建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范

,1,建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范 DA/T28,堅(jiān)持才會(huì)成功,修訂的指導(dǎo)思想,T28已使用十多年，為適應(yīng)項(xiàng)目建設(shè)管理情況的發(fā)展和變化，進(jìn)一步促進(jìn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作規(guī)范化，提供指導(dǎo)依據(jù)和工作標(biāo)準(zhǔn)，本著“適應(yīng)變化，全面修改，加強(qiáng)管理，便于操作”的思路，對標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行全面修訂，由原來側(cè)重技術(shù)性的標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)展為管理性與技術(shù)性并重的標(biāo)準(zhǔn)。 （隨機(jī)檢查 約談?wù)模?堅(jiān)持才會(huì)成功,本標(biāo)準(zhǔn)代替DA/T28 2002國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范,標(biāo)準(zhǔn)名調(diào)整為建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范 標(biāo)準(zhǔn)的總體編排和結(jié)構(gòu)按標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫GB/T1.12009進(jìn)行了修改 與DA/T28 2002相比結(jié)構(gòu)上主要變化如下： 增加了項(xiàng)目檔案工作組織及職責(zé)； 增加了制度規(guī)范建設(shè)； 增加了項(xiàng)目文件管理、項(xiàng)目檔案管理； 增加了項(xiàng)目電子文件歸檔與電子檔案的管理； 增加調(diào)整了附錄的內(nèi)容。,堅(jiān)持才會(huì)成功,章節(jié)結(jié)構(gòu),1、范圍 2、規(guī)范性引用文件 3、術(shù)語和定義 4、總則 5、項(xiàng)目檔案工作組織及職責(zé)任務(wù) 6、制度規(guī)范建設(shè) 7、項(xiàng)目文件管理 8、項(xiàng)目檔案管理 9、項(xiàng)目電子文件歸檔與電子檔案管理 10、項(xiàng)目檔案移交 附錄A 建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和檔案保管期限表 附錄B 竣工圖章、竣工圖審核章式樣,堅(jiān)持才會(huì)成功,1 范圍 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的組織及職責(zé)任務(wù)，確立了建設(shè)項(xiàng)目文件的形成、歸檔要求與項(xiàng)目檔案管理的原則與方法。 本標(biāo)準(zhǔn)適用于新建、改建、擴(kuò)建和技術(shù)改造等建設(shè)項(xiàng)目。 主要指導(dǎo)建設(shè)單位（不論項(xiàng)目大小、行業(yè)、類型、土建、設(shè)備、信息化工程）,堅(jiān)持才會(huì)成功,2 規(guī)范性引用文件 GB/T 10609.3 技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法 GB/T 11821 照片檔案管理規(guī)范 GB/T 11822 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求 GB/T 18894 電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范 DA/T 12 全宗卷規(guī)范 DA/T 15 磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范 DA/T 31 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范 DA/T 32 公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則 DA/T 38 電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范 DA/T 50 數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范,堅(jiān)持才會(huì)成功,3 術(shù)語和定義（共17個(gè)） 建設(shè)項(xiàng)目；單位工程；分部工程；建設(shè)單位； 參建單位；項(xiàng)目文件；前期文件；施工文件； 竣工圖；監(jiān)理文件；竣工驗(yàn)收文件；項(xiàng)目電子文件；項(xiàng)目文件歸檔；項(xiàng)目檔案；項(xiàng)目電子檔案； 項(xiàng)目檔案移交；項(xiàng)目檔案管理卷 項(xiàng)目文件 在項(xiàng)目建設(shè)全過程中形成的文字、圖表、音像、實(shí)物等形式的文件材料。 