gòu)人員須及時(shí) 反饋信息給使用部門更改請(qǐng)購(gòu)單或做參考。 4. 廉潔自律原則 （1）自覺(jué)維護(hù)公司利益，努力提高采購(gòu)物品的質(zhì)量，降低采購(gòu)成本。 （2）廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請(qǐng)。 （3）嚴(yán)格按照采購(gòu)制度和程序辦事。 5. 審計(jì)監(jiān)督原則 采購(gòu)人員要自覺(jué)接受公司有關(guān)部門對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的監(jiān)督和質(zhì)詢，對(duì)采購(gòu) 人員在采購(gòu)過(guò)程中發(fā)生的違反廉潔制度的行為，公司有權(quán)對(duì)相關(guān)人員依照 公司規(guī)章制度等進(jìn)行處罰直至追求其法律責(zé)任。 四、四、供應(yīng)商管理供應(yīng)商管理 1. 各類型的采購(gòu)需有3家以上的供應(yīng)商詢價(jià)，以作比價(jià)、議價(jià)依據(jù)， 并填寫采購(gòu)詢價(jià)記錄表，總裁辦公室應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商的產(chǎn)品報(bào)價(jià)、產(chǎn)品 質(zhì)量及提供的服務(wù)等方面對(duì)其進(jìn)行考核及更新。 2. 建立公司供應(yīng)商庫(kù)，供應(yīng)商的選擇應(yīng)從與公司有過(guò)合作經(jīng)歷的優(yōu) 質(zhì)供應(yīng)商中選取。 3. 對(duì)于長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商，需每年做一次供應(yīng)商評(píng)估，評(píng)估其產(chǎn)品 價(jià)格、服務(wù)是否在同行業(yè)中最優(yōu)化。經(jīng)過(guò)評(píng)估不合格的供應(yīng)商應(yīng)從供應(yīng)商 庫(kù)中撤下，并選擇最適合公司的供應(yīng)商建立長(zhǎng)期合作關(guān)系。 4. 對(duì)于長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商，應(yīng)當(dāng)留存一份其公司三證及相關(guān)資質(zhì)文 件蓋章件至總裁辦公室。 五、五、采購(gòu)申請(qǐng)流程采購(gòu)申請(qǐng)流程 1.標(biāo)準(zhǔn)流程 （1）標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)范圍 以下類別金額在1000元以內(nèi)的，視作標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)： A固定資產(chǎn)類：辦公家具、工作設(shè)備、電腦設(shè)備等固定資產(chǎn)類的采 4/7 購(gòu)。 B低值易耗類：辦公用品、活動(dòng)用品、禮品、圖書、期刊、技術(shù)圖 書、生活用品等低值易耗品的采購(gòu)。 C印刷類：內(nèi)刊、易拉寶、橫幅、名片等印刷類的采購(gòu)（需要報(bào)品 牌管理中心總監(jiān)審批）。 D咨詢管理類及服務(wù)類產(chǎn)品：咨詢管理項(xiàng)目，工作軟件類的采購(gòu)； 體檢、旅游、培訓(xùn)、拓展、保險(xiǎn)等服務(wù)產(chǎn)品的采購(gòu)。 E項(xiàng)目成本類：藍(lán)圖打印，多媒體制作等。 （2）申請(qǐng)流程 A.由申請(qǐng)部門秘書/助理填寫采購(gòu)申請(qǐng)單，部門負(fù)責(zé)人審核簽字 后交公司采購(gòu)部門進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)申請(qǐng)單要求注明名稱、規(guī)格型號(hào)、 數(shù)量、需求日期、參考價(jià)格、用途等，若涉及技術(shù)指標(biāo)的，須注明相關(guān)參 數(shù)、指標(biāo)要求。 B申請(qǐng)部門必須對(duì)所需要購(gòu)買的物品進(jìn)行詢價(jià)，提供三家供應(yīng)商的 報(bào)價(jià)，如涉及到具體資質(zhì)、特殊采購(gòu)要求的需要附有相關(guān)文件復(fù)印件與申 請(qǐng)部門確認(rèn)，總裁辦公室和財(cái)務(wù)管理中心有權(quán)對(duì)供應(yīng)商報(bào)價(jià)進(jìn)行核查。 C所有采購(gòu)物品都需要經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批，如采購(gòu)屬于標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu) 范圍，可只簽批到財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人；如涉及到特殊物品的采購(gòu)，或非標(biāo)準(zhǔn)流程 的采購(gòu)還需分別審批到集團(tuán)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人/常務(wù)副總裁/總裁（參照非標(biāo)準(zhǔn)流 程）。 D簽訂采購(gòu)合同的均須由法務(wù)審核，并報(bào)財(cái)務(wù)管理中心備案。 E申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)驗(yàn)收、簽領(lǐng)，費(fèi)用分?jǐn)傊辽暾?qǐng)部門。 