《秘書職能范疇》PPT課件.ppt

第二章 秘書職能范疇,【教學重點和難點】 了解秘書職能范疇以及辦公事務輔助、參謀智能輔助、管理協(xié)調(diào)輔助工作的內(nèi)容與目的 。 【教學內(nèi)容】 第一節(jié) 辦公事務輔助 第二節(jié) 參謀智能輔助 第三節(jié) 管理協(xié)調(diào)輔助,概說 秘書是為領導服務的，其工作職能必須圍繞著領導工作的需要展開。 概括地說 ，在領導履行職責、行使職權所需要的輔助和服務領域內(nèi)，都屬于秘書工作的職能范疇。 性質(zhì)： 1、從屬性 2、管理輔助性 3、既有近身綜合輔助的確定性，又有領 導需要差異的選擇性,秘書職能的三個方面既有內(nèi)容上的區(qū)別又是相互滲透，其共同目的都是為領導工作有效和有序提供輔助與服務，以促進領導工作效率的提高。,第一節(jié) 辦公事務輔助,一、辦文,（一）文稿撰擬 （二）文書運行 收文簽收-登記-分辦-傳閱-擬辦-批辦-承辦-催辦-注辦等 發(fā)文交擬-擬稿-審稿-簽發(fā)-復核-繕印-校 對-用印-登記-封發(fā) （三）文書整理，包括文書收集和檔案歸檔 （四）文獻資料的保管和利用,安排公文運行程序，都必須注意以下方面： 1、 程序的有序銜接性 2、 主輔協(xié)同性 3、 運作規(guī)范性 4、 文書運行中智能輔助的滲透性 5、 文書運行的反饋性,秘書學,某單位收文登記薄,秘書學,二、 辦 會,（一）會務工作的原則和任務 六大原則： 1、質(zhì)量高的工作會議 2、緩急輕重，安排好議程 3、會議通知不宜請人轉捎口信 4、會場大小要和與會人數(shù)相適應 5、會議服務工作都是為了保證會議的 順利進行 6、重點做好部門缺席或人員的落實工作,秘書學,（二）會前籌備 （1）確定會議議題，擬定會議方案（2）組成會議籌備班子：接待、秘書、會務、資料、生活、財務、保衛(wèi)等（3）安排會議議程、日程和程序：議題先后、日程安排、主持、報告、發(fā)言、總結等安排（4）提名與會人員（5）辦理會議報批手續(xù)（6）發(fā)出會議通知 （7）編排分組 （8）準備會議文件、材料 （9）制作會議證牌 （10）會場布置和檢查 （11）辦妥后勤服務事宜,（三）會間事務 （1）會議簽到 （2）安間調(diào)度（3）會議記錄（4）會議簡報（5）會議選舉 （6）會議總結（7）后勤保障 （四）會后工作 （1）草擬和印發(fā)會議紀要（2）清理會議文件（3）組織會議代表離會（4）搞好宣傳報道（5）會議工作總結（6）會后催辦工作,秘書學,三 、辦 事,（一）日常事務 整理領導辦公室、處理電話、收發(fā)文件、領導工作日程安排、整理機關內(nèi)務、值班事務、內(nèi)外溝通、來客接待,秘書學,（二）隨機事務,難以預測，不經(jīng)常發(fā)生，如突發(fā)性沖突，災變，事故，沖擊。 1、要注重預防性 2、要注重反應的敏銳性 3、要注重整體的配合性 4、要注重輔助地位的制約性 5、要注重溝通的樞紐性,（三）受權理事,領導根據(jù)工作的需要，將自己權限范圍內(nèi)的事務，授權秘書代表自己去處理。 領導代表 從授權方式不同可分為三種情況： 1、確定授權 2、彈性授權 3、不確定授權,四、網(wǎng)絡辦公,（一）網(wǎng)絡辦公的特點 1、高效管理 2、規(guī)范管理 3、跟蹤管理 4、知識管理 5、更新靈活 6、成本低廉,（二）網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)的結構 1、公文管理 2、郵件管理 3、日程管理 4、檔案管理 5、日常管理 6、會議管理 7、系統(tǒng)管理 8、流程建模管理,第二節(jié) 參謀智能輔助,一、 參謀輔助的內(nèi)容 1、對決策的參謀職能輔助：在決策準備階段、決策形成階段、實施階段分別進行不同方式的輔助，具體輔助受制于領導的授權及職能劃分。 2、對信息利用的參謀智能輔助：對信息獲取方面、排除信息干擾方面進行的輔助。 3、對廉潔自律的輔助： 堅持根本宗旨的輔助、強化公仆意識的輔助、遵循行為規(guī)范的輔助、對維護領導形象的輔助。,二、秘書做好參謀咨詢的方法,參謀工作具體體現(xiàn)在兩方面：一是為領導提供情況與資料，二是為領導出主意，想辦法，供領導參考。 必要的準備和恰當?shù)姆绞剑?（一） 要熟悉情況 ，不了解的不參謀。 （二） 多用商量的口氣說話，給領導留有余地 （三） 方式委婉便于接受,第三節(jié) 管理協(xié)調(diào)輔助,一、督促檢查 意義：1、發(fā)現(xiàn)失調(diào)現(xiàn)象提出督促檢查建議；2、檢查實施情況；3、督促辦理；4、反饋實施信息；5、歸納評估督促檢查效果。 要領：1、抓住領導工作的重點、難點、熱點；2、正確理解和貫徹領導意圖；3、及時反饋信息；4、堅持原則；5、講究效率；6、謀求協(xié)調(diào)有序。,二、信訪事務 意義：信訪工作指的是處理人民群眾來信和來訪，是實施民主管理、開發(fā)群體智能、克服各種偏差、了解和把握組織環(huán)境變化的總要渠道。 要領：1、遵循信訪工作原則；2、嚴格按制度辦事；3、嚴守辦理程序；4、與有關部門協(xié)同配合；5、盡可能滿足群眾的正當要求；6、對待老信訪戶，要耐心細致深入疏導。,秘書學,三、領導活動安排 意義：有利于統(tǒng)籌全局，提高效率；把握重點，做好服務；了解領導，增長才干。只有安排的周全、有序、協(xié)調(diào)、高效，才會有組織的科學、合理、高效。 要領：1、圍繞中心，抓住重點；2、建立制度，規(guī)范運作；3、注重實效；4、不得包辦；5、注重程序；6、注重協(xié)調(diào)。 領導活動安排一般程序：領導活動需求總匯-篩選-初步方案-征求領導意見-修改初步方案-領導審定-通知相關領導-做好準備-現(xiàn)場服務-后續(xù)工作。,四、隨機協(xié)調(diào) 意義：一是指在辦文、辦會、辦事中，隨機發(fā)現(xiàn)十條活問題，主動進信息溝通和思想交流，消除