前期文件 指項(xiàng)目在籌備、立項(xiàng)、招標(biāo)投標(biāo)、合同協(xié)議、勘察設(shè)計(jì)、征地拆遷、移民安置及工程準(zhǔn)備過程中形成的文件。,堅(jiān)持才會(huì)成功,項(xiàng)目文件歸檔 項(xiàng)目建設(shè)單位工程管理相關(guān)部門及參建單位將辦理完畢且具有保存價(jià)值的項(xiàng)目文件經(jīng)系統(tǒng)整理交建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)的過程。 項(xiàng)目檔案移交 指項(xiàng)目建設(shè)單位根據(jù)合同、協(xié)議或規(guī)定將有關(guān)項(xiàng)目檔案交運(yùn)行管理單位、項(xiàng)目主管部門或有關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)的過程。 項(xiàng)目檔案管理卷 指檔案管理機(jī)構(gòu)在管理某一項(xiàng)目過程中形成的，包括項(xiàng)目概況、標(biāo)段劃分、參建單位歸檔情況說明、檔案收集整理情況說明、交接清冊等說明項(xiàng)目檔案管理情況的有關(guān)材料組成的專門案卷。,堅(jiān)持才會(huì)成功,4 總則 4.1 建設(shè)單位對項(xiàng)目檔案工作負(fù)總責(zé)，實(shí)行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。業(yè)務(wù)上接受檔案行政管理部門和上級主管部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。 4.2 建設(shè)單位與參建單位應(yīng)加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理，配備項(xiàng)目檔案工作所需人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)施設(shè)備等各項(xiàng)管理資源。 4.3 項(xiàng)目檔案工作應(yīng)融入項(xiàng)目建設(shè)，與項(xiàng)目建設(shè)管理同步，納入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃、質(zhì)量保證體系、項(xiàng)目管理程序、合同管理和崗位責(zé)任制。 4.4 建設(shè)單位及各參建單位應(yīng)加強(qiáng)項(xiàng)目文件過程管理，通過節(jié)點(diǎn)控制強(qiáng)化項(xiàng)目文件管理，實(shí)現(xiàn)從項(xiàng)目文件形成、流轉(zhuǎn)到歸檔管理的全過程控制。 4.5 項(xiàng)目檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范和安全,滿足項(xiàng)目建設(shè)、管理、監(jiān)督、運(yùn)行和維護(hù)等活動(dòng)在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需要。,堅(jiān)持才會(huì)成功,5 項(xiàng)目檔案工作組織及職責(zé)任務(wù)（新增） 項(xiàng)目檔案工作的組織 建設(shè)單位應(yīng)明確項(xiàng)目檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)立或明確與項(xiàng)目建設(shè)管理相適應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，配備滿足項(xiàng)目檔案工作需要的檔案人員，在項(xiàng)目建設(shè)期間應(yīng)保持檔案人員的穩(wěn)定。 項(xiàng)目檔案人員應(yīng)具備檔案專業(yè)知識和技能，掌握一定的項(xiàng)目管理和相關(guān)工程技術(shù)專業(yè)知識，經(jīng)過項(xiàng)目檔案管理培訓(xùn)。 建設(shè)單位工程管理相關(guān)部門、各參建單位應(yīng)配備專人或指定人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件管理工作,在項(xiàng)目建設(shè)期間不得隨意更換。 建設(shè)單位應(yīng)建立以檔案管理機(jī)構(gòu)為核心，工程管理相關(guān)部門和參建單位參與的項(xiàng)目檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，并建立溝通協(xié)調(diào)機(jī)制。