六、二次采購(gòu)申請(qǐng)六、二次采購(gòu)申請(qǐng) 如采購(gòu)申請(qǐng)發(fā)生數(shù)量、規(guī)格、價(jià)格等變動(dòng)，必須進(jìn)行二次采購(gòu)申請(qǐng)， 并將第一次的申請(qǐng)單作為附件提交審核。 七、采購(gòu)招標(biāo)七、采購(gòu)招標(biāo) 根據(jù)公司政策和中華人民共和國(guó)相關(guān)法律法規(guī)之規(guī)定，公司招標(biāo)采購(gòu) 分為 2 類： A 類:根據(jù)中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法和各地方法律法規(guī)之規(guī)定必 須進(jìn)行公開(kāi)招標(biāo)的。 1.大型基礎(chǔ)設(shè)施、公用事業(yè)等關(guān)系社會(huì)公共利益、公眾安全的項(xiàng)目。 5/7 2.全部或者部分使用國(guó)有資金投資或者國(guó)家融資的項(xiàng)目。 3.使用國(guó)際組織或者外國(guó)政府貸款、援助資金的項(xiàng)目。 B 類：除 A 類之外，采購(gòu)金額在 10 萬(wàn)以上的采購(gòu)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行招標(biāo)，具體 由申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人審核是否招標(biāo)，簽批部門負(fù)責(zé)人同時(shí)有權(quán)建議是否進(jìn)行 招標(biāo)。 八、樣品提供和確認(rèn)八、樣品提供和確認(rèn) 1.對(duì)于采購(gòu)產(chǎn)品難以長(zhǎng)久控制質(zhì)量的，需進(jìn)行樣品提供和確認(rèn)的，需 確定送樣周期，由采購(gòu)人員負(fù)責(zé)追蹤，收到樣品后第一時(shí)間送交使用部門 進(jìn)行確認(rèn)，必要時(shí)需會(huì)同財(cái)務(wù)等相關(guān)部門人員予以確認(rèn)。 2.對(duì)于需要保存樣品的，采購(gòu)部門需做封樣處理，以便日后做收貨比 較。 九、合同簽訂九、合同簽訂 1.長(zhǎng)期固定的供應(yīng)商應(yīng)和公司簽訂長(zhǎng)期供貨合同。 2.供應(yīng)商經(jīng)送樣審查合格后，由采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商簽訂合同。 3.采購(gòu)合同樣本及正本必須經(jīng)過(guò)法務(wù)審核通過(guò)后方可進(jìn)行合同簽訂環(huán) 節(jié)。 4.采購(gòu)合同正本一律由財(cái)務(wù)管理中心歸檔管理。 十、進(jìn)度控制十、進(jìn)度控制 1.為確保準(zhǔn)時(shí)交貨，采購(gòu)人員應(yīng)提前采用電話、傳真等方式與供貨商 聯(lián)系，確保物品能及時(shí)供應(yīng)。 2.如果采購(gòu)物品無(wú)法在預(yù)定時(shí)間內(nèi)交貨的，采購(gòu)人員須提前通知使用 部門，尋求解決方法，并須重新和供應(yīng)商確定新的交貨期，并知會(huì)使用部 門。 十一、對(duì)賬付款十一、對(duì)賬付款 1.工程類需提供結(jié)算單、竣工驗(yàn)收單。 2.咨詢管理、軟件類需提供服務(wù)驗(yàn)收單。 采購(gòu)物品/服務(wù)需要申請(qǐng)付款時(shí)，需向財(cái)務(wù)提供采購(gòu)申請(qǐng)單 （或維 修單租賃單） 、 采購(gòu)詢價(jià)記錄表采購(gòu)合同或者訂單復(fù)印件、發(fā)票。凡在 付款過(guò)程中，不具備以上條件的，財(cái)務(wù)管理中心應(yīng)拒絕付款。 6/7 3.對(duì)于分階段付款的采購(gòu)申請(qǐng)，申請(qǐng)部門對(duì)該項(xiàng)申請(qǐng)付款應(yīng)當(dāng)進(jìn)行跟 蹤。 十二、采購(gòu)驗(yàn)收十二、采購(gòu)驗(yàn)收 1.采購(gòu)物品（物資）送達(dá)公司后，由使用部門負(fù)責(zé)檢驗(yàn)、簽收，并開(kāi) 具采購(gòu)入庫(kù)簽收單給采購(gòu)部門保存。在接受貨物前，應(yīng)當(dāng)仔細(xì)檢查外 包裝的缺陷狀況或?qū)θ毕萏幚淼淖C據(jù)等，驗(yàn)收不合格的，應(yīng)當(dāng)拒收或 2 日 內(nèi)辦理退換貨手續(xù)。 2.對(duì)于工程類、管理咨詢類、服務(wù)類產(chǎn)品需階段性驗(yàn)收。 3 公司辦公用品的采購(gòu)申請(qǐng)由各部門提出，電子檔申請(qǐng)表及紙質(zhì)版經(jīng) 由部門負(fù)責(zé)人簽字后交到前臺(tái)匯總后統(tǒng)一采購(gòu)。 4.辦公用品到貨后，由前臺(tái)統(tǒng)一驗(yàn)收并登記采購(gòu)入庫(kù)簽收單 ，驗(yàn) 收合格并登記好后，由前臺(tái)通知各部門領(lǐng)用辦公用品，并由前臺(tái)登記采 購(gòu)出庫(kù)簽收單 。 十三、重點(diǎn)說(shuō)明：十三、重點(diǎn)說(shuō)明： 1. 各審核環(huán)節(jié)對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)?zhí)岢霎愖h者，應(yīng)于2個(gè)工作日內(nèi)將意見(jiàn)反饋 給采購(gòu)申請(qǐng)部門。 2. 專業(yè)材料或用品，采購(gòu)部門應(yīng)會(huì)同使用部門共同詢價(jià)或議價(jià)。 3. 財(cái)務(wù)人員審核時(shí)，認(rèn)為需要再進(jìn)一步議價(jià)的，可直接與供應(yīng)商議 價(jià)。 4. 相關(guān)審核