,堅(jiān)持才會(huì)成功,建設(shè)單位職責(zé)任務(wù) 貫徹執(zhí)行國家有關(guān)項(xiàng)目檔案工作的法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)管理實(shí)際，制定、完善項(xiàng)目文件管理和檔案管理的制度、規(guī)范、程序，并組織協(xié)調(diào)工程管理相關(guān)部門和參建單位實(shí)施。 與參建單位簽訂合同、協(xié)議時(shí)應(yīng)設(shè)立專門章節(jié)或條款，明確項(xiàng)目文件管理責(zé)任，包括項(xiàng)目文件形成的質(zhì)量要求、歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔套數(shù)、整理標(biāo)準(zhǔn)、介質(zhì)、格式、費(fèi)用及違約責(zé)任等內(nèi)容。監(jiān)理合同條款還應(yīng)明確監(jiān)理單位對所監(jiān)理項(xiàng)目的文件和檔案的檢查、審查責(zé)任。 對參建單位進(jìn)行合同履約考核時(shí)，應(yīng)對項(xiàng)目文件管理?xiàng)l款的履行情況做出評價(jià)，合同款支付審批時(shí)應(yīng)審查項(xiàng)目文件的歸檔情況，并將項(xiàng)目文件是否按要求管理和歸檔作為合同款支付的前提條件。,堅(jiān)持才會(huì)成功,項(xiàng)目開工前制定項(xiàng)目檔案工作方案，對參建單位進(jìn)行項(xiàng)目文件管理和歸檔交底。 建立項(xiàng)目文件管理和歸檔考核機(jī)制，對項(xiàng)目文件的形成、積累和歸檔情況等進(jìn)行考核。 將項(xiàng)目檔案信息化納入項(xiàng)目管理信息化建設(shè)，統(tǒng)籌規(guī)劃，同步實(shí)施。 按檔案行政管理部門和主管部門相關(guān)規(guī)定，進(jìn)行項(xiàng)目檔案管理登記，做好項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的準(zhǔn)備和整改工作。,堅(jiān)持才會(huì)成功,建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)任務(wù) 監(jiān)督、指導(dǎo)本單位工程管理相關(guān)部門及參建單位項(xiàng)目文件的形成、收集、整理和歸檔工作，審查參建單位制定的針對該項(xiàng)目的文件管理和歸檔制度、規(guī)范。 組織項(xiàng)目管理相關(guān)人員和檔案人員檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。 參加項(xiàng)目建設(shè)的重要會(huì)議、重大活動(dòng)、階段性檢查、驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收。 負(fù)責(zé)審查項(xiàng)目文件歸檔的完整性和整理的規(guī)范性、系統(tǒng)性。 負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用和移交工作。,堅(jiān)持才會(huì)成功,建設(shè)單位工程管理相關(guān)部門職責(zé)任務(wù) 對工程技術(shù)文件的規(guī)范性提出要求，對勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工、總承包、檢測、供貨等單位歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、有效性和規(guī)范性進(jìn)行審查。 對本部門形成的項(xiàng)目文件進(jìn)行收發(fā)、登記、積累和收集、整理、歸檔。 機(jī)構(gòu)和人員變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)清點(diǎn)交接項(xiàng)目文件，辦理交接手續(xù)。,堅(jiān)持才會(huì)成功,參建單位職責(zé)任務(wù) 建立符合建設(shè)單位要求的文件管理制度和規(guī)范，報(bào)建設(shè)單位確認(rèn)。 負(fù)責(zé)所承擔(dān)工程的文件收集、整理和歸檔工作。 監(jiān)理單位負(fù)責(zé)對所監(jiān)理項(xiàng)目的歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、有效性和規(guī)范性進(jìn)行審查。 實(shí)行總承包的項(xiàng)目，總承包單位負(fù)責(zé)項(xiàng)目總承包范圍內(nèi)項(xiàng)目文件的收集、整理和歸檔工作的組織協(xié)調(diào)。并參照5.1、5.2.1、5.2.2、5.2.3條規(guī)定，建立總承包范圍內(nèi)的項(xiàng)目檔案工作組織，履行項(xiàng)目檔案管理職責(zé)任務(wù)。各分包單位負(fù)責(zé)其分包部分文件的收集、整理，提交總承包單位審核，總承包單位應(yīng)簽署審查意見。 參建單位應(yīng)配備滿足工作需要、符合安全保管要求的設(shè)施設(shè)備，采取措施確保項(xiàng)目文件的安全。,堅(jiān)持才會(huì)成功,6 制度規(guī)范建設(shè) 項(xiàng)目開工前，建設(shè)單位應(yīng)遵循相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，按照職責(zé)明確、流程清晰、措施有效、要求具體的原則，建立覆蓋項(xiàng)目各類文件、檔案的管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范體系。 項(xiàng)目文件管理業(yè)務(wù)規(guī)范中應(yīng)包含但不限于下列內(nèi)容： a）項(xiàng)目文件管理流程、文件格式、編號、歸檔要求等。 b）竣工圖的編制單位、編制要求、審查流程和責(zé)任等。 c）照片和音視頻文件攝錄的責(zé)任主體、階段、節(jié)點(diǎn)、部位、內(nèi)容、技術(shù)參數(shù)、歸檔要求等。,堅(jiān)持才會(huì)成功,7 項(xiàng)目文件管理（新增） 對項(xiàng)目文件形成提出相關(guān)要求 項(xiàng)目前期文件、管理性文件應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)、相關(guān)行業(yè)的規(guī)定；工程技術(shù)文件應(yīng)符合國家、行業(yè)有關(guān)技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。（上位要求） 重要活動(dòng)及事件、原始地形地貌、建設(shè)過程中的工程形象、隱蔽工程、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)工序、重要部位、地質(zhì)及施工缺陷處理、工程質(zhì)量、安全事故、重要芯樣等應(yīng)形成照片和音視頻文件。（聲像拍攝要求） 項(xiàng)目文件應(yīng)格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰整潔、編號規(guī)范、簽字及蓋章手續(xù)完備并滿足耐久性要求。（具體要求） 歸檔的項(xiàng)目文件應(yīng)為原件。因故用復(fù)制件歸檔時(shí)，應(yīng)加蓋復(fù)制件提供單位公章或檔案證明章，確保與原件一致。,堅(jiān)持才會(huì)成功,竣工圖編制 竣工圖的編制要求 工程竣工時(shí)應(yīng)編制竣工圖，竣工圖一般由施工單位負(fù)責(zé)編制。 竣工圖應(yīng)完整、準(zhǔn)確、規(guī)范、清晰、修改到位，真實(shí)反映項(xiàng)目竣工時(shí)的實(shí)際情況。 應(yīng)將設(shè)計(jì)變更、工程聯(lián)系單、技術(shù)核定單、洽商單、材料變更、會(huì)議紀(jì)要、備忘錄、施工及質(zhì)檢記錄等全部涉及變更的文件匯總后經(jīng)監(jiān)理審核，作為竣工圖編制的依據(jù)。 竣工圖應(yīng)依據(jù)工程技術(shù)規(guī)范按單位工程、分部工程、專業(yè)編制，并配有竣工圖編制說明和圖紙目錄。 竣工圖編制說明的內(nèi)容應(yīng)包括：竣工圖涉及的工程概況、編制單位、編制人員、編制時(shí)間、編制依據(jù)、編制方法、變更情況一覽表、竣工圖張數(shù)和套數(shù)等。,堅(jiān)持才會(huì)成功,竣工圖編制的四種情況 第一種情況 凡按施工圖施工沒有變更的，由施工單位在施工圖上逐張加蓋竣工圖章（見附錄B圖B.1),堅(jiān)持才會(huì)成功,第二種情況 凡一般性圖紙變更且能在原施工圖上修改補(bǔ)充的，可直接在原圖上修改，并加蓋竣工圖章。在修改處應(yīng)注明修改依據(jù)文件的名稱、編號和條款號，無法用圖形、數(shù)據(jù)表達(dá)清楚的，應(yīng)在圖框內(nèi)用文字說明。,堅(jiān)持才會(huì)成功,第三種情況： 凡有下述情形之一的均應(yīng)重新繪制竣工圖： 1涉及結(jié)構(gòu)形式改變、工藝改變、平面布置改變、項(xiàng)目改變等重大改變； 2圖面變更面積超過20%； 3合同約定對所有變更均需重繪或變更超過約定經(jīng)例。 重新繪制竣工圖按原圖編號、圖號末尾加注“竣”字，或在新圖標(biāo)題欄內(nèi)注明“竣工階段”。重繪圖圖幅、比例、文字大小及字體應(yīng)與原圖一致。,堅(jiān)持才會(huì)成功,施工單位重新繪制的竣工圖，新圖標(biāo)題欄應(yīng)包含施工單位名稱、圖紙名稱、編制人、審核人、圖號、比例尺、編制日期等標(biāo)識項(xiàng)，并逐張加蓋竣工圖審核章。（見附錄B圖B.2),堅(jiān)持才會(huì)成功,第四種情況： 行業(yè)規(guī)定設(shè)計(jì)單位編制或建設(shè)單位、施工單位委托設(shè)計(jì)單位編制竣工圖，應(yīng)在竣工圖編制說明、圖紙目錄上和竣工圖上逐張加蓋竣工圖審核章。 同一建筑物、構(gòu)筑物重復(fù)的標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖可不編入竣工圖中，但應(yīng)在圖紙目錄中列出圖號，指明該圖所在位置并在竣工圖編制說明中注明；不同建筑物、構(gòu)筑物應(yīng)分別編制竣工圖。,堅(jiān)持才會(huì)成功,建設(shè)單位應(yīng)負(fù)責(zé)組織或委托有資質(zhì)的單位編制項(xiàng)目總平面圖和綜合管線竣工圖。 用施工圖編制竣工圖的，應(yīng)使用新圖紙，不得使用復(fù)印的白圖編制竣工圖。 竣工圖章、竣工圖審核章應(yīng)使用紅色印泥，蓋在標(biāo)題欄附近空白處。 竣工圖應(yīng)按技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法要求統(tǒng)一折疊。,堅(jiān)持才會(huì)成功,竣工圖的審核和簽署 竣工圖編制完成后，監(jiān)理單位應(yīng)對竣工圖編制的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和規(guī)范情況進(jìn)行審核。 竣工圖章、竣工圖審核章中的內(nèi)容應(yīng)填寫齊全、清楚，應(yīng)由相關(guān)責(zé)任人簽字，不得代簽。 涉外項(xiàng)目，外方提供的竣工圖應(yīng)由外方相關(guān)責(zé)任人簽字確認(rèn)。,堅(jiān)持才會(huì)成功,竣工圖套數(shù) 7.2.3.1 竣工圖套數(shù)應(yīng)滿足項(xiàng)目建設(shè)單位、運(yùn)行管理單位、有關(guān)部門或項(xiàng)目主管單位的需要。 7.2.3.2 竣工圖套數(shù)應(yīng)按合同條款約定和有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。,堅(jiān)持才會(huì)成功,收集、組卷、排列、編目（略） 一般按科檔標(biāo)準(zhǔn)組卷。 原則：保持文件之間有機(jī)聯(lián)系。 解讀：即內(nèi)在信息聯(lián)系為主，兼顧外在形式聯(lián)系。 通過“遵循文件形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)”：工作程序、事項(xiàng)辦事過程來體現(xiàn)。 如針對某一施工部位的檢測報(bào)告，應(yīng)與之相應(yīng)組卷，不能按文種組卷。 如設(shè)備：從零件部件臺套系統(tǒng) 案卷：從文件事由主題體系,堅(jiān)持才會(huì)成功,審查流程： 施工文件組卷完畢經(jīng)施工單位自查后（實(shí)行總承包的項(xiàng)目，分包單位應(yīng)先提交總承包單位進(jìn)行審查），依次由監(jiān)理單位、建設(shè)單位工程管理部門、建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行審查； 信息系統(tǒng)文件組卷完畢后提交監(jiān)理單位、建設(shè)單位信息化管理部門、檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行審查； 監(jiān)理文件和第三方檢測文件組卷完畢并自查后，依次由建設(shè)單位工程管理部門和檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行審查。 建設(shè)單位各部門形成的文件組卷完畢，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審查合格后，向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)歸檔。 每個(gè)審查環(huán)節(jié)均應(yīng)形成記錄和整改閉環(huán)。,堅(jiān)持才會(huì)成功,8 項(xiàng)目檔案管理 項(xiàng)目檔案整理 建設(shè)單位應(yīng)結(jié)合有關(guān)規(guī)定、行業(yè)特點(diǎn)和項(xiàng)目實(shí)際制定項(xiàng)目檔案分類方案。檔案分類方案應(yīng)符合邏輯性、實(shí)用性、可擴(kuò)展性的原則并保持相對穩(wěn)定。 建設(shè)單位檔案機(jī)構(gòu)依據(jù)項(xiàng)目檔案分類方案對全部項(xiàng)目檔案進(jìn)行統(tǒng)一匯總整理和排列上架。 記錄工程部位的音像檔案，宜與該單位工程的紙質(zhì)檔案統(tǒng)一編號，與其他音像檔案集中存放保管。,堅(jiān)持才會(huì)成功,9 音像材料 照片、錄像、音視頻、光盤等依據(jù)其內(nèi)容，編入相關(guān)案卷的卷內(nèi)目錄，實(shí)體可單獨(dú)存放保管，備考互見，另編特殊載